Come superare l'ansia da posta elettronica al lavoro

L'ansia da posta elettronica è lo stress e la paura creati dalla gestione della tua casella di posta. Sebbene le cause dell'ansia da posta elettronica siano complesse, i risultati sono molto reali, con la paura delle e-mail una delle principali cause di stress sul posto di lavoro.

Affrontare l'ansia da posta elettronica implica la comprensione delle cause della tua fobia da posta elettronica e lo sviluppo di strategie per semplificare il processo.

In questo articolo, esploriamo cos'è l'ansia da posta elettronica, descriviamo alcuni dei segni di ansia da posta elettronica e forniamo alcuni suggerimenti di esperti per aiutarti a gestire meglio la tua posta.

Esiste una cosa come l'ansia da email?

Se sei uno dei milioni che ha chiesto a Google: perché la posta elettronica mi dà così tanta ansia? Poi c'è l'aiuto disponibile. L'ansia da posta elettronica è un vero problema che colpisce la maggior parte di noi ad un certo punto della nostra vita.

L'ansia crea sentimenti di preoccupazione, tensione e paura, afferma l'organizzazione benefica per la salute mentale Mind. Le emozioni possono essere generate da ciò che accadrà o che pensiamo possa accadere in futuro.

Mentre combattiamo tutti contro le montagne di messaggi, potresti chiederti, perché l'e-mail è così stressante?

Possiamo diventare dipendenti dalla tecnologia digitale, affermano il dottor Gini Harrison e il dottor Mathijs Lucassen di The Open University. Avvertono che un impegno eccessivo con la tecnologia potrebbe influenzare la struttura del nostro cervello. Ad esempio, un numero eccessivo di e-mail può causare distrazioni continue, influenzare il nostro sonno e danneggiare il nostro equilibrio tra lavoro e vita privata. Potremmo anche sperimentare FOMO, che ci fa controllare le nostre e-mail più spesso di quanto non sia salutare. Infine, possiamo sviluppare confronti sociali sfavorevoli, credendo che gli altri siano più veloci, più efficienti ed efficaci di noi.

L'e-mail è uno dei fattori scatenanti più comuni per l'ansia sociale e l'ansia legata alla produttività, afferma Alice Boyes in Psychology Today. Suggerisce che uno dei motivi principali per cui ci sentiamo ansiosi per l'e-mail è che è "asincrono", il che significa che c'è un ritardo tra l'invio di un'e-mail e la ricezione di una risposta.

L'invio di un'e-mail crea l'aspettativa di una risposta, dice. Aspettare una risposta crea stress. È perché la mancanza di una risposta può portare il tuo cervello a iniziare a correre, creando scenari per colmare il divario creato. Descrive questo come "emotivamente confuso e che provoca ansia".

L'ansia da posta elettronica può anche essere causata dall'aspettativa che risponderai a ogni email. I ricercatori hanno etichettato questo "bias di emergenza e-mail". In parole povere, siamo stressati dalle e-mail senza risposta perché crediamo che il mittente si aspetti una risposta.

Qualunque sia la causa dell'ansia da posta elettronica, è qualcosa che deve essere affrontata immediatamente. L'ansia da lavoro può portare a problemi di salute fisica e assenza e portare a sentimenti di depressione.

Quindi, come si fa a fermare l'ansia da email? Per prima cosa, devi capire cosa sta causando la tua ansia.

Cosa sta causando la tua ansia da email?

L'ansia da posta elettronica è un termine collettivo che descrive lo stress causato dalla gestione delle nostre caselle di posta. In effetti, ci sono diversi modi in cui l'e-mail può creare ansia.

Quanti di questi ti stanno causando ansia da email?

