10 consigli per una comunicazione e-mail efficace

Oggi, una comunicazione e-mail efficace è essenziale per qualsiasi azienda e fornisce il metodo di comunicazione più immediato per molti professionisti. La maggior parte di noi scrive e-mail al lavoro ogni giorno, ma quando è stata l'ultima volta che ti sei preso un momento per pensare alle tue capacità di comunicazione e-mail e come potresti migliorarle?

In questa guida esploriamo come comunicare in modo efficace tramite e-mail. Come imparerai presto, una comunicazione e-mail efficace sul posto di lavoro o con i clienti è un'abilità che può essere appresa e quindi migliorata. Ti guideremo attraverso problemi di posta elettronica comuni che potresti trovare familiari e quindi ti presenteremo suggerimenti attuabili per una scrittura di posta elettronica efficace. ‍

L'importanza di una comunicazione e-mail efficace sul posto di lavoro

È quasi impossibile immaginare un tempo prima dell'e-mail. La prima e-mail è stata inviata nel 1971 e da allora queste lettere elettroniche hanno conquistato il mondo. Ogni giorno vengono inviati circa 300 miliardi di e-mail e la cifra è destinata a continuare a crescere. Oggi, quasi 4 miliardi di persone nel mondo hanno un account di posta elettronica, ovvero oltre la metà della popolazione mondiale.

Più account e-mail significano più e-mail. Il lavoratore medio riceve 121 e-mail al giorno, il che significa che la tua deve distinguersi o è probabile che venga ignorata.

Ma scrivere un'e-mail efficace è semplice, giusto? Sbagliato. I ricercatori che studiano la comprensione dell'e-mail hanno scoperto che esistono diversi problemi seri e comuni che possono influenzare le comunicazioni e-mail.

Hanno classificato in modo utile i problemi di posta elettronica comuni nelle seguenti categorie:

• Non conoscersi
• Difficoltà nel collegamento
• Mancanza di fiducia
• Mancanza di indizi interpersonali
• Riduzione della qualità della comunicazione
• Disagio emotivo e psicologico
  

I risultati evidenziano quanto sia fondamentale trasmettere il messaggio nel modo giusto. Ma non sono solo le parole. È anche la struttura.

In un altro studio su come utilizzare la posta elettronica in modo efficace nel mondo degli affari, i ricercatori hanno scoperto che il modo in cui la tua posta elettronica è strutturata, scritta e presentata influisce sul modo in cui le informazioni vengono trasmesse, elaborate e comprese.

Il punto cruciale della ricerca e della nostra esperienza nel mondo reale è: scrivere un'e-mail efficace è un'abilità essenziale nel posto di lavoro moderno.

1. Comprendi il tuo pubblico

La chiave per sviluppare capacità di comunicazione e-mail efficaci è comprendere il tuo pubblico e adattare la tua corrispondenza a loro. Prima di scrivere la tua email, dedica un po' di tempo a pensare al destinatario. In un contesto professionale, la persona potrebbe essere un cliente esistente, un potenziale cliente, un collega o un capo.

Il loro ruolo e il loro rapporto con te definiranno l'approccio che adotterai. Influirà anche sul tono della tua e-mail, incluso quanto sia formale o informale.

Ad esempio, non ti aspetteresti un'e-mail informale da un dipartimento del governo. Né un collega e un amico troverebbero appropriata un'e-mail altamente formale se li stai invitando a bere qualcosa.

Se non sei sicuro di come formulare un'e-mail, in genere è meglio essere più formali che informali. La prima e l'ultima riga della tua e-mail sono fondamentali per dare il tono giusto, quindi se desideri alcuni suggerimenti su come iniziare un'e-mail professionale e come terminarne una, dai un'occhiata ai nostri recenti post sul blog. Puoi anche saperne di più sull'etichetta e-mail appropriata per diversi tipi di e-mail nel nostro blog dettagliato.

2. Usa la voce attiva

Quando si scrivono e-mail per affari, c'è la tendenza ad adottare la voce passiva. Scrivere in questo modo può sembrare formale e professionale, ma può facilmente portare a problemi di comunicazione e incomprensioni.

Diamo un'occhiata a un esempio. Ecco una dichiarazione nella voce attiva.

Voglio che chiami Simon giovedì alle 10:00.

È chiaro che il mittente chiede al destinatario di chiamare Simon alle 10:00 di giovedì.

Confrontalo con quello scritto con la voce passiva.

Qualcuno dovrebbe chiamare Simon giovedì mattina.

Simon riceverà una chiamata? Se sì, da chi?

Al suo livello più elementare, usare la voce attiva significa essere chiari e inequivocabili. Se scrivi un'e-mail, dovrebbe essere chiaro cosa stai richiedendo. Il destinatario non dovrebbe avere dubbi su cosa vuoi che faccia e quando.

