Chiedere scusa al lavoro: quando è necessario?

Ci sono molte volte in cui ha senso chiedere scusa. Ma in un ambiente professionale, le cose possono complicarsi un po'. A causa delle norme sul posto di lavoro, delle aspettative e dei condizionamenti sociali, a volte non è chiaro quando sia necessario scusarsi e quando lasciare andare un errore. E quando si tratta di lavoro, le scuse possono essere snervanti e imbarazzanti.

Per aiutarti a risolvere questa domanda vitale, ecco cosa dovresti sapere sul chiedere scusa al lavoro, incluso quando scusarsi, situazioni comuni in cui scusarsi non ha senso e cosa dire invece di scusarsi.

Quando chiedere scusa al lavoro

A livello di base, sembra semplice: ti scusi se commetti un errore. Ma anche la portata dell'errore conta. Dopotutto, nessuno vuole essere la persona che si scusa costantemente per piccoli errori, come fare un errore di battitura in una presentazione o arrivare con due minuti di ritardo a una riunione. Non è necessario e può anche essere dirompente. Al contrario, non vuoi essere la persona che si rifiuta di scusarsi per qualsiasi cosa.

Ecco un quadro rapido per aiutarti a capire quando scusarti e quando invece fare qualcos'altro:

1 Hai Se l'errore in questione era fuori dal tuo controllo, qualcosa di diverso da un errore o causato da qualcun altro, non devi scusarti. Se hai commesso un errore, le scuse potrebbero essere giustificate, ma non sempre. (Passa alla domanda due.)

2 L'errore ha avuto un impatto su qualcun altro? Se, ad esempio, hai colto e corretto l'errore prima che potesse avere un impatto sugli altri, non devi scusarti. Tuttavia, se ha avuto un impatto (come ha reso più difficile il lavoro di qualcun altro o ha ferito i sentimenti di qualcuno), allora dovresti scusarti .

Suggerimenti per evitare di scusarsi troppo al lavoro

Scusarsi per impostazione predefinita, anche quando non hai fatto nulla di sbagliato, può sembrare una scelta sicura. Dopotutto, forse le tue scuse appianeranno tutto. Ma scusarsi eccessivamente può riflettersi male su di te, facendo sì che gli altri ti percepiscano come privo di fiducia o come se fossi a disagio o insicuro. Il quadro di cui sopra può aiutarti a determinare quando è generalmente necessario scusarsi e riflettere se è colpa tua o meno. Ma un altro aspetto che dovresti considerare qui è il contesto.

Ad esempio, se di recente hai avuto un'emergenza familiare, probabilmente non devi scusarti per esserti preso improvvisamente il giorno libero o per aver ricevuto una risposta via email in ritardo . Quelle sono cose del tutto ragionevoli che accadono in quelle circostanze e le persone ragionevoli non ti terrebbero a una rigida etichetta sul posto di lavoro in quei momenti. E se la tua reazione istintiva a scusarti deriva da qualche insicurezza o paura di una reazione negativa da parte di qualcun altro, riconoscerla e fermare quella reazione può aiutarti a combatterla. In questo modo, avrai meno probabilità di cadere nella trappola delle scuse eccessive in futuro.

D'altra parte, potresti non renderti immediatamente conto di aver commesso un errore o potresti aver fatto qualcosa che ha un impatto negativo su qualcun altro senza volerlo. Sebbene l'intenzione sia importante, è sempre importante riconoscere le conseguenze delle tue azioni. Ad esempio, se qualcuno dice con disinvoltura qualcosa di offensivo, potrebbe non rendersi conto che è offensivo in questo momento. Ma la persona offesa viene comunque danneggiata in quell'interazione. È importante riconoscere un tale errore e ammetterlo con delle scuse.

Nel caso in cui sembri che le scuse non siano necessarie, tuttavia, ci sono altri modi per riconoscere quello che sta succedendo.

