5 abitudini di posta elettronica per mantenere felice la tua casella di posta (e i colleghi).

È quel raro, bellissimo lunedì in cui arrivi in ​​ufficio presto. Il tuo tragitto giornaliero non è stato fastidioso come al solito, il tuo caffè è ancora caldo e non c'è ancora nessuno in giro. Il tuo cuore batte in questa deliziosa opportunità per portare a termine un lavoro vero e proprio senza le solite distrazioni.

Apri il tuo laptop solo per scoprire ventisette e-mail non lette. Le tue spalle crollano per la disperazione. Quanti di questi contano? Qualcuno di loro? E se uno lo facesse e te lo mancasse? Meglio iniziare a setacciare.

La tua frustrazione aumenta quando ti rendi conto che una dozzina di questi non ti riguardano affatto: qualcuno di un altro dipartimento ha deciso di "collegarti" alla discussione di un articolo inviato dal suo agopuntore. Scorrendo verso il basso, quello era prima, vediamo. . . altri sei sono intervenuti, in pieno stile. Argh. Respiri profondi.

Le sfarzi e le perturbazioni dell'e-mail sono molte, ma ne abbiamo notato alcune che sono particolarmente insultate, il tipo di errori che un modello di etichetta e-mail come te non farebbe mai. Dai l'esempio ai tuoi colleghi: ecco il nostro conto alla rovescia delle buone abitudini di posta elettronica da tenere a mente.

5 Evitare il sovraffollamento CC

Chet, il nuovo copywriter della tua azienda, sta preparando alcune parole da usare per Pauline nel reparto design. Il vice di Pauline, Brandon, la sostituirà giovedì, quindi anche Chet lo copia. Devo essere accurato.

Chet non è nemmeno sicuro di riassumere accuratamente la spiegazione di Gwyn del loro prossimo rilascio, quindi perché non copiare anche lei, per chiarimenti? Gwyn ha detto qualcosa sulla formulazione che necessita di una revisione legale, quindi, ragiona Chet, è meglio che coinvolga quei ragazzi. E Mia, la project manager, odia non sapere cosa sta succedendo, quindi, beh, vedi dove sta andando. Allontanati dal pulsante di invio, Chet.

Un compito relativamente piccolo può rapidamente trasformarsi in un incubo nella casella di posta di tutto il personale se non sei giudizioso. E anche se intendi bene e hai buone ragioni, altrimenti gli esseri umani decenti a volte fanno cose indecenti con il pulsante Rispondi a tutto. Sei disposto a rischiare?

Se è fondamentale inviare un'e-mail a molte persone contemporaneamente, considera di inserire i loro indirizzi nel campo BCC, in modo che coloro che rispondono non ostruiscano dozzine di altre caselle di posta.

Un'altra soluzione per Chet potrebbe essere quella di suddividere questo compito in parti più piccole: aggiornare i designer in una e-mail, verificare con Gwyn in un'altra, fare un salto al recinto legale e chiedere quando possono parlare e informare Mia durante la riunione di pianificazione di questo pomeriggio. A proposito . . .

4 Sapere quando e quando non inviare e-mail

L'e-mail è un ottimo strumento, ma spesso è un pessimo sostituto della conversazione in tempo reale, in particolare il tipo in cui hai bisogno di spazio per porre o rispondere a domande di follow-up e chiarire man mano che procedi. Qualche esempio:

• Consulti le risorse umane in merito al tuo nuovo piano assicurativo? Una spiegazione e-mail esauriente suona come un lavoro ingrato da leggere, per non parlare di scrivere. Prendi un blocco note e parlane.
• Interrogare un esperto su una questione tecnica complessa? Alcune conversazioni avanti e indietro potrebbero aiutarti a raccogliere i dettagli più rapidamente dell'e-mail.
• Discutere dettagli sensibili con l'ufficio paghe o l'avvocato dell'azienda? La tua cartella Inviati potrebbe non essere il miglior repository per segreti così gustosi.

