Come creare un punto chiaro e assertivo sull'e-mail

Dare a qualcuno molto lavoro da fare, assumersi una nuova responsabilità, chiedere un margine di manovra, chiedere un favore, essere in disaccordo con qualcuno, esprimere un'opinione forte o semplicemente salutarlo dopo un lungo silenzio radiofonico: questi argomenti sono difficili nella conversazione e quando stai cercando di affrontare un argomento difficile tramite e-mail, la posta in gioco può essere ancora di più.

Grammarly ha messo insieme una guida delle migliori pratiche per inviare e-mail su argomenti difficili senza apparire aggressiva, esigente o scortese. Quando arriva il momento di inviare una tale e-mail, assicurati di prendere AIM.

Che cos'è AIM, chiedi? Riguarda il tuo pubblico, l'intento e il messaggio. È un suggerimento utile per le comunicazioni strategiche in generale e può tornare molto utile quando scrivi un'e-mail con un messaggio spiacevole, una grande richiesta o una cattiva notizia generale per il tuo destinatario.

Pubblico: il quadro generale

Quando spari ogni giorno e-mail dopo e-mail, probabilmente non stai pensando troppo alle speranze e ai sogni di ogni persona a cui stai scrivendo. Ma per i messaggi grandi e difficili che devi inviare, prenditi del tempo per pensare al tuo destinatario e all'utilizzo della posta elettronica per esprimere il tuo punto.

Assicurati che l'e-mail sia il mezzo giusto per il messaggio

Con l'e-mail, hai tutto il tempo per riflettere sul tuo messaggio e scegliere con cura le tue parole. Tuttavia, non ottieni quell'elemento umano che può fare la differenza in alcune interazioni difficili. Parlare di persona ti dà gli strumenti del tono della voce, dell'espressione facciale e del linguaggio del corpo. Se dai una brutta notizia, puoi dimostrare che sei comprensivo. Se stai chiedendo un aumento, puoi proiettare fiducia. Alcune conversazioni dovrebbero aver luogo di persona.

Detto questo, è anche possibile elaborare la tua scrittura in un modo che dimostri che sei un essere umano attento e premuroso, ma ci vuole lavoro. Se usi la posta elettronica, scegli con cura le tue parole per trasmettere il tono giusto per accompagnare il contenuto del tuo messaggio.

Conosci il tuo destinatario

Alcune persone si scambiano convenevoli e storie personali via e-mail prima di mettersi al lavoro. Altre persone leggono la riga dell'oggetto e fanno clic su Elimina (o rispondi, ma solo se sei fortunato). Se conosci la persona a cui stai inviando un'e-mail, o qualcosa su di essa, probabilmente puoi azzardare un'ipotesi sul fatto che sia il tipo di persona che risponde meglio a informazioni personali e preliminari oa una richiesta breve e mirata.

Ad esempio, se stai chiedendo a tuo cugino Fred di inviarti le sue foto di livello professionale della riunione di famiglia della scorsa estate, probabilmente inizierai lentamente:

Oggetto: Ciao e foto

Ciao Fred!

Ho ancora bei ricordi della nostra visita in spiaggia l'estate scorsa! Com'è andata la tua gara in bicicletta durante il weekend del Labor Day? Se è stato qualcosa come il nostro giro intorno al lago, sono sicuro che sei salito sul podio.

Ricordo che hai scattato molte foto durante il fine settimana e mi piacerebbe rivisitare quei ricordi. Ti dispiacerebbe inviarmi alcuni dei tuoi preferiti?

Grazie, e non vedo l'ora della nostra prossima riunione!

Un sacco di bei tocchi di famiglia. E anche qualche complimento non fa male.

D'altra parte, se stai scrivendo a un professore che riceve centinaia di e-mail al giorno, può essere una buona idea mettere la tua richiesta nella prima riga, o anche nell'oggetto. Per esempio:

Oggetto: Lettera di raccomandazione entro il 15/1?

Caro Professor Stone,

Farò domanda per una borsa di studio a New York quest'estate. Dato il mio lavoro come assistente di ricerca, saresti disposto a scrivermi una lettera di raccomandazione? Ecco un link con maggiori informazioni.

In conclusione: soprattutto se hai davvero bisogno di una risposta, prova a immaginare le abitudini del destinatario della tua e-mail e pianifica il tuo messaggio di conseguenza.

Intento: definisci il tuo obiettivo

Qual è l'obiettivo della tua email? Come vuoi che risponda il destinatario? Potrebbe essere utile aprire una casella "componi" vuota e scrivere l'obiettivo della tua email. Certo, farai molte riformulazioni per assicurarti che il messaggio finale sia delicato, educato ed efficace. Ma mantenere l'idea principale in primo piano e al centro mentre stai redigendo ti aiuterà ad assicurarti che il tuo lettore sappia esattamente cosa fare.

Sii strategico con il tuo soggetto

Per la maggior parte dei destinatari, non farai la tua richiesta o darai le tue notizie nella riga dell'oggetto; ci vuole un po' di lavoro fino a. Scrivi un argomento che non tradisca la linea di fondo ma dia un'idea di ciò che sta arrivando. Ecco alcune parole e frasi che potresti usare:

• Pianificazione per
• Rispondi di
• Richiesta di
• Azione necessaria
• Decisione necessaria
• Firma necessaria

In circostanze terribili c'è sempre il grande, spaventoso, tutto in maiuscolo "URGENTE", ma se stai cercando di essere discreto, cerca di evitarlo a meno che tutto il resto fallisca.

