Come creare un piano di progetto: una guida passo passo

L'efficienza e l'organizzazione sono fondamentali in qualsiasi progetto sul posto di lavoro. Un piano di progetto funge da guida dettagliata che aiuta i team a rimanere organizzati e sulla buona strada. Può essere il fattore decisivo per restare nei limiti del budget e rispettare le scadenze.

Nel seguente post del blog ti spiegheremo come creare un piano di progetto. Continua a leggere per scoprire cosa è incluso in un piano di progetto e le migliori pratiche per scrivere un piano di progetto.

Sommario

Cos'è un piano di progetto?

Elementi chiave di un piano di progetto

Passaggi per creare un piano di progetto

Migliori pratiche

Domande frequenti sul piano di progetto

Cos'è un piano di progetto?

Un piano di progetto, chiamato anche piano di lavoro, è un documento che copre tutto ciò che riguarda un progetto. È in parte tabella di marcia, in parte lista di controllo e in parte progetto.

I piani di progetto, creati dai project manager, delineano l'ambito, gli obiettivi, i risultati finali e la sequenza temporale di un progetto. Solitamente scritto dopo una revisione del Project Charter da parte delle parti interessate, il piano viene condiviso con il team per chiarimenti e discussioni. Nelle fasi iniziali, funge da linea guida per i risultati finali, mentre nelle fasi successive aiuta a misurare i progressi e mantiene il team allineato con la visione, le tappe fondamentali e le scadenze del progetto.

Carta del progetto e piano di progetto

Un piano di progetto è una tabella di marcia dettagliata che un team segue dall'inizio del progetto fino alla sua consegna. Contiene tutti i dettagli di cui il team ha bisogno per portare a termine il lavoro, come l'ordine in cui devono essere completati i risultati finali, come monitorare il progetto, le date di scadenza per ciascun componente del progetto e come vengono delegate le attività del progetto.

Una carta di progetto, al contrario, è un documento di livello più alto. Descrive in dettaglio l'ambito del progetto, le tappe fondamentali, i risultati finali e una tempistica generale, ma non include i dettagli specifici presenti in un piano di progetto. In relazione l'uno all'altro, la proposta di progetto viene prima. Poi segue la carta del progetto e successivamente il piano del progetto.

Scopo di un piano di progetto

Lo scopo principale di un piano di progetto è mantenere allineato il team mentre lavora per completarlo. Ciò ha numerosi effetti a catena, come rispondere alle domande dei membri del team prima che si presentino e fornire un quadro per il processo decisionale e l'esecuzione.

Un piano di progetto mantiene inoltre le parti interessate allineate agli obiettivi del progetto. Condividere il piano del progetto prima dell'inizio del lavoro e fare riferimento ad esso per ogni tappa fondamentale e/o risultato finale mantiene le parti interessate informate sullo stato di avanzamento del progetto, dando loro l'opportunità di porre domande e fornire feedback nei momenti chiave.

Elementi chiave di un piano di progetto

Passaggi per creare un piano di progetto

1. Definire gli obiettivi del progetto

Prima di scrivere un piano di progetto, definire gli obiettivi del progetto.

• Cosa otterrai con questo progetto?
  • Quali saranno i benefici che porterà?
  • Quali sono i problemi che risolverà?

Dopo aver definito gli obiettivi del progetto, puoi estrapolare i suoi vantaggi come un maggiore coinvolgimento sui social media, un maggiore riconoscimento del marchio, un aumento delle vendite o un flusso di lavoro più efficiente, solo per fornire alcuni esempi. Se l'obiettivo è risolvere un problema esistente, annotalo chiaramente nelle note del brainstorming.

Mentre fai brainstorming e scrivi gli obiettivi, assicurati che seguano i criteri SMART:

• Specifico.Sono concentrati su una sfida o un obiettivo specifico?
• Misurabile. Potete quantificare i progressi verso gli obiettivi? Come?
• Assegnabile. Esistono ruoli chiari che possono essere delegati a individui specifici?
• Realistico. È ragionevole aspettarsi il risultato dichiarato con le risorse disponibili?
• Relativo al tempo. Esiste una tempistica chiara per il raggiungimento degli obiettivi prefissati?

2. Coinvolgere le parti interessate

Pianificare il tempo per parlare con ciascuna parte interessata. Chiedi di cosa hanno bisogno e come questo progetto soddisferà le loro esigenze. Ciò potrebbe comportare alcuni scambi tra le parti interessate, soprattutto quando si restringono gli obiettivi del progetto e si raggiunge un consenso. Se ci sono più parti interessate ed esigenze diverse, tenere un incontro con tutte le parti può essere utile.

3. Stabilire l'ambito del progetto

Con il contributo delle parti interessate, la fase successiva consiste nello stabilire l'ambito del progetto. Indicare i risultati specifici.

Scrivere una dichiarazione sull'ambito che definisca chiaramente tutti gli aspetti dell'ambito del progetto.

4. Suddividere il progetto in attività

Creare una struttura di ripartizione del lavoro (WBS). Suddividi il progetto in piccole parti, definendo i risultati finali per ciascuna fase. Mentre lo fai, assegna ai membri del team compiti specifici.

5. Sviluppa una sequenza temporale

Una volta che hai un'idea di ogni fase di avanzamento del progetto, crea una sequenza temporale mettendoli in ordine sequenziale. La funzione di composizione di Grammarly può aiutare in questo. Altri strumenti che puoi utilizzare in questa fase includono diagrammi di Gantt per visualizzare pianificazioni e liste di controllo interattive come quelle in CoSchedule e Notion.