Il rovescio della medaglia di questo atto di bilanciamento è sapere quando dovresti inviare un'e-mail. A volte la questione semplicemente non merita una conversazione completa. Momenti come questi sono quando la posta elettronica brilla.

Se il problema è urgente, come oggi, ora urgente, potresti fare meglio a inviare un messaggio, piuttosto che aspettare che i destinatari controllino la loro posta in arrivo.

3 Non dimenticare la riga dell'oggetto

Non tutti svuotano la posta in arrivo ogni giorno, o forse mai.

Una giornalista che riceve cento e-mail ogni giorno, alcune cruciali e altre sciocche, potrebbe valutare quali sembrano valere la pena di aprire. Tali giudizi rapidi dipendono dalla riga dell'oggetto. Supponendo che tu non voglia che le tue corrispondenze con le persone impegnate vengano ignorate per sempre, devi chiarire perché stai scrivendo e che è importante.

Inoltre, mantienilo breve. Non è necessario che la riga dell'oggetto assomigli a una micro-poesia del contenuto della tua e-mail.

Suggerimento per esperti: alcuni emailer veterani, diffidenti nel licenziare potenzialmente una nota scritta a metà, non mettono un indirizzo email valido nella riga A finché non sono pronti per inviare il mash. Invece, incollano temporaneamente l'indirizzo del destinatario nella riga dell'oggetto, dove sarà facile trovarlo e spostarlo una volta giunto il momento. Quest'ultimo passaggio può essere un utile promemoria per compilare quella riga dell'oggetto.

2 Né un risponditore "+1" né un over-forwarder essere

Rispettare le caselle di posta delle persone significa assumere la proprietà di ciò che la cartella inviata dice di te.

Un collega che scrive un'e-mail premurosa e lucida che illumina la tua giornata merita di meglio di un'emoji con il pollice in su. Questo tipo di risposta "+1" è simile a dire "fagiolini" e cambiare argomento quando un amico ti offre un passaggio all'aeroporto. Non vuoi mostrare un po' di più in termini di apprezzamento, o almeno di riconoscimento?

Allo stesso modo, un intricato filo di cose da fare, follow-up e forse-qualcuno-in-finanza-può-rispondere-che le incertezze raramente vengono migliorate condividendole con ancora più persone. Quando entri a far parte della troupe di giocoleria di messaggi inoltrati, deviando costantemente messaggi in direzioni casuali con poca attenzione per ciò che significa o per chi, significa che nulla di ciò che stai scrivendo o condividendo conta davvero. Puoi fare meglio.

1 Non tendere imboscate alle persone infilando casualmente il loro capo

Supponiamo di aver inviato e-mail avanti e indietro con qualcuno, dicendo loro qualcosa che non vogliono sentire. Sei riuscito a mantenere le cose relativamente educate fino ad ora: "No, mi dispiace, quel lasso di tempo non è realistico", stai dicendo. "Sì, capisco la tua preoccupazione, ma il team legale dice che non possiamo cambiare quella formulazione."

Poi arriva la bomba nella loro risposta successiva: stanno controllando il tuo manager. Apparentemente, questa persona non è soddisfatta delle tue risposte e ha deciso che è necessaria un'escalation. Uff.

Ci sono molte volte in cui ha senso aggiungere il capo di qualcuno a un thread, ma questo non è uno di questi. Questo tipo di attacco furtivo lascia le persone bruciate; la tua prossima interazione con loro probabilmente non sarà cordiale. In altre parole, non è un bell'aspetto. E rischia di bruciare ponti la prossima volta che dovete lavorare insieme.

Fortunatamente, questo è facile da evitare; tutto quello che devi fare è non prendere alla cieca le persone cercando di usare il loro capo come randello.

Grazie per aver letto fino a qui, e per favore astenersi dal rispondere a tutto nella tua risposta.