Come formattare una lettera commerciale in 7 passaggi

Scrivere una lettera commerciale formale può sembrare un compito intimidatorio e non deve essere difficile. Esistono regole stabilite per il layout e il tono che puoi facilmente seguire per creare una corrispondenza raffinata.

Anche se al giorno d'oggi la maggior parte delle lettere commerciali vengono inviate come documenti digitali, le troverai ancora stampate alla vecchia maniera. Le lettere commerciali possono essere utilizzate per informare le parti interessate, fornire una lettera di referenze, confermare un impiego o condividere un'offerta di lavoro, oltre ad altre importanti lettere commerciali.

In questa guida discuteremo come formattare una lettera per scopi commerciali utilizzando il modulo a blocchi. (Altre opzioni per la formattazione includono il blocco modificato, il semiblocco e i moduli rientrati.)

Andiamo al sodo.

Formattazione di una lettera commerciale

Una lettera commerciale è un documento formalmente scritto che serve a uno scopo ufficiale. Di solito viene inviato da un'azienda a un'altra o a clienti, parti interessate o dipendenti. Le lettere correttamente formattate mostrano struttura, uniformità e organizzazione.

Ecco a cosa devi prestare attenzione quando formatti la tua lettera commerciale.

• margini
• spaziatura
• dimensione del carattere
• indirizzo
• carta intestata
• giustificazione

Come formattare una lettera commerciale

La formattazione di una lettera commerciale non deve essere scoraggiante. Esiste un semplice processo in sei fasi che ha avuto origine nel XII secolo. Questo accadde nove secoli fa! Segui questo metodo collaudato per strutturare in modo efficiente ed efficace la corrispondenza formale.

1 Impostazioni del documento

Prima di iniziare a scrivere la tua lettera commerciale, imposta il carattere su Times New Roman o Arial, dimensione carattere 12. Allinea il testo a sinistra e assicurati che la tua scrittura sia a interlinea singola, con una riga vuota tra i paragrafi. Dovrebbe essere presente un margine di due pollici nella parte superiore e inferiore del documento e un margine di un pollice su entrambi i lati.

2 Informazioni di contatto e data

Nella parte superiore della lettera, aggiungi la tua carta intestata, che include il nome di una persona o di un'azienda e i dettagli di contatto. La carta intestata è spesso centrata o allineata a sinistra nella parte superiore del documento con il nome e il logo dell'azienda (se pertinente) nella riga superiore e altre informazioni pertinenti, come la posizione e i dettagli di contatto nelle righe sottostanti, sebbene tali informazioni siano opzionale.

Sotto la carta intestata, aggiungi le informazioni di contatto sia tue che del destinatario. Di seguito sono riportate le informazioni che dovresti elencare all'inizio della tua lettera, nell'ordine in cui dovrebbero apparire.

• il tuo nome
• il tuo titolo professionale
• la tua azienda
• il tuo indirizzo commerciale
• il numero di telefono della tua attività
• il tuo indirizzo email aziendale

Salta una riga alla fine delle tue informazioni e inserisci la data in cui stai scrivendo la lettera. Quindi salta un'altra riga prima di aggiungere le informazioni del destinatario.

• il nome del destinatario
• il titolo del destinatario
• l'azienda del destinatario
• l'indirizzo dell'azienda del destinatario

Ancora una volta, salta una riga e, in grassetto, aggiungi l'oggetto della tua lettera.

3 Saluto

Una lettera commerciale dovrebbe essere un documento formale. Il saluto dovrebbe corrispondere alla natura professionale della lettera.

Ecco alcuni saluti che potresti usare per una lettera commerciale.

• Per chi è coinvolto
• Caro signor/signora/signore. / Dott. [Cognome]
• Gentile [Nome] (se hai una relazione informale con il destinatario)

4 Corpo

Ora è il momento di scrivere. Utilizzando righe a interlinea singola con uno spazio aggiuntivo tra ciascun paragrafo, redige il corpo della lettera commerciale. Il corpo della maggior parte delle lettere commerciali è suddiviso in tre parti. Cerca di mantenere la lettera su una singola pagina, che è preferibile.

