Le cose da fare e da non fare nell'etichetta della posta elettronica aziendale

Poche cose possono offuscare il tuo marchio professionale come un'e-mail scritta male e fuorviante. Un semplice clic sul pulsante "invia" può fare la differenza tra uno scambio d'affari di successo e un potenziale problema relativo alle risorse umane o un conflitto con i colleghi. E anche se gli americani inviano centinaia di migliaia di email al giorno, ciò non dovrebbe essere dato per scontato.

Che tu sia un professionista senior o un principiante in ufficio, ecco 13 cose da fare e da non fare dell'etichetta della posta elettronica aziendale.

Presta attenzione alla riga dell'oggetto

Scrivi un oggetto chiaro e conciso che rifletta il corpo dell'e-mail. Evita le righe dell'oggetto con parole generiche come "Ciao", "Touching Base" o "Per tua informazione" e non lasciare vuota la riga dell'oggetto.

Usa un saluto adeguato

“Ciao” ​​e “Ehi” comunicano una mancanza di professionalità e maturità. Inizia la tua email con frasi come "Buongiorno", "Buon pomeriggio", "Buonasera" o "Ciao". “Buon giorno” o “Saluti” sono altre frasi usate frequentemente in ambito internazionale.

Utilizzare un'introduzione

In culture come quella degli Stati Uniti, la pratica migliore è che il mittente si presenti per nome e cognome con alcune informazioni di base nelle prime righe. Ad esempio: “Cara signora Mandell: mi chiamo Sharon Schweitzer, fondatrice di Access to Culture. Ti ho indirizzato da . . .” oppure "Mi chiamo Sharon Schweitzer e sono un esperto di affari internazionali che ti scrive riguardo a . . .” Ciò è particolarmente importante quando ti presenti a nuovi contatti, potenziali clienti, clienti e datori di lavoro che desiderano sapere come hai ricevuto le loro informazioni di contatto.

Conosci la cultura

Quando si inviano e-mail a persone provenienti da culture indirette, è un protocollo appropriato e una buona pratica ricercare le usanze del paese. In Giappone, ad esempio, è educato, appropriato e consueto chiedere informazioni sul tempo nella prima frase di un'e-mail aziendale. Al contrario, sarebbe inappropriato inviare un’e-mail presentandosi a un potenziale contatto giapponese. Nelle culture indirette, le introduzioni vengono effettuate solo da terze parti reciprocamente rispettate per consuetudine; le email fredde vengono ignorate, cancellate, bloccate e/o contrassegnate come spazzatura.

Non includere umorismo e sarcasmo

Le e-mail possono essere facilmente interpretate erroneamente attraverso testo senza contesto. L'umorismo è specifico della cultura. Evita sia l'umorismo che il sarcasmo nelle e-mail poiché il destinatario potrebbe essere confuso o, peggio, offeso.

Ricontrolla i tuoi allegati

Quando alleghi un file, sii così gentile da dedicare qualche secondo in più per incollarlo anche nel corpo dell'e-mail. Ciò dimostra considerazione nei confronti del destinatario, facendogli risparmiare tempo e rischi nell'apertura degli allegati. Questo richiede più tempo per te? SÌ. Ne vale la pena? SÌ.

Non premere "Rispondi a tutti"

Evita di utilizzare "Rispondi a tutti" a meno che tutti non abbiano bisogno di saperlo. Quando il vertice aziendale (CEO/COO) o l'assistente amministrativo invia un'e-mail a 10 membri dello staff richiedendo volontari per un progetto di servizio alla comunità, rispondi all'amministratore, non a tutti i 10 membri. Perché costringere altri dieci a cancellare la tua email? Rispondi a tutti è una funzione per le deliberazioni in corso su un particolare argomento.

Rispondi tempestivamente

Rispondere entro 24 ore è una cortesia comune. Lascia qualcuno in sospeso più a lungo e non solo verrai percepito come scortese, ma a lungo termine potrebbe costarti affari. Se hai involontariamente fatto aspettare qualcuno per più di 24 ore o si sono verificate circostanze attenuanti, spiega educatamente la situazione ed esprimi le tue scuse.

Non usare emoji

Quelle piccole icone ammiccanti e sorridenti sono per i messaggi di testo. Sono inappropriati e poco professionali in un'e-mail aziendale. Le emoticon possono deviare le e-mail a un filtro antispam o a una casella di posta indesiderata e possono sembrare immature e poco professionali.

Proteggi la privacy

L'e-mail è pubblica. Anche se un'e-mail viene eliminata, i servizi online e i programmi software possono accedere ai messaggi sul disco rigido. Prima di fare clic su "invia", considera cosa potrebbe accadere se un collega di lavoro, un tuo concorrente, un datore di lavoro, l'FBI o qualsiasi destinatario involontario leggesse la tua email. Pensala in questo modo: come apparirebbe la mia email se fosse pubblicata su Facebook?

Non essere negativo

Non è appropriato inviare commenti negativi via e-mail. Un'e-mail scritta tutta in maiuscolo connota rabbia in un'e-mail. Questi messaggi antagonisti causano imbarazzo molto tempo dopo che l'e-mail è stata inviata e ricevuta. Se devi trasmettere cattive notizie via e-mail, usa parole obiettive e spiega i fatti. La comunicazione faccia a faccia è la migliore quando si trasmettono cattive notizie.

Correggi le bozze

Controllare e ricontrollare eventuali errori di ortografia e grammaticali. Questi errori ti fanno sembrare poco professionale e riducono la probabilità che l'e-mail venga presa sul serio. Il software di posta elettronica viene fornito con molti strumenti professionali come il controllo ortografico: usali.

Non dimenticare la conversazione più stretta

Facendo sapere al destinatario che non è necessaria una risposta, il ciclo dell'e-mail non continua all'infinito. Chiudi con "Nessuna risposta necessaria", "Grazie ancora", "Ci vediamo martedì alla riunione del consiglio" o "Per favore, fammi sapere se posso esserti di ulteriore aiuto". Termina la tua email con una frase di chiusura come "I migliori", "I migliori saluti", "Cordiali saluti", "Grazie" o un'altra frase appropriata.