7 migliori esempi di scrittura aziendale: una guida per scrittori aziendali

La scrittura aziendale è disponibile in molte forme e dimensioni. Studia questi 7 esempi di scrittura aziendale per imparare a utilizzare la comunicazione scritta nella tua azienda.

La scrittura aziendale fa parte delle operazioni aziendali quotidiane, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda. La struttura della frase, la scelta delle parole e la formattazione di una comunicazione aziendale sono specifiche del tipo di documento inviato. I dipendenti a cui viene chiesto di creare un documento aziendale devono comprendere i diversi tipi di scrittura aziendale disponibili. Diversi suggerimenti di scrittura generali si applicano a tutti i tipi di scrittura aziendale, tra cui:

• Scrivi con voce attiva, non con voce passiva
• Sii conciso e diretto nella tua comunicazione
• Impegnati a evitare errori di battitura correggendo le bozze e utilizzando programmi di grammatica e controllo ortografico
• Evita il gergo e le parole d'ordine
• Usa gli acronimi con parsimonia

Inoltre, chiunque scriva per un'azienda deve impegnarsi a lavorare senza errori. La maggior parte delle aziende avrà guide alla scrittura che coprono lo stile e il tono dei loro documenti scritti, e anche gli scrittori dovrebbero studiarli. Tuttavia, c'è una certa varietà all'interno dei diversi tipi di scrittura utilizzati negli affari. Ecco un elenco di esempi di scrittura aziendale che puoi studiare per creare opere scritte meglio per la tua azienda o organizzazione.

1. Lettere commerciali

Le lettere commerciali sono una forma di scrittura commerciale transazionale. Una lettera commerciale è un documento scritto formale inviato da una persona all'interno di un'organizzazione a un'altra. Ci sono molte volte in cui qualcuno potrebbe aver bisogno di utilizzare questo tipo di comunicazione aziendale, tra cui:

• Lettere di proposte commerciali: queste lettere propongono un accordo commerciale tra due parti e delineano i termini di tale accordo.
• Lettera di raccomandazione: una lettera di raccomandazione viene inviata a un potenziale datore di lavoro per raccomandare un candidato per una posizione.
• Lettere di follow-up: dopo un colloquio o altra comunicazione di persona, i professionisti aziendali di solito inviano una lettera di follow-up che copre la conversazione o il colloquio e tutte le domande che sorgono in seguito.
• Lettera di offerta: una lettera di offerta delinea i termini di un'offerta commerciale, di solito quando un'offerta di lavoro è sul tavolo.
• Lettera di accompagnamento : una lettera di accompagnamento accompagna un curriculum o una domanda di lavoro.
• Lettera di dimissioni: questa lettera informa un'azienda che stai dando un preavviso per lasciare il tuo lavoro. La maggior parte delle aziende richiede una lettera di dimissioni entro poche settimane dalla data di scadenza.

Ecco un modello che puoi utilizzare quando scrivi una lettera commerciale. Tieni presente che salterai una riga tra ogni sezione:

• Le sue informazioni di contatto
• Data nel formato mese, giorno, anno
• Titolo di lavoro, nome dell'azienda e indirizzo del destinatario
• Saluto, di solito nel formato "Nome della persona cara".
• Corpo della lettera, interlinea singola per ogni paragrafo con uno spazio tra di loro.
• Invito all'azione per terminare il corpo della lettera che include e-mail e numero di telefono, se appropriato.
• Chiusura nel formato "Rispettosamente tuo",
• Firma manoscritta
• Nome digitato

Ecco come potrebbe apparire:

John Smith
123 Drury Lane
New York, NY 12345

20 aprile 2021

Sara Collins
Direttore, Risorse Umane
Tecnico ACME
123 Strada Commerciale
New York, NY 12345

Gentile signora Collins,

Ti scrivo per parlarti del nostro prossimo evento tecnologico a New York e per invitarti a essere un relatore principale. L'evento si terrà dal 15 al 18 settembre presso l'hotel Raddison.

Negli ultimi cinque anni, ho osservato la tua esperienza nelle risorse umane mentre facevi crescere ACME Tech e assumevi nuove persone. Crediamo che sarai una risorsa per i nostri partecipanti che sono alla ricerca di modi migliori per integrare i loro nuovi assunti nelle loro aziende tecnologiche.

Il pacchetto del tuo relatore includerà vitto, alloggio e un modesto compenso.

In caso di domande, non esitare a contattarmi all'indirizzo [email protected] o chiama il numero 444-444-4444. Aspetto tue notizie.

