7 errori di posta elettronica comuni (e come recuperare)

Hai mai premuto invia su un'e-mail e te ne sei subito pentito? Eri frustrato dal fatto che la tua possibilità di "annullare" è andata e ritorno prima che tu potessi reagire? Ci siamo stati tutti.

Secondo Loom.com, l'impiegato medio invia dozzine di e-mail al giorno, escluse le e-mail personali. Quando ti affidi così tanto all'e-mail, sei destinato a commettere un errore di tanto in tanto.

Se sei qualcosa come i tanti lavoratori che pensano troppo alle e-mail e ai messaggi che inviano, continua a leggere per rilassarti. Stiamo esplorando gli errori di posta elettronica più comuni e come puoi risolverli.

7 Errori di posta elettronica comuni

1 Il nome scritto in modo errato

È Rachel o Rachel? Jonathan, Jon o John? Tutti abbiamo pregiudizi di ortografia basati sulle persone con cui siamo cresciuti. Di tanto in tanto capita di sbagliare a scrivere un nome! Questo è un errore prevalente con i cognomi.

È serio?

Sbagliare un nome potrebbe offendere alcune persone, ma è uno degli errori meno gravi che potresti fare.

Come recuperare

Invia una rapida e-mail riconoscendo il tuo errore e scrivendo correttamente il loro nome. Fai sapere loro che li rispetti e vuoi assicurarti di farlo bene. Prova a utilizzare questa guida per iniziare la tua email con il piede giusto.

2 La persona sbagliata

Tutti amiamo l'autosuggestione, cioè finché non suggerisce la persona sbagliata e non te ne accorgi fino a quando non hai premuto invio. Pensi di inviare un'e-mail a Joe Schmo, ma invece è andata a Joe DiMaggio! OK, probabilmente non stai inviando un'e-mail a Joe DiMaggio, ma hai un'idea.

È serio?

Bene, la gravità del problema dipende da ciò che hai inviato. L'invio della tua e-mail alla persona sbagliata è in genere un errore innocuo, a condizione che l'e-mail non fosse confidenziale o non includesse informazioni personali o private.

Come recuperare

Invia semplicemente un'e-mail di follow-up per far sapere al destinatario che l'e-mail non era destinata a loro. Se si trattava di un'e-mail innocua o irrilevante per loro, il destinatario sarà probabilmente confuso e cancellerà l'e-mail o risponderà per farti sapere che è confuso. Se l'e-mail era riservata, potresti voler parlare con le parti interessate per informarle del tuo errore.

3 L'e-mail piena di errori di battitura

Errori di ortografia , punteggiatura e grammatica sono tra gli errori più comuni nelle e-mail. Errori come questi possono diminuire la fiducia nella tua professionalità e conoscenza. La buona notizia è che questi sono facilmente prevenibili.

È serio?

Questo problema non è grave. Certo, non è eccezionale per la tua reputazione, ma probabilmente non hai offeso nessuno con errori come questi.

Come recuperare

Non puoi riprendere l'e-mail. La cosa migliore da fare è sperare che il destinatario non se ne sia accorto e prevenire errori come questi in futuro. Puoi evitare errori grammaticali leggendo a fondo la tua email prima di inviarla. Puoi persino leggerlo ad alta voce per cogliere i problemi che i tuoi occhi saltano. Un altro modo per prevenire errori è utilizzare software come Grammarly per controllare automaticamente tutte le tue e-mail prima di inviarle.

4 Il messaggio passivo-aggressivo

Il tuo messaggio o risposta era passivo-aggressivo. I messaggi passivo-aggressivi sono spesso poco chiari e non necessari e possono sembrare meschini. Forse l'hai inviato per sbaglio. O forse un impeto di rabbia ti ha spinto a mandare un messaggio. Qualunque sia la ragione, è fondamentale riconoscere il tuo errore. Vedranno la tua email in ogni caso.

È serio?

Le e-mail passive-aggressive non sono eccezionali. Alimentano il conflitto e minano la collaborazione e la fiducia. Email come queste potrebbero farti rimproverare o licenziarti in alcuni casi gravi. Certamente, non prendere l'abitudine di scrivere e-mail passive-aggressive.

Come recuperare

Se hai inviato un'e-mail passiva-aggressiva, scusati. Insieme alle tue scuse, fornisci alcuni chiarimenti. Perché sei stato passivo-aggressivo? Quale modo migliore per affrontare la situazione?

5 Il progetto incompiuto

Prima che tu potessi finire la tua email, hai accidentalmente premuto invia. Ops! Forse la tua bozza di email era scritta a metà, non modificata o piena di emozioni che non intendevi condividere.

È serio?

Dipende dal tipo di bozza incompleta che hai inviato. Se fosse incompleto o non modificato, potresti andare bene! Tuttavia, se non volevi inviare un'e-mail arrabbiata, preparati.

Come recuperare

Se hai semplicemente inviato un'e-mail incompleta, niente panico. Invia l'e-mail completa con una spiegazione in alto: "Oops, ecco il resto dell'e-mail" e dovresti essere a posto. Se fosse un'e-mail piena di emozioni, tuttavia, potresti non essere in grado di riprenderti così facilmente. Dovresti scusarti e potresti anche voler portare le tue scuse offline e farlo di persona o al telefono.

6 La risposta a tutti

Quel momento imbarazzante in cui fai esplodere qualcuno in un'enorme catena di posta elettronica quando stavi solo cercando di sfogarti con la tua migliore amica di lavoro. Non c'è niente di peggio che tutti i membri della tua squadra vedono il tuo cattivo comportamento in mostra.

È serio?

La gravità dell'e-mail dipende dalla tua risposta. Se si trattava di un messaggio irriverente o scortese, questo potrebbe portare all'azione del tuo manager. Potrebbe comportare solo un incontro, ma potrebbe ridurre le opportunità future o danneggiare la tua reputazione.

Come recuperare

Le scuse immediate sono il modo migliore per riprendersi da una risposta accidentale a tutti . Se condividi queste scuse con l'intera catena di posta elettronica o solo con la persona che hai chiamato dipende da te. Ma potresti anche aver bisogno di parlare con i tuoi compagni di squadra, il capo o altre persone con cui lavori regolarmente per mantenere quelle relazioni.

7 Il tipo da cui non puoi recuperare

Hai inviato un'e-mail scritta a metà a un potenziale datore di lavoro. Hai inoltrato una fastidiosa email di un cliente ma ti sei dimenticato di rimuoverli dall'elenco di invio. Forse hai inviato un'e-mail offensiva a un manager. O forse sei andato su tutte le furie per un editore che non ti piaceva e l'hai inviato al tuo editore per caso.

È serio?

Ci sono alcuni errori di posta elettronica dai quali non puoi recuperare. A questo punto, è meglio lasciare andare il potenziale lavoro, scusarsi con il tuo manager per il comportamento non professionale e lasciare che le chips cadano dove possono.

Tutti fanno degli errori

Tutti hanno commesso un errore di posta elettronica, dagli amministratori delegati agli assistenti amministrativi. Fa parte della vita lavorativa. Ma gli errori arrivano in una gamma di serietà. Inoltre, ciò che può spaventare un mittente spesso si rivela un errore relativamente innocuo per il destinatario.

Come recuperare dagli errori di posta elettronica? In genere, affrontandoli e risolvendo eventuali problemi prima che abbiano la possibilità di insorgere.