Regole essenziali della virgola per le e-mail aziendali

Non ci sono errori: la virgola esercita un potere molto più grande di quanto il suo aspetto umile possa suggerire. Il segno di punteggiatura viene utilizzato da molti scrittori come pausa morbida per separare parole, elementi o proposizioni e può modificare il significato o il tono di una frase, a seconda di come viene utilizzato.

Imparare le regole della virgola per le e-mail aziendali ti assicura di impostare il tono giusto quando scrivi al tuo capo o a un investitore, o a chiunque altro abbia un impatto sulla tua attività, e può eliminare i problemi di comunicazione. Le virgole fuori posto sono state anche il fulcro di alcune sentenze dei tribunali che sono costate alle aziende milioni di dollari.

In questo articolo discuteremo dove inserire le virgole nei saluti e-mail, come utilizzarle nella comunicazione aziendale, il loro significato storico e quando utilizzare il punto e virgola anziché le virgole nelle e-mail.

Qual è l'utilizzo della virgola nella comunicazione aziendale?

L'utilizzo della virgola nella comunicazione aziendale influisce sul tono o sul significato di una frase, quindi un utilizzo corretto è fondamentale per evitare problemi di comunicazione e stabilire obiettivi chiari con il team. Utilizza le virgole tra un saluto e il nome di qualcuno, tra gli elementi di un elenco o quando colleghi due proposizioni indipendenti.

Le virgole fuori posto possono anche cambiare il significato di una frase e in alcuni casi possono costare milioni di dollari. Nel 1872, i legislatori statunitensi inserirono una virgola tra “frutta” e “verdura”, il che fece sì che i prodotti tropicali venissero importati nel paese senza alcun costo, costando ai contribuenti 2 milioni di dollari dell’epoca (più di 40 milioni di dollari di oggi).

La virgola nella comunicazione

Uno degli esempi più famosi di come le virgole possono influenzare la comunicazione è la differenza tra “Mangiamo, nonna” e “Mangiamo nonna”. Anche se questa affermazione ipotetica illustra chiaramente come una pausa leggera possa cambiare il significato di una frase, ci sono anche esempi di vita reale che illustrano l'effetto.

L'esempio più famoso viene dall'Oracolo di Delfi:

“Andrai, ritornerai, mai in battaglia perirai”.

Questa frase dovrebbe essere una risposta alla domanda se andare o meno in guerra. Se metti una virgola prima di “mai”, ciò lascia intendere che una persona tornerà dopo la guerra e dovrebbe andare in battaglia.

Se si mette la virgola dopo “mai” la frase lascia intendere che la persona non tornerà dalla guerra.

Allo stesso modo, l’uso o l’omissione di una virgola di Oxford, a volte chiamata virgola seriale, può cambiare il modo in cui viene letta una frase. Una virgola di Oxford viene posizionata dopo il penultimo elemento di un elenco e prima della congiunzione coordinativa, solitamenteeoo, che precede l'elemento finale.

Guide di stile diverse hanno regole diverse sull'opportunità di utilizzarle. Detto questo, la mancanza di una virgola di Oxford è stata una volta il fulcro di una sentenza della Corte d’Appello degli Stati Uniti che ha portato un’azienda lattiero-casearia del Maine a perdere 5 milioni di dollari.

Il caso giudiziario, O'Connor contro Oakhurst Dairy, si è ridotto a una sentenza in una legge statale che stabiliva quali mansioni lavorative erano esenti dal pagamento degli straordinari:

L'inscatolamento, la lavorazione, la conservazione, il congelamento, l'essiccazione, la commercializzazione, lo stoccaggio, l'imballaggio per la spedizione o la distribuzione di:

(1) Prodotti agricoli;

(2) Carne e prodotti ittici; E

(3) Alimenti deperibili.

La corte ha stabilito che l’omissione di una virgola tra “spedizione” e la congiunzione di coordinamento “o” non rendeva chiaro se la spedizione e la distribuzione fossero una o due attività. Se la legge statale avesse posto una virgola di Oxford prima di o, sarebbe stato chiaro che la spedizione e la distribuzione dei latticini erano esenti dal pagamento degli straordinari.

Saluti nelle e-mail aziendali

Un'e-mail aziendale inizia con un saluto e un saluto termina con una virgola, giusto? Sbagliato. Nelle e-mail aziendali, il modo più formale per terminare un saluto è con i due punti. Quindi invece di “Cara signora Johnson”, dovresti scrivere “Cara signora Johnson:” e poi continuare con il corpo del messaggio.

Usare una virgola alla fine del saluto potrebbe non essere un passo falso se hai una relazione occasionale con la persona a cui scrivi. Potresti scrivere un'e-mail aziendale in cui non è necessaria la massima formalità e, in tal caso, i due punti non sono richiesti. Se non sei sicuro, vai sul sicuro e pratica l'etichetta della posta elettronica aziendale terminando con i due punti.

Aperture e nomi: uso della virgola

Un saluto di solito ha due componenti: un saluto o un aggettivo e il nome o il titolo della persona a cui ti rivolgi.

