Creare una carta del progetto: una guida passo passo

• Una carta di progetto è un documento di alto livello che fornisce una panoramica di un progetto.
• In genere, i project charter vengono utilizzati come presentazioni per le parti interessate e gli investitori.
• Le carte di progetto rispondono alle domande delle parti interessate ed eliminano le congetture da parte loro.

Una carta di progetto è un documento importante nel ciclo di vita di un progetto. In un project charter, un project manager delinea gli aspetti generali del progetto, come obiettivi, tempistica e ambito. Una carta di progetto ben sviluppata aumenta la probabilità di adesione delle parti interessate e promuove l’allineamento tra le parti interessate prima dell’inizio dei lavori. Continua a leggere per saperne di più sui project charter e su come scriverne uno.

Sommario

Che cos'è una carta di progetto?

Scopo di una carta di progetto

Elementi chiave di una carta di progetto

Passaggi per creare una carta di progetto

Migliori pratiche

Domande frequenti sulla Carta del progetto

Che cos'è una carta di progetto?

Una carta di progetto è un documento che funge da guida di alto livello per un progetto imminente. Spesso segue una proposta di progetto, che è un documento che presenta un progetto alle parti interessate. Se la proposta viene approvata, il passo successivo è una carta del progetto, che fornisce dettagli su come il progetto sarà strutturato e gestito.

Nella gestione dei progetti, i project charter sono importanti perché danno il tono al rapporto di lavoro tra le parti interessate, il project manager e il team che completa il lavoro.

Carta del progetto e piano di progetto

Di solito, un piano di progetto segue una carta di progetto.

Una carta del progetto viene presentata alle parti interessate per guidarle attraverso un progetto. Non entra nei dettagli come le date fondamentali o le responsabilità dei singoli membri del team; piuttosto, funge da presentazione di un progetto mostrandone gli obiettivi e i vantaggi.

Un piano di progetto è un documento più dettagliato. Qui troverai le specifiche di un progetto, incluso come e quando il project manager comunicherà con le parti interessate. Un piano di progetto non ha bisogno di “vendere” nessuno su un progetto; il suo scopo è mantenere allineati il ​​team, le parti interessate e il project manager.

Carta del progetto e business case

Mentre una carta di progetto delineacosacomporterà un progetto, un business case supportail motivo per cuile parti interessate dovrebbero approvare il progetto. Un business case è una proposta di valore che discute il problema che il progetto risolverà e l’eventuale ritorno aggiuntivo sull’investimento che le parti interessate possono aspettarsi. Generalmente, i casi aziendali descrivono in dettaglio gli aspetti finanziari di un progetto.

Scopo di una carta di progetto

Una carta di progetto offre alle parti interessate una visione chiara della direzione di un progetto. Quando viene presentato loro, offre loro l'opportunità di fornire feedback e suggerire modifiche al progetto. Queste modifiche possono essere incorporate nel piano di progetto.

In definitiva, una carta di progetto è il documento che le parti interessate approvano in modo che il progetto possa andare avanti. È sempre possibile che scelgano di non approvarlo, nel qual caso potrebbe essere il momento di ripensarci. Una carta di progetto approvata è il via libera affinché un project manager prenda le redini e inizi il lavoro.

Elementi chiave di una carta di progetto

Titolo e descrizione del progetto

Una carta di progetto inizia con un titolo e una descrizione di ciò che verrà. Grammarly può aiutarti in questo passaggio componendo un titolo e una descrizione concisi dopo aver scritto il resto del documento. Prova un messaggio come "Scrivi un titolo e una descrizione per questo project charter".

Esempio:

• Sviluppa un nuovo sito web
• Sviluppare e lanciare un nuovo sito Web di e-commerce che supporti la crescita del marchio e incrementi le vendite.

Obiettivi e traguardi

Includi obiettivi e traguardi chiari nella carta del tuo progetto. Questi non devono necessariamente essere quantificabili in questa fase, ma dovrebbero essere chiaramente dichiarati e realistici. Assicurati che soddisfino i criteri per gli obiettivi SMART: specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e con limiti di tempo. Ne parleremo più avanti.

Ad esempio, potresti affermare che l'obiettivo del tuo progetto è lanciare una campagna di marketing che aumenti le vendite del 40% nei prossimi due anni.

