Come scrivere una lettera di scuse

Potrebbe arrivare un momento nella tua vita (o forse è già successo) in cui hai offeso qualcuno o l'hai deluso. A seconda della situazione, un semplice "mi dispiace" potrebbe non essere sufficiente per compensare l'errore o il male che hai causato.

Scrivere una lettera di scuse per un errore o una trasgressione potrebbe essere il primo passo per riparare la dignità del destinatario e ripristinare il rispetto e la fiducia nella relazione.

Cos'è una lettera di scuse?

Lo scopo di una lettera di scuse è espiare un errore, un'offesa o un danno che hai causato a un'altra parte. Oltre a riconoscere la tua responsabilità nella situazione, è un'opportunità per convalidare l'esperienza e i sentimenti del destinatario. È anche un modo per iniziare a ripristinare la fiducia e la comunicazione nella relazione affermando come lavorerai per riparare il danno ed evitare di offendere in futuro.

Tieni presente che una lettera di scuse non è uno strumento per giustificare le tue azioni o discolparti. La lettera è per il destinatario, pensata per indirizzare le tue azioni e i suoi sentimenti.

Quando scrivere una lettera di scuse

Una lettera di scuse può essere preziosa in situazioni in cui hai causato o contribuito a una trasgressione oa un errore che ha influito negativamente su un'altra persona.

Ad esempio, potresti voler scrivere una lettera a un amico, un familiare o un partner a cui tieni ma che hai insultato o dato per scontato. Le lettere di scuse possono essere utili anche quando hai compromesso altre relazioni, come quelle sul posto di lavoro . Potresti decidere di scrivere delle scuse per un errore sul lavoro o per non aver dato credito a un collega.

Come scrivere una lettera di scuse

Scrivere una lettera di scuse inizia con le scuse stesse, ma prima di scrivere i tuoi pensieri, assicurati di sentirti calmo e lucido.

Concediti abbastanza tempo per elaborare le tue emozioni e lo scenario in modo da poter capire la prospettiva del destinatario. Quando sei pronto a scusarti, includi gli elementi di seguito nella tua lettera.

1 Chiedere scusa incondizionatamente

All'inizio della tua lettera di scuse, scrivi "Mi dispiace per . . .” o "Mi scuso per . . .” seguito da ciò di cui sei specificamente pentito. Esprimere il rimorso in anticipo mostra umiltà e consapevolezza di come hai influenzato l'altra persona.

2 Riconoscere l'impatto

Quindi, riconosci l'effetto che le tue azioni hanno avuto, sia sul destinatario, su un gruppo o su una situazione più ampia. Accettare la responsabilità di come hai influenzato gli altri dimostra che capisci perché sono feriti, sconvolti o delusi. Questo è un passaggio fondamentale perché convalida i loro sentimenti, che possono aiutarli a sentirsi ascoltati e visti.

A volte può sembrare utile spiegare brevemente cosa è successo che ha portato all'offesa. Tuttavia, sii cauto nel cercare scuse per il tuo comportamento. Un destinatario che è stato disprezzato potrebbe non essere interessato al motivo per cui hai infranto la sua fiducia, ma solo a te.

3 Espiare l'ingiustizia

In questa parte di una lettera di scuse, esprimi il tuo desiderio di fare ammenda. Offri suggerimenti su come intendi cambiare le tue azioni andando avanti. Evita affermazioni come "Dimmi cosa posso fare per rimediare" che mettono a carico del destinatario l'onere di trovare una via da seguire.

Invece, fai il lavoro mentale portando le tue soluzioni per dimostrare che vieni da un luogo genuino di apprendimento e buona volontà.

4 Offrire rassicurazione

Ribadite il vostro desiderio di ricostruire insieme questa esperienza. E assicura loro che hai imparato dal tuo errore.

Quando hai finito di scrivere la lettera di scuse, dovrebbe essere concisa e onesta. È importante sottolineare che dovrebbe dimostrare che ascolti ed empatizzi con l'esperienza del destinatario.

Ricorda che una lettera di scuse non garantisce il perdono dell'altra persona. È il primo passo per recuperare potenzialmente la fiducia perduta in una relazione che è importante per te.

Cosa non includere in una lettera di scuse

Mantenere l'obiettività in una lettera di scuse può essere difficile, anche quando sai che scusarsi è la cosa giusta da fare. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti su cosa escludere da un'autentica scusa scritta:

Assegnare la colpa: potrebbe sembrare qualcosa del tipo: Questo tipo di linguaggio grava sull'altra persona come per dire che avrebbe potuto "fare di meglio", invece di assumersi la responsabilità delle proprie azioni.

