Questo è il motivo per cui dovresti controllare la tua posta elettronica al mattino

Non controllare la tua posta elettronica! Un sacco di persone con credenziali stravaganti ti diranno di evitare la tua e-mail a tutti i costi al mattino. La consulente per la gestione del tempo Julie Morgenstern ha scritto un intero libro al riguardo. Ha detto all'Huffington Post che se cedi alla tentazione, "non ti riprenderai mai". Lo scrittore di sviluppo personale Sid Savara fornisce sette motivi per non verificarlo. Per cominciare, le richieste nella tua e-mail non sono ancora nella tua agenda di "cose ​​da fare". Se li aggiungi al tuo piatto, sarai distratto dalle cose importanti già nella tua lista di cose da fare. Vuoi perdere la beatitudine che accompagna l'ignoranza? D'altra parte, altrettanti esperti ti diranno di controllare la tua posta all'inizio della giornata. Ecco cosa hanno da dire.

Perché dovresti controllare la posta elettronica

Toglilo di mezzo

Il motivo principale per controllare la posta elettronica al mattino è semplicemente per toglierla di mezzo. Lifehacker riporta l'esperienza personale di Dorie Clark, collaboratrice della Harvard Business Review: "Spingendo la corrispondenza e-mail fino alla fine della giornata, ho scoperto che evitavo costantemente di rispondere a determinati messaggi perché richiedevano scelte difficili che il mio cervello trovava faticose. Mi sono reso conto che se alla fine volevo eliminare quei messaggi che si trovano in fondo alla mia casella di posta, ciò di cui avevo più bisogno non era semplicemente il tempo per rispondere; era la forza di volontà e il discernimento per esprimere buoni giudizi e rispondere di conseguenza”. Raccomanda di riservare periodi di venti minuti durante il giorno per gestire la corrispondenza e-mail.

Allena gli altri a rispettare il tuo tempo

Qualcuno ti ha mai chiamato o inviato un messaggio chiedendoti se hai ricevuto la sua e-mail che hanno inviato cinque minuti fa? Nel mondo della tecnologia di oggi, le persone vogliono che le cose siano veloci. Ma la pazienza non è una virtù? Quando non rispondi all'istante, all'inizio potresti irritare gli altri. Tuttavia, quando ricevono una risposta ponderata, potrebbero imparare ad apprezzare la tua diligenza. Se la tua abitudine è quella di rispondere alle e-mail al mattino, puoi rispondere entro ventiquattro ore. Questo è un lasso di tempo ragionevole che ti dà il tempo di rispondere correttamente. Alla fine, i tuoi contatti frequenti acquisiranno familiarità con la tua routine. Vedranno che sei troppo occupato per essere a loro completa disposizione, ma li ricontatterai a tempo debito. Per vere emergenze, possono chiamarti al telefono.

Concediti del tempo per farcela

Se leggi le tue email in anticipo, hai tempo per reagire. Se aspetti troppo tardi per un'e-mail urgente, potresti perdere un'opportunità o non avere abbastanza tempo per rispettare una scadenza. Una revisione mattutina delle e-mail ti impedisce di trattenere gli altri. Se qualcuno ha bisogno della tua risposta per progredire, puoi aiutare la produttività del tuo team facendo la tua parte il prima possibile.

Puoi evitare la "pressione e-mail"

Secondo un articolo su The Guardian, i ricercatori londinesi del Future Work Center hanno riferito che i lavoratori si sentono sotto pressione dai flussi costanti di e-mail esigenti. I dipendenti che ricevono e-mail sui loro dispositivi mobili tramite app sono ancora più stressati. In Germania, il problema è diventato così preoccupante che il ministro del Lavoro ha iniziato a prendere in considerazione una legislazione “anti-stress” per vietare alle aziende di contattare i dipendenti al di fuori dell'orario di lavoro in situazioni non di emergenza. Sebbene il controllo della posta elettronica all'inizio e alla fine della giornata avesse la correlazione più forte con lo stress della posta elettronica, il rapporto suggeriva di disattivare le notifiche automatiche di nuovi messaggi. Se controlli il tuo account al mattino, gestisci subito i messaggi più importanti e poi chiudi l'app, potresti scoprire di rimanere aggiornato sulle tue e-mail senza sentirti sopraffatto. È interessante notare che la personalità ha anche influenzato il modo in cui le persone si sentivano sotto pressione. Ciò che uno psicologo e uno scrittore di scienze hanno scoperto sugli effetti della forza di volontà potrebbe sorprenderti.

