9 consigli per una comunicazione efficace sul posto di lavoro

La comunicazione sul posto di lavoro non dovrebbe essere così difficile.

Il tuo team è a pochi giorni dal rilascio del progetto per il quale state tutti tormentando da settimane. Ci sono state raffiche di e-mail e messaggi, presentazioni, una revisione legale e un pomeriggio di discussioni confuse che hanno portato a grafici disegnati su lavagne con pennarelli che si sono rivelati non cancellabili. Ops.

Soprattutto, ci sono state riunioni, tante riunioni. C'era il tipo quotidiano veloce in cui le persone dicevano su cosa stavano lavorando, o più spesso si sviavano. Poi c'è stata una sessione punitivamente lunga che ha coinvolto dozzine di diapositive sulle metriche degli utenti; alla fine di quello stavi tranquillamente sognando ad occhi aperti di prendere lezioni di kickboxing.

Tuttavia, tutte quelle discussioni sconclusionate e gli infiniti thread di posta elettronica in qualche modo non sono riusciti a scongiurare un fiasco incombente. Ora nessuno sembra essere sulla stessa pagina e la tua scadenza si avvicina inesorabilmente. Quello che hai qui è una lezione abietta sulla comunicazione sul posto di lavoro o sulla sua mancanza.

L'efficacia della comunicazione tra te e i tuoi colleghi dice molto su quanto bene stia andando il lavoro in generale. È difficile portare a termine le cose in modo efficiente quando nessuno ha un piano chiaro. Le persone possono naufragare quando non vedono un buon modo per discutere di nuove opportunità, per non parlare di sfide impreviste.

Ecco perché siamo qui con alcuni suggerimenti per migliorare le tue capacità di comunicazione sul posto di lavoro.

Seleziona lo strumento giusto per il lavoro

Esistono molti modi per connettersi e connettersi male. Scegliere saggiamente.

Le e-mail possono essere di rigore, ma sono anche facilmente seppellibili. Le videoconferenze aggiungono un tocco umanizzante se qualcuno lavora in remoto, ma possono essere ingombranti. Le telefonate di base a volte sono sottovalutate, ma spesso vorrai programmare in anticipo, o almeno iniziare chiedendo a chi stai chiamando se è un buon momento per parlare.

Il vantaggio della conversazione in tempo reale è quanto può chiarire in un breve lasso di tempo risparmiando a entrambe le parti un'enorme quantità di digitazione avanti e indietro. Sii prudente nell'organizzare riunioni con più parti; questo può facilmente diventare un lavoro ingrato, quindi devi aspettarti un ritorno utile per giustificare lo sforzo.

Fai contare i tuoi incontri

Come per il lavoro, che secondo la legge di Parkinson si amplierà per occupare tutto il tempo a disposizione, così anche per le riunioni. Stabilisci un limite di tempo e un'agenda. Calcola quanto tempo spenderai per ogni articolo prima di andare avanti. L'idea qui è di rispettare il tempo dei partecipanti, quindi comunicate in modo trasparente su questo; farlo ti aiuterà a evitare di sembrare eccessivamente brusco mentre guidi le cose.

Per uno contro uno, portalo offline

Le potenziali tane del coniglio abbondano in qualsiasi discussione e alcune potrebbero valere la pena di seguirle, almeno tra un sottogruppo di partecipanti. Ad esempio, se il tuo designer realizza che un nuovo modello che sta ottenendo il via libera richiederà presto un testo aggiornato, allora lei e il suo fidato copywriter possono discutere questi dettagli dopo la riunione, non mentre il team di sviluppo guarda e cerca di non sbadigliare. Un comodo giro di parole per situazioni come questa: "Portiamolo offline".

Va bene ripetersi a volte

Se qualcosa è importante, di solito vale la pena ripeterlo.

A volte, quando si tratta di argomenti complessi o processi in corso, è utile ricordare alle persone le nozioni di base. Non devi lamentarti. Considera questo rapido esempio:

“Va bene, questa teleconferenza serve ad aggiornare gli attori chiave sulla prototipazione. Stiamo cercando di produrre un letto per cani migliore entro l'autunno, prima dei saldi delle festività, quindi abbiamo molto lavoro da fare in termini di ottimizzazione della resistenza alla bava. Durante la telefonata della scorsa settimana, Susan ci ha informato che il fornitore prevede un'inversione di tendenza di otto settimane. Ciò significa che dobbiamo accontentarci delle dimensioni questo mese. Parliamo dei prossimi passi. Chi è il primo?"

