Come scrivere un'e-mail di richiesta commerciale con esempi

Hai mai trovato difficile scrivere una richiesta di lavoro? Non sei solo. Può essere noioso, ma scrivere e-mail di richiesta di informazioni commerciali educate e professionali è un'abilità essenziale nella vita lavorativa moderna.

Una richiesta commerciale ben scritta, chiara e concisa comunicherà la tua richiesta in modo efficace. Dovrebbe garantire una risposta rapida con tutte le informazioni necessarie per portare a termine il tuo lavoro.

Per aiutarti, abbiamo suddiviso il processo, descrivendo le parti fondamentali della creazione di un'e-mail efficace per le richieste aziendali. Abbiamo fornito una serie di linee guida e best practice che aiuteranno chiunque a creare la query perfetta. Ti presenteremo anche il formato e-mail di richiesta aziendale, ti forniremo campioni e ti mostreremo come inviarli in tutta sicurezza, e più velocemente, grazie al nostro modello di e-mail di richiesta aziendale.

Nel momento in cui hai letto questo post sul blog, hai acquisito le conoscenze e le abilità che ti danno le migliori possibilità di ottenere le informazioni che desideri, quando lo desideri e di iniziare ogni nuova relazione con il piede giusto. ‍

Che cos'è una richiesta commerciale?

Iniziamo definendo cos'è un'indagine aziendale.

Una richiesta è una richiesta di informazioni.

Una richiesta commerciale è una richiesta formale di informazioni da parte di un'organizzazione.

Alcuni dei motivi per cui potresti voler inviare un'e-mail di richiesta aziendale includono:

• Richiedere un catalogo, un prezzo o informazioni su un prodotto
• Richiedere i dettagli di un servizio
• Volendo un campione del prodotto
• Richiedere la disponibilità di spazio, ad es. in un hotel o in una mostra.

Questi sono solo alcuni dei motivi, ma esiste una gamma quasi illimitata di situazioni in cui è necessario richiedere informazioni a un'altra azienda.

In un certo senso, l'indagine aziendale può essere definita come il primo passo per stabilire una relazione con un'impresa. Dopotutto, lo scrivi per saperne di più sul servizio, sul prodotto o sull'azienda che consideri di utilizzare, acquistare o collaborare. La caratteristica principale è che questa comunicazione mira a sollecitare informazioni più dettagliate da parte dell'azienda.

OK, quindi devi fare una richiesta d'affari. Certo, potresti semplicemente inviare un messaggio a qualcuno e dire: "Puoi inviarmi XXX" o "Voglio YYY". Tuttavia, ciò potrebbe danneggiare la tua reputazione e qualsiasi azienda che rappresenti.

Quando si scrive online, molti di noi hanno la tendenza a scrivere in modo colloquiale, hanno scoperto i ricercatori. Sebbene un tale approccio possa essere adatto quando si scrive a un amico, essere informali può essere percepito come scortese, scortese e persino poco professionale nelle comunicazioni aziendali.

Ci sono anche differenze evidenti, in particolare quando si comunica con imprese di paesi o culture diverse. Ad esempio, gli americani sono più propensi a fornire complimenti. Al contrario, gli accademici hanno scoperto che i coreani vanno dritti al punto quando confrontano le abitudini di posta elettronica delle due nazioni. Aderendo a una struttura consolidata, eviti il ​​potenziale di confusione interculturale.

Il principio di base dell'e-mail è comunicare con "chiarezza ed empatia", afferma Erica Dhawan, esperta di comunicazione e collaboratrice di Harvard Business Review. Il suo consiglio è che dovresti rallentare e concentrarti sia su ciò che dici sia su come lo dici, altrimenti potresti influenzare la percezione che un'azienda potrebbe avere di te.

Siamo totalmente d'accordo. Ecco perché abbiamo creato la nostra guida completa sull'argomento. Il resto del post di questo blog ti aiuterà a evitare problemi e insidie ​​comuni durante la creazione di un'e-mail di richiesta aziendale.

Come scrivere un'e-mail di richiesta aziendale – La guida completa

È ora di iniziare a scrivere. Ogni richiesta aziendale dovrebbe seguire un formato standard che ne determina la struttura e una serie di linee guida che ne modellano il contenuto. Le tre parti seguenti ti aiuteranno a navigare tra queste sfumature in ogni situazione.

