7 noiosi cliché e-mail e come evitarli

Pubblicato: 2018-08-10

Quando la tua giornata prevede l'invio di più e-mail, può essere una sfida non utilizzare per impostazione predefinita le frasi quotidiane che usiamo continuamente nelle comunicazioni scritte. Ma ti sei mai stancato di digitare all'infinito "Spero che tu stia bene" e "buona giornata?"

Alcuni sostengono che i cliché e-mail, sebbene siano per lo più privi di significato, abbiano uno scopo. Anche se potresti non chiederti attivamente se la persona a cui stai inviando un'e-mail stia bene, o se trascorrerà una bella giornata, sei stato almeno abbastanza premuroso da iniziare e terminare la tua e-mail con quei sentimenti educati.

Ma se sei stanco di digitare le stesse righe di stock, una sorta di pilota automatico e-mail, ci sono alcuni semplici modi per cambiare le cose e trasformare la tua e-mail da utilitaria a unica.

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Saluti

"Ciao, nome" è un modo perfettamente legittimo per iniziare la maggior parte delle e-mail, sebbene ciò possa dipendere dal contesto dell'e-mail. Ma cosa succede subito dopo il saluto? Come saluti il ​​tuo destinatario? Ecco alcuni cliché di saluto comuni e alcune alternative.

1 "Come stai?" o "Come stai?"

Lo usiamo molto. In effetti, è così pervasivo che la maggior parte di noi lo sfiora mentre leggiamo le nostre e-mail in arrivo. È accettato come educato e poche persone ne sono completamente infastidite, ma ci sono opzioni se desideri cambiare le cose.

Alternative:

  • Salta subito dentro. Non c'è niente di sbagliato nel mettersi subito al lavoro. Basta leggere la tua e-mail prima di inviarla per assicurarti di non esserti imbattuto in modo brusco o ostile.
  • Usa un po' di chiacchiere. Se conosci il destinatario, non fa mai male ricordargli che hai una relazione esistente. “Sono contento che abbiamo avuto la possibilità di parlare all'Acme Sales Lunch il mese scorso. Spero che ti sia piaciuto il resto del tuo soggiorno a San Francisco.

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2 “Sono NOME e lavoro per AZIENDA.”

Sebbene di solito siano necessari in una forma o nell'altra quando invii un'e-mail a qualcuno che non conosci bene (o per niente), le presentazioni possono essere noiose. Ecco alcuni trucchi da provare.

Alternativa:

  • Lascia un nome. Se hai una conoscenza comune o qualcuno ti ha indirizzato, prova "Ella Quint di ABC Widgets ha suggerito di mettermi in contatto".
  • Spiega loro perché stai scrivendo un'e-mail. Le persone impegnate apprezzano quando arriviamo al punto. “Mi sto contattando perché . . .” oppure “Sto scrivendo per saperne di più su . . .”

3 ”Secondo la nostra conversazione. . .”

Questo suona troppo formale e formale. Peggio ancora, può sembrare esigente o addirittura aggressivo.

Alternativa:

  • Ripeti la conversazione educatamente. "Quando abbiamo parlato la scorsa settimana, abbiamo deciso di redigere la relazione trimestrale entro il 15 luglio".

Scuse

Hai fatto un pasticcio. Succede. Ma le scuse in scatola non devono.

4 "Ci scusiamo per la risposta tardiva."

Dimentichiamo tutti di rispondere a e-mail importanti di tanto in tanto. Ma richiamare l'attenzione sul tuo errore non fa che peggiorare le cose.

Alternativa:

  • Non chiedere scusa, ringrazia. "Grazie per la tua pazienza mentre guadavo il diluvio della mia casella di posta."

5 “Mi dispiace che tu ti senta . . .” o “Mi dispiace, ma . . .”

Quando dici "Mi dispiace che ti senta arrabbiato" sembri che tu stia dicendo "Sono arrabbiato di dover affrontare la tua rabbia". E, naturalmente, “Mi dispiace, ma... . .” significa "Non mi dispiace e ho intenzione di inventare una scusa".

Alternativa:

  • Dì solo che ti dispiace. Possederlo e sii specifico. "Mi dispiace che il mio ritardo ti abbia disturbato ieri."

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Firme

Ti sei preso il tempo per creare un'e-mail unica, quindi non farti fare clic sull'approvazione.

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6 “Non vedo l'ora di avere tue notizie”.

A nessuno piace questo, perché sembra implicare "Farai meglio a rispondere".

Alternativa:

  • Usa un invito all'azione. Se vuoi ricevere una risposta dal tuo destinatario, digli cosa vuoi che faccia. "Vuoi farmi sapere entro il 13 settembre se potrai partecipare?"

7 "Grazie in anticipo".

Sebbene uno studio dell'app di posta elettronica Boomerang abbia valutato "Grazie in anticipo" come l'approvazione con il più alto tasso di risposta, non è la migliore approvazione per creare buona volontà. Come "Non vedo l'ora di avere tue notizie", ha un tono di "Mi aspetto che tu faccia questo".

Alternativa:

  • Offri apprezzamento. Invece di sembrare esigente, suona riconoscente. “Ti sono grato per il tuo aiuto su . . .”

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