• Paura di aprire la posta: la paura di aprire la posta può creare ansia significativa e la parte peggiore è che più a lungo la lasci, peggio diventa. (Se ne hai un po', non sentirti male – la psicologa Berit Brogaard ammette di avere oltre 30.000 e-mail senza risposta.) Potresti non avere abbastanza tempo per rispondere alle e-mail o aver paura di aprirle per paura di ciò che c'è dentro. Qualunque sia la ragione, lo stress è reale.
• Tempo di risposta e-mail lento: come spiegato sopra, una risposta e-mail lenta può causare stress. Se qualcuno è lento a rispondere al tuo messaggio, inizi a immaginarne i motivi, il che può portare a una spirale negativa di emozioni che può farti sentire ansioso.
• Ansia nell'apertura delle e-mail - Potresti anche provare ansia nell'aprire la posta, chiedendoti cosa troverai all'interno. Ciò potrebbe significare che semplicemente non li apri, creando più stress e portando a messaggi persi che potrebbero influire sul tuo lavoro.
• Ansia per l'invio di e-mail: l'ansia per l'invio di e-mail è lo stress e le paure che si verificano prima di spingere l'invio. Potresti essere preoccupato per la reazione all'e-mail della risposta che potresti ricevere. L'ansia per l'invio di e-mail è uno dei motivi per cui l'e-mail ci rende infelici, afferma Cal Newport sul New Yorker.
• Ansia nel rispondere ai messaggi – Scrivere e-mail può essere impegnativo e causare ansia e stress. I segnali rivelatori includono la revisione, la riscrittura e la rivisitazione costanti delle e-mail inviate. Dire "No" è spesso la cosa più difficile da fare, quindi dai un'occhiata al nostro blog su come farlo in modo educato.
• Ansia da mancata risposta – L'attesa di una risposta a un'e-mail, in particolare quella che richiede una risposta urgente, può creare stress e ansia. Più aspetti, peggio è.
• Controllo ossessivo delle e-mail: come hanno scoperto Harrison e Lucassen, il controllo ossessivo delle e-mail è un segno e una causa di stress e ansia sul posto di lavoro. La persona media controlla la propria posta elettronica 15 volte al giorno, ma controllare l'ansia da posta elettronica può portarci a farlo più spesso, in molti casi controllando centinaia di volte. Anche perdere una connessione alla rete o un telefono senza batteria può causare ansia, poiché non sei in grado di rimanere in contatto.
• Evitamento dell'e-mail: l'elusione dell'ansia dell'e- mail implica semplicemente ignorare le tue e-mail e sperare che scompaiano. Se le cose possono peggiorare, possiamo disconnetterci e firmare, lasciando le nostre e-mail per un altro giorno. Non è una soluzione sostenibile, si limita a rimandare l'inevitabile necessità di aprire e rispondere ai nostri messaggi.
  

Come superare l'ansia da email

Abbiamo esplorato alcune delle cause più comuni dello stress della casella di posta, ma come puoi affrontare l'ansia da posta elettronica? Ci sono alcune semplici strategie, nuove entusiasmanti tecnologie e cambiamenti nello stile di vita che puoi apportare che possono aiutarti a combattere l'affaticamento della posta elettronica.

Prima di immergerci, se lo stress che stai vivendo diventa troppo e inizia a influenzare la tua salute mentale, cerca sempre aiuto e supporto professionale. Un po' di stress sul posto di lavoro è naturale; l'ansia grave non lo è. Se sta diventando tutto troppo, chatta con il tuo capo, un amico o un medico.

Ecco 10 modi per superare l'ansia da email.

1. Scopri cosa causa la tua ansia da email?

Inizia con un semplice pezzo di carta ed elenca ciò che ti sta causando l'ansia da email. Nel tempo, impara quali sono i sintomi e identifica i fattori scatenanti. Ad esempio, le cose vanno peggio al mattino, alla sera o nei fine settimana?

Prendi in considerazione l'utilizzo di un'app di monitoraggio dell'umore per tenere traccia dei tuoi sentimenti. Le informazioni raccolte possono essere utilizzate per identificare soluzioni adatte a gestire le tue email in modo più efficace.