A chi è indirizzata la tua email di richiesta commerciale?

Prima di mettere penna su carta e guidarti attraverso come scrivere un'e-mail chiedendo informazioni, iniziamo identificando chi la riceverà.

La domanda chiave è: stai scrivendo a un account di posta elettronica personale o aziendale?

Molte organizzazioni hanno un indirizzo email generico per le richieste (come ciao@ o info@). Quando scrivi a tali indirizzi email, dovresti essere formale e diretto. Ti stai essenzialmente rivolgendo a un'organizzazione.

Un'e-mail personale ti consente di coinvolgere direttamente una persona, indirizzandola con il suo nome. L'uso del nome di una persona può creare una connessione istantanea, ma potrebbe essere culturalmente inaccettabile nel mondo degli affari.

Il nostro consiglio è di essere prudenti. È meglio essere formali che informali. In questo modo eviti il ​​rischio di turbare o offendere qualcuno.

Hai bisogno di altri suggerimenti sull'etichetta e-mail? Quindi la nostra guida alle regole e all'etichetta della posta elettronica.

Il formato e-mail di richiesta commerciale standard

Una richiesta commerciale professionale segue un formato tradizionale che esplicita chiaramente ciò che desideri. Ci sono cinque aspetti chiave in esso:

1. Oggetto dell'e-mail per la richiesta
2. Saluto
3. Corpo
4. Chiusura
5. Approvazione/firma

Diamo un'occhiata in dettaglio alle diverse parti del formato email di richiesta aziendale perfetto.

1. Oggetto dell'e-mail per la richiesta

Quando scrivi un'e-mail per richieste di lavoro, mantieni la riga dell'oggetto dell'e-mail breve, dolce e diretta al punto. Il miglior oggetto dell'e-mail per la copia della richiesta è breve, educato e professionale.

Descriviamo in dettaglio alcuni esempi di e-mail di richiesta aziendale in seguito, ma ci concentriamo sul ridurli al minor numero di parole possibile.

2. Saluto

La chiave qui è seguire la formalità. A meno che tu non abbia un nome di battesimo con la persona, evita "Ciao", "Ehi" o "Ciao" e attieniti ai saluti formali collaudati, come "Caro".

L'uso di termini professionali può migliorare il modo in cui voi e l'organizzazione che rappresentate siete percepiti. Descriviamo perché questo è il caso e spieghiamo come avviare un'e-mail professionale nella nostra funzione.

3. Corpo

Il corpo è la carne del tuo messaggio dove fai la richiesta. Il principio di base quando si crea un'e-mail per richieste di lavoro è andare dritto al punto.

Il motivo è che stiamo tutti affogando sotto il peso della comunicazione digitale e molti di noi non leggono l'intera e-mail, afferma Matt Plummer. Invece, lo scansioniamo per le informazioni essenziali.

Mantenerlo conciso, dolce e diretto al punto è fondamentale per ottenere una risposta. Riduce anche il rischio di incomprensioni.

Supponiamo che tu stia chiedendo più informazioni contemporaneamente nell'e-mail di richiesta, come la richiesta di dettagli su una gamma di prodotti. In tal caso, puoi utilizzare i punti elenco per rendere più chiare le tue richieste mantenendo basso il conteggio delle parole.

4. Chiusura

Una volta effettuata la richiesta, fornire una breve dichiarazione di chiusura all'e-mail di richiesta aziendale. È utile qui descrivere come utilizzerai le informazioni e i passaggi successivi. Ad esempio, se stai chiedendo un catalogo, potresti spiegare che stai cercando di effettuare un ordine a breve.

In chiusura, gestisci le aspettative. Se hai bisogno di informazioni entro una data specifica, dillo. Inoltre, chiarire i canali di comunicazione appropriati. Se sei preoccupato per le chiamate a freddo, indica alle persone il canale più appropriato per contattarti.

5. Approvazione/Firma

Non dimenticare di aggiungere un'appropriata approvazione (fiducia, sinceramente o simile) e una firma contenente tutti i tuoi dettagli, inclusi nome, titolo di lavoro e dettagli di contatto.

