Come scrivere un'e-mail di reclamo in 8 passaggi

A volte le cose non vanno per il verso giusto. Hai sentito di non essere stato trattato bene presso l'agenzia di autonoleggio o un articolo che hai ordinato è stato danneggiato per posta e desideri un rimborso. Forse l'appaltatore che hai assunto ha fatto un lavoro scadente sulla piastrellatura del bagno, o non ti sei sentito come se il tuo dottore avesse davvero sentito quello che stavi cercando di dirgli .

Tutte queste situazioni sono diverse, ma richiedono tutte un tipo di comunicazione simile: un messaggio diretto ed educato che spieghi cosa è successo e come vorresti procedere. Questo articolo descrive come fare proprio questo.

Che cos'è un'e-mail di reclamo?

Un'e-mail di reclamo è un pezzo di corrispondenza scritta che esprime insoddisfazione per un prodotto, servizio o esperienza. Un'e-mail di reclamo convincente spiegherà il problema che stai riscontrando e come vorresti risolverlo.

Un'e-mail di reclamo è un modo efficace per comunicare le lamentele in modo educato. Questa forma di comunicazione ti dà il tempo di pianificare la tua risposta e scegliere attentamente le tue parole. È importante essere chiari, concisi e equilibrati quando scrivi l'e-mail di reclamo.

Quando scrivere un'e-mail di reclamo

Ci sono molte situazioni in cui un'e-mail di reclamo è la migliore risposta. In generale, puoi scriverne uno a un'azienda o un'organizzazione, un collega, un funzionario eletto o un amico o un familiare. Ogni situazione può essere diversa, ma il processo è simile.

Sul posto di lavoro, potresti dover affrontare formalmente un problema che è stato difficile da risolvere con un collega. In questo caso, puoi inviare un'e-mail di reclamo direttamente al collega, oppure puoi rivolgerti al tuo collega ma utilizzare la funzione cc per includere il tuo manager e le risorse umane. Questo è un modo semplice per avere una traccia cartacea nel caso in cui ne avessi bisogno in seguito.

A volte, un'e-mail di reclamo può essere il modo migliore per comunicare con un amico o un familiare. Se sei stato allontanato, hai bisogno di una certa distanza per affrontare un problema o hai un problema serio che non puoi affrontare di persona, l'e-mail è un mezzo formale che può far capire il punto.

Come scrivere una mail di reclamo

I passaggi esatti che segui per scrivere il tuo reclamo possono variare, a seconda di chi stai scrivendo e di cosa stai scrivendo. Ma questi passaggi dovrebbero coprire tutto. Prima di immergerci, ecco le basi.

Un'e-mail di reclamo dovrebbe includere quanto segue.

• Un riassunto della tua esperienza
• Dettagli sul tuo problema
• Come vorresti risolvere il problema

1 Rivolgersi al destinatario

Per iniziare la tua e-mail, rivolgiti al destinatario in modo educato e rispettoso. Il saluto in genere inizia con "Caro" e il nome del destinatario. Usa le lettere maiuscole del titolo e termina con una virgola.

La persona che sceglierai di contattare dipenderà dalla tua situazione. Se stai scrivendo a un collega, un amico o un familiare, probabilmente sai a chi stai scrivendo.

Se stai scrivendo l'e-mail per un'azienda per cui lavori, potresti avere un punto di contatto noto o un rappresentante dell'assistenza. Se non sei sicuro, probabilmente il tuo manager lo sa o potresti essere in grado di contattare un dipartimento generale come il servizio clienti o il supporto tecnico.

Devi ancora decidere chi deve riceverlo? Puoi inviare la tua e-mail di reclamo a uno dei seguenti indirizzi.

• Un servizio di assistenza clienti o servizio clienti
• Supporto tecnico
• Un punto di contatto
• Il responsabile del tuo punto di contatto
• Un reparto vendite
• L'addetto alle comunicazioni di un'organizzazione
• Un dirigente
• Un amico, un familiare o un collega

Se non puoi rivolgerti a una determinata persona per nome, puoi inserire "A chi può interessare".

2 Descrivi le informazioni fondamentali

Arriva al punto il più velocemente possibile. Nel primo paragrafo della tua email, dovresti condividere concisamente i dettagli di base del tuo problema.

La prima parte dell'e-mail di reclamo dovrebbe includere quanto segue:

• Il problema
• Come hai scoperto il problema
• Eventuali dettagli logistici che puoi includere (data, ora, luogo)

3 Riassumi la tua esperienza

Usando un linguaggio semplice, descrivi in ​​che modo questo problema ha influito sulla tua esperienza. Non tergiversare; la maggior parte delle persone non ha il tempo di leggere una lettera lunga ed emozionante. Attieniti ai fatti.

Questa parte dell'e-mail di reclamo potrebbe includere quanto segue:

• In che modo il problema ha influito su di te o sulla tua attività
• Cosa hai fatto per provare a risolvere il problema da solo

4 Descrivi i risultati desiderati

A meno che il tuo unico obiettivo non sia toglierti di dosso l'incidente, includi un modo per risolvere il problema in modo che il destinatario capisca quali azioni possono essere intraprese per raggiungere una risoluzione. Considera cosa vuoi ottenere dal tuo reclamo: stai cercando una sostituzione, una conversazione, un cambio di politica o un risarcimento? Sii diretto su come vorresti risolvere la questione.

Cerca di includere questi dettagli per ottenere la migliore risposta.