Se soffri di sovraccarico di posta elettronica, considera l'utilizzo di strumenti di produttività e assistenti di posta elettronica per aiutarti a gestire meglio la tua casella di posta.

2. Stabilisci le aspettative

Una delle maggiori cause di ansia sul posto di lavoro è in attesa di una risposta. Non puoi pretendere che qualcuno risponda, ma puoi stabilire delle aspettative. Se hai bisogno di una risposta, chiedine una. Se è urgente o urgente, sii chiaro a riguardo. Ricorda, non sei scortese ma stabilisci delle aspettative.

D'altra parte, se non puoi rispondere immediatamente a un'e-mail, sii chiaro con il mittente e faglielo sapere. Conferma la ricezione della loro e-mail e fornisci un lasso di tempo per una risposta. Ancora una volta, questo riduce lo stress per entrambi.

Ecco un esempio di come può funzionare.

3. Scrivi e-mail emotivamente intelligenti

L'intelligenza emotiva è la capacità di gestire le proprie emozioni e di canalizzarle positivamente. Possiamo prendere questi principi e applicarli alla comunicazione tramite e-mail emotivamente intelligenti.

Al centro dell'invio di e-mail emotivamente intelligente è posizionarti come destinatario. Pensa a come ti sentiresti ricevendo il messaggio (e meno a ciò che stai chiedendo come mittente).

Gli esperti avvertono dell'effetto "disinibizione". Senza la persona di fronte a noi, è più probabile che scriviamo cose che potrebbero turbare o offendere qualcuno. Un altro punto importante è non inviare mai un'e-mail quando sei arrabbiato o arrabbiato.

4. Comprendere l'etichetta e-mail

Tanta ansia per la posta elettronica è causata da errori e incomprensioni durante la scrittura dei messaggi. In parte, ciò può essere causato dalla comprensione o dal seguire la corretta etichetta e-mail.

Il nostro blog contiene un'enorme quantità di informazioni e indicazioni sulla scrittura. Puoi trovare informazioni su come avviare e-mail formali, scrivere e-mail aziendali migliori e come dare il tono giusto in un'e-mail.

Vuoi sapere da dove cominciare? I nostri 10 suggerimenti per una comunicazione e-mail efficace forniscono alcune tecniche essenziali per migliorare la tua scrittura.

5. Ottieni supporto per la scrittura

L'ansia da posta elettronica può spesso essere causata da una percepita mancanza di capacità di scrittura, affermano gli accademici. "Gli individui si astengono dalle attività sociali quando il loro desiderio di creare una certa impressione è unito a una mancanza di fiducia nella loro capacità di farlo", avvertono i ricercatori che studiano la comunicazione digitale.

Molti di noi lottano per catturare i nostri pensieri e comunicarli in modo efficace attraverso le nostre e-mail. Può essere particolarmente difficile per coloro che comunicano in un'altra lingua dalla loro prima.

In Flowrite, stiamo rendendo più facile per tutti scrivere e-mail migliori. Il nostro assistente di scrittura AI può aiutarti a creare e-mail aziendali migliori.

6. Depersonalizzare la situazione

L'ansia da posta elettronica è spesso causata dall'essere troppo coinvolti emotivamente nel tuo lavoro. Mentre un certo coinvolgimento emotivo è positivo, in alcuni casi, una cultura del lavoro "ad alto coinvolgimento" può portare a comportamenti dannosi.

Se stai lottando con lo stress, gli esperti di MindTools suggeriscono di adottare un approccio in tre fasi:

1. Fermati e valuta : prima di rispondere a un'e-mail o di essere sopraffatto dallo stress, fai un passo indietro e valuta la situazione. Scopri perché ti senti frustrato e cosa puoi fare al riguardo.
2. Trova qualcosa di positivo – Anche nei momenti più difficili, cerca di trovare un barlume di positività. Sfida la tua prospettiva e incoraggia te stesso a pensare in modo positivo. Questo interrompe la formazione di schemi mentali negativi.
3. Ricorda l'ultima volta che ti sei sentito frustrato : riconoscere i segni di frustrazione e comprendere i sentimenti può creare empatia, che può aiutarti ad affrontare i momenti più difficili.