Spiegazioni prolisse: mentre l'utilizzo di un approccio esplicativo potrebbe chiarire come si è sviluppata la situazione, c'è una linea sottile tra questo e la razionalizzazione della situazione per evitare errori. Il senso della lettera può anche perdersi nella reiterazione di quanto accaduto.

Autocommiserazione : Infondere una lettera di scuse con affermazioni come Cerca di indurli a sostenerti e rassicurarti invece di concentrarti su come ammetti sinceramente il tuo errore.

Scuse non sincere: le parole del tipo Indipendentemente dalle tue intenzioni, riconosci la tua colpevolezza per il risultato.

Tono passivo-aggressivo: dopo aver realizzato di aver ferito qualcuno, possono sorgere molti sentimenti. Ad esempio, potresti segretamente sentirti infastidito o essere costretto a sedare immediatamente il conflitto come mezzo di autoconservazione.

Affermazioni passivo-aggressive come "Mi dispiace che ti sei sentito offeso" suggeriscono che non sei dispiaciuto per il danno che hai causato, ma piuttosto sei dispiaciuto di dover affrontare le conseguenze della tua trasgressione. D'altra parte, scrivere una raffica di scuse come "Mi dispiace, mi dispiace, mi dispiace" cerca inconsciamente di calmare rapidamente l'altra persona per evitare ulteriori conflitti.

Esempi di una breve lettera di scuse

Di seguito sono riportati esempi di concise lettere di scuse in diverse situazioni di vita.

Esempio di lettera di scuse a un manager

Caro signor Mendoza,

Mi scuso per il mio tono scortese mentre parlavo con il nostro cliente durante la videochiamata di ieri. Dopo ulteriori riflessioni, riconosco che non solo mi sono presentato in modo non professionale, ma ho anche interrotto la produttività della riunione creando tensione. Vedo di aver messo la squadra e l'azienda in una situazione difficile.

Ho contattato privatamente i membri del mio team che erano presenti per scusarsi personalmente per averli messi in una posizione scomoda. Mi impegno a fare meglio in situazioni di alta pressione e ad apprendere strategie di risoluzione dei conflitti per aiutarmi a comunicare secondo i nostri standard aziendali. Mi scuso sinceramente per il mio errore e, ovviamente, accetterò le conseguenze delle mie azioni.

Esempio di lettera di scuse a un amico

Caro Karis,

Mi dispiace tanto per i commenti sconsiderati che ho fatto sulla tua scelta di lavorare come freelance. Sono stati giudicanti e offensivi, e mi dispiace profondamente di averli fatti.

Ti sei fidato di me condividendo i tuoi piani per trasformare le carriere e ho infranto quella fiducia. Invece di essere un amico solidale, ho proiettato le mie paure su di te. È stato sbagliato da parte mia, ed è imperdonabile.

Dopo averci riflettuto di più, mi sono reso conto di averti interrotto così tante volte mentre cercavi di aggiornarmi sulla tua transizione professionale. Andando avanti, prometto di essere rispettoso nei tuoi confronti ascoltando con una mente aperta e un cuore aperto.

Mi dispiace davvero per le osservazioni sprezzanti: non te lo meritavi e la nostra amicizia significa tutto per me. Mi piacerebbe riprendere la nostra conversazione sui tuoi piani quando ci rivedremo.

Domande frequenti sulla lettera di scuse

Cos'è una lettera di scuse?

Una lettera di scuse è un riconoscimento scritto di come il comportamento o le parole dello scrittore abbiano influito negativamente su un'altra persona o gruppo. Può essere utilizzato per riparare a un errore in situazioni personali e lavorative.

Qual è lo scopo di una lettera di scuse?

Scrivere una lettera di scuse per errori o offese può essere un modo sincero per offrire rimorso e penitenza. L'obiettivo finale di una lettera di scuse è lavorare per ricostruire la fiducia perduta in una relazione.

Quali sono alcuni suggerimenti per scrivere una lettera di scuse?

Per scrivere una sincera lettera di scuse, concentrati sui sentimenti e sull'esperienza del destinatario. Evita di usare inavvertitamente la lettera per giustificare te stesso e il tuo punto di vista. Puoi raggiungere questo obiettivo scrivendo scuse chiare e concise per il reato specifico e riconoscendo la tua responsabilità nella situazione. Quindi, descrivi come eviterai i vecchi schemi in futuro.