12 migliori consigli di scrittura aziendale che chiunque può usare

Se stai appena iniziando la tua carriera lavorativa o sei un professionista esperto, questi suggerimenti per la scrittura aziendale ti aiuteranno a portare la tua comunicazione sul lavoro a un livello superiore.

Quando sei in una posizione che richiede di creare comunicazioni aziendali di alto livello, è fondamentale lavorare costantemente per sviluppare le tue capacità di scrittura aziendale. Sia che tu stia migliorando la struttura della tua frase per creare una buona scrittura aziendale o che cerchi di aumentare l'uso della voce attiva invece della voce passiva per aumentare la chiarezza della tua scrittura, migliorare le tue abilità può aiutarti a creare una scrittura aziendale più efficace che riceva il tuo messaggio attraverso.

Qui, daremo un'occhiata ad alcuni suggerimenti che puoi utilizzare per creare una comunicazione più efficace e sviluppare migliori tecniche di scrittura aziendale.

1. Conosci il tuo pubblico

Indipendentemente dal tipo di scrittura su cui stai lavorando, conoscere il tuo pubblico è la chiave per utilizzare le giuste capacità di comunicazione che ti faranno capire. Se stai scrivendo un promemoria che descrive in dettaglio le ultime modifiche alla ricerca per i tuoi superiori, adotterai un approccio diverso rispetto alla scrittura di un aggiornamento trimestrale per i membri del consiglio. Quando conosci il tuo pubblico, puoi adattare il tuo documento aziendale per soddisfarlo al suo livello di conoscenza, includendo i termini tecnici con cui ha familiarità o prendendo il tempo e lo spazio necessari per aggiornarlo sugli ultimi cambiamenti nel tuo settore .

2. Argomenti di ricerca accuratamente

Quando si lavora per sviluppare rapidamente una comunicazione aziendale, si può essere tentati solo di fare ricerche a livello superficiale. Invece, prenditi il ​​tuo tempo per approfondire le questioni che stai discutendo. Questa non è solo una mossa intelligente per aiutarti a diventare uno scrittore di affari migliore, ma ti fornirà anche le informazioni di cui hai bisogno quando un supervisore o un membro del consiglio ti ferma inevitabilmente nel corridoio per discutere un punto del tuo pezzo di scrittura.

Se ritieni di aver bisogno di più tempo di quello che il tuo supervisore ha concesso per completare la quantità di ricerca richiesta dalla tua scrittura aziendale, non esitare a contattarli e spiegare come posticipare la scadenza sosterrebbe sia te che l'azienda.

3. Conosci il tuo scopo

Con alcuni tipi di scrittura aziendale, il punto principale è chiaro. Forse stai scrivendo un aggiornamento al tuo team su un problema specifico per cui hai lavorato o stai fornendo al tuo consiglio di amministrazione un aggiornamento finanziario per il trimestre. Questi tipi di comunicazione scritta hanno uno scopo chiaro, che ti consente di rimanere in pista mentre scrivi.

Per altri tipi di comunicazione, tuttavia, può essere più difficile arrivare al punto, soprattutto se non sei sicuro di quale sia il punto. Se stai scrivendo un aggiornamento ai componenti o fornendo un rapporto sui progressi al tuo capo, fai del tuo meglio per chiarire i punti su cui stai lavorando prima di iniziare a scrivere. Il tuo lavoro sarà più accessibile e il tuo pubblico apprezzerà il tuo approccio conciso.

4. Anticipa le domande

Quando arrivi alla fine della tua attività di scrittura, prenditi un momento per immaginare di essere un membro del tuo pubblico. Fai del tuo meglio per assumere il loro livello di conoscenza del tuo lavoro. Ora, torna all'inizio della tua scrittura e prova a leggerla attraverso i loro occhi. Quali domande avrebbero probabilmente? Quali parti della tua scrittura sarebbero difficili da capire per loro? Anticipando le domande che il tuo pubblico potrebbe avere e inserendo le risposte nella tua scrittura, puoi creare una comunicazione più precisa ed efficace.

5. Schema prima di scrivere

Una volta che conosci lo scopo della tua scrittura aziendale, può essere utile sviluppare uno schema prima di iniziare il tuo vero lavoro di scrittura. Mettere i tuoi punti principali su carta può rendere più facile scavare nell'introduzione della tua scrittura e può aiutarti a decidere quanto tempo e spazio dedicare a ciascuna area di interesse. Se stai lottando per completare lo schema, non preoccuparti: anche annotare uno o due punti principali e alcuni dettagli di supporto può aiutarti a muoverti nella giusta direzione quando non sai da dove iniziare.

6. Evita di complicare eccessivamente

Può essere allettante mostrare la tua conoscenza del settore quando scrivi per affari, ma resisti all'impulso di esagerare con il gergo tecnico quando scrivi. Se c'è una semplice alternativa a una parola complicata, usala. Quando mantieni la tua scrittura semplice, rendi più facile per il tuo pubblico capire le tue idee.