Ecco alcuni casi comuni in cui non è necessario scusarsi. Non devi chiedere scusa se sei:

• Chiedere aiuto o chiarimenti
• Condividere la tua opinione durante una riunione
• Delegare il lavoro (ammesso che sia svolto in modo appropriato)
• Prendersi una pausa dal lavoro
• Richiesta di informazioni aggiuntive
• Avere problemi tecnici che stanno avendo un impatto sul tuo lavoro

Cosa dire invece di "mi dispiace"

Anche quando non hai bisogno di scusarti, la parola scusa può essere riflessiva: lo dici per abitudine. Ma è importante dire cosa intendi veramente. In effetti, l'uso eccessivo della parola scusa può suonare vuoto e, in casi estremi, persino alimentare il risentimento. Può essere d'aiuto avere un fraseggio di backup pronto che comunichi meglio i tuoi sentimenti.

Ad esempio, se un progetto richiede più tempo del previsto a causa di un problema nella catena di approvvigionamento, puoi invece scegliere di dire "Grazie per la pazienza". (Il metodo di ringraziamento funziona anche per accettare feedback sul tuo lavoro.) Oppure potresti seguire la strada dell'apprezzamento, dicendo qualcosa del tipo: "Apprezzo la tua pazienza". Spesso è sufficiente dimostrare comprensione quando si esprime il proprio rammarico per un inconveniente . Ad esempio, quando dici qualcosa del tipo: "Capisco che questo ritardo ha avuto un impatto su di te", stai mostrando all'altra persona che non hai trascurato la sua esperienza.

Puoi scegliere di riconoscere semplicemente ciò che è successo. Ad esempio, qualcuno che ha inviato il collegamento sbagliato in un'e-mail ma l'ha catturato prima che l'e-mail fosse letta potrebbe dire: "Sembra che io abbia inviato il collegamento sbagliato nella mia precedente e-mail. Ecco quello corretto".

Se stai chiedendo aiuto per qualcosa, è importante essere gentile e riconoscere che l'altra persona ha sempre il diritto di dire di no. Ad esempio, potresti dire qualcosa del tipo: "Hai tempo per questo?" o "Mi piacerebbe avere il tuo contributo qui".

Esempi di alternative "Mi dispiace".

1 Situazione: cercando di parlare con un collega del tuo progetto congiunto.

Non dire: "Scusa il disturbo, ma speravo di ricevere un rapido aggiornamento sulla tua fine del progetto?"

Dì: "Ora è il momento giusto per fare un rapido check-in sul nostro progetto?"

2 Situazione: fare volontariato per la propria opinione in una riunione di gruppo.

Non dire: "Scusa, ma non sono d'accordo con questo approccio".

Dì: “Ho un'opinione diversa su quell'approccio. Non sono sicuro che X funzionerebbe grazie a Y. Se facciamo Z, possiamo evitare quel problema. "

3 Situazione: chiedere più contesto su un nuovo progetto al lavoro.

Non dire: "Scusa, ma potresti chiarire X?"

Dì: “Potresti darmi maggiori informazioni su X? Voglio assicurarmi che siamo sulla stessa pagina riguardo al progetto".

4 Situazione: Stai prendendo una vacanza, ma un cliente ha appena richiesto una scadenza mentre sarai OOO.

Non dire: “Scusa, ma in realtà sarò in vacanza in quei periodi. C'è qualche possibilità che la scadenza X funzioni per te?"

Dì: “Adoro questa idea di progetto, ma sarò OOO [dalle date X alle Y]. Possiamo invece programmarlo per una scadenza EOM? Felice di discutere di più opzioni se questo non funziona per te.

5 Situazione: ricezione di feedback negativi.

Non dire: “Mi dispiace tanto che X non abbia soddisfatto le tue aspettative. C'è qualcosa che posso fare per rimediare a questo?"

Dì: "Grazie per il tuo feedback. Farò sicuramente attenzione a X in futuro. Nel frattempo, c'è qualcosa che posso fare per lavorare su questo?"

Conclusione chiave: se non devi scusarti, alcune alternative includono riconoscere la situazione, condividere il tuo apprezzamento o ringraziamento, essere gentile nel chiedere aiuto e chiarire le domande durante l'assegnazione di un'attività.