Cordiali saluti

(Firma)

John Smith

2. Email aziendali

Le e-mail aziendali hanno una struttura simile alle lettere commerciali. Tuttavia, contengono anche una riga dell'oggetto. In questa forma di comunicazione professionale, vorrai che la riga dell'oggetto indichi da chi proviene l'e-mail e perché è stata inviata. All'interno dell'e-mail, seguirai lo stesso formato di una lettera commerciale ma salterai le informazioni di contatto e la data in alto. La struttura della lettera dovrebbe essere simile. Nella firma, chiudi la lettera con il tuo nome, titolo, numero di telefono e indirizzo email. Ecco come potresti adattare la lettera commerciale precedente per adattarla al formato dell'e-mail:

Oggetto: Invito al relatore principale di settembre

Gentile signora Collins,

Ti scrivo per parlarti del nostro prossimo evento tecnologico a New York e per invitarti a essere un relatore principale. L'evento si terrà dal 15 al 18 settembre presso l'hotel Raddison.

Negli ultimi cinque anni, ho osservato la tua esperienza nelle risorse umane mentre facevi crescere ACME Tech e assumevi nuove persone. Crediamo che sarai una risorsa per i nostri partecipanti che sono alla ricerca di modi migliori per integrare i loro nuovi assunti nelle loro aziende tecnologiche.

Il pacchetto del tuo relatore includerà vitto, alloggio e un modesto compenso.

In caso di domande, contattami all'indirizzo [email protected] o chiama il numero 444-444-4444. Aspetto tue notizie.

Cordiali saluti

John Smith, coordinatore del marketing, Tech Events Inc.

[email protected] 444-444-4444

3. Memo

Un promemoria o memorandum è una forma di comunicazione breve e concisa solitamente inviata a un gruppo di persone all'interno di un'azienda. Viene tipicamente utilizzato per annunciare una sorta ai membri dell'organizzazione. I promemoria hanno un modello specifico per l'intestazione, che è:

• MEMORANDUM
• A: (nomi completi dei lettori e titoli di lavoro)
• DA: (nome completo e titolo del mittente)
• DATA: (data completa)
• SOGGETTO: (breve soggetto che indica in modo completo il punto principale del promemoria)

Il promemoria stesso ha un'introduzione che ribadisce il soggetto in una frase. I paragrafi del corpo forniscono i motivi dell'annuncio o altri scopi del promemoria. Si conclude con un paragrafo conclusivo che riassume i punti e ricorda ai lettori cosa dovrebbero fare con le informazioni contenute. Ecco un esempio di promemoria pratico:

A: Il team delle risorse umane

Da: John Smith, direttore

Data: 20 aprile 2021

Oggetto: Uso inappropriato delle app del telefono durante l'orario di lavoro.

squadra delle risorse umane,

È stato portato alla mia attenzione che alcuni in ufficio trascorrono troppo tempo sull'orologio giocando sui loro telefoni.

Recenti ricerche statistiche hanno rilevato che le persone che trascorrono del tempo sui giochi telefonici costano circa $ 1 milione all'anno per l'azienda media. Questa è una perdita che non possiamo permetterci.

Non vogliamo inserire regole inutili, quindi sii più consapevole dell'uso del tuo telefono. Ricorda, sei in orario aziendale.

Grazie,

John Smith, direttore

4. Manuali

I manuali forniscono informazioni di cui i dipendenti hanno bisogno per svolgere bene il proprio lavoro. Ciò include le regole dell'ufficio o dell'azienda e le procedure che devono essere seguite per lavorare per l'azienda. I manuali dei dipendenti sono essenziali in termini di legalità del lavoro. Se qualcosa non è chiaramente delineato nel manuale, i dipendenti non possono essere ritenuti responsabili di tali azioni. Devono inoltre essere chiari e istruttivi, in modo che i dipendenti possano leggerli e comprendere chiaramente le aspettative. Mentre ogni azienda avrà le proprie regole, alcuni dei componenti della maggior parte dei manuali dei dipendenti includono:

• Missione aziendale e storia
• Dichiarazioni legali
• Codice di abbigliamento
• Orario e compenso
• Politiche per gli straordinari
• Benefici
• Responsabilità e aspettative
• ferie aziendali e permessi retribuiti
• Opportunità di promozione
• Regole di viaggio e rimborso

Mostrare un esempio di manuale è impossibile a causa della sua lunghezza, ma ecco un estratto che mostra come potrebbe suonare un manuale. Questo esempio viene da Indeed.com.

2. Codice di abbigliamento

Ti forniremo quattro magliette con il nostro nome sopra e quattro grembiuli bianchi in vita. Puoi scegliere le tue t-shirt in tre colori e taglie. Sei responsabile di portare a casa le camicie e i grembiuli e di lavarli dopo il tuo turno. Possono essere sostituiti gratuitamente se si rovinano sul lavoro o altrove. I dipendenti possono indossare jeans senza buchi, pantaloni e gonne e pantaloncini non più di sei pollici sopra il ginocchio. Leggings e altri indumenti da allenamento non sono consentiti. Puoi indossare qualsiasi scarpa ma devi essere a punta chiusa per motivi di sicurezza.

