Come scrivere email in inglese con esempi

Scrivere e-mail in inglese non è facile soprattutto per chi non è madrelingua inglese, ma è un'abilità essenziale che può avvantaggiarti sia a livello personale che professionale.

Quindi, come scrivere e-mail in inglese? Prima di tutto, devi imparare molte regole e convenzioni dell'inglese e-mail. Devi familiarizzare con il formato e-mail inglese, inclusi i saluti e-mail in inglese e le frasi di chiusura. Quando sai come iniziare e terminare un'e-mail in inglese, devi avere le comuni frasi di posta elettronica in inglese nella tasca posteriore dei pantaloni e comprendere l'etichetta dell'e-mail inglese per sembrare sempre educato e professionale.

Per aiutarti a migliorare ulteriormente le tue capacità di scrittura di e-mail in inglese, ti forniremo esempi di e-mail in inglese che illustrano come scrivere e-mail formali, professionali e informali in lingua inglese. Questa guida approfondita sulla scrittura di e-mail sarà completata da un esempio di come lo strumento di scrittura AI di Flowrite può aiutarti a consegnare il tuo messaggio in modo efficace con un inglese grammaticalmente corretto e perfetto.

Come scrivere email in inglese

Per iniziare, separeremo il formato e-mail inglese che copre i saluti e-mail, il corpo, le frasi di chiusura dell'e-mail e la firma.

Formato email inglese

Le e-mail in lingua inglese sono ciò che gli accademici descrivono come una "forma di comunicazione scritta altamente prescrittiva". In poche parole, ci sono regole solide e consolidate che dettano il formato delle e-mail in lingua inglese.

La maggior parte di queste regole è emersa in epoca vittoriana, quindi non sorprende che il formato dell'e-mail in lingua inglese segua da vicino quello di una lettera formale. In genere un'e-mail in lingua inglese ha cinque elementi:

1. Linea tematica
2. Saluto formale o informale
3. Copia del corpo
4. Frase di chiusura
5. Firma
   

Questo articolo ti guida attraverso ogni parte e fornisce esempi di strutture di posta elettronica che illustrano i nostri punti. Alla fine, dovresti capire come formattare le email in inglese.

Perché dovrei formattare le mie email?

Dall'esterno, il formato della lettera e-mail inglese può sembrare strano. Tuttavia, una volta comprese le regole, la creazione di e-mail efficaci è più semplice e veloce per tutti, come ha rilevato questo studio sulla scrittura di lettere.

Ma perché preoccuparsi di formattare le email in inglese? Ecco cinque motivi:

1. È professionale: le regole e le convenzioni dell'e-mail formale in inglese sono pratiche professionali accettate. Sebbene tu sia libero di scrivere come preferisci, la tua scelta di stile e-mail, tono di voce e formato trasmette un messaggio al destinatario.
2. È più efficace: ogni e-mail dovrebbe avere uno scopo, nella maggior parte dei casi, per suscitare un'azione. L'uso del formato in lingua inglese consolidato fornisce una struttura semplice e chiara per trasmettere il tuo messaggio che probabilmente riceverà la risposta o il risultato desiderato.
3. Riduce lo stress e l'ansia: "Se un utente è in grado di capire una lettera, è meno probabile che si metta in contatto per porre domande tramite un altro canale e più propensi a fare ciò che la lettera gli chiede di fare", afferma il governo del Regno Unito . Affermare chiaramente cosa vuoi e perché significa che il lettore non ha bisogno di colmare lacune o fare supposizioni.
4. È più semplice: capire come formattare le e-mail in lingua inglese rende la loro scrittura più gestibile. Non c'è stress a preoccuparsi di come rivolgersi a qualcuno o di firmare; è già deciso per te. Ti lascia il tempo per concentrarti sul nucleo del tuo messaggio.
5. È più veloce: una volta compresi gli elementi costitutivi fondamentali di un'e-mail formale, scriverli è facile e veloce. Questo potrebbe farti risparmiare ore se sei qualcosa di simile al lavoratore medio che trascorre metà della giornata lavorativa a scrivere e-mail. Strumenti come Flowrite possono farti risparmiare ancora più tempo, creando e-mail perfettamente formattate e a flusso libero che ottengono risultati in pochi secondi.
   