• Introduzione:mostra lo scopo della tua lettera. Spiega perché lo stai scrivendo, cosa speri di ottenere e una rapida panoramica delle informazioni importanti che tratterai.
• Testo principale: fornisci dettagli sulle informazioni importanti che hai delineato nel paragrafo introduttivo. Può contenere da uno a cinque paragrafi.
• Conclusione: riassumi tutto ciò di cui hai discusso. Includi, se pertinente, un invito all'azione o i passaggi successivi.

5 Chiusura e firma

Può sembrare imbarazzante terminare una lettera. Tuttavia, una chiusura abusata e cliché può in realtà essere la soluzione perfetta per una lettera professionale. Sia che tu scelga una chiusura formale o informale, mantienila professionale. Queste sono alcune possibilità.

• Sinceramente
• Rispettosamente
• Cordialmente
• Migliore
• Grazie
• Saluti

Sotto la chiusura, lascia da quattro a sei righe vuote in modo da poter firmare il documento dopo averlo stampato o tramite un'applicazione di firma elettronica. Dopo queste quattro righe, digita il tuo nome completo e il titolo nella riga sotto il tuo nome.

6 Involucri (opzionali)

Se hai dei documenti che vuoi includere nella tua lettera, come un modulo o un curriculum, puoi annotarlo scrivendo "Allegato(i):" seguito da un elenco degli altri documenti, poche righe sotto la chiusura.

7 Revisione

Prima di inviare la tua lettera, prenditi il ​​tempo per correggerla. Una lettera professionale non è solo formattata correttamente, ma anche la grammatica, la punteggiatura e l'ortografia dovrebbero essere prive di errori. Esegui un controllo grammaticale e considera il tuo tono per assicurarti di sembrare professionale.

Esempi di formati di lettere commerciali

1 Esempio di lettera commerciale in modulo a blocchi

Whoville, Inc.

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

1 novembre 2023

Mr. Ethan Grinch Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

Oggetto: Logistica delle celebrazioni natalizie

Caro signor Grinch,

Ti scrivo per chiederti il ​​tuo aiuto per rendere la nostra celebrazione del Natale più grande e luminosa che mai. Dato che ci hai aiutato in passato facilitando la celebrazione, speriamo che sarai disposto a dare il tuo contributo anche quest'anno.

Sto immaginando un abete bianco alto 84 piedi per il nostro albero di Natale quest'anno, uno di Auburn, Pennsylvania. Richiederà una certa logistica di trasporto. Inoltre speriamo di organizzare gite in slitta con vere renne. Come l'anno scorso avremo con noi il cartello della città. Inoltre, vorremmo allestire un anfiteatro mobile nel centro della città con luci, stelle filanti e una macchina della nebbia per iniziare lo spettacolo.

Quest'anno stiamo cercando finanziamenti per l'albero di Natale e il suo trasporto a Whoville. Tuttavia, saremo lieti di accettare qualsiasi altra assistenza che potrai fornire. Fammi sapere per cosa vorresti aiutarmi e ti contatterò per ulteriori informazioni.

Migliore,

[firma]

Cindy Lou Who Capo organizzatore del Natale Whoville, Inc.

Allegati: Foglio costi dell'albero di Natale, elenco delle opportunità di volontariato

2. Esempio di lettera commerciale con modulo a blocchi

 PROPRIETÀ DEL GRANDE ORSO 

UNA SOCIETÀ A RESPONSABILITÀ LIMITATA

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

17 marzo 2023

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

Oggetto: Prova di occupazione

Cara Amanda,

Una tua dipendente, Hayley McPhee, ha fatto domanda per un appartamento in uno dei nostri complessi di appartamenti. Ti sto contattando per avere la prova dell'occupazione.

Affinché la sua domanda di alloggio venga approvata, ho bisogno di una prova dell'occupazione e di informazioni sullo stipendio. Si prega di inviarlo all'indirizzo indicato all'inizio di questa lettera al più presto possibile. Posso anche accettare queste informazioni via e-mail se puoi allegarle come PDF.

Ecco un breve riepilogo delle informazioni che cerco per questa applicazione.

• Una lettera che attesta il suo impiego
• Riepilogo stipendio

Migliore,

[firma]

Joanne Scott Big Bear Proprietà, LLC