5. Rapporti d'affari

I rapporti commerciali sono scritti informativi che mostrano i risultati dell'organizzazione o le informazioni su un progetto. In genere, questi report contengono dati e ricerche e vengono inviati alla dirigenza o alle parti interessate per aiutarli a prendere decisioni per l'azienda. Ci sono molti tipi di report che un'azienda può fare, inclusi report su:

• Conformità
• Indagini
• Fattibilità
• Raccomandazioni per il business

Le parti di un rapporto commerciale includono:

• Sintesi
• Sommario
• introduzione
• Corpo, che può essere costituito da elenchi puntati anziché paragrafi
• Conclusione
• Riferimenti
• Appendice facoltativa

Ecco un esempio di un estratto da un rapporto commerciale:

Nel 2021, ACME Tech ha firmato dieci nuovi clienti e i social media sono stati essenziali per ottenere quei clienti. Questo rapporto riassume la portata della nostra presenza sui social media, fornendo risultati che possono aiutarci a far crescere i nostri sforzi di marketing nel prossimo anno.

6. Ordine del giorno delle riunioni

Anche se l'ideale sarebbe che ogni dipendente partecipasse a ogni riunione, a volte ciò non è possibile. Gli ordini del giorno delle riunioni sono brevi guide agli argomenti trattati in una riunione di lavoro. Questa è anche una delle forme informative della scrittura aziendale. Gli ordini del giorno delle riunioni sono scritti prima della riunione e guidano la direzione della riunione. Sono scritti in forma di contorno o punti elenco in modo che il leader della riunione possa facilmente vedere cosa deve accadere. Dopo la riunione, l'ordine del giorno può essere inviato alle persone che non hanno potuto partecipare, in modo che sappiano cosa è successo. Ecco un esempio di agenda:

AGENDA DELLE RIUNIONI

Data: 20 aprile 2021
Orario: 12:00
Luogo: sala conferenze

DETTAGLI ORDINE DEL GIORNO

Obiettivi: L'obiettivo dell'incontro è discutere le strategie di social media marketing da implementare per il prossimo anno fiscale.

Rivedi le passate campagne sui social media

Tempo: 15 minuti
Scopo: fornire informazioni
Leader: John Smith

un. Mostra esempi di campagne sui social media
b. Esaminare l'efficacia di queste campagne
c. Identifica le campagne che sono state le più efficaci.

7. Comunicati stampa

I comunicati stampa vengono inviati alle principali testate giornalistiche per annunciare cambiamenti o novità all'interno dell'organizzazione. Possono essere utili nel marketing perché mantengono il nome dell'azienda davanti ai suoi potenziali clienti e possono anche aiutare a incoraggiare l'entusiasmo per i cambiamenti positivi per l'azienda. Tuttavia, i comunicati stampa sono usati raramente per cattive notizie, con l'obiettivo di migliorare il marketing con loro. I comunicati stampa utilizzano un tono professionale e buone tecniche di scrittura commerciale. Non sono mai più lunghe di 500 parole e di solito contengono citazioni di dirigenti o parti interessate. Terminano con un contenuto standard "su di noi" che rimanda all'azienda. Ecco un esempio di comunicato stampa:

ACME Tech annuncia il nuovo CEO

Il nuovo leader arriva in un momento di crescita senza precedenti per l'azienda tecnologica di New York.

NEW YORK, NY, 20 aprile 2021 – ACME Tech, un'azienda tecnologica con sede a New York, ha annunciato mercoledì che sta assumendo un nuovo CEO. Gerald Fitzgerald entrerà a far parte dell'azienda a settembre, all'inizio dell'anno fiscale.

Il CEO ad interim ha espresso entusiasmo per l'aggiunta. “Sono entusiasta di portare un leader così forte nella nostra azienda durante una crescita senza precedenti. Non vedo l'ora di collaborare con Gerald per spingere ACME Tech a nuovi livelli".

Si prevede che Fitzgerald si concentrerà fortemente sulla presenza dell'azienda sui social media e sul lancio di prodotti nuovi e innovativi sul mercato.

A proposito di ACME Tech

ACME Tech è un'azienda tecnologica di New York che si concentra su prodotti business-to-business innovativi. Sono noti per i loro prodotti software CRM in particolare.

Cerchi di più? Dai un'occhiata al nostro articolo sulla migliore guida di stile per la scrittura aziendale!