Come scrivere una lettera di scuse

Potrebbe arrivare un momento nella tua vita (o forse è già successo) in cui hai offeso qualcuno o lo hai deluso. A seconda della situazione, un semplice "mi dispiace" potrebbe non essere sufficiente per rimediare all'errore o al dolore causato.

Scrivere una lettera di scuse per un errore o una trasgressione potrebbe essere il primo passo per ripristinare la dignità del destinatario e ripristinare il rispetto e la fiducia nella relazione.

Sommario

Cos'è una lettera di scuse?

Quando scrivere una lettera di scuse

Come scrivere una lettera di scuse

Cosa non includere in una lettera di scuse

Esempi di una breve lettera di scuse

Domande frequenti sulla lettera di scuse

Cos'è una lettera di scuse?

Lo scopo di una lettera di scuse è espiare un errore, un'offesa o un danno causato a un'altra persona. Oltre a riconoscere la tua responsabilità nella situazione, è un'opportunità per convalidare l'esperienza e i sentimenti del destinatario. È anche un modo per iniziare a ripristinare la fiducia e la comunicazione nella relazione affermando come lavorerai per riparare il danno ed evitare di offendere in futuro.

Tieni presente che una lettera di scuse non è uno strumento per giustificare le tue azioni o discolparti. La lettera è per il destinatario, pensata per affrontare le tue azioni e i suoi sentimenti.

Quando scrivere una lettera di scuse

Una lettera di scuse può essere preziosa in situazioni in cui hai causato o contribuito a un atto illecito o a un errore che ha influito negativamente su un'altra persona.

Ad esempio, potresti scrivere una lettera a un amico, un familiare o un partner a cui tieni ma che hai insultato o dato per scontato. Le lettere di scuse possono essere utili anche quando hai compromesso altri rapporti, come quelli sul posto di lavoro . Potresti decidere di scrivere delle scuse per un errore relativo al lavoro o per non aver dato credito a un collega.

Come scrivere una lettera di scuse

Scrivere una lettera di scuse inizia con le scuse stesse, ma prima di scrivere i tuoi pensieri, assicurati di sentirti calmo e lucido.

Concediti abbastanza tempo per elaborare le tue emozioni e lo scenario in modo da poter comprendere la prospettiva del destinatario. Quando sei pronto per scusarti, includi gli elementi seguenti nella tua lettera.

1 Chiedere scusa incondizionatamente

All'inizio della tua lettera di scuse, scrivi“Mi dispiace per. . .”o“Mi scuso per . . .”seguito da ciò di cui provi rimorso specifico. Esprimere rimorso in modo sincero dimostra umiltà e consapevolezza del modo in cui hai influenzato l'altra persona.

2 Riconoscere l'impatto

Successivamente, riconosci l'effetto che le tue azioni hanno avuto, sia sul destinatario, su un gruppo o su una situazione più ampia. Accettare la responsabilità del modo in cui hai influenzato gli altri dimostra che capisci perché sono feriti, turbati o delusi. Questo è un passaggio fondamentale perché convalida i loro sentimenti, il che può aiutarli a sentirsi ascoltati e visti.

A volte potrebbe sembrare utile spiegare brevemente cosa è successo che ha portato al reato. Tuttavia, fai attenzione a trovare scuse per il tuo comportamento. Un destinatario offeso potrebbe non essere interessato al motivoper cuihai tradito la sua fiducia, ma solo a quello.

3 Espiare l'errore

In questa parte della lettera di scuse, esprimi il tuo desiderio di fare ammenda. Offri suggerimenti su come prevedi di modificare le tue azioni in futuro. Evita affermazioni come"Dimmi cosa posso fare per risolvere il problema"che attribuiscono al destinatario l'onere di trovare una soluzione.

Invece, fai il lavoro mentale portando le tue soluzioni per dimostrare che provieni da un luogo autentico di apprendimento e buona volontà.

4 Offri rassicurazione

Ribadisci il tuo desiderio di ricostruire insieme questa esperienza. E assicura loro che hai imparato dal tuo errore.

Quando hai finito di scrivere la lettera di scuse, dovrebbe essere conciso e onesto. È importante sottolineare che dovrebbe dimostrare che ascolti ed empatizzi con l'esperienza del destinatario.

Ricorda che una lettera di scuse non garantisce il perdono dell'altra persona. È il primo passo per recuperare potenzialmente la fiducia perduta in una relazione importante per te.

Cosa non includere in una lettera di scuse

Mantenere l'obiettività in una lettera di scuse può essere difficile, anche quando sai che chiedere scusa è la cosa giusta da fare. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti su cosa escludere da un'autentica scusa scritta:

Assegnare la colpa:potrebbe essere qualcosa del tipo:"Se non avessi ignorato i miei messaggi, non sarei stato di così cattivo umore".Questo tipo di linguaggio affida l'onere all'altra persona come se dicesse che avrebbe potuto "fare meglio", invece di assumersi la responsabilità delle proprie azioni.