Questo breve riepilogo non è all'altezza di una lezione, pur ottenendo molto:

• Stabilisce il fulcro della chiamata, in modo che i relatori sappiano di tenere le cose in carreggiata e portare gli altri argomenti offline non appena compaiono
• Dà anche un'idea di cosa aspettarsi a chiunque non si sia sintonizzato prima
• Riprende l'importante takeaway di Susan dall'ultima chiamata nel caso qualcuno lo avesse perso
• Stabilisce una priorità chiave e una scadenza imminente

L'ultima parte sarà ripetuta in seguito, ma nel frattempo, se il tuo preambolo ha salvato a qualcuno una domanda imbarazzante o un'e-mail confusa, ha fatto il suo lavoro. E se sei preoccupato di passare troppo tempo a ripercorrere i tuoi passi, chiedi semplicemente se dovresti saltare avanti; i tuoi colleghi potrebbero sorprenderti dicendo di no.

Prova ad indicare i punti chiave in diversi modi

Può anche aiutare a escogitare nuovi modi per esprimere le idee chiave, usando parole diverse o possibilmente canali di comunicazione diversi, come un'e-mail di follow-up che cristallizza i principali risultati di una riunione e chi è responsabile delle azioni chiave per il futuro.

Alex Blumberg, il giornalista radiofonico diventato imprenditore che ha fondato Gimlet Media, ha detto a Tape che, nonostante i suoi molti anni come comunicatore professionista, ci è voluto del tempo per riconoscere l'importanza di aiutare i colleghi a capire:

Quando le persone dicono la stessa cosa, ha una risonanza diversa, viene da un posto diverso o significa cose diverse per persone diverse... Una parte importante del mio lavoro ora consiste nel dire la stessa cosa in un sacco di modi diversi solo perché la gente capisca da dove viene . Se lo dici solo una volta, non c'è alcuna garanzia che le persone l'abbiano sentito nel modo in cui l'hai detto tu.

In altre parole, se qualcosa è abbastanza importante da sopportare di essere ripetuto, probabilmente vale anche la pena riformularlo.

Eseguilo indietro

Soprattutto con questioni tecniche, ribadire le idee chiave può anche aiutarti a capire correttamente qualcosa di nuovo. Se c'è tempo, prova a chiedere alla persona che lo spiega se puoi riaffermare il suo punto con parole tue e chiedi se lo stai interpretando bene. Se c'è un dettaglio importante che ti sei perso, questa è una buona opportunità per ottenere aiuto per coglierlo.

Fai attenzione al tuo linguaggio del corpo

Volutamente o meno, il modo in cui ti comporti con il tuo corpo comunica molto. Ad esempio, sembri chiuso con le braccia incrociate o attivamente impegnato, diciamo parlando con le mani? Vale la pena considerare, per non inviare il messaggio sbagliato con la postura o l'espressione facciale.

Forse quando un collega conclude una presentazione e si guarda intorno nella stanza, sembri torvo, non perché la presentazione sia stata negativa, ma perché sei perso nei tuoi pensieri. In momenti come questo, a volte vale la pena spiegarsi: “Non è stato affatto male, ho solo bisogno di un momento per elaborare. Torniamo indietro tra un momento".

Riassumi i punti salienti

Non è raro che le persone si incontrino per un'ora, sollevino una serie di domande utili, riflettano su potenziali risposte, non risolvano nulla e poi si rendano conto che è ora di partire per un altro incontro. È qui che le note di follow-up possono aiutare a garantire che qualsiasi progresso che potresti aver fatto non svanisca fuori dalla porta.

Se puoi evitare di inviare e-mail lunghe a lunghe stringhe di destinatari, probabilmente è per il meglio. Ma se devi, potresti anche includere un tl;dr ("troppo lungo; non letto") che incapsula brevemente i punti salienti. Mettilo in cima in modo che quel ragazzo della logistica che sembra solo scremare possa almeno posare gli occhi sull'essenziale.

Sii gentile

Una veloce parola di ringraziamento o un sorriso tempestivo possono fare molto per aiutare i tuoi colleghi a sentirsi apprezzati e compresi.

Se questo fa sì che le persone vogliano parlare di più con te, beh, non è questo il motivo della migliore comunicazione sul posto di lavoro?