Come scrivere e-mail raffinate e professionali con l'intelligenza artificiale

Migliorare la produttività delle e-mail è solo una delle tante cose che l'intelligenza artificiale può fare, sia che tu sia bloccato su cosa dire o non sia sicuro in quale ordine inserire le informazioni. Ma la tecnologia di scrittura delle e-mail non può aiutarti se non sai come per usarlo, quindi questa guida spiega i dettagli della scrittura di e-mail con l'intelligenza artificiale.

Cos'è l'e-mail AI?

Un'e-mail AI è qualsiasi e-mail scritta completamente o parzialmente da AI. Scrivere e-mail con l'intelligenza artificiale può farti risparmiare tempo ed energia, migliorando la produttività della posta elettronica e liberandoti per attività più importanti. Questo è il potere dell’intelligenza artificiale generativa: automatizzare compiti più umili e concedere più tempo per attività avanzate che l’intelligenza artificiale non è ancora in grado di gestire.

La maggior parte delle persone non ha bisogno di aiuto per scrivere e-mail ai propri amici e familiari, ma le e-mail formali sono un po' più difficili. Se non sai cosa dire, la scrittura di e-mail assistita dall'intelligenza artificiale può aiutarti con parti come:

• Come avviare un'e-mail
• Come terminare un'e-mail
• Fornire cattive notizie
• Riassumendo una relazione
• Annullamento o riprogrammazione
• Presentarsi con una fredda email (un'email indirizzata a qualcuno che non hai mai incontrato prima)

Sebbene sia forte la tentazione di inviare un'e-mail AI copiata direttamente, è comunque necessario rivederla e riformularla. Copiare il testo dell'IA è un plagio, quindi è meglio cambiare leggermente la frase e personalizzare la scrittura.

Composizione dell'e-mail utilizzando le istruzioni di scrittura AI

Il primo passo in tutte le attività di scrittura dell'IA è il prompt. Le richieste di scrittura AI sono i comandi che un utente digita nella finestra del messaggio AI che gli dice cosa fare. I suggerimenti devono includere tutti i dettagli che desideri includere, come l'argomento, la durata, il pubblico e persino il tono.

Le richieste di scrittura dell'intelligenza artificiale per le e-mail non devono essere fantasiose. La maggior parte dell’intelligenza artificiale è progettata per comprendere un linguaggio semplice e casuale, quindi puoi parlarle come faresti con un collega.

Scrivi una email a Dr. Martens per confermare il nostro appuntamento di mercoledì 13 marzo.

Tuttavia, se hai un'e-mail più complicata, assicurati di menzionare tutte le informazioni necessarie, altrimenti gli strumenti di intelligenza artificiale per l'e-mail non le includeranno.

Scrivete una mail al Dr. Martens per confermare il nostro appuntamento di mercoledì 13 marzo alle ore 13. Informatelo che la tosse è passata, ma che i mal di pancia persistono ancora. Inoltre, digli che ho una riunione alle 16, quindi devo aver finito prima di allora. Usa un tono formale ed educato, ma sottolinea l'urgenza.

Inoltre, alcuni AI non includeranno l'oggetto dell'e-mail a meno che non venga richiesto. Puoi semplicemente aggiungere una riga veloce per farlo alla fine del tuo prompt.

. . . Includi una riga dell'oggetto.

È anche meglio aggiungere tutti i dettagli nello stesso messaggio perché alcune IA trattano ogni nuovo messaggio come una sessione separata.

Tecnologia di scrittura e-mail: intelligenza artificiale e comunicazione aziendale

L'intelligenza artificiale è ottima per le e-mail di lavoro come domande di lavoro via e-mail, lettere di vendita o e-mail di follow-up poiché fornisce un modello o una bozza approssimativa di ciò che devi dire. Invece di preoccuparsi di includere tutto e di sembrare professionale allo stesso tempo, è più semplice semplicemente rivedere una bozza già pronta con tutti i dettagli e rielaborarla per farla sembrare la tua voce.

Se hai difficoltà a scrivere un'e-mail per lavoro, chiedi all'AI di sviluppare una bozza e vedere se ti ispira. Ricorda solo che la tecnologia di scrittura delle e-mail è ancora nuova e soggetta a errori, quindi dovresti sempre ricontrollare le e-mail AI prima di inviarle.

Per vedere cosa rende un'e-mail di buon lavoro, guarda i nostri esempi di e-mail professionali.

Scrittura di e-mail assistita dall'intelligenza artificiale per uso personale

Anche se le e-mail non lavorative beneficiano di un tocco personale, puoi comunque utilizzare l'intelligenza artificiale per evitare errori comuni nelle e-mail e guidarti su cosa dire. Si applicano le stesse regole sia che si tratti di un'e-mail professionale o personale: includi ciò che desideri venga menzionato nel messaggio e rivedi l'e-mail AI in modo che assomigli di più a te.

Quando scrivi il messaggio, tieni a mente le regole dell'etichetta email. Ciò significa, tra le altre cose, prestare molta attenzione alla corretta ortografia e grammatica, ma ci sono altri aspetti da considerare con l’intelligenza artificiale. Nello specifico, assicurati di includere tutto ciòche desideri nel prompt, come la riga dell'oggetto dell'e-mail, il nome del destinatario, firme specifiche o una riga che menziona un allegato.

Inoltre, sii chiaro nel trovare il tono giusto. Ad esempio, se stai scrivendo a un bambino, puoi generare un'e-mail AI scritta in un linguaggio a misura di bambino.

Se sei ancora bloccato, consulta i nostri suggerimenti per scrivere e-mail per ulteriori consigli.

Domande frequenti sull'e-mail AI

Come si utilizza la scrittura e-mail assistita dall'intelligenza artificiale?

Puoi creare un'e-mail AI scrivendo un messaggio dettagliato nella finestra del messaggio AI. Ti consigliamo di utilizzare le e-mail AI come bozza o bozza. L'intelligenza artificiale commette ancora errori, quindi è sempre una buona idea rivedere e rivedere la bozza prima di inviarla.

Quali sono i migliori suggerimenti di scrittura AI per le e-mail?

La scrittura di messaggi di posta elettronica tramite intelligenza artificiale può essere semplice comescrivere un'e-mail su.... Tuttavia, otterrai risultati migliori se includi dettagli come argomento, durata, pubblico e tono. Prova a includere tutte le informazioni in un unico messaggio, poiché alcune IA trattano i nuovi messaggi come una sessione diversa.

Quali sono alcuni suggerimenti per scrivere email con l’intelligenza artificiale?

Presta molta attenzione alla richiesta di scrittura dell'IA perché l'IA includerà solo ciò che gli dici. Specificare il tono e il pubblico è intelligente in modo da poter personalizzare la lingua per l'impostazione appropriata. Come sempre, controlla la bozza per eventuali errori prima di inviarla, non solo di ortografia e grammatica, ma anche di errori concreti commessi da un'intelligenza artificiale confusa.