Come scegliere il canale di comunicazione giusto per ogni attività

Comunichiamo con i colleghi durante la giornata lavorativa in vari modi. Ma a volte è difficile sapere quale canale è il migliore per ogni messaggio. È meglio inviare messaggi in DM a qualcuno su una piattaforma di messaggistica o inviare un'e-mail? Pubblicare un feedback in un canale pubblico o inviarlo in privato? Mettere giù pensieri in un documento condiviso o condividerli in una telefonata?

Ci sono buone probabilità che il tuo strumento di comunicazione professionale predefinito sia l'e-mail. Secondo l' Harvard Business Review , i lavoratori trascorrono l'80% del loro tempo comunicando con i colleghi via e-mail. Sebbene sia chiaramente una scelta popolare, non è sempre il miglior metodo di comunicazione per tutti gli scenari.

Ma con così tanti canali di comunicazione disponibili sul posto di lavoro, potrebbe non essere sempre ovvio quale sia la modalità più efficace. Ecco una guida ai diversi canali, a come possono essere utilizzati all'interno del tuo team e a come scegliere il migliore del momento.

Comunicazione asincrona e sincrona

Prima di determinare quale tipo di canale si adatta meglio alle tue esigenze, è utile capire come interagire con i tuoi colleghi per trasmettere il tuo messaggio. Analizzeremo due tipi di comunicazione: asincrona e sincrona.

Potrebbe sembrare complesso, ma comprendere le differenze tra comunicazione asincrona e sincrona è abbastanza semplice. Asincrono significa che la comunicazione "non esiste o si verifica contemporaneamente". Un esempio è l'invio di una lettera. Sincrono , quindi, significa "esistente o che si verifica nello stesso momento" e descrive dove le parti sono presenti e interagiscono contemporaneamente, ad esempio in una telefonata. La comunicazione asincrona non consente una risposta immediata, mentre la comunicazione sincrona richiede l'elaborazione delle informazioni, seguita da una risposta, in tempo reale.

Quando decidi quale canale di comunicazione utilizzare, dovrai riflettere sulla cultura della tua azienda e sulle tue aspettative riguardo al messaggio che stai comunicando.

Ad esempio, supponiamo che tu debba discutere di una questione personale con il tuo manager. Preferiscono un'e-mail per la quale possono preparare una risposta e seguire la propria sequenza temporale o incoraggiano la pianificazione di un incontro individuale? Se è quest'ultimo, un metodo di comunicazione sincrono, come un incontro di persona, potrebbe essere appropriato.

Tipi di canali di comunicazione

Hub aziendale o intranet

Ideale per: relazione annuale; e follow-up organizzativi

In quanto canale di comunicazione asincrono accessibile a un vasto pubblico, un hub intranet o online funge da dashboard di movimento di alto livello all'interno di un'organizzazione. Aiuta a inviare un messaggio coerente su una piattaforma centralizzata e ufficiale.

Inoltre, mantiene le risorse e le informazioni disponibili a tutti i livelli all'interno di un'organizzazione.

E-mail

Ideale per: condivisione di aggiornamenti e risultati con un team o interdipartimentale; e la risoluzione dei problemi che non è urgente

L'e-mail è un tipo di comunicazione asincrono che stabilisce l'aspettativa che la risposta di un destinatario non sia necessaria immediatamente. I messaggi inviati tramite e-mail possono essere indirizzati a un individuo oa un piccolo gruppo. Ad esempio, è possibile inviare un'e-mail a un team in merito a un nuovo processo di protocollo che entrerà in vigore la settimana successiva.

Questo metodo è efficace perché consente al mittente di condividere le stesse informazioni con più persone e offre ai destinatari il tempo di elaborare le informazioni e condividere il loro input. Per un maggiore successo con questo canale, scopri di più sull'etichetta e-mail aziendale .

Riunioni

Ideale per: risoluzione dei rapporto di costruzione; discutere di informazioni sensibili e/o private; comunicare feedback difficili ; questioni urgenti; e collaborazione e coordinamento

Sebbene esista una cosa come il "burnout delle riunioni", le riunioni sono un canale di comunicazione vitale in qualsiasi organizzazione. Indipendentemente dal fatto che tu abbia organizzato una riunione di persona o una videoconferenza, le riunioni produttive possono aiutare i team a risolvere problemi complessi. Incoraggia il brainstorming in loco, la collaborazione e persino la negoziazione.

Le riunioni possono anche essere utili per le interazioni individuali, in particolare per sviluppare rapporti e comunicare feedback sulle prestazioni. Tuttavia, non tutte le riunioni sono efficaci; padroneggiare un riepilogo di una riunione è un ottimo modo per garantire la conservazione delle informazioni chiave.

Piattaforme di messaggistica

Ideale per: costruire la cultura aziendale; e la collaborazione tra più persone e team

Le app di messaggistica, come Slack, sono più popolari con più dipendenti che lavorano in remoto. Sebbene a volte la messaggistica possa sembrare distante, offre agli utenti opzioni di comunicazione sia asincrona che sincrona.

Ad esempio, un canale pubblico può essere utilizzato per gli aggiornamenti settimanali in corso sui progetti tra i team o come luogo per creare connessioni interpersonali e chattare sui fine settimana dei compagni di squadra. Allo stesso modo, le funzionalità di messaggistica o commenti, all'interno di sistemi di gestione dei progetti come Asana o Trello, sono utili per porre domande o fornire feedback su un particolare progetto o attività.

Telefonata o videochiamata

Ideale per: risoluzione dei problemi in una situazione di emergenza; messaggi molto importanti; modifiche dell'ultimo minuto

Se non è possibile impostare una riunione, l'opzione migliore per la comunicazione sincrona potrebbe essere una telefonata. Le telefonate sono pratiche quando si trasmettono idee o informazioni complesse che potrebbero generare molte domande.

È anche un'alternativa ideale alla comunicazione faccia a faccia, soprattutto quando si comunica un messaggio sensibile o carico di emozioni. Questo perché, sebbene una telefonata possa mancare di segnali di comunicazione visiva, offre il vantaggio di segnali tonali tra i chiamanti.

Il tipo di canale di comunicazione adatto a una determinata situazione dipende da alcuni fattori. Comprendendo i vantaggi di ciascun canale, capirai meglio quale opzione di comunicazione è più efficace per il tuo obiettivo.