Come scrivere un'e-mail di reclamo in 8 passaggi

A volte le cose non vanno per il verso giusto. Ritieni di non essere stato trattato bene presso l'agenzia di noleggio auto o che un articolo ordinato fosse danneggiato per posta e desideri un rimborso. Forse l'appaltatore che hai assunto ha fatto un lavoro scadente sulla piastrellatura del bagno, oppure non hai avuto la sensazione che il tuo medico avesse veramente sentito quello che stavi cercando di dirgli .

Tutte queste situazioni sono diverse, ma richiedono tutte un tipo di comunicazione simile: un messaggio diretto ed educato che spieghi cosa è successo e come vorresti procedere. Questo articolo spiega come fare proprio questo.

Cos'è un'e-mail di reclamo?

Un'e-mail di reclamo è un messaggio scritto che esprime insoddisfazione per un prodotto, servizio o esperienza. Un'e-mail di reclamo convincente spiegherà il problema che stai riscontrando e come vorresti risolverlo.

Un'e-mail di reclamo è un modo efficace per comunicare educatamente le lamentele. Questa forma di comunicazione ti dà il tempo di pianificare la tua risposta e scegliere attentamente le tue parole. È importante essere chiari, concisi e equilibrati quando scrivi l'e-mail di reclamo.

Quando scrivere una email di reclamo

Esistono molte situazioni in cui un'e-mail di reclamo è la risposta migliore. In generale, puoi scriverne uno a un'azienda o organizzazione, a un collega, a un funzionario eletto, a un amico o un familiare. Ogni situazione può differire, ma il processo è simile.

Sul posto di lavoro, potresti dover affrontare formalmente un problema difficile da risolvere con un collega. In questo caso, puoi inviare un'e-mail di reclamo direttamente al collega, oppure puoi rivolgerti al tuo collega ma utilizzare la funzione cc per includere il tuo manager e le risorse umane. Questo è un modo semplice per avere una traccia cartacea nel caso in cui ne avessi bisogno in seguito.

A volte, un'e-mail di reclamo può essere il modo migliore per comunicare con un amico o un familiare. Se ti sei allontanato, hai bisogno di una certa distanza per affrontare un problema o hai un problema serio che non puoi affrontare di persona, l'e-mail è un mezzo formale che può far capire il punto.

Come scrivere una email di reclamo

I passaggi esatti da seguire per scrivere il reclamo possono variare a seconda del destinatario e dell'argomento. Ma questi passaggi dovrebbero coprire tutto. Prima di immergerci, ecco le nozioni di base.

Un'e-mail di reclamo dovrebbe includere quanto segue.

• Un riassunto della tua esperienza
• Dettagli sul problema
• Come vorresti risolvere il problema

1 Indirizzare il destinatario

Per iniziare la tua email, rivolgiti al destinatario in modo educato e rispettoso. Il saluto in genere inizia con "Caro" e il nome del destinatario. Utilizza le maiuscole per il titolo e termina con una virgola.

La persona che sceglierai di contattare dipenderà dalla tua situazione. Se stai scrivendo a un collega, un amico o un familiare, probabilmente sai a chi stai scrivendo.

Se stai scrivendo l'e-mail per un'azienda per cui lavori, potresti avere un punto di contatto noto o un rappresentante dell'assistenza. Se non sei sicuro, probabilmente il tuo manager lo sa, oppure potresti essere in grado di contattare un dipartimento generale come il servizio clienti o il supporto tecnico.

Devi ancora decidere chi dovrà riceverlo? Potresti inviare l'e-mail di reclamo a uno dei seguenti.

• Un supporto clienti o un reparto di assistenza clienti
• Supporto tecnico
• Un punto di contatto
• Il responsabile del tuo punto di contatto
• Un reparto vendite
• Il responsabile delle comunicazioni di un'organizzazione
• Un manager
• Un amico, un familiare o un collega

Se non puoi rivolgerti a una determinata persona per nome, puoi inserire "A chi può interessare".

2 Descrivere le informazioni fondamentali

Arriva al punto il più velocemente possibile. Nel primo paragrafo della tua email, dovresti condividere in modo conciso i dettagli di base del tuo problema.

La prima parte dell'e-mail di reclamo dovrebbe includere quanto segue:

• Il problema
• Come hai scoperto il problema
• Tutti i dettagli logistici che puoi includere (data, ora, luogo)

3 Riassumi la tua esperienza

Usando un linguaggio semplice, descrivi in ​​che modo questo problema ha influenzato la tua esperienza. Non girare intorno al cespuglio; la maggior parte delle persone non ha tempo per leggere una lettera lunga ed emozionante. Attenersi ai fatti.

Questa parte dell'e-mail di reclamo potrebbe includere quanto segue:

• In che modo il problema ha influenzato te o la tua attività
• Quello che hai fatto per provare a risolvere il problema da solo

4 Descrivi i risultati desiderati

A meno che il tuo unico obiettivo non sia quello di toglierti di dosso l'incidente, includi un modo per risolvere il problema in modo che il destinatario capisca quali azioni possono essere intraprese per raggiungere una soluzione. Considera cosa vuoi che venga fuori dal tuo reclamo: stai cercando una sostituzione, una conversazione, un cambiamento di polizza o un risarcimento? Sii diretto su come vorresti risolvere la questione.

Prova a includere questi dettagli per ottenere la migliore risposta.