Se stai chiedendo a qualcuno di inviarti qualcosa per posta, assicurati che il tuo indirizzo sia corretto.

Vuoi saperne di più su come inviare un'e-mail di richiesta? Leggi la nostra guida su come terminare un'e-mail in modo professionale.

Migliori pratiche per scrivere una richiesta commerciale

Prendendo ispirazione dall'Harvard Business Review, abbiamo prodotto cinque best practice per scrivere un'e-mail di richiesta per scopi commerciali. Segui questi, e ogni richiesta di informazioni sarà comunicata in modo chiaro ed efficace.

1. Personalizza il messaggio
2. Spiega chi sei
3. Sii chiaro su cosa vuoi, quando e perché
4. Mantienilo breve e dolce
5. Controllalo (poi controlla di nuovo)

Esaminiamo queste linee guida in modo più dettagliato.

1. Personalizza il messaggio

Le persone nel mondo degli affari sono sotto pressione, quindi più velocemente riesci ad arrivare al punto e più specifico puoi essere, più è probabile che tu riceva una risposta.

Come abbiamo spiegato sopra, le richieste di lavoro sono comunicazioni formali, quindi sii educato e professionale piuttosto che cercare di essere amichevole.

L'utilizzo di un modello di cookie cutter tratto da un sito Web potrebbe non comunicare o trasmettere in modo accurato il messaggio desiderato.

Strumenti avanzati di supporto alla scrittura come Flowrite possono aiutarti a trovare la tua voce autentica. Ti consente di creare richieste aziendali su misura che siano educate, professionali e che hanno maggiori probabilità di generare una risposta rapida.

2. Spiega chi sei

Quando scrivi un'e-mail di richiesta commerciale o una richiesta di informazioni, chi sei è importante. Non saltare subito nella tua richiesta. Invece, di' al lettore chi sei.

Ciò fornisce al lettore una comprensione della persona con cui stanno comunicando e perché dovrebbero prenderti sul serio.

3. Sii chiaro su cosa vuoi, quando e perché

I mittenti di e-mail sovrastimano la rapidità con cui i mittenti si aspettano risposte, hanno scoperto i ricercatori. Le e-mail di richiesta aziendale inviate al di fuori dell'orario di lavoro possono sembrare più urgenti, creando pressione a rispondere che può causare stress.

Il punto chiave è: quando invii un'e-mail di richiesta aziendale, sii chiaro sulle informazioni che stai richiedendo, quando ne hai bisogno e soprattutto perché.

Secondo Avery Blank su Forbes, essere chiari su ciò di cui hai bisogno e perché riduce la confusione e rende molto più probabile che tu riceva una risposta. Il vantaggio è che risparmierai tempo, fatica e potenziale imbarazzo di dover inviare una richiesta di follow-up.

La chiarezza può anche impedirti di ricevere centinaia di e-mail o chiamate fredde. Se vuoi una risposta via email, dillo. Se ti aspetti una telefonata, chiedine una.

Non lasciare che la persona indovini.

4. Mantienilo breve e dolce

I professionisti aziendali sono impegnati, quindi mantieni la tua richiesta concisa.

Quanto dovrebbe essere lungo il tuo messaggio?

Gli esperti di Hubspot consigliano che la tua email abbia una lunghezza compresa tra 50 e 125 parole. Anche se potrebbe non essere possibile limitare il tuo messaggio a 125, idealmente dovrebbe essere inferiore a 200 parole.

5. Controllalo (quindi controlla di nuovo)

La precisione è essenziale quando si scrive un'e-mail aziendale, quindi assicurati di rivedere e perfezionare i tuoi messaggi prima di inviarli. Se invii più e-mail contemporaneamente, ricontrolla le informazioni critiche, come il nome del destinatario e la sua organizzazione.

Se stai comunicando in una lingua che non è la tua prima, stai particolarmente attento. I correttori ortografici online gratuiti possono avere difficoltà con il contesto o non comprendere termini tecnici o professionali specifici, quindi non fidarti sempre dei loro consigli senza controllare.

Per evitare problemi, prova uno strumento di scrittura AI, come Flowrite, che capisce a chi stai contattando e l'intenzione del tuo messaggio.

Quando devo dare seguito a una richiesta commerciale?