La voce attiva può sembrare un po' scortese o impersonale, ma in realtà è un modo più professionale per comunicare. Un vantaggio è che scrivere con la voce attiva può rendere il tuo messaggio più breve e quindi la tua comunicazione e-mail efficiente. Per tutti noi che ne guadiamo centinaia al giorno, è probabile che venga apprezzato.

3. Sii emotivamente intelligente

L'intelligenza emotiva consiste nel creare una connessione con i sentimenti più profondi di qualcuno. È un potente strumento di marketing, come ha concluso Harvard Business Review, e ti aiuta anche a creare e-mail efficaci.

Un'e-mail emotivamente intelligente viene scritta con un riconoscimento dei sentimenti del destinatario. Sono scritti in un modo che suscita una risposta positiva, usando il linguaggio per attingere alle nostre emozioni primordiali.

Invece di scrivere.

Ti invito a un incontro...

Perché non usare.

Apprezzerei il tuo punto di vista in questo incontro. Potresti partecipare?

Il primo è l'istruzione. Il secondo è un invito. Entrambi sono scritti con voce attiva, ma solo uno è emotivamente intelligente. In parole povere, l'intelligenza emotiva riguarda la comprensione, la riflessione e il rispetto delle emozioni di una persona.

Non è necessario esagerare qui, ma prenditi del tempo per riflettere su come l'e-mail che stai scrivendo potrebbe far sentire qualcuno.

Un approccio emotivamente intelligente può anche aiutarti a dare forma a una comunicazione e-mail efficace anche con i clienti. È fondamentale quando si tratta di reclami. Riconoscendo e riconoscendo qualsiasi frustrazione, interruzione e delusione, stai dimostrando empatia che può fare molto per disinnescare una situazione.

4. Selezionare una riga dell'oggetto e-mail accattivante

La riga dell'oggetto dell'email è il titolo della tua storia. Le righe dell'oggetto delle e-mail più efficaci sono abbastanza accattivanti da catturare l'attenzione di qualcuno, creando il desiderio di aprire un'e-mail quasi irresistibile.

Se la riga dell'oggetto non è convincente, la tua email non verrà aperta. Questa è la lezione che possiamo trarre dal mondo dell'email marketing, dove le statistiche mostrano che meno del 20% dei destinatari apre e-mail non richieste.

Anche se stai scrivendo a un stimato cliente, collega o amico, possiamo seguire alcune lezioni da professionisti del marketing via email sulla costruzione di una riga dell'oggetto.

Dovrebbe essere chiaro, semplice e diretto. Dovrebbe dire al destinatario esattamente di cosa tratta l'e-mail e incoraggiarlo ad aprirlo.

Se stai scrivendo una convocazione di riunione, dillo.

Quando la tua email è urgente e hai bisogno di una risposta, chiedila.

Hai bisogno di qualcosa d'accordo, sii chiaro.

Purtroppo è ancora abbastanza facile per un destinatario ignorare un'e-mail, ma una buona riga dell'oggetto può ridurre drasticamente ciò che accade.

5. Impostare un obiettivo per l'e-mail

In un contesto professionale, ogni messaggio che invii dovrebbe avere uno scopo. Quando identifichi i tuoi obiettivi di posta elettronica, poniti queste tre domande:

1. Cosa chiedi al destinatario di fare?
2. Come vuoi che si sentano?
3. Come dovrebbero rispondere?

Prendiamo l'esempio di una richiesta di ferie a un manager.

1. Cosa stai chiedendo al destinatario di fare: rivedere la mia richiesta di congedo
2. Come vuoi che si sentano: che sono ragionevole e professionale
3. Come vuoi che rispondano: concedendo la mia richiesta di congedo

L'utilizzo di un approccio orientato agli obiettivi può aiutarti quando scrivi e-mail efficaci al lavoro, fornendo una struttura schematica e influenzando il tuo tono di voce, sia formale che informale, ad esempio.

Non entreremo nei dettagli qui, ma puoi saperne di più su come strutturare le email professionali con la nostra guida approfondita.

6. Organizza i tuoi pensieri

Il Principio della Piramide è un approccio consolidato per una comunicazione e-mail efficace. Negli anni '80, i dirigenti della McKinsey hanno creato il principio per fornire un modo efficiente per strutturare i pensieri e migliorare la comunicazione aziendale. Se vuoi sapere come scrivere e-mail aziendali efficaci, pensa alla piramide.

Spiegarlo potrebbe richiedere del tempo, ma il principio di base è che tu esponi il punto (o la risposta) più importante all'inizio e strutturi la tua email di conseguenza.

Supponiamo, ad esempio, che il tuo capo ti invii un'e-mail chiedendoti se dovresti prolungare il contratto di un collega.

Ecco una tipica risposta aziendale che risponde alla domanda alla fine.