La forza di volontà è limitata

Nel libro Willpower, Roy F. Baumeister e John Tierney affermano che la forza di volontà è una delle più grandi imprese umane. Secondo Tierney, "Hai solo una quantità limitata [di forza di volontà] durante la giornata, quindi dovresti stare attento a conservarla e cercare di salvarla per le emergenze". Come si applica alle e-mail? È facile rimandare la risposta se le risposte richiedono una ricerca o una risposta lunga. Ritarda troppo e sembri scortese. Rispondere a quelli difficili richiede forza di volontà e ne hai la maggior parte al mattino, prima di averla esaurita affrontando altre sfide. Forse non avrai risposte pesanti da scrivere ogni giorno, ma quando lo fai, la mattina è un ottimo momento per affrontarle. Tierney dice anche che la forza di volontà è paragonabile all'allenamento di resistenza. Più eserciti la forza di volontà, più forte diventerà il tuo autocontrollo. Una volta che ti sarai allenato a gestire le comunicazioni chiave come prima cosa al mattino, avrai la disciplina per evitare di spendere energie mentali per perdere tempo.

Come farlo bene

La scrittrice Laura Chin ci spiega come controllare le e-mail senza distruggere la nostra energia mentale. Il processo inizia prima ancora di accendere il laptop. Cita il direttore del NeuroLeadership Institute David Rock: "Se non riesci a ricordare quali sono i tuoi obiettivi, è improbabile che sarai in grado di scansionare l'ambiente alla ricerca di cose rilevanti per i tuoi obiettivi". Per prima cosa, definisci i tuoi obiettivi. Quando esegui la scansione della tua e-mail in un secondo momento, sarai in grado di concentrarti sui messaggi importanti e prendere una decisione su come gestirli.

Quindi, apri la tua casella di posta. Ricorda queste due parole: discernimento e forza di volontà. Canalizza le tue priorità principali mentre scorri le nuove email. Usa il tuo giudizio per decidere quali messaggi sono più importanti. Aprili e rispondi immediatamente o contrassegnali come priorità alta. Quindi, usa la tua forza di volontà per chiudere il browser. Tutto ciò che è meno critico può aspettare fino a tardi nel corso della giornata.

Ritieni che lo smistamento critico da quello non importante prosciughi troppo del tuo tempo? Prova un servizio di organizzazione della posta elettronica, come Unroll.me, che raggruppa i messaggi a bassa priorità in modo che tu possa concentrarti sulle cose importanti. Outlook ha recentemente implementato un servizio simile. Si chiama posta in arrivo focalizzata. Il sistema risponde e si adatta mentre osserva con quali contatti interagisci di più. Filtra anche inoltri, newsletter ed e-mail in blocco in una scheda separata che puoi leggere nel tuo tempo libero. Oltre a eliminare automaticamente lo spam, puoi impostare "regole" per conservare solo l'ultima copia delle newsletter eccessivamente frequenti.

Ti stresserai. Sarai distratto dai tuoi obiettivi quotidiani. Perderai troppo tempo prezioso. Questi sono alcuni dei motivi per cui le persone potrebbero dirti che non dovresti mai controllare la tua posta prima dell'ora di pranzo. Tuttavia, molti esperti hanno scoperto che cancellare le email importanti nella prima parte della giornata ti libererà il cervello per altre questioni. Le persone impareranno che sei occupato, ma risponderai entro un ragionevole lasso di tempo. E aumenterai la tua forza di volontà mentre rispondi solo ai messaggi chiave. Qual è la linea di fondo? Nessuno può dirti quale filosofia sia la migliore perché devi tenere conto della tua personalità e delle circostanze. Qual è il momento migliore per il tuo lavoro? Quale metodo ti fa sentire meno stressato? Quando lavori in modo più produttivo? Nessuno busserà alla tua scelta se sei capace e competente nel tuo lavoro.