Sebbene il tuo pubblico probabilmente leggerà a un livello elevato, è consigliabile mirare a un livello di lettura delle scuole medie o superiori nel tuo lavoro. Non stai cercando di insegnare a un corso universitario quando invii una comunicazione aziendale: stai cercando di trasmettere un'idea al tuo pubblico in modo rapido, efficiente e sensato. Non preoccuparti di cercare di impressionare le persone nel mondo degli affari con un vocabolario di fantasia. Saranno molto più impressionati dalla tua capacità di articolare i tuoi punti in modo semplice ma accurato.

7. Leggilo

Quando leggi il tuo lavoro ad alta voce, può essere più facile trovare punti con frasi scomode o grammatica errata. Spesso i nostri occhi sfiorano questi problemi durante il processo di correzione delle bozze. Se ti senti a tuo agio, chiedere a un amico di leggere il tuo lavoro ad alta voce può darti una prospettiva più ampia su come la tua scrittura si presenterà al tuo pubblico. Cerca di non essere troppo duro con te stesso per i semplici errori quando ascolti il ​​tuo lavoro: torna indietro e apporta le correzioni necessarie prima di procedere con l'invio della tua comunicazione agli altri.

8. Elimina il riempitivo

Può essere allettante riempire il corpo della tua e-mail o di altre comunicazioni commerciali con parole di riempimento, soprattutto se stai cercando di dimostrare di comprendere a fondo l'attività. Nel mondo degli affari, tuttavia, la verbosità non necessaria è disapprovata. Ti consigliamo di mantenere la tua scrittura il più concisa possibile. Chiediti se il tuo pubblico sta ottenendo le informazioni di cui ha bisogno dalla tua comunicazione e, in tal caso, finiscila qui. Se devi compilare uno spazio in una newsletter o in un altro tipo di aggiornamento e non disponi di informazioni pertinenti, chiedi al tuo supervisore se puoi contattare un altro dipartimento per combinare gli aggiornamenti.

9. Dimentica il gergo aziendale

Quando finisci di scrivere la tua attività, prenditi un minuto per tornare indietro e cercare le parole che la maggior parte delle persone non capirebbe. Tuttavia, non è un problema se hai termini specifici del settore che non puoi modificare. Se hai usato il gergo inutilmente, toglilo e vai con una parola meno complicata.

Le parole d'ordine non convinceranno il tuo pubblico che sai di cosa stai parlando e possono togliere il tono professionale che vuoi ottenere nella tua comunicazione aziendale. Vuoi rendere il più semplice possibile per le persone che leggono la tua comunicazione aziendale per capire cosa stai cercando di dire. Mantenere il tuo vocabolario semplice può rendere più efficiente la lettura della tua comunicazione.

10. Chiedi aiuto

Se sei nuovo nella scrittura aziendale, può essere difficile capire esattamente come organizzare le tue comunicazioni aziendali. Ciò può essere particolarmente vero se il tuo stile di scrittura è in genere più adatto ai social media o alla scrittura persuasiva o se non hai mai lavorato come scrittore professionista in veste aziendale.

Quando chiedi ad altri un feedback sulla tua scrittura aziendale, fai sapere loro che non stai solo chiedendo aiuto con errori di battitura. Invece, dì loro che desideri un feedback su come rendere la tua scrittura più concisa e appropriata per il tuo pubblico. È una mossa intelligente eseguire la tua prima bozza di lettere commerciali e altre comunicazioni dal tuo supervisore o direttore della comunicazione, soprattutto se ti stai ancora abituando alla guida di stile della tua azienda.

11. Impegnati a migliorare

Quando hai appena iniziato a scrivere per affari, è logico che ti sentirai insicuro e nervoso se stai comunicando con i tuoi colleghi e superiori nello stile e nel formato corretti. Come ogni nuova abilità, può volerci del tempo per sviluppare la tua scrittura tecnica. Rimanere impegnati a migliorare non solo attirerà l'attenzione del tuo supervisore, ma contribuirà anche ad aumentare la tua fiducia. Usare i correttori ortografici, seguire corsi di scrittura online o di persona e usare i correttori grammaticali (come Grammarly e l'editor di Hemingway) può aiutarti a rafforzare la tua fiducia nelle tue capacità di scrittura aziendale.

12. Usa un correttore grammaticale

Un buon correttore grammaticale è il modo più semplice per trovare e correggere rapidamente errori di grammatica e punteggiatura nei rapporti, nelle e-mail e nei documenti aziendali. Puoi installare un correttore grammaticale come app desktop o plug-in per il tuo strumento di scrittura e-mail o elaboratore di testi preferito. Dovrebbe individuare questi errori quasi istantaneamente. Quindi, puoi trovare e correggere più errori grammaticali di quelli che il correttore grammaticale integrato nel tuo sistema operativo rileverà.

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