19 migliori capacità di scrittura aziendale di cui hai bisogno per avere successo

Vuoi essere un professionista migliore? Impara queste migliori 19 abilità di scrittura aziendale per eccellere!

Nel mondo degli affari, i professionisti sono costantemente in comunicazione tra loro. Inviano e-mail, proposte, rapporti e persino messaggi diretti.

Le capacità di scrittura aziendale sono fondamentali per un professionista per svolgere bene il proprio lavoro, tuttavia molti laureati o iniziano la propria carriera privi di queste importanti capacità. La scrittura aziendale comunica con colleghi, leadership organizzativa, clienti o altre parti interessate in merito all'attività e alle sue operazioni. Ha bisogno di istruire, informare, persuadere e aiutare a creare transazioni. Soprattutto, deve essere chiaro. Solide capacità di scrittura aziendale ti porteranno lontano nella tua carriera.

Sebbene tu possa seguire un corso di scrittura aziendale per aiutarti a imparare a scrivere per un contesto aziendale, potresti non avere il tempo o il denaro da investire in tale formazione. Puoi imparare a comunicare bene negli affari con alcuni consigli utili. Queste strategie lo faranno

1. Scrivi con uno scopo

Nel mondo degli affari, avere uno scopo chiaramente definito in tutto ciò che fai è essenziale e la scrittura non fa eccezione. La scrittura propositiva inizia prima di iniziare a scrivere. Innanzitutto, devi sapere perché stai scrivendo e utilizzare le tue capacità di comunicazione aziendale per mostrare chiaramente tale scopo nella tua scrittura. La scrittura propositiva ti aiuta a creare una comunicazione scritta che arrivi al punto con meno parole. Il tempo ha un grande valore negli affari, quindi arrivare rapidamente al punto è utile.

2. Evita parole d'ordine e gergo

Ogni settore ha le sue parole d'ordine e il suo gergo. Il dizionario Merriam-Webster definisce una parola d'ordine come "Una parola o frase dal suono importante, solitamente tecnica, spesso con poco significato, usata principalmente per impressionare i profani". La definizione di gergo è "La terminologia tecnica o la caratteristica di un'attività o di un gruppo speciale". I bravi scrittori possono trasmettere un significato senza queste parole inutili o talvolta confuse. Esempi di parole d'ordine aziendali includono:

• Sinergia
• Frutto basso
• Torna indietro
• Fuori dagli schemi
• Agile
• Leva
• muovere l'ago
• Profonda immersione
• Larghezza di banda
• Base cloud
• Linea di fondo
• Approccio olistico
• Cultura aziendale
• Hacking della crescita

Gli acronimi possono anche essere un tipo di gergo o parola d'ordine da evitare a meno che non siano ben noti nel tuo settore. Invece, usa scelte di parole più precise o lascia del tutto questi termini fuori dalla tua scrittura.

3. Rimuovi Emozione

La scrittura aziendale non è scrittura emotiva. Mentre alcuni tipi di scrittura aziendale si concentrano sulla persuasione, utilizzerai fatti e sicurezza per persuadere, non un linguaggio altamente emotivo. Ciò non significa che non puoi spiegare il tuo entusiasmo o eccitazione nella tua scrittura. Fai solo attenzione che le emozioni e le parole emotive non guidino la comunicazione e opta per una struttura semplice della frase e una comunicazione chiara e fattuale.

4. Limita gli avverbi

Gli avverbi sono parole che modificano i verbi così come altri modificatori. Se usi un verbo forte, non avrai bisogno di un avverbio per modificarlo. Leggi la tua comunicazione aziendale e vedi dove puoi limitare l'uso degli avverbi. Ad esempio, puoi dire questo:

• Il cliente ha gridato al membro del tuo team.

L'avverbio "ad alta voce" non è necessario per trasmettere il significato appropriato qui. Gridare è forte in modo che tu possa dire:

• Il cliente ha gridato al membro del tuo team.

5. Sii breve

Sia le frasi che i paragrafi nella comunicazione aziendale dovrebbero essere brevi e diretti. Usa strutture di frasi semplici ed evita frasi inutili a tutti i costi. Se riesci a dire qualcosa con meno parole di quelle che hai scelto, rivedila in modo che sia la versione più breve. Una comunicazione lunga e prolungata non è appropriata nel frenetico mondo degli affari. Se devi inviare un lungo paragrafo o un'e-mail, cerca un modo per spezzarlo. Pezzi di testo più piccoli sono più facili da digerire per il lettore rispetto a quelli lunghi.

