Che cos'è un caso aziendale?

Un business case è un documento presentato alle parti interessate dell'azienda che delinea le ragioni per perseguire un progetto o una decisione aziendale. Viene sviluppato durante la fase iniziale di un progetto ed esamina come e perché un'azienda dovrebbe affrontare uno specifico problema o opportunità aziendale.

Presentare un business case richiede più che una buona idea e un atteggiamento positivo. È necessaria una scrittura professionale efficace che convinca le persone dall'altra parte del tavolo della conferenza che la tua proposta è buona.

Spiegheremo cos'è un business case e perché è necessario. Forniremo anche suggerimenti su come scrivere il tuo prossimo business case e spiegheremo in cosa differisce da un business plan.

Che cos'è un caso aziendale?

Un business case è un documento scritto per convincere le parti interessate dell'azienda che un progetto porterà benefici alla loro organizzazione nel lungo periodo. Il documento identifica un problema o un'opportunità aziendale, una soluzione proposta e alternative, il costo, le parti interessate del progetto e i rischi e i benefici derivanti dal perseguimento della soluzione.

In altre parole, affronta il chi, il cosa, il perché e il come di specifiche questioni aziendali.

Questo documento spiega perché utilizzare il tempo o le risorse di un'azienda per affrontare un problema specifico è una buona idea. Una buona scrittura può aiutarti a comunicare l’importanza di affrontare un problema e far approvare la tua idea. Per questo motivo, evita di usare termini gergali, poiché le persone che esaminano il tuo business case potrebbero non avere esperienza in materia.

Quando un'idea di progetto viene identificata e valutata, uno stakeholder scrive un business case, che sottopone all'approvazione di un dirigente, del consiglio di amministrazione o degli azionisti della società.

Una volta approvato, il progetto passa alla fase di pianificazione. Il business case sarà utile durante questa fase perché avrai individuato le strategie, i tempi e i costi necessari per portare a compimento il progetto. Iniziare una fase di pianificazione del progetto senza un business case può portare a confusione o ritardi successivi.

Quando utilizzare un business case?

Dovresti utilizzare un business case ogni volta che devi giustificare l'utilizzo di denaro, tempo, persone o altre risorse per un progetto. Ad esempio, se una società di media volesse espandere la propria presenza online, scriverebbe un business case spiegando come ciò potrebbe avvantaggiare l’azienda e quanto costerebbe. Il business case fornirebbe anche alternative al progetto, dettaglierebbe i rischi e delineerebbe una strategia per portare a compimento il progetto.

Dovresti anche utilizzare un business case per creare una roadmap del progetto identificando le principali parti interessate, i budget e le tempistiche.

Alcune aziende potrebbero richiedere un business case prima di approvare decisioni importanti, come l'aggiornamento dei computer o il trasferimento di uffici.

Una volta inviato un business case, le parti interessate esamineranno il documento prima di approvarlo. Se non sono convinti che un progetto valga la pena, possono rivedere o rifiutare il business case.

Cosa dovrebbe includere un business case?

Ci sono quattro elementi chiave da includere in un business case: riepilogo esecutivo, finanza, definizione del progetto e organizzazione del progetto.

1 Sintesi

Il riepilogo esecutivo rappresenta il cosa e il perché del tuo business case. Questa panoramica concisa identifica il problema o l'opportunità aziendale, propone una soluzione e spiega perché potrebbe avvantaggiare l'azienda.

Anche se è la prima cosa che le parti interessate leggono, dovrebbe essere l'ultima cosa che scrivi perché dovrai prima definire l'ambito del progetto.

2 Finanze

La sezione finanziaria è dove parlerai di soldi.

Questa sezione contiene informazioni su quanto costa il progetto, come pagarlo, gli impatti sul flusso di cassa e il ritorno sull'investimento previsto (ROI). La sezione finanziaria di un business case viene letta in gran parte da persone che approvano i finanziamenti, ma potrebbe anche preoccupare gli azionisti o altri soggetti con interessi finanziari nella società.

3 Definizione del progetto

La definizione del progetto occupa la maggior parte del business case. Descrive il motivo per cui un progetto è necessario (i suoi obiettivi, rischi, benefici e principali stakeholder) e fornisce un modello di progetto. In altre parole, fornisce maggiori informazioni su cosa, perché, chi e come è il progetto.

Un solido business case fornisce informazioni di base sul progetto e sulla sua necessità. Ad esempio, un business case per l'avvio di un programma di influencer presso una società di media discuterebbe dell'aumento di popolarità dei social media e di come gli influencer possano apportare vantaggi alle aziende.

Le parti interessate chiave possono essere persone del team o persone esterne all'azienda con esperienza o risorse che possono aiutare il progetto. Questa sezione dovrebbe esaminare se è necessaria una collaborazione interdipartimentale e se esistono limitazioni o ostacoli, come i progetti in corso.

Infine, dovresti discutere varie opzioni per affrontare questo problema. Mirare a tre o cinque alternative e affrontare le implicazioni del mancato proseguimento del progetto.

4 Organizzazione del progetto

L'organizzazione del progetto descrive la governance del progetto o la catena di comando per le persone che implementano un progetto. Ciò include la delega delle responsabilità a persone a tutti i livelli, la strutturazione di diversi livelli di processo decisionale e lo sviluppo di un sistema di report sui progressi per mantenere l’azienda aggiornata sul progetto.

