Una guida passo passo per creare l'e-mail perfetta per il comunicato stampa

Hai scritto un ottimo comunicato stampa ed è pronto per essere inviato ai media. Ma come puoi raggiungere il tuo pubblico in modo che il tuo comunicato stampa venga letto e scritto?

Oggi entriamo nell'importante passo del contatto con i media. Parleremo di come inviare un comunicato stampa via email che ti farà ottenere i risultati di cui hai bisogno!

E-mail di comunicati stampa

Se tutto va bene, hai già pronto il comunicato stampa, ma è importante tenere a mente alcune cose.

Un comunicato stampa è uno dei modi migliori per condividere qualcosa di interessante con il mondo. Che il tuo riguardi un evento, un nuovo prodotto o un aggiornamento importante, deve avere la giusta lunghezza. Dovrebbe contenere informazioni che forniscano contenuto e valore al lettore.

L'obiettivo è ovviamente quello di attirare l'attenzione dei giornalisti e dei media in modo che parlino delle tue notizie.

Quindi quanto dovrebbe essere lungo un buon comunicato stampa all'interno di un'e-mail? Potresti pensare di dover modificare la lunghezza. Ma anche quando fa parte di un'e-mail, il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di assicurarti che chiunque la stia leggendo possa ottenere tutti i dettagli importanti senza sentirsi sopraffatto.

Un buon conteggio delle parole di un comunicato stampa è solitamente di circa 300-400 parole, indipendentemente da come lo invii. Questo è abbastanza spazio per dire quello che vuoi senza perdere l'interesse del lettore.

I comunicati stampa sono cambiati molto negli ultimi anni a causa di Internet e dei social media. In passato venivano inviati soprattutto a giornali e televisioni.

Ora possono essere condivisi online, raggiungendo molte più persone in un breve lasso di tempo.

Costruire un elenco di media

Quando hai notizie da condividere, vuoi che raggiungano persone sinceramente interessate. È qui che entra in gioco un elenco di media.

Un elenco multimediale è una raccolta dei tuoi contatti nel mondo dei media. Potrebbero essere giornalisti, blogger o influencer che trattano argomenti relativi alle tue notizie.

La creazione di un elenco di media richiede un po' di ricerca. Inizia cercando persone che scrivono del tuo settore. Idealmente, puoi aggiungere persone che hanno mostrato interesse per storie simili.

Puoi trovarli leggendo articoli o controllando i social media. Puoi anche utilizzare database multimediali che elencano i giornalisti in base al loro ritmo o area di interesse.

Il passo successivo è raccogliere le informazioni di contatto, che di solito sono i loro indirizzi email. A volte puoi trovare queste informazioni sul sito web dove pubblicano il loro lavoro.

Potrebbe essere necessario utilizzare i social media o addirittura chiamare i media per chiedere.

È importante ricordare che non tutti i contatti con i media saranno perfetti per ogni storia. Ecco perché personalizzare il tuo approccio è fondamentale.

Potresti non inviare la stessa email a un giornalista di un giornale locale e a un giornalista di una rivista nazionale.

Capire ciò di cui scrivono di solito può aiutarti a personalizzare il tuo messaggio in modo che abbia maggiori probabilità di catturare il loro interesse.

Costruire un solido elenco di media è un processo. Implica capire chi potrebbe essere interessato alle tue notizie e perché. Con una buona lista in mano, sei un passo avanti nel far conoscere la tua storia al mondo.

Preparare la tua e-mail

Quando è il momento di inviare il tuo comunicato stampa ai media, l'e-mail che scrivi è importante tanto quanto il comunicato stesso.

La tua email è la prima cosa che vede un giornalista. Decide se guarderanno anche il tuo comunicato stampa. Quindi è fondamentale fare una buona impressione fin dall'inizio.

L'oggetto della tua email è la tua prima occasione per attirare l'attenzione. Dovrebbe essere chiaro e interessante, dando al giornalista una buona ragione per leggere di più.

Evitare di usare tutto maiuscolo o troppi punti esclamativi. Questi sono spesso segnali che l'e-mail è spam. Cerca invece di rendere l'argomento conciso e informativo. Ciò aiuterà la tua email a risaltare in una casella di posta affollata.

Il corpo della tua email dovrebbe iniziare con un saluto personale. Usa il nome del giornalista se lo conosci.

Questo aggiunge un tocco personale e mostra che hai fatto i compiti. Dopo il saluto, presentati brevemente e spiega il motivo per cui ti stai contattando. Sii breve e vai al punto.

Quindi passa a riassumere il tuo comunicato stampa. Evidenzia i punti chiave e perché è rilevante per il pubblico del giornalista.

