Una guida al formato corretto del comunicato stampa per gli eventi

Non esiste modo migliore per puntare i riflettori sulla tua azienda se non attraverso un evento. Riunire persone influenti in una stanza e fare networking offre opportunità come nessun altro.

Ma non lasciare che tutta la pianificazione dell'evento fallisca con una stanza semivuota. Usa la pubblicità per rendere il tuo evento la storia di successo che avevi previsto.

Ciò inizia con il tuo comunicato stampa. Ecco come creare il formato perfetto per il comunicato stampa per gli eventi.

Il titolo

Proprio nella parte superiore del modello di comunicato stampa del tuo evento ci sarà il titolo. Dovrebbe essere conciso. Cerca di scrivere dalle sei alle dodici parole. Ma deve anche essere descrittivo.

Ricorda che è lì per catturare l'attenzione dei media e dei lettori, quindi deve trovare un equilibrio tra essere informativo ed emozionante.

Dovrebbe fornire informazioni sufficienti affinché le persone che non approfondiscono ulteriormente il comunicato stampa comprendano l'essenza di questo evento.

Prova a mescolare alcune parole che aiutino a evocare l'eccitazione che vuoi che le persone provino quando leggono questo titolo. Ecco alcuni esempi:

• Pluripremiato
• Prima
• Esclusivo
• Primo in assoluto
• Scoprimento
• Debutto
• Annuale
• Prestigioso

Ricorda che il titolo dà il tono a tutto ciò che segue. Quindi, mantieni lo stile di scrittura del resto del comunicato stampa per rivolgerti al pubblico giusto.

Un sottotitolo facoltativo

È difficile trasmettere tutti i messaggi degli eventi in un titolo breve, ecco perché esistono i sottotitoli. Questi aggiungono dettagli e contesto e forniscono ulteriori suggerimenti che agiscono come modi per persuadere il lettore a esplorare il resto del comunicato stampa.

Il sottotitolo va sotto il titolo per una facile scansione. Il numero di parole è leggermente più lungo del titolo, quindi cerca tra le dieci e le venti parole.

Ci sono alcune angolazioni che puoi prendere con questo sottotitolo. Puoi fornire dettagli chiave sull'evento, come l'ora, il luogo e la data.

Oppure puoi utilizzare il sottotitolo per evidenziare alcuni degli aspetti più unici o entusiasmanti dell'evento. Ricorda che il sottotitolo è un ponte che collega il titolo con il resto del comunicato stampa.

Data e luogo

La parte successiva del comunicato stampa del tuo evento contiene i dettagli dell'evento. Qui riepilogherai la data e l'ora. Annoterai anche la sede e l'ubicazione, inclusa la città e lo stato.

Rendi evidente la formattazione di queste informazioni per farle risaltare, ad esempio aggiungendole in grassetto. Ciò significa che i lettori possono fare riferimento al comunicato stampa in qualsiasi momento e ottenere rapidamente i dettagli dell'evento di cui hanno bisogno senza cercare nell'intero documento.

Sii specifico sulla data e includi il giorno della settimana e l'anno. Ciò aiuta a evitare confusione se qualcuno si imbatte nel tuo comunicato stampa tra un anno o due.

Vale anche la pena aggiungere il Paese se hai un pubblico internazionale.

Il paragrafo introduttivo

Il primo paragrafo definisce la scena per il tuo evento. È una panoramica che fornisce molte delle informazioni più rilevanti nel tuo comunicato stampa. Risponde a chi, cosa, dove, perché e quando.

Parla degli organizzatori dietro l'evento e della natura dell'evento stesso. Ciò suggerirà anche alcuni dei momenti salienti e delle attività più interessanti dell'evento.

La sezione su dove si terrà l'evento aggiungerà dettagli specifici sulla posizione. Tuttavia, potresti aver già trattato questo argomento nella sezione precedente. Se è così, puoi aggiungere ulteriori dettagli qui, ad esempio come arrivare all'evento.

Lo stesso vale per l'ora e il luogo. Puoi aggiungere ulteriori dettagli qui o fare affidamento sulla sezione relativa a data e ora del tuo comunicato stampa.

Forse la parte più cruciale dell'introduzione è spiegare la motivazione dell'evento. Aiuta il lettore a capire meglio perché l'evento è intrigante e degno di nota.

I restanti paragrafi

Dopo i paragrafi introduttivi, puoi approfondire alcuni dettagli. Ecco come dovresti formattare i paragrafi rimanenti.

Breve e conciso

Formatta il resto dei paragrafi per renderli facilmente scansionabili. Mantieni i paragrafi brevi e aggiungi punti elenco o elenchi ove pertinente.

Fornire informazioni di base

Dopo aver letto il paragrafo introduttivo, i tuoi lettori più coinvolti avranno alcune domande di follow-up sul tuo evento. Questi paragrafi rimanenti ti danno la possibilità di rispondere a queste domande.

Usalo per fornire ulteriori informazioni, ad esempio se l'evento è già accaduto e chi parteciperà.