Se hai seguito i nostri consigli e indicazioni di cui sopra, probabilmente riceverai una risposta. Tuttavia, se stai ancora aspettando, è possibile inviare un'e-mail di promemoria.

Abbiamo spiegato come creare e-mail di promemoria qui, ma la domanda rimane: quando inviare un'e-mail di promemoria per una richiesta aziendale?

Se la tua richiesta non è urgente, concedi alla persona almeno un paio di giorni per risponderti. In casi urgenti, puoi inviare un'e-mail o addirittura chiamare prima.

In tutti i casi, vale la pena essere educati quando si considera come scrivere un'e-mail di follow-up. È probabile che ci sia un vero motivo per cui qualcuno potrebbe non aver risposto al tuo messaggio.

Esempi di email di richiesta commerciale

Quindi, abbiamo delineato i principi di base per creare l'e-mail di richiesta aziendale perfetta. Tuttavia, è sempre utile vederli nella pratica.

Per aiutare a spiegare alcuni dei punti fondamentali, abbiamo creato alcuni esempi di e-mail di richiesta aziendale di seguito.

La precisione e l'autenticità sono essenziali quando si crea una richiesta e-mail. Vuoi che le persone capiscano che sei serio e non lo otterrai usando un modello in cui riempi gli spazi vuoti. Invece di copiare e incollare, usa questi come ispirazione per creare la tua email.

Meglio ancora, l'utilizzo di Flowrite è il modo più semplice e veloce per scrivere e-mail di richiesta aziendale. Con l'aiuto degli ultimi sviluppi nell'intelligenza artificiale, il nostro strumento può generare e-mail autentiche e personalizzate che ti garantiranno di ottenere le informazioni di cui hai bisogno.

Email a un'organizzazione

Se stai inviando un'e-mail a un indirizzo e-mail generico, mantieni le cose formali. In questo esempio di email di richiesta commerciale, chiediamo che ci venga inviato un catalogo. È facile e veloce, spiega cosa vuoi, quando vuoi e perché.

E-mail a un individuo

Il formato di questo esempio di email di richiesta commerciale è essenzialmente lo stesso del primo, ma è personalizzato per il destinatario. Quando crei una connessione personale, aumenti le possibilità di risposta. Di nuovo, vedrai come gestiamo le aspettative alla fine dell'e-mail in modo educato ma fermo.

Chiedere informazioni dettagliate

In questo esempio, desideriamo maggiori informazioni per consentirci di prendere una decisione di acquisto. Quindi, invece di un messaggio lungo e prolisso, i punti elenco chiariscono di cosa abbiamo bisogno, quando e perché.

Scrivere con il modello di email di richiesta aziendale di Flowrite

Flowrite è uno strumento di scrittura AI che trasforma punti elenco brevi in ​​e-mail e messaggi a tutti gli effetti. Basta annotare un paio di frasi come istruzioni, selezionare il modello giusto e guardare l'e-mail scriversi.

Quando parliamo di modelli di email, non intendiamo nulla di prescritto che devi copiare e incollare. Invece, i nostri modelli guidano l'IA a scrivere da zero il tipo di email corretto per il tuo scopo. Ecco un esempio del nostro modello di richiesta aziendale in azione.

Come puoi vedere, l'e-mail che Flowrite genera per te è personalizzata e sensibile al contesto. Inoltre, non devi ossessionarti su come il destinatario potrebbe percepire le scelte di parole o frasi, poiché puoi selezionare il tono dell'e-mail generata. Errori di ortografia e grammatica? Parla correntemente anche l'inglese. Sindrome dello schermo bianco? Seleziona il modello senza scrivere alcun punto elenco e Flowrite genererà un'e-mail di esempio per te.

Cosa devo togliere da questo?

Ora dovresti capire cos'è una richiesta aziendale (e cosa non lo è), il formato e-mail di richiesta aziendale corretto e alcune best practice per la creazione di corrispondenza aziendale. Ora dovresti essere chiaro su come scrivere un'e-mail di richiesta aziendale.

Gli esempi che abbiamo fornito dimostrano come puoi creare richieste commerciali dirette e dettagliate che ti diano la sicurezza di crearne di tue.

Il nostro ultimo consiglio è di astenersi dal copiare e incollare e introdurre un po' di personalità nelle tue comunicazioni professionali.