6. Organizza i tuoi pensieri

Quando scrivi documenti accademici, di solito inizi con uno schema. Lo schema ti aiuta a organizzare i tuoi pensieri in uno schema chiaro e ben congegnato. Sarebbe utile se facessi la stessa cosa con la scrittura aziendale. Anche se non crei uno schema formale, assicurati di organizzare le idee. In genere, per la comunicazione aziendale, inizierai con le informazioni più importanti o lo scopo della comunicazione, seguite dai fatti o dalle informazioni aggiuntive che il lettore deve conoscere.

Mantieni le informazioni meno importanti verso la fine della comunicazione. Organizzazione dei tuoi pensieri significa anche usare parole di transizione mentre passi da una frase all'altra. Questo crea un senso di coesione e flusso nel tuo pezzo. Inoltre, rende il significato più facile da assorbire.

7. Crea la tua scrittura in modo conciso

Mantieni il tuo stile di scrittura pulito e conciso. Usa forti capacità comunicative per dire ciò che intendi chiaramente senza parole inutili. La scrittura concisa è importante negli affari perché il lettore in genere non ha molto tempo per leggere un documento, in particolare un'e-mail aziendale. Pertanto, devono essere in grado di scansionare il documento commerciale per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno senza indugio.

8. Conosci il tuo pubblico

Una comunicazione efficace, sia parlata che scritta, richiede di conoscere il proprio pubblico. Conoscere il tuo lettore ti dice se il lettore capirà o meno una particolare frase o terminologia e ti aiuterà a raggiungerli con il tuo significato. Conoscere il tuo pubblico ti aiuta a scegliere il tono e il vocabolario per trasmettere più facilmente il tuo significato. Ti permetterà anche di stabilire il giusto livello di professionalità che il pubblico si aspetta da te.

9. Usa un tono professionale

Una scrittura aziendale efficace non sarà molto personale. Mentre puoi trasmettere un tono amichevole, devi mantenere la professionalità. A volte questo viene fornito con l'addestramento alla scrittura, ma spesso deriva dall'esperienza. Prendi in considerazione l'idea di leggere il tuo pezzo ad alta voce dopo aver finito di scriverlo. Trasmetti una voce amichevole ma professionale o sembra che tu stia parlando con un buon amico? Quindi, abbellisci la tua scrittura, eliminando le contrazioni e la terminologia gergale per renderla più professionale.

10. Narrare in Active Voice

La voce attiva coinvolge il soggetto di una frase che esegue l'azione della frase. Pertanto, scrivere con voce attiva crea frasi più forti e concise. L'opposto della voce attiva è la voce passiva, e dovresti evitarla quando possibile nella tua scrittura. Ecco un esempio di una frase da un'e-mail aziendale che utilizza la voce passiva:

• La lettera è stata inviata a tutti i dipartimenti.

In questa frase, la lettera non compie l'azione (invio). Quindi, è nella voce passiva. Riformulalo dicendo:

• Tom ha inviato la lettera a tutti i dipartimenti.

Questo dice la stessa cosa ma indica chi ha inviato la lettera. Trasmette anche il significato con meno parole ed è una frase più forte. Potresti avere momenti in cui la voce passiva è la tua unica opzione, ma evitala quando puoi.

11. Fatti di stato, non opinioni

La tua opinione è meno importante nella comunicazione aziendale rispetto ad altre forme di comunicazione. Tuttavia, probabilmente otterrai risultati migliori se dichiari fatti supportati da dati nella tua comunicazione. Potresti dover affrontare momenti in cui devi esprimere la tua opinione nella tua comunicazione aziendale. In questi casi, chiarisci che il lettore sta leggendo il tuo punto di vista e la tua opinione, non un fatto noto. Questa divulgazione aiuterà il lettore a prendere decisioni informate sulle informazioni presentate.

12. Rimuovi gli errori grammaticali

Una buona scrittura commerciale deve essere priva di errori grammaticali fondamentali. L'invio di comunicazioni commerciali con errori grammaticali fa sembrare te e la tua organizzazione meno professionali. Pertanto, sia che tu sia impegnato nella scrittura di e-mail o di report, correggi attentamente le bozze per ridurre il numero di errori. Se la scrittura non è la tua abilità più vitale, puoi usare un correttore grammaticale, come Grammarly, per aiutarti. Ricorda, tuttavia, che anche il correttore grammaticale più forte fa affidamento sulla tecnologia per svolgere il proprio lavoro. Correggi sempre le bozze per te stesso prima di inviare qualsiasi pezzo di scrittura commerciale.