Parliamo degli obiettivi

Ogni evento dovrebbe avere un obiettivo. Questa sezione è la tua occasione per parlare dei tuoi obiettivi. Rendilo divertente, coinvolgente e pieno di passione. Le persone dovrebbero leggerlo e capire perché questo evento è importante per te e per gli altri.

Aggiungi credibilità

Fornisci informazioni che aggiungeranno credibilità al tuo evento. Ad esempio, potresti parlare di relatori principali, celebrità e ospiti di alto profilo. Forse il tuo evento ha vinto un premio in passato.

Se ha un accordo di sponsorizzazione notevole, puoi menzionarlo qui. Potrebbe anche essere un evento di beneficenza. Se lo è, puoi utilizzare questo spazio per parlare di più dell'organizzazione di beneficenza e del motivo per cui la sostieni.

Aggiungi unicità

Vuoi che il comunicato stampa del tuo evento si distingua. Guarda i tuoi arrangiamenti e nota l'aspetto più emozionante e unico del tuo evento. Usa i paragrafi rimanenti per menzionarlo e perché rende il tuo evento diverso.

Aggiungi virgolette

Alcune citazioni ben posizionate aggiungeranno autorità e contribuiranno a creare un formato più leggibile per il tuo comunicato stampa.

Assicurati che queste citazioni si distinguano dal resto del paragrafo. Quando si scrive la fonte della citazione, vale la pena menzionare anche il ruolo o la qualifica professionale.

Aggiungi la tua foto

Gli eventi di successo hanno sempre un fascino visivo. Quando aggiungi una foto al tuo comunicato stampa, scegli un'immagine che renda giustizia a come apparirà il tuo evento.

Se non hai mai organizzato l'evento prima e quindi non disponi di immagini, potresti utilizzare un modello di design dell'aspetto dell'evento. In alternativa, puoi utilizzare la foto per mostrare alcuni partecipanti famosi.

Se il tuo evento riguarda qualcosa di visivo, come l'arte, potresti utilizzare l'immagine per mostrare alcune delle migliori opere d'arte che le persone possono vedere durante l'evento.

Le buone foto in un comunicato stampa di un evento tendono a risaltare in modo da fermare le persone quando scorrono una pagina online. Pertanto, tienilo a mente quando scegli il tuo.

La caldaia

Un boilerplate è una descrizione facilmente scansionabile dell'azienda o della persona dietro un evento. Utilizza un formato conciso con testo in grassetto per far risaltare questo aspetto nel tuo comunicato stampa.

Dovrebbe contenere informazioni di riepilogo sul nome dell'organizzatore e sulla ragione sociale. Dovrebbe includere il background dell'azienda e i risultati chiave. Potresti anche voler aggiungere una dichiarazione di intenti, se ne hai una.

Il boilerplate è la tua opportunità per mostrare la tua autorità come marchio. Quindi, fallo sembrare impressionante.

Aggiungi un invito all'azione audace

Non dimenticare il motivo per cui fai un comunicato stampa per il tuo evento.

Vuoi che le persone comprino i biglietti e che il tuo evento abbia il tutto esaurito. Quindi, hai un forte invito all'azione che porti quante più persone possibile a registrarsi al tuo evento dopo aver visto il comunicato stampa.

I buoni inviti all'azione parlano individualmente al lettore e sono facili da seguire. Quindi abbandona i suggerimenti sottili e sii diretto.

Spiega ai lettori come si perderanno se non agiscono immediatamente. Ad esempio, potresti menzionare che i biglietti sono limitati in base all'ordine di arrivo.

Il riepilogo dell'evento

Alla fine del comunicato stampa, è una buona idea riassumere tutto ciò che è accaduto prima. Ma non parafrasare il tuo comunicato stampa. Evidenziare i punti essenziali.

Significa che il lettore può portare via le informazioni di cui ha bisogno senza dover tornare all'inizio del comunicato stampa. Formattalo con grassetto e punti elenco per farlo risaltare.

I dettagli più essenziali devono includere la data, l'ora e il luogo.

Dovresti anche aggiungere informazioni sull'organizzatore e alcuni dei punti salienti o dei partecipanti. Se i biglietti non sono ancora in vendita, utilizza questo spazio per fornire la data in cui saranno disponibili per l'ordine.

Informazioni sui contatti

Dovrai fornire le informazioni di contatto nel tuo comunicato stampa. Ciò consente ai media di dare seguito al tuo comunicato stampa con ulteriori domande.

Assicurati di includere il nome, l'indirizzo email e il numero di telefono del tuo contatto principale. Se hai un'agenzia di pubbliche relazioni, potresti voler utilizzare i dettagli di contatto qui.

Includi anche un titolo professionale, in modo che le persone sappiano di più sul contatto. È anche utile utilizzare questa sezione per dire se accetti o meno interviste o domande più approfondite da parte dei giornalisti.

Un formato di comunicato stampa professionale per eventi

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