• Un risultato chiaro e specifico che ti soddisferebbe
• Commenti costruttivi
• Un lasso di tempo entro il quale risolvere il problema

5 Includere gli allegati

Sostieni le tue affermazioni con prove ove possibile. Puoi semplicemente spiegare le tue prove per iscritto o, in modo più convincente, allegare file di supporto all'e-mail.

I documenti giustificativi possono includere quanto segue.

• Ricevute
• Numeri d'ordine o di tracciabilità
• Immagini
• Video
• Schermate
• Registrazioni audio

6 Firma in modo professionale

Le e-mail di reclamo dovrebbero essere professionali. Di solito è sufficiente scrivere "Cordiali saluti" seguito dal tuo nome. Includi una firma e-mail professionale se scrivi la tua e-mail sul posto di lavoro o per conto di un'azienda.

7 Modifica e correggi le bozze

Quando hai finito di scrivere, è il momento di modificare e correggere la tua email. Per prima cosa, leggilo e rimuovi tutte le frasi in cui ti sei emozionato eccessivamente, sei stato scortese o avresti potuto scrivere un messaggio più conciso. Controlla anche la grammatica, la punteggiatura e l'ortografia.

8 Ottieni il tono giusto

Assicurati che la tua email arrivi nel modo desiderato. I suggerimenti di riscrittura del tono, una funzionalità Grammarly Premium, identificano le frasi in cui il tono potrebbe essere interpretato erroneamente dal destinatario e offrono opzioni di riscrittura emotivamente intelligenti in modo da poter apportare modifiche per evitare problemi di comunicazione prima di premere Invia. Poiché il tono gioca un ruolo vitale in una comunicazione efficace, i suggerimenti di riscrittura del tono ti danno un maggiore controllo sul tuo messaggio.

3 esempi di email di reclamo

Ecco tre esempi di email di reclamo per aiutarti a scriverne una tua. Notare il tono professionale e la lunghezza concisa.

1 E-mail di reclamo a un appaltatore

Caro signor Jones,

Il 21 novembre 2022, ho assunto la vostra azienda per riparare i pavimenti del mio corridoio dopo che una tubazione è scoppiata nel mio vespaio al 1205 di Colorado Drive.

Purtroppo il vostro servizio non ha retto bene. Non sono soddisfatto perché le assi del pavimento installate si staccano dopo sole tre settimane. Ho anche notato che non hai installato un sottostrato sotto le assi e che è presente della muffa dovuta ai danni causati dall'acqua che non è stata mitigata.

Per risolvere il problema, ti sarei grato se potessi riparare il pavimento danneggiato senza alcun costo aggiuntivo per me. In allegato ci sono le foto delle zone danneggiate, la fattura che mi avete fornito, il preventivo e le informazioni sulla pavimentazione.

Aspetto con ansia la tua risposta e risoluzione. Vorrei che questo fosse completato entro e non oltre il 31 gennaio. Per favore fatemi sapere se è possibile.

Sinceramente,

Michael Harrison

2 E-mail di reclamo a un'azienda

Per chi è coinvolto,

Il 1° dicembre 2022 ho ricevuto una spedizione di merce danneggiata tramite il vostro servizio di trasporto merci. La spedizione danneggiata era sul pallet numero 27 del camion numero 2705 presso la nostra sede di Santa Fe, New Mexico. Il numero dell'ordine era O-6744035.

Mi aspettavo di poter pubblicare questi articoli stagionali per i nostri saldi natalizi. Non solo stiamo perdendo entrate sulle potenziali vendite, ma abbiamo anche investito migliaia di dollari per soddisfare la domanda dei clienti in un periodo di tempo specifico.

Per risolvere questo problema, apprezzerei la tua collaborazione per risarcirci i prodotti danneggiati e spedire un nuovo ordine il prima possibile. In allegato ci sono le immagini del danno, la nostra ricevuta e il camion su cui è arrivato.

Aspetto con ansia la vostra risposta e la risoluzione del mio problema. Aspetterò fino al 15 dicembre 2022 per ricevere la tua risposta prima di intraprendere ulteriori azioni. Rispondi a questa email il prima possibile o inoltrala all'agente competente all'interno della tua azienda.

Sinceramente,

Malia Magenta

CEO, Forniture di bellezza Magenta

3 E-mail di reclamo su un collega

Caro signor Tremaine,

Scrivo per lamentarmi del comportamento del mio manager, Jared Molton, durante il nostro incontro annuale di revisione. Ha fatto battute sprezzanti e ha tentato di intimidirmi.

Ho parlato con Jared in diverse occasioni (12/1/22, 15/3/22 e 27/6/22, tra gli altri) riguardo al suo comportamento, ma queste conversazioni non hanno cambiato il suo comportamento. Questi incontri sono documentati tramite messaggi Slack, e-mail e chiamate Zoom registrate. Puoi trovarli allegati a questa email.

Le sue azioni mi hanno fatto sentire profondamente a disagio e isolato sul lavoro. Sono preoccupato che le sue valutazioni su di me, sulla mia prestazione e sul mio posto in questa squadra siano parziali e ingiuste. Anche Amber Dreyfus, Claire Powell ed Eric Bingham erano presenti durante molte di queste interazioni.

Vorrei parlare con te e un rappresentante delle risorse umane per discutere come possiamo risolvere questo conflitto. Per lo meno, mi piacerebbe essere trasferito in un altro dipartimento sotto un manager diverso in modo da poter continuare a lavorare sullo sviluppo del software. Apprezzerei se mi ricontattassi presto con i passaggi successivi.

Sinceramente,

Jada Rowen