Capire come formattare un'e-mail in lingua inglese fornisce la base fondamentale per tutta la corrispondenza. Ma, naturalmente, sei libero di cambiare, adattare o ignorare qualsiasi parte di questo, se la situazione o le circostanze lo richiedono.

La lingua cambia e si evolve, dandoti la libertà e la flessibilità di modellare la corrispondenza per ogni pubblico. Ad esempio, le "leggi" linguistiche non sono scolpite nella pietra, affermano gli accademici. Invece, i lettori vogliono essere in grado di accedere rapidamente alle informazioni, il che ha "influito sulla struttura e sulla funzione delle e-mail", hanno affermato i ricercatori. In sostanza, se c'è un modo migliore per comunicare il tuo messaggio che attenersi alle regole, sentiti libero di usarlo.

Come avviare un'e-mail in inglese

Il modo tradizionale per iniziare un'e-mail in inglese è usare la parola "Dear". In passato, ti sarebbe stato consigliato di utilizzare un titolo (Mr, Mrs, ecc.) In passato, ma le cose sono andate avanti. Termini di genere come Mr e Mrs possono ora causare offese, quindi dobbiamo trovare un altro modo per presentarci ai destinatari delle e-mail.

I diversi messaggi di saluto e-mail in inglese dipendono dal fatto che ti rivolgi a una persona che conosci, a una persona che non conosci oa un collettivo (un'organizzazione, un team o un indirizzo e-mail anonimo, ad esempio).

Ecco alcuni dei modi per scrivere saluti e-mail formali in inglese.

Se conosci il nome completo di una persona, dovresti usarlo. Quindi, invece di "Cara signora Roberts", dovresti scrivere:

• Cara Sarah Roberts
  

Molti vecchi blog e articoli di scrittura di posta elettronica in inglese formale suggeriscono di utilizzare "Gentile signore" o "Cara signora" se non conosci la persona a cui stai scrivendo. Tuttavia, non siamo d'accordo. Questo è obsoleto e non necessario. Se non riesci a trovare il nome completo di una persona (LinkedIn è tuo amico qui), trova un altro modo per indirizzarla.

Ecco alcuni esempi di come rivolgersi a una persona di cui non si conosce il nome:

• Caro Direttore Marketing
• Caro caposquadra
  

Se ti rivolgi a un gruppo, trova un modo adatto per coinvolgerlo, ad esempio:

• Cara squadra
• Gentile Direzione Marketing
• Caro team di reclami
  

Molte persone si chiedono se puoi usare "Ciao" come saluto in un'e-mail formale e puoi farlo. Se conosci la persona o non stai scrivendo in un contesto o una capacità formale, è una tua scelta.

Corpo dell'e-mail

Il corpo di un'e-mail è dove spieghi di cosa tratta il messaggio. Non ci sono regole rigide e veloci perché ogni email è leggermente diversa. Tuttavia, c'è un flusso naturale di informazioni in un'e-mail inglese formale:

• Presentati : un nome, un titolo di lavoro e un'organizzazione sono praticamente essenziali
• Spiega perché stai inviando un'e -mail - descrivi perché stai contattando qualcuno
• Dì quello che vuoi – se vuoi qualcosa in cambio (una risposta, un documento, un'immagine, ecc.), allora chiedilo
• Passi successivi : descrivi cosa succede ora, fornendo un lasso di tempo. Se ti aspetti una risposta, sii chiaro quando ne aspetti una. Non lasciare mai il tuo lettore confuso
  

È più facile vederlo sulla pagina, quindi assicurati di controllare gli esempi seguenti per vedere come abbiamo utilizzato questo formato per creare e-mail efficaci in lingua inglese.

Frasi di chiusura e-mail in inglese

Il tipo di frase di chiusura che usi in un'e-mail in lingua inglese dipende dal fatto che tu stia scrivendo un'e-mail formale o informale. Diamo un'occhiata a entrambi i tipi di messaggi di chiusura e-mail di seguito.

Come terminare un'e-mail formale in inglese

Ci sono solo due cose che devi sapere per completare un'e-mail formale in inglese:

• Se conosci il nome della persona, usi il finale "Cordiali saluti".
• Se non conosci la persona (o stai scrivendo a un'organizzazione oa un indirizzo email collettivo), usi "tuo fedelmente".
  

