Usare "il più presto possibile" è scortese?

Il tuo collega ti ha appena inviato un messaggio su Slack:

McBosserpants prepotente

Ho bisogno del rapporto il prima possibile

Cosa ti passa per la testa? Insieme alla potenziale ansia per una scadenza incombente (sembra che tu stia pranzando di nuovo alla tua scrivania), potresti provare fastidio. Dopotutto, quella richiesta suonava dannatamente invadente.

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Le richieste che includono "il prima possibile" (o l'onnipresente acronimo ASAP) possono sembrare maleducate. In effetti, Forbes ha nominato le e-mail con ASAP nell'intestazione dell'oggetto tra le cinque più scortesi. L'acronimo ha avuto inizio nel 1955 come gergo dell'esercito americano, motivo per cui a volte lo associamo all'immagine mentale di un sergente istruttore che abbaia ordini.

Il fatto che consideriamo ASAP scortese o esigente dipende da fattori intangibili come il contesto in cui viene utilizzato e il tuo rapporto con la persona con cui stai comunicando. Ecco alcuni pro e contro.

I vantaggi dell'utilizzo al più presto

• È un codice utile per le persone con cui lavori spesso. ASAP può essere una scorciatoia di comunicazione quando è noto che tutte le parti hanno la stessa definizione. Se sia il richiedente che il "richiedente" capiscono che ASAP significa "ogni volta che ci riesci", ad esempio, ci sono meno possibilità di incomprensioni.
• Con il giusto contesto, è un buon modo per trasmettere l'urgenza. ASAP può fungere da motivatore. Funziona bene nei titoli quando vuoi mostrare che qualcosa può succedere rapidamente (e che rapidamente è una buona cosa). Ad esempio, ecco come perdere 10 libbre al più presto!

I contro dell'utilizzo al più presto

• Non fa nulla per aiutare il destinatario a stabilire le priorità. La tua richiesta deve essere soddisfatta entro la fine della giornata, la fine della settimana o ogni volta che il destinatario ha un po' di tempo libero? “Il prima possibile” non trasmette alcun tipo di lasso di tempo.
• Suona duro. «Portami quelle richieste di rifornimenti al più presto, privato! Questo è un ordine!" Vuoi davvero dare l'impressione di chiedere alla persona dal lato ricevente di abbandonare qualsiasi cosa stia facendo e lavorare sul tuo problema?
• Se abusato, diventa privo di significato. Quando tutto deve essere consegnato al più presto, niente lo è. In effetti, ASAP può significare una mancanza di pianificazione: non sai davvero quando devi soddisfare la tua richiesta, quindi la stai lasciando a qualcun altro (vale a dire, la persona a cui hai fatto la richiesta) da risolvere.
• È facilmente frainteso. Diciamo che hai usato "il più presto possibile" per esprimere che avevi bisogno di qualcosa da un collega non appena potevano risolverlo. Se il tuo collega ha interpretato la tua richiesta come una necessità immediata, potrebbe aver accantonato altri compiti importanti per soddisfarla. È probabile che si senta frustrato quando scopre che il bisogno non era la priorità assoluta.

Alternative al più presto

Ci sono alcuni altri modi per esprimere il bisogno senza ricorrere alla burberità o all'ambiguità del "prima possibile". Considera queste alternative:

• Il prima possibile, o _____. Usa questo per dire che qualcosa è urgente, ma puoi aspettare fino a una scadenza specifica, se necessario. "Il prima possibile, o non oltre il venerdì di fine giornata."
• Prontamente. Questo può servire come una spintarella suggerendo che il destinatario è stato tutt'altro che tempestivo. (Fai attenzione, però. Potrebbe sembrare passivo aggressivo.)
• Al più presto possibile. Ne hai bisogno, ma sei disposto ad aspettare che l'altra persona abbia la possibilità di occuparsene.
• Ogni volta che puoi. Usa questo approccio morbido quando non ti interessa davvero quando la tua richiesta è tesa.

L'alternativa migliore: sii specifico

Quando si valutano i pro ei contro, ci sono pochi buoni motivi per chiedere qualcosa al più presto e alcuni validi motivi per non farlo. L'alternativa migliore è semplice: sii specifico. Prendendoti del tempo per capire le tue priorità, aiuterai i tuoi colleghi a pianificare le proprie.

Confrontiamo:

McBosserpants prepotente

Ho bisogno del rapporto il prima possibile

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