Gli obiettivi potrebbero essere:

• Lancio del nuovo sito web nel secondo trimestre
• Aumenta la presenza sui social media a 1 post al giorno per piattaforma
• Lanciare il programma invita un amico che offre rimborso in contanti agli acquirenti esistenti entro la fine del terzo trimestre
• Forma il team sull'analisi delle vendite di Shopify prima che il nuovo sito web venga pubblicato

Definizione dell'ambito

Dichiarare chiaramente la portata del progetto. Questi sono i risultati specifici forniti dal tuo team. Dai un'occhiata a questo esempio:

I team interni di progettazione e sviluppo creeranno e lanceranno un nuovo sito Web completamente ottimizzato che presenterà il marchio in un modo aggiornato ed entusiasmante. Il sito Web sarà dotato di un dashboard di analisi a cui tutti i membri del team potranno accedere e rivedere. Il sito Web fungerà da negozio online del marchio, presentando una pagina di prodotto per ogni articolo che offriamo. I risultati finali includono la copia del prodotto e la fotografia per ciascuna pagina del prodotto.

Identificazione delle parti interessate

Il formato standard del Project Charter include i nomi e i titoli delle parti interessate. Includili nella tua carta in modo che l'elenco sia facilmente accessibile per i membri del team.

Ecco un esempio:

• Kiara Rodriguez, responsabile marketing
• Sal Perrone, vicepresidente delle vendite

Ruoli e responsabilità

Nella carta del progetto, indica il ruolo e le responsabilità di ciascuna parte coinvolta. Ciò definisce le aspettative e rende facile per le persone avere discussioni produttive.

Per esempio:

• David Heredia, Senior UX Designer: supervisiona la progettazione e lo sviluppo della UX del nuovo sito web
• Mona Yosco, Coordinatrice marketing: Creare un piano di contenuti social per le settimane precedenti al lancio, il periodo di lancio e i mesi successivi

Requisiti di alto livello

I requisiti di alto livello sono requisiti generali che devono essere soddisfatti. Ad esempio, uno stakeholder potrebbe richiedere un ROI del 20%. Includili nella carta del tuo progetto.

• Aumento delle vendite del 40% previsto entro il terzo trimestre
• Il sito web deve essere localizzato in tutti i principali mercati al momento del lancio

Ipotesi e vincoli

Includere ipotesi nella carta del progetto può essere prudente in quanto può aiutare le parti interessate e i membri del team ad anticipare i rischi. Allo stesso modo, l'inclusione dei vincoli modella la visione degli stakeholder del progetto finito, aiutandoli a comprenderlo. Ad esempio, potresti presumere che un rebranding sarebbe più efficace se implementato per fasi, e un vincolo potrebbe essere che la società sia attualmente a metà di un contratto pubblicitario di tre anni su cartelloni pubblicitari.

Rischi del progetto

Annotare eventuali rischi potenziali, come difficoltà di localizzazione, nella carta del progetto. Grammarly può aiutare con un suggerimento come "Determina i possibili rischi con questo project charter".

Esempi di rischi del progetto includono:

• Difficoltà tecniche con il checkout dell'e-commerce
• Sfide di localizzazione durante la progettazione di versioni internazionali del sito web

Programma delle tappe fondamentali

Il programma delle tappe fondamentali è la sequenza temporale che specifica quando le parti interessate possono aspettarsi i risultati finali. Scrivi un programma realistico che offra sufficiente margine di manovra per eventuali ritardi, come la malattia di un membro del team.

• 10 febbraio: riunione iniziale di tutte le squadre
• 7 marzo: prime bozze del testo del sito web sottoposte alla revisione delle parti interessate
• 8 marzo: modelli di sito web sottoposti alla revisione delle parti interessate
• 12 marzo: tutti i commenti delle parti interessate devono essere restituiti ai team creativi
• 20 maggio: sito web pronto per essere testato
• 30 giugno: data di lancio ufficiale

Panoramica del budget

La panoramica del budget è una delle parti più importanti di un project charter, perché il budget può fare la differenza tra approvazione e rifiuto. Includi una panoramica del budget necessario e di come verranno assegnati i fondi.