Nell'esempio precedente, il saluto è composto da un aggettivo e un nome e non c'è alcuna virgola tra i due. Tuttavia, una virgola dovrebbe separare il saluto diretto e il nome della persona. Quindi se dovessi scrivere "Buongiorno, signora Johnson", dovresti inserire una virgola tra "Buongiorno" e "Sig.ra Johnson". Johnson."

Virgole con congiunzioni coordinative

Le congiunzioni coordinative più comuni sonoe,o,né,così,ma,tuttavia, eper. Li usiamo per collegare elementi grammaticalmente simili in una frase, come due verbi, due sostantivi, due modificatori o due proposizioni indipendenti. Una congiunzione può essere utilizzata per iniziare una frase, nel qual caso di solito non dovrebbe essere seguita da una virgola:

Esempio: ma nell'ultimo trimestre di quest'anno abbiamo assistito a un aumento dell'attività dei consumatori.

Se una congiunzione coordinativa viene inserita in un elenco di due elementi, non è necessario utilizzare una virgola prima di essa:

Esempio: i reparti che svolgevano la maggior parte delle attività erano negozi di giocattoli e negozi di articoli da regalo.

Se invece la congiunzione viene utilizzata prima dell'elemento finale in un elenco di più di due elementi, è possibile precederla immediatamente con una virgola:

Esempio: giocattoli, alberi di Natale in plastica e alcolici sono esauriti.

Se una congiunzione coordinativa unisce due proposizioni indipendenti, metti una virgola prima:

Esempio: i fornitori sono stati contattati immediatamente, quindi abbiamo potuto rifornire in tempo gli articoli mancanti.

Quando utilizzare il punto e virgola al posto delle virgole

Una virgola e una congiunzione coordinativa non sono sempre il modo migliore per unire due proposizioni indipendenti. In effetti, può causare confusione ed è qualcosa che vuoi evitare in un'e-mail aziendale.

Se hai due proposizioni indipendenti che contengono ciascuna qualche virgola, dovresti usare un punto e virgola invece di una virgola per separarle. Ad esempio, la prima clausola indipendente potrebbe contenere un elemento introduttivo seguito da una virgola, mentre la seconda clausola indipendente potrebbe contenere un elemento non essenziale compreso tra due virgole:

Esempio: nel frattempo, i consumatori sono stati incoraggiati a guardarsi intorno in altri reparti; e questo, si è scoperto, ha portato a un piccolo aumento delle vendite di articoli non stagionali.

In questo caso la congiunzione coordinativa dovrebbe essere preceduta da un punto e virgola.

Punto e virgola, virgole e trattini vengono spesso scambiati. Tuttavia, i trattini dovrebbero essere usati solo come strumento stilistico o per compensare un appositivo, che è un sostantivo o una frase nominale che segue un altro sostantivo per fornire maggiori informazioni sulla persona, sul luogo o sulla cosa.

Suggerimenti avanzati per l'utilizzo della virgola

L'uso della virgola non è sempre in bianco e nero. Ad esempio, anche se le virgole vengono generalmente utilizzate per collegare due proposizioni indipendenti, dovrebbero essere evitate se le parole su entrambi i lati della virgola possono formare una frase separata.

Errato: "John ordina la pizza, Evelyn ordina il ramen."

L'esempio sopra è chiamato giunzione di virgole e ci sono tre modi per renderlo grammaticalmente corretto.

Aggiungi una congiunzione coordinativa: "Giovanni sta ordinando la pizzaedEvelyn sta ordinando il ramen".

Utilizza il punto e virgola: “Giovanni sta ordinando la pizza; Evelyn sta ordinando il ramen.

Forma due frasi separate: “Giovanni sta ordinando la pizza. Evelyn sta ordinando il ramen.

L'utilizzo della virgola varia anche in base al tipo di modificatore utilizzato. I modificatori restrittivi, o le parole che identificano o limitano il sostantivo che stanno modificando, non richiedono una virgola, mentre i modificatori non restrittivi, o le parole che non sono essenziali per il significato della frase, richiedono una virgola.

Modificatore restrittivo: Neil Armstrong è stato il primo uomo sulla luna.

Modificatore non restrittivo: Neil Armstrong, l'astronauta, è stato il primo uomo sulla luna.

Regole della virgola nelle domande frequenti sulla comunicazione aziendale

È mai accettabile iniziare una frase con una congiunzione nelle email aziendali?

Iniziare una frase con una congiunzione è grammaticalmente corretto, ma alcune persone preferiscono non averne una all'inizio della frase. Se vuoi usare un tono formale, è meglio non usare congiunzioni all'inizio di una frase. Tuttavia, possono essere utilizzati in conversazioni più informali.

Dovresti usare una virgola o un punto e virgola nelle frasi complesse?

Utilizza le virgole in frasi complesse collegate da una congiunzione, comee,ma, oo. Il punto e virgola dovrebbe essere utilizzato in frasi complesse collegate da un avverbio congiuntivo, cometuttavia.

L'uso improprio delle virgole nelle email aziendali può portare a malintesi?

Sì, l'uso improprio delle virgole può portare a malintesi. Una virgola rappresenta una pausa leggera e la posizione di tale pausa può influire sul tono o sul significato della frase.