Come scrivere l'e-mail di rifiuto del candidato perfetto
Pubblicato: 2022-03-22Dire a un potenziale candidato che non ha un lavoro è una delle cose più difficili che chiunque possa fare, ma è fondamentale che tu lo faccia. Le persone in cerca di lavoro hanno impiegato tempo, fatica e, in alcuni casi, spese per presentare una domanda e partecipare a un colloquio, quindi il minimo che puoi fare è dire loro se non hanno un lavoro.
Le migliori e-mail di rifiuto del candidato sono personali e professionali e forniscono un feedback sufficiente a chi cerca lavoro. Trovano il giusto equilibrio tra essere positivi, informativi e incoraggianti pur continuando a dire di no.
Fallo bene e puoi migliorare la reputazione della tua attività. Se sbagli, un'e-mail di rifiuto del lavoro può diffondersi rapidamente in tutto il mondo, danneggiando la tua reputazione e credibilità.
Quindi, come si scrive la lettera di rifiuto del candidato perfetto? Leggi la nostra guida per scoprirlo.
Che cos'è un'e-mail di rifiuto?
Una risposta via e-mail di rifiuto del lavoro è una cortesia professionale per chi cerca lavoro che non ha avuto successo dopo aver presentato una domanda o aver partecipato a un colloquio.
Una volta che hai deciso chi intervistare o assumere, è essenziale informare i candidati che non hanno successo il prima possibile.
Non ci sono regole reali sulle e-mail di rifiuto del lavoro, ma dovresti assolutamente inviarne una. Purtroppo, molte organizzazioni non si preoccupano.
Piattaforma di lavoro Workable ha rilevato che il 75% delle persone in cerca di lavoro non riceve mai una risposta dopo aver inviato una domanda. Un ulteriore 60% non ha mai ricevuto alcun feedback dopo un colloquio.
Perché devo essere informato sulle e-mail di rifiuto del lavoro?
Il compito di redigere una lettera di rifiuto è spesso delegato a personale che potrebbe non essere stato coinvolto nel processo di selezione. La chiave è trovare il giusto tono tra l'essere incoraggiante e positivo ma onesto e professionale.
Se non hai mai scritto una lettera di rifiuto del richiedente prima, può richiedere un po' di pratica prima di trovare tutte le note giuste. Anche i reclutatori esperti potrebbero scoprire che le e-mail di rifiuto possono essere difficili da creare.
Dire a qualcuno cattive notizie è sempre complicato, ma scrivere lettere di rifiuto è particolarmente impegnativo. Le persone in cerca di lavoro vengono coinvolte emotivamente nel processo di reclutamento e il rifiuto può essere difficile da accettare.
Dalla domanda a un appuntamento, il processo di reclutamento richiede in media 27 giorni, ha scoperto Glassdoor. Se i candidati sono stati invitati a un colloquio e hanno incontrato potenziali datori di lavoro, un "no" può essere difficile da accettare. Se rifiutati, chi cerca lavoro sperimenterà una serie di emozioni, tra cui delusione, rabbia e frustrazione.
Una lettera mancante o scritta male potrebbe danneggiare il concetto di sé del destinatario e le intenzioni future di potenziali reclute", hanno scoperto i ricercatori. In poche parole, una cattiva lettera di rifiuto potrebbe causare danni permanenti alla salute mentale di qualcuno.
In un altro studio, gli accademici hanno scoperto che i candidati rifiutati senza ricevere corrispondenza erano più propensi a credere che l'organizzazione non avesse adempiuto ai propri obblighi. Coloro che non hanno ricevuto una lettera di rifiuto personalizzata avevano quelle che i ricercatori descrivono come "intenzioni più negative" nei confronti dell'organizzazione.
Una lettera di rifiuto scritta bene può ottenere tre risultati:
- Fornisci prontamente le notizie essenziali.
- Fornire una chiusura emotiva per chi cerca lavoro.
- Proteggi la reputazione e migliora la loro percezione della tua organizzazione.
Una lettera di rifiuto prima del colloquio o un'e-mail di rifiuto dopo il colloquio di lavoro può essere breve o lunga quanto desideri, ma deve contenere alcuni dettagli che tratteremo in seguito.
Cosa rende eccellente un'e-mail di rifiuto del candidato?
Abbiamo già scritto sull'etichetta professionale dell'e-mail, ma una lettera di rifiuto per le offerte di lavoro è leggermente diversa. La nostra ricerca ha identificato che ci sono quattro parti fondamentali di qualsiasi e-mail di rifiuto riuscita.
- Ringraziare il richiedente
- Dai la cattiva notizia
- Spiega i motivi
- Termina positivamente
Diamo un'occhiata a questi in modo più dettagliato.
1. Ringraziare il richiedente
Le persone in cerca di lavoro hanno investito tempo e fatica per candidarsi. Sono entusiasti, eccitati e hanno investito emotivamente nel processo. Fare domanda per un lavoro è difficile e rifiutare è ancora più difficile. Quindi, è essenziale riconoscerlo ringraziandoli per il loro impegno.
2. Dai la cattiva notizia
Le lettere di rifiuto riguardano cattive notizie, quindi sii chiaro e diretto. Se è un no, allora dillo.
La tua risposta deve essere definitiva e non lasciare che il richiedente si illuda di avere una possibilità. Una rottura netta è l'approccio più equo.