Ecco un esempio:

• Progetto di riprogettazione del sito web: $ 60.000
  • Gestione: $ 10.000
  • Sviluppo: $ 25.000
  • Creativo: $ 20.000
  • Risorse: $ 5.000

Passaggi per creare una carta di progetto

1 Inizia

Il primo passo nella stesura di una carta di progetto è il coinvolgimento delle parti interessate. Intervistateli per comprendere le loro esigenze e prospettive. Attraverso queste interviste, raccogli informazioni che utilizzerai per definire obiettivi, presupposti, vincoli e rischi del progetto.

2 Definire obiettivi e ambito

Stabilisci obiettivi SMART prima di iniziare a scrivere:

• Specifico:sono focalizzati su una sfida o un obiettivo specifico?
• Misurabile: puoi quantificare i progressi verso gli obiettivi? Come?
• Assegnabile: esistono ruoli chiari che possono essere delegati a individui specifici?
• Realistico: creare-progetto-charter
• Limitato nel tempo: esiste una tempistica chiara per il raggiungimento degli obiettivi dichiarati?

In questa fase, determina anche l’ambito del tuo progetto. Un ambito chiaramente definito può aiutarti a evitare lo scope creep, uno scenario in cui il progetto cresce e diventa più complesso una volta iniziato il lavoro.

3 Stabilire le tappe fondamentali e il budget

Sviluppare una sequenza temporale di alto livello per il progetto. Dichiararlo ampiamente nella carta. Prendere nota delle risorse e dei costi coinvolti nel raggiungimento dell'obiettivo associato ad ogni passaggio.

4 Documentare rischi e ipotesi

È qui che entrano in gioco le informazioni raccolte dalle parti interessate. Identificare le potenziali sfide legate al progetto e scriverle nella carta. Accanto a questi, includere ipotesi realistiche e vincoli pertinenti.

5 Scrivi la tua bozza

L’ultimo passo è scrivere la carta del progetto. Trovare un modello di charter di progetto e utilizzarlo per creare il tuo charter può essere utile.

La grammatica può aiutare a identificare lacune o potenziali obiezioni alla tua carta. Può anche correggere la tua scrittura e dare suggerimenti per correggere errori grammaticali o trovare il tono perfetto.

Una volta che la bozza è pronta, presentala alle parti interessate e chiedi feedback. È qui che il tono giusto può fare una differenza significativa. Se le parti interessate hanno suggerimenti, rivedere la carta di conseguenza. Quindi sei pronto per iniziare a lavorare con una versione finalizzata.

Migliori pratiche

In un project charter, è fondamentale dare priorità alla chiarezza e alla concisione. In genere, un project charter è lungo solo poche pagine e raramente più di 15 pagine, quindi deve riassumere i punti, non fornire spiegazioni approfondite.

Prima di scrivere una carta del progetto, collaborare in modo proattivo con le principali parti interessate. In questo modo, sai quali sono le loro esigenze e come pianificare progetti che li aiutino a raggiungere i loro obiettivi.

Ottieni tutte le approvazioni necessarie prima di procedere con un progetto. Utilizza la carta del progetto per ottenere queste approvazioni e garantire che tutte le parti coinvolte siano allineate prima di iniziare il lavoro.

Domande frequenti sulla Carta del progetto

Qual è lo scopo principale di un project charter?

Lo scopo principale di un project charter è riassumere un progetto imminente. Può essere utilizzato come presentazione per le parti interessate e come guida per i project manager per evitare lo spostamento dell'ambito.

In cosa differisce un project charter da un piano di progetto?

Una carta di progetto riassume in gran parte gli aspetti di un piano di progetto. Mentre un piano di progetto è una guida completa a ogni aspetto di un progetto, un project charter ne è una breve panoramica di alto livello.

Chi è responsabile della creazione della carta del progetto?

Il project manager è incaricato di scrivere una carta del progetto. Possono utilizzare strumenti come Grammarly per scrivere un documento conciso ed efficace.

Quali sono le sfide comuni quando si sviluppa un project charter?

Alcune sfide comuni che possono sorgere quando si scrive un project charter includono:

• Includere troppi dettagli invece di riassumere
• Contenuti vaghi che non offrono alle parti interessate una visione chiara del progetto
• Informazioni mancanti come passaggi specifici

Un progetto può procedere senza un project charter?

Sì, è possibile che un progetto proceda senza un project charter. Tuttavia, una carta di progetto è uno strumento prezioso per mantenere i progetti sulla buona strada.