Come terminare un'e-mail informale in inglese

Per loro stessa natura, le email informali non sono regolate da regole, quindi sei libero di scrivere quello che vuoi. Tuttavia, alcune frasi familiari che potresti trovare sono comunemente usate quando si terminano messaggi di posta elettronica informali.

Alcuni segni di approvazione e-mail che potresti scegliere di utilizzare includono:

• Cordiali saluti
• Distinti saluti
• Aspetto tue notizie
• Per favore contattami per ulteriore aiuto

Firma e-mail

Una firma e-mail professionale fornisce le informazioni essenziali che un lettore deve sapere su di te, tra cui:

• Il tuo nome
• Titolo di lavoro
• Organizzazione
• Dettagli del contatto
  

Ogni firma e-mail inglese dovrebbe includere quanto segue, ma hai la libertà di aggiungerne altre, tra cui:

• Dettagli delle qualifiche
• Pronomi scelti
• Collegamenti ai social media

Frasi di posta elettronica inglesi comuni

Potresti scrivere un intero libro sulle frasi di posta elettronica in lingua inglese, ma dobbiamo essere brevi per gli scopi di questo blog (e per impedirti di annoiarti). Ecco alcune utili frasi in inglese commerciale che potresti voler includere nelle tue e-mail in lingua inglese:

• vi scrivo per parlarvi
• Ti sto contattando per confermarlo
• Questa è solo una breve e-mail per spiegarlo
• Solo un rapido promemoria che
• Questa email è per fartelo sapere
• Ti ricontatterò con alcune informazioni aggiuntive
• In allegato le informazioni che hai richiesto
• Accolgo con favore i tuoi pensieri
  

Ci sono alcune e-mail informali in inglese che potresti leggere e scegliere di usare tu stesso:

• Ottimo per recuperare
• Spero che tu abbia passato un fantastico weekend
• Spero tu stia bene
• Spero che tutto vada bene per te
• È bello sentirti
• Sono stato felice di ricevere il tuo messaggio

Etichetta e-mail inglese

Le regole formali delle regole della lingua inglese determinano come dovrebbe essere strutturata un'e-mail, inclusi i saluti, il flusso di informazioni e le adeguate firme. L'etichetta e-mail descrive le regole non scritte che ti aiutano a creare e modellare messaggi migliori.

Ecco 10 regole e suggerimenti sull'etichetta e-mail che tutti gli scrittori di e-mail inglesi devono conoscere.

1. Scrivi una riga dell'oggetto professionale : fornisci quante più informazioni possibili sul tuo messaggio nella riga dell'oggetto
2. Mantieni i messaggi brevi e al punto : affina i tuoi messaggi e rimuovi le informazioni che non sono essenziali
3. Non cercare di essere divertente – Le battute sono accettabili tra amici, ma l'umorismo non sempre viaggia, quindi non preoccuparti
4. Limita maiuscole : limita il numero di maiuscole che usi e scrivi nelle maiuscole, ove possibile
5. Evita i punti esclamativi : i punti esclamativi sono popolari sui social media ma dovrebbero essere usati con parsimonia nelle e-mail formali e informali in lingua inglese
6. Rispetta le differenze culturali – Quando scrivi a qualcuno, sii rispettoso delle differenze culturali nei tuoi messaggi
7. Evita i termini di genere – Non è più adatto usare termini come Mr, Mrs e Ms, quindi evitali
8. Usa caratteri standard : non utilizzare un carattere pazzo o confuso; attenersi a caratteri professionali per tutti i messaggi
9. Verifica sempre ogni messaggio : controlla i tuoi messaggi prima di inviarli (e controlla di nuovo per essere sicuro!)
10. Limita le dimensioni degli allegati : le caselle di posta in arrivo possono diventare ingombra e gli allegati e-mail di grandi dimensioni non aiutano, quindi non inviare file di grandi dimensioni
    

Seguire l'etichetta e-mail può essere una sfida per tutti noi, motivo per cui abbiamo creato una guida dettagliata ad alcune delle regole non scritte che regolano le e-mail in lingua inglese.

Regole grammaticali per la scrittura di e-mail

La lingua inglese è governata da regole grammaticali che a volte possono confondere tutti. Anche se non è necessario avere una conoscenza fluente della lingua inglese per scrivere e-mail efficaci, è essenziale comprendere le basi.