Interesse suscitante

Questa parte è forse la più importante. Vuoi suscitare il loro interesse per la tua storia. Se il tuo comunicato stampa è allegato, menzionalo e incoraggiali a leggerlo per maggiori dettagli.

Oppure, se il comunicato stampa si trova nel corpo dell'e-mail, assicurati che sia chiaramente contrassegnato e facile da trovare.

Il tempismo è fondamentale quando si inviano comunicati stampa. Evita orari di punta come il lunedì mattina o il venerdì pomeriggio. Questi sono i momenti in cui è più probabile che la tua email si perda nella confusione.

Punta a metà settimana e a metà mattina per avere maggiori possibilità di farti notare.

Mantieni la tua email professionale ma amichevole. Vuoi costruire una relazione con il giornalista, non solo proporgli. Un'e-mail ben realizzata può aprire la porta a comunicazioni future e aumentare la probabilità che il tuo comunicato stampa venga raccolto.

Presentazione e follow-up del comunicato stampa

Dopo aver realizzato il comunicato stampa e preparato l'e-mail, il passaggio successivo è l'invio e il successivo follow-up.

Inviare un comunicato stampa potrebbe sembrare semplice, ma c'è qualcosa in più se vuoi essere efficace.

Innanzitutto, devi decidere come inviare il tuo comunicato stampa. Puoi inviarlo direttamente via email ai giornalisti e ai media che hai identificato come rilevanti.

Un'altra opzione è utilizzare un servizio di comunicati stampa. Questi servizi possono distribuire il tuo comunicato stampa a un'ampia rete di contatti con i media. Ciò può aumentare le tue possibilità di farti notare, anche se c'è un costo.

Dopo aver inviato il comunicato stampa, inizia il gioco dell'attesa. Ma non sederti e aspettare le risposte.

Il seguito è importante. Attendi un paio di giorni, quindi invia un'e-mail cortese per confermare che hanno ricevuto il tuo comunicato stampa. Chiedi se hanno bisogno di ulteriori informazioni.

Questo follow-up può fare una grande differenza perché dimostra che prendi sul serio le tue notizie. Aiuta anche a costruire un rapporto con i media.

Ma c'è una linea sottile tra l'essere persistenti e il diventare una seccatura.

Vuoi assicurarti di non esagerare. Se non ricevi risposta dopo uno o due controlli, è ora di andare avanti. Ci saranno altre opportunità.

Tenere traccia dell'impatto del tuo comunicato stampa è una parte importante di questo processo. Prendi nota di quali media hanno ripreso la tua storia e quanta attenzione ha ricevuto.

Questo può aiutarti a perfezionare il tuo approccio per la prossima volta. Ogni comunicato stampa è un'opportunità di apprendimento. Analizzando cosa ha funzionato e cosa no, puoi aumentare le tue possibilità di successo in futuro.

Errori comuni da evitare

Un grosso errore non è personalizzare le tue email. Inviare lo stesso messaggio a tutti potrebbe sembrare efficiente, ma non è molto efficace.

Reporter ed editori ricevono tonnellate di e-mail ogni giorno. Una nota personalizzata può far risaltare la tua.

Spiega perché ritieni che la tua storia si adatti al loro ritmo o alle storie precedenti che hanno scritto. Dimostra che hai fatto i compiti e che ti prendi cura del loro lavoro.

Il tempismo è un'altra area in cui è facile sbagliare. Potresti avere la storia migliore, ma se la invii quando i media sono sommersi da altre notizie, potrebbe essere trascurata.

Non dare seguito è un'occasione persa. Certo, potresti essere preoccupato di sembrare un fastidio. È una preoccupazione molto comprensibile. Allo stesso tempo, le persone spesso apprezzano una leggera spinta.

Inoltre, dimostra che sei fidanzato e credi nella tua storia.

Ignorare il potere di un buon oggetto nella tua email è una svista comune. L'oggetto è la prima cosa che vede un giornalista, quindi rendilo interessante e chiaro. Dovrebbe dare loro un motivo per aprire la tua email.

E non dimenticare l'importanza di costruire relazioni. Inviare comunicati stampa non significa solo far conoscere la tua storia attuale. Si tratta di creare connessioni continue con i media.

Sii cortese, professionale e rispettoso del loro tempo e del loro carico di lavoro. Queste relazioni possono essere utili per le storie future.

Anche se è un duro passaggio per il comunicato stampa che stai inviando, puoi sfruttare l'opportunità per dimostrare loro che sei un professionista. Metterai in chiaro che tornerai un'altra volta per presentare loro informazioni di qualità.

Ecco come inviare un comunicato stampa tramite e-mail

Muoversi nel mondo dei media può essere complicato, ma con la giusta guida su come inviare un comunicato stampa via e-mail, la tua presentazione può prosperare.

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