6. Stimare risorse e costi

Determinare quanto segue:

• Chi lavorerà al progetto
• L'attrezzatura che la squadra utilizzerà
• I materiali necessari per il progetto

Elabora alcuni scenari diversi, come esternalizzare parte o tutto il lavoro e mantenerlo internamente. Questo ti darà alcune stime di budget diverse, che potrai quindi utilizzare per consolidare il tuo piano di progetto. Ricordati di tenere conto di imprevisti come commissioni urgenti e revisioni.

7. Pianificare i rischi

Alcuni progetti sono più rischiosi di altri. Potresti dover affrontare problemi, come un guasto tecnico o un ritardo nella spedizione. Mentre sviluppi il piano del progetto, valuta questi rischi in modo realistico, determinando la loro probabilità e il modo in cui ciascuno di essi potrebbe influire sul progetto. Quindi, sviluppare una strategia di mitigazione per ciascun rischio, assegnando la responsabilità della gestione dei rischi specifici ai membri del team interessati.

8. Elaborare un piano di comunicazione

Un piano di comunicazione è una parte cruciale di un piano di progetto. Ricorda, lo scopo centrale del piano di progetto è mantenere il team sulla buona strada e garantire che il progetto venga eseguito in modo efficiente. La comunicazione, sia tra i membri del team che tra te e le parti interessate del progetto, è fondamentale.

Determina il modo in cui comunicherai, ad esempio tramite e-mail, riunioni, report o dashboard. Potresti voler programmare riunioni in punti specifici e impostare un canale per la comunicazione quotidiana. Mentre lo fai, definisci i ruoli per l'aggiornamento e la condivisione dell'avanzamento del progetto.

9. Costruire un processo di garanzia della qualità

Inserisci revisioni della qualità nella tua sequenza temporale e assegna responsabilità di controllo qualità.

La garanzia della qualità è un obiettivo generale per qualsiasi piano di progetto. Nel tuo piano di progetto specifico, determina come definirai un prodotto di qualità. Potrebbero trattarsi di dati consolidati rispetto ai quali il tuo prodotto funziona o di design che si adattano a un'identità di marca consolidata.

10. Ottieni le approvazioni e finalizza il piano

Con una bozza pronta, presentala alle parti interessate. Possono fornire feedback e, se lo fanno, incorporare i loro suggerimenti nella bozza successiva. Prima di iniziare il lavoro, assicurarsi che il team comprenda i propri ruoli e responsabilità.

11. Eseguire e monitorare il piano

Avviare il progetto rivedendo il piano con il team. In questa fase, introdurre gli strumenti di tracciamento e comunicazione che verranno utilizzati. Nei giorni e nelle settimane successivi, monitora i progressi e apporta le modifiche necessarie, come modifiche della data di scadenza o riassegnazione delle attività.

12. Documentare le lezioni apprese

Una volta che i risultati finali sono nelle mani del cliente/delle parti interessate, condurre una riunione di chiusura del progetto. In questo incontro, registra tutti i successi, le sfide e le aree in cui è possibile migliorare il flusso di lavoro. Grammarly può semplificare questo processo organizzando i dati e gli approfondimenti in una documentazione di facile lettura. Questa documentazione può aiutarti a scrivere piani di progetto più efficaci in futuro.

Migliori pratiche

Uno dei modi più efficaci per imparare a scrivere piani di progetto efficaci è guardare un esempio di piano di progetto. La tua azienda potrebbe avere esempi archiviati oppure puoi trovarli online.

Essere proattivi nella collaborazione con le principali parti interessate. Ciò significa comunicare con loro regolarmente prima di iniziare a scrivere il piano e prendersi il tempo per capire di cosa hanno veramente bisogno. Tienili aggiornati anche sull'avanzamento del progetto: ad ogni traguardo, assicurati di ottenere tutte le approvazioni necessarie. Ciò può evitare sviste e ritardi.

Nel piano di progetto scritto, la chiarezza e la concisione sono fondamentali! Stabilisci queste massime priorità. Se hai bisogno di aiuto per iniziare, rivedere o correggere le bozze, Grammarly può aiutarti.

Domande frequenti sul piano di progetto

Qual è il passo più importante nella stesura di un piano di progetto?

Il passo più importante nella stesura di un piano di progetto è definire gli obiettivi e i risultati del progetto.

Come posso garantire il consenso delle parti interessate al mio piano di progetto?

Il consenso degli stakeholder è generalmente più probabile quando il piano del progetto ha obiettivi chiari e un processo lineare e graduale per raggiungerli.

Quali strumenti posso utilizzare per creare un piano di progetto?

Grammarly fornisce numerosi strumenti che puoi utilizzare quando scrivi un piano di progetto, come la funzionalità di composizione e la correzione di bozze.

Come gestisco le modifiche al piano di progetto durante l'esecuzione?

Comunicare la necessità di apportare modifiche alle parti interessate e ai membri del team. Dopo aver apportato le modifiche, condividi una versione rivista del piano con tutte le parti.

Quali sono gli errori comuni da evitare quando si scrive un piano di progetto?

Gli errori comuni includono:

• Dettagli insufficienti nel piano
• Mancanza di chiarezza riguardo obiettivi, risultati e ruoli
• Non compreso il tempo sufficiente per gli imprevisti
• Non valutare i rischi e creare strategie di mitigazione