13. Mostra fiducia nella scrittura

Un'e-mail o una newsletter efficace per un ambiente aziendale trasmetterà un senso di fiducia. Puoi imparare a scrivere con sicurezza cambiando il tuo vocabolario ed evitando la voce passiva. Mantenere la tua scrittura diretta e forte trasmetterà un alto livello di sicurezza. La fiducia nella tua scrittura la renderà anche più efficace. Il lettore sentirà più fiducia in te e nella tua capacità di aiutarlo con le sue esigenze aziendali se la tua scrittura si sente sicura.

14. Mantieni la formattazione semplice

Mantieni la formattazione semplice quando scrivi una lettera commerciale, un promemoria o un rapporto. Titoli e sottotitoli possono aiutare a guidare il lettore attraverso le informazioni, ma evitare formattazioni complesse come caratteri fantasiosi e un uso eccessivo di note a piè di pagina. Ricorda, vuoi creare un'opera che il lettore possa scansionare rapidamente per ottenere le informazioni necessarie. Quindi usa paragrafi brevi, cospargi di grafica dove appropriato e usa caratteri professionali in una dimensione che le persone possano leggere facilmente per evitare di frustrare o confondere i tuoi lettori.

15. Mostra l'adattabilità per diversi tipi di scrittura

La scrittura aziendale include molti diversi tipi di scrittura. Come scrittore di affari, potresti dover scrivere:

• Memo
• E-mail
• Rapporti
• Post sui social
• I post del blog
• Messaggi diretti
• Lettere commerciali

Sapere come adattare il tuo stile di scrittura per adattarsi a queste diverse piattaforme di comunicazione. Ad esempio, un rapporto può avere paragrafi più lunghi di un'e-mail aziendale e un post sui social media consentirà un linguaggio più personale rispetto a una lettera commerciale.

16. Mantenere un tono umano

Sebbene la professionalità sia importante, vuoi comunque che la tua scrittura trasmetta un tono umano. Attenersi al vocabolario quotidiano che useresti quando parli con un cliente. Mantieni un tono piacevole e ottimista nella tua scrittura. Un modo per sapere se hai mantenuto il tuo tocco personale nella tua scrittura è leggerlo ad alta voce quando hai finito di scrivere un pezzo. Se suona bene e non sembra troppo elevato quando lo leggi ad alta voce, probabilmente è abbastanza amichevole.

17. Sii coerente

Una delle abilità di scrittura aziendale più impegnative da abbracciare è la coerenza. La tua attività è un marchio che deve avere una voce coerente e chiara. Una migliore scrittura aziendale implica mantenere una voce di consenso in tutto ciò che scrivi per il tuo marchio. Spesso un'azienda creerà linee guida per il marchio per i suoi scrittori. Imparare a studiare questo documento e ad applicarlo alla tua scrittura lo renderà più coerente e ti renderà uno scrittore migliore.

18. Componi un invito all'azione

La maggior parte delle comunicazioni aziendali richiede un invito all'azione, che è una dichiarazione che indica cosa vuoi che faccia il lettore. Se scrivi un pezzo di marketing, il CTA sarebbe quello di richiedere un campione, una dimostrazione o un acquisto. Se stai scrivendo un'e-mail, puoi chiedere al lettore di inviare una risposta. Se stai facendo una presentazione, il tuo CTA potrebbe porre domande al pubblico. Il CTA deve chiarire al lettore cosa vuoi che faccia con le informazioni che hai presentato. Pertanto, deve essere conciso e diretto. Non dovrebbe lasciare alcuna domanda nella mente del lettore su ciò che deve accadere ora che ha letto ciò che hai scritto.

19. Completa una modifica finale

Infine, su tutta la scrittura aziendale che completi, esegui un controllo finale per due cose: chiarezza e brevità. Per prima cosa, leggi il tuo pezzo per assicurarti che sia chiaro. Quindi, leggilo come se non conoscessi l'argomento. Trasmetti quello che devi trasmettere? Quindi, leggi il pezzo per assicurarti che sia il più breve possibile. Hai incluso tutte le informazioni essenziali ma niente di più? Conserva solo parole e frasi importanti per il significato della comunicazione. Elimina il più possibile senza cambiare il significato del pezzo e sarai pronto per inviare la tua bozza finale al destinatario previsto.

Quando modifichi per la grammatica, ti consigliamo anche di dedicare del tempo a migliorare il punteggio di leggibilità di un testo prima di pubblicarlo o inviarlo

Se hai ancora bisogno di aiuto, la nostra guida alla grammatica e alla sintassi spiega di più.