3. Spiegare i motivi
È fondamentale che tu spieghi perché la persona non ha ottenuto un lavoro.
Puoi inserire tutti i dettagli qui che desideri. In alcuni casi, potrebbe essere semplice come affermare che c'erano candidati più adatti o potresti voler fornire un feedback lungo e dettagliato. Vedi i nostri esempi qui sotto per qualche ispirazione.
Anche un breve feedback è meglio di nessun feedback.
4. Termina positivamente
È essenziale terminare la tua e-mail con una nota positiva. Non hai dato un lavoro a questa persona, ma c'è un ruolo là fuori per loro.
Ringraziare il candidato, riconoscere i suoi punti di forza e incoraggiarlo a presentare nuovamente domanda. Se sei pronto a proseguire, offri di fornire un feedback al richiedente.
Come rifiutare un candidato tramite e-mail
Hai letto il nostro framework per costruire l'e-mail perfetta, ma potresti chiederti come si traduce in un'e-mail di rifiuto? Diamo un'occhiata ad alcuni dei suggerimenti cruciali per scrivere una lettera di rifiuto dell'applicazione.
1. Usa il nome della persona
Potrebbe essere allettante inviare un'e-mail di gruppo a tutti gli intervistati, ma non farlo. Rivolgiti sempre alla persona per nome. Lo apprezzeranno.
Preferiamo usare il nome perché suona molto più personale. Puoi saperne di più su come avviare un'e-mail professionale nel nostro blog di approfondimento.
2. Ringraziali per aver fatto domanda
Ogni domanda e colloquio rappresentano ore di lavoro per conto di una persona in cerca di lavoro, quindi un ringraziamento non è solo il benvenuto; è una necessità.
Grazie per aver dedicato del tempo per candidarti alla posizione di UX Designer.
3. Inizia con le cattive notizie (e non scusarti per aver scelto il miglior candidato)
Dì subito alle persone che non hanno avuto successo. Non lasciarlo alla fine dell'e-mail per dare le cattive notizie. Le persone in cerca di lavoro leggeranno e rileggeranno la tua email, quindi sii chiaro, non vago.
Ad esempio :
- In questa occasione, abbiamo deciso di non portare oltre la tua richiesta.
- Ti scrivo per informarti che non sei stato selezionato per un colloquio.
- Sfortunatamente, al momento non procederemo con la tua richiesta.
Potresti voler chiedere scusa ma non farlo. Le decisioni che prendi sono ciò che è meglio per la tua attività e non c'è bisogno di scusarsi.
4. Sii personale
Trascorrere un po' di tempo a riflettere sull'esperienza di un candidato può far sentire a chi cerca lavoro la tua decisione presa in considerazione e giusta. Un rifiuto senza spiegazione può portare a confusione, frustrazione e turbamento.
5. Se ti offri di fornire un feedback, assicurati di volerlo davvero
Tante organizzazioni si offrono di fornire feedback ma non lo fanno (per molte ragioni). Se non sei pronto a fornire un feedback, non offrirti di farlo.
6. Incoraggiarli a presentare nuovamente domanda
La porta non è mai chiusa ai grandi candidati, quindi incoraggiali a candidarsi di nuovo. Includi dettagli su come possono cercare nuove opportunità.
Puoi suggerire alle persone in cerca di lavoro di connettersi con te su piattaforme di social media come LinkedIn per conoscere nuove opportunità.
7. Termina professionalmente
Abbiamo scritto un blog dettagliato sulle migliori pratiche per terminare le email professionali. Controlla.
8. Correggi tutte le email
Non c'è niente di peggio di un'e-mail di rifiuto scritta male, quindi assicurati di controllarla prima di inviarla.
Quanto dovrebbe essere lunga la mia lettera di rifiuto?
Non c'è una risposta giusta o sbagliata. La prima cosa è scrivere una lettera di rifiuto del lavoro. Così tante aziende e organizzazioni non fanno nemmeno questo passo.
Una buona guida è che più a lungo qualcuno è stato coinvolto nel processo di selezione del lavoro, più dettagliata dovrebbe essere una lettera di rifiuto del candidato. Nella maggior parte dei casi sono sufficienti tre o quattro paragrafi.
Riga dell'oggetto dell'e-mail di rifiuto
È meglio mantenere le cose semplici, chiare e professionali. Ti consigliamo di elencare il titolo del lavoro nella riga dell'oggetto. Ad esempio, potresti usare quanto segue.
Modello di email di rifiuto
Dovresti personalizzare le tue email di rifiuto per ogni ruolo e ogni organizzazione, ma ecco alcuni esempi di base che puoi seguire.
Esempio 1: email di rifiuto del candidato di base
Questa è una lettera di rifiuto piuttosto standard che è su misura per la persona. È professionale, al punto e chiaro.
Esempio 2: Lettera di rifiuto formale
Se stai scrivendo per conto di qualcun altro, mantienilo breve e formale. Ecco un esempio.
Esempio 3: email di rifiuto dettagliata
Se sei pronto a fornire un feedback dettagliato, può essere molto vantaggioso per chi cerca lavoro. Questo modello è una lettera di rifiuto di esempio adatta dopo l'intervista. È modellato sull'e-mail di rifiuto utilizzata da Apple.
Esempio 4: email personale di rifiuto del lavoro
Se gestisci tu stesso un'impresa e vuoi fare qualcosa di leggermente diverso (pur seguendo i nostri principi di base), allora perché no?
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