Caso aziendale vs piano aziendale

Un business case e un business plan trattano molti degli stessi argomenti, ma esiste una differenza significativa tra i due. Un business case riguarda un singolo progetto o questione aziendale, mentre un business plan riguarda tutte le parti di un'azienda su un periodo più lungo.

Ad esempio, una casa editrice può sviluppare un business case per discutere l'acquisizione di una nuova pubblicazione entro un anno. La stessa società può creare un piano aziendale per esaminare le opzioni per aumentare le entrate complessive in cinque anni.

Esempio di caso aziendale

Scopri se la tua azienda dispone di modelli di business case già pronti. In ogni caso, utilizza questo esempio di business case come guida per ottenere l'approvazione del tuo prossimo progetto.

Qui stiamo cercando di convincere un'azienda di attrezzature sportive a produrre attrezzature per il pickleball. Tieni presente che un caso aziendale reale richiederà probabilmente molte più informazioni di quelle che presentiamo qui.

Sintesi

Si prevede che il mercato globale del pickleball avrà un valore di 155,4 miliardi di dollari entro il 2033 e, secondo gli esperti del settore, i singoli acquirenti rappresenteranno più della metà della domanda di attrezzature per il pickleball.

La nostra azienda non produce attrezzature per il pickleball, anche se produciamo articoli simili e abbiamo un nome rispettabile nel settore delle attrezzature sportive. Producendo e vendendo attrezzature per pickleball, possiamo affermare il nostro posto nel mercato in crescita ed espandere il nostro portafoglio di attività. Si stima che attraverso questa impresa si possano guadagnare circa 20 milioni di dollari all'anno.

Finanze

I costi previsti per questo progetto sono stimati in 1 milione di dollari.

Ricerca e sviluppo: $ 250.000

Commercializzazione: $ 250.000

Produzione e formazione: $ 500.000

Prevediamo di raggiungere il pareggio nei primi sei mesi di produzione e di raggiungere un fatturato annuo stimato di 20 milioni di dollari entro cinque anni. Il progetto trarrebbe denaro da un fondo di riserva utilizzato dalla società per finanziare nuove iniziative.

Definizione del progetto

Il progetto mira a prendere piede nel mercato globale del pickleball producendo e vendendo attrezzature per il pickleball. La nostra azienda produce attrezzature sportive da 100 anni ed è ben posizionata per diventare uno dei principali attori in questo settore in crescita, il cui valore dovrebbe raggiungere i 155,4 miliardi di dollari entro il 2033.

Gli attori principali sono i team di ricerca e sviluppo, marketing, finanza e produzione. La ricerca e lo sviluppo avrebbero il compito di creare un prodotto affidabile entro un prezzo determinato dalla Finanza. Questo processo dovrebbe durare da uno a tre mesi. Il marketing proporrà quindi il prodotto ai gruppi di interesse pubblico per un mese per valutare l'interesse del pubblico.

Il reparto Ricerca e Sviluppo apporterà quindi le modifiche finali e il settore manifatturiero inizierà la produzione un mese dopo. Prevediamo che i prodotti raggiungano gli scaffali sei mesi dopo l'approvazione finale.

Alternative

Produzione in outsourcing: tempi di produzione più rapidi e costi inferiori, anche se le attrezzature sarebbero meno affidabili e avrebbero maggiori probabilità di essere restituite, riducendo i nostri margini di profitto.

Resta fuori dal mercato del pickleball: perderai un fatturato annuo stimato di 20 milioni di dollari.

Cerca altre opportunità di pickleball, comprese le sponsorizzazioni: non è la nostra area di competenza.

Organizzazione del progetto

Per quanto riguarda le responsabilità e i ruoli decisionali, i dipartimenti dovrebbero seguire la governance di progetto standard dell'azienda. I manager associati forniranno aggiornamenti quotidiani ai supervisori del loro dipartimento. Ogni supervisore di dipartimento fornirà aggiornamenti settimanali al consiglio di amministrazione e al CEO.

Domande frequenti sui casi aziendali

Che cos'è un caso aziendale?

Un business case è un documento utilizzato per convincere le parti interessate dell'azienda a perseguire un progetto. Identifica un problema aziendale, o un'opportunità, e una soluzione. Quindi delinea quanto costerebbe il progetto, come realizzarlo e in che modo trarrebbe vantaggio per l'azienda.

Cosa dovrebbe includere un business case?

Un business case dovrebbe includere quattro componenti chiave:

• Un riepilogo esecutivo che spiega il progetto, il motivo per cui dovrebbe essere approvato e i suoi vantaggi
• Una sezione finanziaria che illustra quanto costerebbe il progetto, il ritorno atteso sull'investimento e le eventuali proiezioni delle entrate
• Una definizione di progetto che definisce l’ambito del progetto
• Un sistema organizzato per supervisionare l'implementazione del progetto

Quando dovresti utilizzare un business case?

Utilizza un business case ogni volta che cerchi di persuadere le parti interessate dell'azienda ad approvare l'uso di beni o risorse per un determinato progetto o spesa.

In cosa differisce un business case da un business plan?

Un business case si riferisce a un aspetto di un'azienda o di un particolare progetto. Un business plan copre l’intera azienda per un periodo più lungo.