Spiegazioni prolisse:sebbene l'utilizzo di un approccio esplicativo possa chiarire come si è sviluppata la situazione, esiste una linea sottile tra questo e la razionalizzazione della situazione per evitare colpe. Il senso della lettera potrebbe anche perdersi nella reiterazione di quanto accaduto.

Autocommiserazione:infondere in una lettera di scuse affermazioni come"Sono un tale idiota","Non merito gentilezza" o"Non capisco mai niente di giusto"distoglie l'attenzione dall'esperienza del destinatario. Tenta di indurli a sostenerti e a rassicurarti invece di concentrarti su come ammetti sinceramente il tuo errore.

Scuse non sincere:le parole del tipo"non è quello che intendevo"o"le persone commettono errori"invalidano i sentimenti dell'altra parte. Indipendentemente dalle tue intenzioni, riconosci la tua colpevolezza per il risultato.

Tono passivo-aggressivo:possono sorgere molti sentimenti dopo aver realizzato di aver ferito qualcuno. Ad esempio, potresti sentirti segretamente infastidito o essere costretto a sedare immediatamente il conflitto come mezzo di autoconservazione.

Affermazioni passivo-aggressive come"Mi dispiace che ti sia sentito offeso"suggeriscono che non sei dispiaciuto per il danno che hai causato, ma piuttosto dispiaciuto di dover affrontare le conseguenze della tua trasgressione. D'altra parte, scrivere una raffica di scuse come"Mi dispiace, mi dispiace, mi dispiace"cerca inconsciamente di calmare rapidamente l'altra persona per evitare ulteriori conflitti.

Esempi di una breve lettera di scuse

Di seguito sono riportati esempi di lettere di scuse concise in diverse situazioni di vita.

Esempio di lettera di scuse a un manager

Caro signor Mendoza,

Mi scuso per il mio tono scortese mentre parlavo con il nostro cliente durante la videochiamata di ieri. Dopo un'ulteriore riflessione, riconosco che non solo mi sono presentato in modo poco professionale, ma ho anche interrotto la produttività dell'incontro creando tensione. Vedo che ho messo la squadra e la società in una situazione difficile.

Ho contattato privatamente i membri del mio team che erano presenti per scusarmi personalmente per averli messi in una posizione scomoda. Mi impegno a fare meglio in situazioni di alta pressione e ad apprendere strategie di risoluzione dei conflitti per aiutarmi a comunicare secondo i nostri standard aziendali. Mi scuso sinceramente per il mio errore e, ovviamente, accetterò le conseguenze delle mie azioni.

Esempio di lettera di scuse a un amico

Caro Karis,

Mi dispiace tanto per i commenti sconsiderati che ho fatto riguardo alla tua scelta di lavorare come libero professionista. Erano critici e offensivi e mi pento profondamente di averli realizzati.

Ti sei fidato di me condividendo i tuoi piani per cambiare carriera e io ho infranto quella fiducia. Invece di essere un amico che ti sostiene, ho proiettato su di te le mie stesse paure. È stato sbagliato da parte mia ed è imperdonabile.

Dopo averci riflettuto più a fondo, mi sono reso conto di averti interrotto così tante volte mentre cercavi di aggiornarmi sulla tua transizione professionale. Andando avanti, prometto di essere rispettoso nei tuoi confronti ascoltando con una mente e un cuore aperti.

Mi dispiace davvero per i commenti sprezzanti: non te li meritavi e la nostra amicizia significa tutto per me. Mi piacerebbe riprendere la nostra conversazione sui tuoi progetti quando ci rivedremo.

Domande frequenti sulla lettera di scuse

Cos'è una lettera di scuse?

Una lettera di scuse è un riconoscimento scritto di come il comportamento o le parole dello scrittore hanno influenzato negativamente un'altra persona o gruppo. Può essere utilizzato per fare ammenda per un errore sia in situazioni personali che lavorative.

Qual è lo scopo di una lettera di scuse?

Scrivere una lettera di scuse per errori o offese può essere un modo sincero per offrire rimorso e penitenza. L'obiettivo finale di una lettera di scuse è lavorare per ricostruire la fiducia perduta in una relazione.

Quali sono alcuni suggerimenti per scrivere una lettera di scuse?

Per scrivere una lettera di scuse sincera, concentrati sui sentimenti e sull'esperienza del destinatario. Evita di usare inavvertitamente la lettera per giustificare te stesso e il tuo punto di vista. Puoi raggiungere questo obiettivo scrivendo scuse chiare e concise per l'offesa specifica e riconoscendo la tua responsabilità nella situazione. Quindi, descrivi come eviterai i vecchi schemi in futuro.