Regole della virgola per le e-mail aziendali

Non ci siano errori: la virgola esercita un potere molto più grande di quanto il suo aspetto umile potrebbe suggerire. “Andrai, non tornerai mai nella battaglia perirai” ne è l'esempio più famoso. Questo detto è solitamente attribuito all'Oracolo di Delfi e dovrebbe essere una risposta alla domanda se andare o meno in guerra. Se metti una virgola prima di "mai", la risposta diventa una luce verde. Mettilo dopo "mai" e la risposta diventa un avvertimento contro la guerra.

Nella tua email aziendale media, è molto improbabile che una virgola rappresenti la differenza tra la vita e la morte. Tuttavia, uno fuori posto può cambiare il significato e il tono del messaggio, il che può causare confusione e conseguenze indesiderate. Quindi esaminiamo i due usi più importanti delle virgole nelle e-mail aziendali.

Virgole e saluti nelle e-mail aziendali

Un'e-mail aziendale inizia con un saluto e un saluto termina con una virgola, giusto? Sbagliato. Nelle e-mail aziendali, il modo più formale per terminare un saluto è con i due punti. Quindi, invece di "Cara signora Johnson", dovresti scrivere "Cara signora Johnson:" e poi continuare con il corpo del messaggio. In alcuni casi, potrebbe non essere un passo falso usare una virgola alla fine del saluto. Potresti scrivere un'e-mail aziendale in cui non è necessaria la massima formalità e, in tal caso, i due punti non sono richiesti. Se non sei sicuro, vai sul sicuro e finisci con i due punti.

Un saluto di solito ha due componenti: un saluto o un aggettivo e il nome o il titolo della persona a cui ti stai rivolgendo. Nell'esempio precedente, il saluto è composto da un aggettivo e un nome e non c'è nessuna virgola tra i due. Tuttavia, una virgola dovrebbe separare un saluto diretto e il nome di una persona. Quindi, se dovessi scrivere "Buongiorno, signora Johnson", dovresti inserire una virgola tra "Buongiorno" e "Sig.ra. Johnson".

Virgole, congiunzioni di coordinamento e punti e virgola

Le congiunzioni di coordinamento più comuni sono e, o, né, così, ma, ancora, e per . Li usiamo per collegare elementi in una frase che sono grammaticalmente simili, come due verbi, due nomi, due modificatori o due proposizioni indipendenti. Una congiunzione può essere utilizzata per iniziare una frase, nel qual caso di solito non dovrebbe essere seguita da una virgola:

Se una congiunzione di coordinamento viene inserita in un elenco di due elementi, non è necessario utilizzare una virgola prima di essa:

Se, invece, la congiunzione è usata prima dell'elemento finale in un elenco di più di due elementi, una virgola può precederla immediatamente:

Se una congiunzione coordinativa unisce due clausole indipendenti, metti una virgola prima di essa:

A volte, tuttavia, una virgola e una congiunzione coordinata non sono il modo migliore per unire due clausole indipendenti. In effetti, può causare confusione ed è qualcosa che vuoi evitare in un'e-mail aziendale. Se hai due clausole indipendenti che contengono a loro volta alcune virgole, dovresti usare un punto e virgola invece di una virgola per separarle. Ad esempio, la tua prima clausola indipendente potrebbe contenere un elemento introduttivo seguito da una virgola e la tua seconda clausola indipendente potrebbe avere un elemento non essenziale compreso tra due virgole:

In questo caso, la congiunzione coordinante dovrebbe avere un punto e virgola davanti.

Quindi eccole qui: un paio di semplici linee guida per l'utilizzo delle virgole nelle e-mail aziendali. Con questi in mente, puoi smettere di preoccuparti di offendere i tuoi soci in affari inviando loro accidentalmente e-mail informali. Migliorerai anche la chiarezza della tua scrittura. Ma ricorda, la virgola è potente; dovresti studiarlo in dettaglio. Meno male che sei esattamente nel posto giusto per farlo!