• Un risultato chiaro e specifico che ti soddisferebbe
• Commenti costruttivi
• Un lasso di tempo in cui risolvere il problema

5 Includere allegati

Supporta le tue affermazioni con prove ove possibile. Puoi semplicemente spiegare le tue prove per iscritto o, in modo più convincente, allegare file di supporto all'e-mail.

I documenti di supporto possono includere quanto segue.

• Ricevute
• Numeri d'ordine o di tracciamento
• Immagini
• Video
• Screenshot
• Registrazioni audio

6 Disconnettersi professionalmente

Le e-mail di reclamo dovrebbero essere professionali. Di solito è sufficiente scrivere "Cordiali saluti" e poi il tuo nome. Includi una firma e-mail professionale se stai scrivendo la tua e-mail sul posto di lavoro o per conto di un'azienda.

7 Modificare e correggere le bozze

Quando hai finito di scrivere, è il momento di modificare e correggere la tua email. Per prima cosa, leggilo e rimuovi tutte le frasi in cui ti sei emozionato eccessivamente, sei stato scortese o avresti potuto scrivere un messaggio più conciso. Controlla anche la grammatica, la punteggiatura e l'ortografia.

8 Ottieni il tuo tono giusto

Assicurati che la tua email arrivi nel modo desiderato. Suggerimenti per la riscrittura del tono, una funzione Grammarly Premium, identifica le frasi in cui il tono potrebbe essere interpretato erroneamente dal destinatario e offre opzioni di riscrittura emotivamente intelligenti in modo da poter apportare modifiche per evitare problemi di comunicazione prima di premere Invia. Poiché il tono gioca un ruolo fondamentale in una comunicazione efficace, i suggerimenti di riscrittura del tono ti danno un maggiore controllo sul tuo messaggio.

3 esempi di email di reclamo

Ecco tre esempi di e-mail di reclamo per aiutarti a scrivere la tua. Notare il tono professionale e la lunghezza concisa.

1 E-mail di reclamo a un appaltatore

Caro signor Jones,

Il 21 novembre 2022, ho assunto la tua azienda per riparare i pavimenti del mio corridoio dopo che un tubo è scoppiato nel mio vespaio al 1205 di Colorado Drive.

Sfortunatamente, il tuo servizio non ha retto bene. Non sono soddisfatto perché le assi del pavimento che hai installato si staccano dopo sole tre settimane. Ho anche notato che non hai installato un sottostrato sotto le assi e c'è della muffa causata dai danni causati dall'acqua che non è stata mitigata.

Per risolvere il problema, vi sarei grato se riparaste il pavimento danneggiato senza alcun costo aggiuntivo per me. In allegato le foto delle zone danneggiate, la fattura che mi hai fornito, il preventivo e le informazioni sulla pavimentazione.

Attendo con ansia la tua risposta e risoluzione. Vorrei che questo fosse completato entro e non oltre il 31 gennaio. Per favore fatemi sapere se è possibile.

Cordiali saluti,

Michele Harrison

2 E-mail di reclamo a un'azienda

Per chi è coinvolto,

Il 1° dicembre 2022 ho ricevuto una spedizione di merce danneggiata tramite il vostro servizio merci. La spedizione danneggiata era sul pallet numero 27 del camion numero 2705 presso la nostra sede di Santa Fe, New Mexico. Il numero d'ordine era O-6744035.

Mi aspettavo di poter mettere questi articoli stagionali per la nostra svendita natalizia. Non solo stiamo perdendo entrate sulle potenziali vendite, ma abbiamo anche investito migliaia di dollari per soddisfare la domanda dei clienti in un determinato periodo di tempo.

Per risolvere questo problema, apprezzerei la tua collaborazione nel risarcirci per i prodotti danneggiati e spedire un nuovo ordine il prima possibile. In allegato ci sono le immagini del danno, la nostra ricevuta e il camion con cui è arrivato.

Attendo con ansia la tua risposta e una soluzione al mio problema. Aspetterò fino al 15 dicembre 2022 per ricevere la tua risposta prima di intraprendere ulteriori azioni. Si prega di rispondere a questa e-mail il prima possibile o di inoltrarla all'agente appropriato all'interno della propria azienda.

Cordiali saluti,

Malia Magenta

Amministratore delegato, Magenta Beauty Supplies

3 E-mail di reclamo su un collega

Caro signor Tremaine,

Scrivo per lamentarmi di come si è comportato il mio manager, Jared Molton, durante la nostra riunione di revisione annuale. Ha fatto battute sminuite e ha tentato di intimidirmi.

Ho parlato con Jared in più occasioni (1/12/22, 3/15/22 e 6/27/22, tra gli altri) del suo comportamento, ma queste conversazioni non hanno cambiato il suo comportamento. Questi incontri sono documentati tramite messaggi Slack, e-mail e chiamate Zoom registrate. Puoi trovarli allegati a questa email.

Le sue azioni mi hanno fatto sentire profondamente a disagio e isolato al lavoro. Sono preoccupato che le sue valutazioni su di me, sulla mia prestazione e sul mio posto in questa squadra siano di parte e ingiuste. Anche Amber Dreyfus, Claire Powell ed Eric Bingham erano presenti durante molte di queste interazioni.

Vorrei parlare con lei e con un rappresentante delle risorse umane per discutere su come risolvere questo conflitto. Come minimo, mi piacerebbe essere trasferito in un altro dipartimento sotto un altro manager in modo da poter continuare a lavorare allo sviluppo del software. Ti sarei grato se mi ricontattassi presto per i passaggi successivi.

Cordiali saluti,

Jada Rowen