Ecco 10 cose di cui hai bisogno per scrivere migliori email in lingua inglese:

1. Usa sempre lettere maiuscole per i nomi
2. Segui il formato e-mail descritto sopra
3. Inizia le frasi con una lettera maiuscola, spezza le frasi con le virgole e termina ogni frase con un punto
4. Mantieni le frasi brevi
5. Ogni frase dovrebbe avere un soggetto (Giovanni), un verbo (legge) un oggetto (libri)
6. Usa la voce attiva per coinvolgere il lettore. Strumenti come Flowrite possono aiutarti a coinvolgere gli utenti in modo diretto e chiaro
7. Non usare emoticon
8. Suddividi gli elenchi in punti elenco per rendere le informazioni facilmente comprensibili per i lettori
9. Spiega gli acronimi quando li usi
10. Non usare mai parolacce

Esempi di email in inglese

Abbiamo fornito una guida completa su come strutturare e scrivere e-mail efficaci in inglese. Ora, mettiamo in pratica alcune di queste regole e le illustriamo con alcuni esempi di come scrivere un'e-mail formale in inglese, un'e-mail professionale in inglese e un'e-mail informale in inglese.

Come scrivere un'e-mail formale in inglese

Abbiamo trattato i fondamenti della scrittura di un'e-mail formale in inglese sopra; Ecco come funziona. In questo esempio di email in lingua inglese, stiamo richiedendo prodotti da privati ​​e aziende che già conosciamo.

Come scrivere un'e-mail professionale in inglese

Negli affari, il tempo è denaro, quindi l'e-mail professionale perfetta in inglese è breve, chiara e diretta al punto. Quindi ecco un esempio di come scrivere un'e-mail professionale in inglese.

Come scrivere un'e-mail informale in inglese

Quando scrivi un'e-mail informale, non sei vincolato dalle regole e puoi essere più libero nel modo in cui comunichi e corrispondi. Quindi ecco un esempio di un'e-mail calorosa e amichevole a qualcuno che conosci.

Migliorare le tue capacità di scrittura di e-mail in inglese

Il modo migliore per imparare a scrivere e-mail in lingua inglese è leggere (e scrivere) quante più e-mail possibile. Dai un'occhiata agli esempi online, iscriviti alle mailing list o rileggi la tua casella di posta per identificare gli esempi di e-mail in inglese che ti piacciono.

Per migliorare le tue capacità di scrittura di e-mail in inglese, un ottimo approccio è tenere un elenco di frasi che ti piacciono e che desideri utilizzare. Nel corso del tempo, scoprirai che questo ti aiuta a comprendere gli elementi costitutivi di e-mail in inglese perfetto e migliora il tuo vocabolario e le tue abilità grammaticali. Puoi anche creare una banca di modelli di e-mail che puoi utilizzare per risparmiare tempo quando scrivi e-mail in lingua inglese . Questa risorsa può aiutarti a identificare le email di successo (e non riuscite), aiutandoti a sviluppare il tuo stile di scrittura di email formali in inglese.

Infine, dobbiamo dentare il nostro corno. Il blog di Flowrite contiene dozzine e dozzine di articoli su come scrivere e-mail formali e professionali in inglese. Coprono tutti gli aspetti della comunicazione quotidiana necessari in vari lavori e possono aiutarti a diventare più produttivo sul lavoro e nella tua vita personale.

Tuttavia, questo non è tutto. Il nostro assistente di scrittura AI può aiutarti a comunicare con sicurezza trasformando brevi istruzioni in e-mail pronte per l'invio in un inglese perfetto. Se non ci credi, dai un'occhiata all'esempio di Flowrite in azione di seguito. Come puoi vedere, può essere facile come fare clic su un pulsante.

Ci auguriamo che questo post sul blog ti abbia aiutato a imparare a scrivere e-mail in inglese. Se l'hai trovato utile, ti suggeriamo di aggiungere questa pagina ai segnalibri per rinfrescarti la memoria in caso di dubbi sulla grammatica, l'etichetta, le frasi o il formato dell'e-mail in inglese. Per liberarti da qualsiasi dubbio assicurati di provare Flowrite e inizia a potenziare le tue comunicazioni quotidiane.