7. Rispondi al telefono

A volte la risposta a un'e-mail non è un'altra e-mail; è una telefonata. Sollevare il telefono e chiamare qualcuno può fare miracoli.

Parlare crea connessioni più profonde rispetto alla posta elettronica perché è attivo anziché passivo. Aiuta anche a rompere le "lacune informative" che possono verificarsi quando si parla di argomenti complessi.

Le telefonate o gli incontri faccia a faccia possono anche aiutare a creare relazioni più forti, estendendo anche la tua rete di supporto.

8. Stabilisci dei confini

L'e-mail è uno strumento aziendale che dovrebbe semplificarti la vita lavorativa, ma quando leggi e rispondi alle e-mail in ogni momento della giornata, è malsano (e probabilmente improduttivo). L'impostazione dei limiti può aiutarti a gestire i tuoi messaggi in modo più efficace.

Ecco alcune soluzioni collaudate:

• Proteggi il tempo per controllare le e-mail ogni giorno – Blocca un po' di tempo nella tua agenda per gestire le e-mail e attenersi ad esso. Garantire il tempo ti aiuta a stabilire le aspettative.
• E -mail di valutazione: contrassegna e gestisci i tuoi messaggi non appena arrivano e gestisci prima quelli importanti.
• Usa il tuo fuori sede – Il tuo fuori sede non è solo per le vacanze; può aiutarti a gestire meglio la tua casella di posta. Una risposta automatizzata può confermare la ricezione e impostare le aspettative per una risposta.
  
  Ecco un esempio:

9. Esercizio

Se la tua ansia è causata da troppo tempo trascorso al lavoro, l'esercizio può aiutarti a creare una sana distanza e a ripristinare l'equilibrio tra lavoro e vita privata. Inoltre, qualsiasi forma di esercizio è benefica per la salute, hanno scoperto gli accademici.

Uno studio a Göteborg ha rilevato che coloro che hanno intrapreso regolarmente attività fisica per 12 settimane hanno riscontrato un miglioramento dei sintomi di ansia.

L'esercizio fisico può aiutare a migliorare la tua salute fisica e il tuo benessere e fornire distanza dalle cause dell'ansia. È così efficace che Harvard è arrivato al punto di dire: "allacciarsi le scarpe da ginnastica e uscire e traslocare potrebbe essere la migliore soluzione non medica che abbiamo per prevenire e curare l'ansia".

10. Sii la soluzione (non il problema)

Se stai riscontrando ansia da posta elettronica al lavoro, è improbabile che tu sia l'unico. Quando scrivi e rispondi alle e-mail, assicurati di supportare gli altri. Gestisci le aspettative, scrivi e-mail emotivamente intelligenti e sii paziente. Leggi i nostri suggerimenti sull'etichetta e-mail per alcune indicazioni.

Sii la soluzione allo stress delle email, non il problema.

L'ultima parola sulla gestione dell'ansia da posta elettronica

L'ansia da posta elettronica è un vero problema e non se ne va. Un certo livello di ansia per e-mail di lavoro è una parte inevitabile della maggior parte dei lavori, ma se la paura delle e-mail sta influenzando la tua salute mentale e fisica, devi agire.

Proprio come superare l'ansia da posta elettronica dipende da cosa sta causando la tua paura della posta. Dedica un po' di tempo a esplorare, comprendere e tenere traccia di ciò che causa la tua ansia per la posta elettronica, quindi utilizza i nostri suggerimenti per trovare le soluzioni che funzionano per te.