Metti la tua domanda in primo piano

Niente dice sicurezza come uscire subito con la linea di fondo in alto.

Per esempio:

Caro Capo,

Voglio gestire il prossimo grande caso dell'azienda.

Può sembrare spaventoso fare la tua richiesta all'inizio, ma mostra fiducia, responsabilità e volontà di affrontare un problema frontalmente. Soprattutto se stai chiedendo responsabilità o stai scrivendo a qualcuno che riceve montagne di e-mail ogni giorno, un buon modo per ottenere ciò che vuoi è dire che lo desideri fin dall'inizio.

È tutta una questione di struttura

Gli ingredienti: un argomento che attiri l'attenzione del destinatario, un saluto amichevole, una dichiarazione diretta dello scopo dell'e-mail, qualsiasi dettaglio necessario e un'amichevole approvazione.

La ricetta: frasi brevi e dirette per ottenere il tuo punto di vista e paragrafi con frasi di argomento chiare e informative. Se hai un messaggio complicato che non può essere trasmesso in cinque frasi, usa le liste. I punti elenco o gli elenchi numerati hanno diversi vantaggi:

• Sono facili da leggere
• Aiutano a evidenziare i dettagli chiave
• Impediscono alla tua email di sembrare un muro di testo

Vedere?

Messaggio: scegli le tue parole con cura

Hai il tuo pubblico e le tue intenzioni: ora devi creare il tuo messaggio in modo che sia più adatto al pubblico, trasmetta efficacemente le tue intenzioni e ti aiuti a raggiungere i tuoi obiettivi di posta elettronica. Dopo aver scritto un'e-mail educata e formulata con cura, dai un'altra occhiata ai tuoi messaggi. Soprattutto se stai chiedendo qualcosa o affrontando un argomento di cui il destinatario potrebbe non essere entusiasta, l'importanza di una comunicazione attenta non può essere sopravvalutata.

Controlla il tuo tono per rabbia, accusa o impertinenza

Ciò che hai scritto potrebbe suonarti neutro, ma le parole possono sembrare condiscendenti o aggressive senza un volto e un tono di voce che le assecondino. Se sei sicuro che l'e-mail sia il modo giusto per comunicare, assicurati che l'e-mail che scrivi comunichi il punto nel modo giusto.

Prendi questo messaggio, per esempio. Di persona, le parole potrebbero essere pronunciate in modo carino, ma per iscritto potrebbero sembrare passive aggressive, prepotenti o persino maleducate.

Caro Kevin,

Volevo verificare se hai intenzione di finire la tua parte del progetto di gruppo in tempo. Scade giovedì, e la tua parte è l'ultima che stiamo aspettando. Puoi farmi sapere se hai intenzione di finire le diapositive in modo che possiamo concludere la presentazione?

Grazie, Brenda

Kevin potrebbe non essere un grande lavoratore, ma il messaggio di Brenda potrebbe farlo sentire sulla difensiva o insultato. Potrebbe anche ritorcersi contro, facendogli non voler continuare con il progetto. Brenda avrà più fortuna con un messaggio come questo:

Caro Kevin,

Spero che le cose ti vadano bene. Basta controllare il tuo stato sul progetto di gruppo per assicurarci che siamo sulla stessa pagina. Come concordato la scorsa settimana, sei responsabile delle diapositive 4-6 e la presentazione è prevista per giovedì. Fammi sapere se vuoi approfondire qualcosa in anticipo.

Grazie per il tuo lavoro sul progetto e fammi sapere se hai domande! Brenda

In generale, se stai dicendo qualcosa che il destinatario non vorrebbe sentire, prendi questi suggerimenti da Psych Central:

• Mettiti nei panni del destinatario e scrivi con empatia
• Evita la parola "dovrei" o far sentire in colpa il destinatario
• Non fare minacce o ultimatum
• Va bene offrire consigli, ma non darli a meno che non ti venga chiesto

Si tratta di trattare il destinatario come un essere umano. E c'è di più da dove viene.

Aggiungi un tocco umano

Se stai scrivendo qualcosa che potrebbe sembrare accusatorio o arrabbiato, o se stai dando cattive notizie, alcune semplici frasi possono davvero aiutare a cambiare il tono.

Ecco come Brenda ha ammorbidito quella che avrebbe potuto sembrare un'accusa a Kevin:

• Spero che le cose vadano bene con te (tocco umano)
• Sto solo effettuando il check-in (gentile spintarella)
• Assicurarsi che siamo sulla stessa pagina (dando il beneficio del dubbio)
• Grazie per il tuo duro lavoro (riconoscendo il lavoro di Kevin finora e facendogli sentire che avrebbe fatto meglio a essere all'altezza del complimento)
• Fammi sapere se hai domande (offrire aiuto)

Frasi come queste possono aiutare ad ammorbidire un colpo. E anche se non c'è un colpo, possono mostrare un barlume di umanità che rende qualsiasi e-mail un po' più piacevole da leggere e a cui rispondere.

Infine, ricorda la tua grammatica

Non potevamo lasciarlo fuori dalla lista. E non solo perché ci piace la grammatica, ma perché scrivere frasi complete con l'ortografia e la punteggiatura corrette è una parte importante per comunicare il tuo punto. Non solo scrivere correttamente ti assicurerà di essere chiaro, ma ti farà anche sembrare professionale, sicuro di te e premuroso.

E questi sono ottimi aggettivi sulla strada per ottenere ciò che vuoi.