Mi piace molto Joe e trovo che il loro lavoro sia di buona qualità. Tuttavia, ci sono domande sul fatto che abbiamo bisogno di un'altra persona. Alla fine, penso che dovremmo.

Usando il principio della piramide, possiamo ristrutturarlo.

Penso che dovremmo prolungare il contratto di Joe. Il loro lavoro è di grande qualità e non avremo abbastanza capacità per farcela senza di loro.

Questo approccio è abbastanza formale e non funzionerà in ogni situazione. Ma se hai a che fare con una richiesta esplicita di un collega o superiore, farà risparmiare tempo a tutti e farà in modo che non ci siano malintesi.

7. Pensa al cellulare

A dicembre 2019, quasi il 50% di tutte le email è stato aperto su un dispositivo mobile. È probabile che questa cifra aumenti man mano che sempre più persone godono della libertà e della flessibilità del lavoro a distanza o ibrido.

Sappiamo tutti che, quando leggiamo le email al telefono, le scorriamo velocemente. È difficile leggere lunghi passaggi di testo e le prove dimostrano che la maggior parte di noi non si preoccuperà.

Se un'e-mail non è formattata correttamente, c'è una probabilità del 70% che una persona la cancelli entro tre secondi, hanno scoperto i ricercatori.

Alcuni degli errori più comuni che le persone commettono quando scrivono e-mail includono:

• Immagini fuori misura o fuori posto
• Troppo testo senza interruzioni sufficienti
• Layout a più colonne (senza un modello reattivo)

Quando scrivi e-mail efficaci per dispositivi mobili, mantieni le cose brevi, dolci e semplici.

Assumiamo che tu stia già scrivendo con la voce attiva, che manterrà il conto alla rovescia delle parole. Ecco alcuni suggerimenti per creare e-mail mobili accattivanti.

• Mantieni i paragrafi su una o due frasi
• Usa il principio della piramide per strutturare le tue email, con le informazioni essenziali in alto
• Usa un carattere chiaro e leggibile
• Non aggiungere mai immagini
• Usa i punti elenco per suddividere il testo
• Non utilizzare le tabelle
• Includere tutte le informazioni vitali nel corpo dell'e-mail anziché negli allegati

8. Fornire istruzioni chiare

Se stai chiedendo a qualcuno di fare qualcosa, fornisci istruzioni chiare. Se è una richiesta di riunione, dillo. Se vuoi una risposta, chiedila. Se hai bisogno di qualcuno che ti fornisca qualcosa, diglielo.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti.

• Fornire date e dettagli
• Usa paragrafi di una sola frase
• Suddividi le cose in passaggi
• Prendi in considerazione l'utilizzo di punti elenco o un elenco numerato per chiarire le informazioni
• Non aver paura di usare il grassetto per mettere in risalto le informazioni importanti

9. Comprendere la differenza tra destinatario, CC e BCC

Quante email ricevi che sono irrilevanti? La risposta è probabilmente parecchia. Una comunicazione e-mail efficace consiste nell'inviare e-mail solo a coloro che hanno bisogno di leggerle e rispondere.

Quando invii un'e-mail, hai tre scelte. Puoi inviarlo direttamente a una persona, CC o BCC. Ecco cosa significano questi termini.

• Invia a: la persona a cui stai inviando l'e-mail. Sono chiamati il ​​destinatario.
• CC: Una copia carbone dell'e-mail verrà inviata alla persona. Non sono il destinatario diretto dell'e-mail, ma le informazioni potrebbero essere rilevanti per loro. Il destinatario e gli altri sottoposti a CC possono vedere chi ha ricevuto il messaggio.
• BCC: una "copia carbone cieca dell'e-mail viene inviata a un destinatario. Non sono l'intervistato diretto e il destinatario (o quelli inseriti in CC) non può vedere che questa persona ha ricevuto l'e-mail.

Nella maggior parte dei casi, è chiaro a chi è destinata l'e-mail, ma scegliere chi inviare in CC può essere più complicato. C'è una tendenza al CC in molte persone, ma chiediti se è essenziale che ricevano l'e-mail. Se non lo è, allora non farlo.

10. Scegli il momento migliore per inviare la tua email

È fondamentale che tu riesca a correggere il contenuto della tua e-mail, ma l'invio del messaggio nel momento sbagliato può influire sul numero di persone che lo aprono e lo leggono. HubSpot ha analizzato oltre 4 miliardi di email per trovare il momento migliore per inviarle.

Hanno scoperto che le percentuali di clic per aprire più alte erano a:

• 10:00
• 1 PM
• 18:00

Concludono che questi tempi sono quando la maggior parte delle persone inizia o finisce la propria giornata lavorativa e ha il tempo di controllare le proprie e-mail.

Non è una scienza esatta, ma la logica ci dice che inviare un'e-mail importante alle 4:30 di un venerdì pomeriggio prima di un fine settimana festivo è probabilmente una cattiva idea.

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