Etichetta e-mail per le persone PR
Pubblicato: 2015-02-16Di recente ho passato due ore a ripulire la mia casella di posta elettronica dalle vecchie e-mail. Il trasferimento è stato forzato dal mio acquisto di un nuovo computer e dal desiderio di ripulire il mio vecchio computer da file inutili. Durante l'epurazione, che è stata la prima impresa del genere in oltre due anni, mi sono imbattuto in centinaia di comunicati stampa ed e-mail di addetti alle pubbliche relazioni. Ne ho cancellati molti e, nel frattempo, ho escogitato alcune regole e-mail suggerite per le persone di PR.
1 . Metti una riga dell'oggetto nella tua e-mail : semplicemente non capisco perché le persone inviano e-mail senza una riga dell'oggetto. Lo scopo della riga dell'oggetto è informare il destinatario di cosa tratta il messaggio. Se non c'è una riga dell'oggetto, a quanto pare non hai nulla da dirmi.
2. Ancora una volta, nessun allegato : quello che trovo assolutamente sorprendente è che le persone inviano e-mail con allegati di file giganteschi a destinatari ignari. Non c'è motivo per cui qualcosa sotto forma di documento Word non possa essere tagliato e incollato nel corpo di un'e-mail. Se è qualcosa che è graficamente intenso, mettilo su un sito Web e fornisci un collegamento.
3. Includi il mio nome : il mio nome non è Bill, Bob, Joanie o Chachi. Inoltre non è "nome qui" o "first last". Perché inviare un'e-mail se non sai nemmeno a chi ti stai rivolgendo?
4. >>>>: Grazie per avermi inoltrato il comunicato stampa : ovviamente eri troppo pigro per tagliare e incollare il rilascio effettivo nell'e-mail. Invece, me l'hai semplicemente inoltrato con i fastidiosi simboli di accento circonflesso inclusi. Stranamente, questo sta diventando un punto critico tra i giornalisti che ritengono che questo sia un segno definitivo di mancanza di rispetto e pigrizia.
5. Oh, quella riga dell'oggetto : per favore, dì che è un comunicato stampa. Ecco un esempio, "Comunicato stampa: XYZ Corp. annuncia il lancio del programma di vantaggi aziendali". In realtà scoprirai che è più probabile che le persone leggano il comunicato rispetto a un titolo ingannevole inteso a ingannare qualcuno ad aprire. Ho una "regola" impostata nel mio Microsoft Outlook che inserisce qualsiasi e-mail che contiene il termine "comunicato stampa" in una cartella speciale. Guardo questa cartella almeno due volte al giorno.
6. Controllo ortografico : è già abbastanza grave che giornalisti pigri come me commettano errori di ortografia e grammaticali. Esegui il controllo ortografico prima di inviare la tua e-mail e prenditi un minuto per leggere effettivamente l'e-mail prima di inviarla. Ho trovato un certo numero di email in cui le persone hanno sbagliato a scrivere il nome del loro cliente. In un caso, non riuscivo a capire quale fosse il nome dell'azienda perché la persona lo scriveva in modo diverso alcune volte e utilizzava diversi elementi di branding (lettere maiuscole e trattino).
7. Sei un professionista, comportati come tale: email che iniziano con il saluto "Yo!" sono ciò che mi aspetto dai miei amici, non da persone che non ho mai incontrato.
8. Non è la quantità, è la qualità : le email lunghe sono fastidiose e mi fanno perdere tempo. Vai al punto e finiscilo lì.
9. Contatta, per favore : ho trovato almeno un centinaio di email in cui le persone non hanno inserito le loro informazioni di contatto. Ho anche riscontrato alcuni strani casi in cui le persone non hanno inserito un prefisso per il loro numero di telefono.
10. Per favore, smettila di inviarmi email : ho chiesto più volte di essere rimosso da vari elenchi di stampa e raramente le mie richieste di rimozione sono state ascoltate. Mantieni aggiornata la tua mailing list e, per cortesia professionale, rimuovi le persone quando chiedono.
11. Sì, ho ricevuto la tua e-mail : Inviare un'e-mail a un giornalista tre volte e chiedere loro se hanno ricevuto la tua e-mail non è un buon uso del tuo tempo. Mi rendo conto che molte persone PR tengono elenchi di progetti che aggiornano regolarmente. So che accanto al mio nome di solito c'è qualcosa del tipo "E-mail inviata, chiamata, nessuna risposta". Hai ricevuto la foto? Inondare la posta in arrivo di qualcuno con innumerevoli e-mail è un modo per essere messo nella cartella spam.
12. Nascondi la tua lista di distribuzione : la funzione "BCC" è lì per un motivo. Vedere una lunga lista di distribuzione non è solo fastidioso, ma è strategicamente poco saggio. Ora so cosa altri giornalisti hanno visto le notizie e potrebbero scrivere sull'argomento. In quanto tale, non ho alcun interesse a scrivere sull'argomento.
13. Tu, ehm, Yahoo!? : Forse questo è totalmente pigro, ma ho un problema con i Flaks o le aziende che utilizzano servizi di posta elettronica gratuiti. Un altro è che mi sembra strano che un'azienda non disponga di un proprio servizio di posta elettronica. Ho capito che Gmail è un ottimo servizio di posta elettronica ma offre Google Apps che puoi utilizzare con il tuo dominio. Penso che chiunque sia in PR senza un sito Web o un indirizzo e-mail sul proprio dominio non stia svolgendo correttamente il proprio lavoro.
14. Senza virus sul pane di frumento : un comunicato stampa con allegato che ho ricevuto di recente ha infettato il mio computer con un virus (nonostante la presenza di un software antivirus e di un firewall). Pensi che io sia pazzo?
15. È davvero una priorità? : 'Nuff detto.
16. Formato in testo normale : inserire il logo della tua azienda o utilizzare la grafica nel corpo di un'e-mail può rendere l'e-mail ingombrante. Queste immagini potrebbero anche non apparire correttamente in alcuni programmi di posta elettronica e l'e-mail apparirà in un modo che la rende strana o addirittura completamente illeggibile.
17. Usa saggiamente l'e-mail : leggi "Il ragazzo che gridava al lupo" di Esopo.
18: Indirizza correttamente le tue e-mail : non ho idea del motivo per cui ricevo centinaia di comunicati stampa su aziende biotecnologiche (non mi occupo mai dell'argomento) o e-mail che mi danno l'opportunità di intervistare i giudici di "American Idol".
19. Le e-mail personali sono un no-no : non mi conosci, quindi non sarebbe strano se ricevessi una mia e-mail in cui ti chiedo di aiutarmi a trovare un nuovo appartamento o lavoro per un amico?
20. Attento a ciò che invii : sono rimasto scioccato nel vedere che un certo numero di persone di pubbliche relazioni mi avevano inoltrato materiale politico e religioso. In un caso, un flak mi ha inviato dello spam di carattere politico su Israele e Palestina. Non ha nascosto la lista di distribuzione e ho notato molti altri tipi Silver, Gold e Wein nell'elenco. Ciò che inoltri ai tuoi amici e familiari di solito non è appropriato inoltrarlo a contatti professionali.
Come sempre, spero che queste "regole" siano utili. Mi rendo conto che la maggior parte delle persone usa saggiamente la posta elettronica in un ambiente professionale, ma ci sono troppi che non lo fanno e riflettono male su quelli di noi che fanno affidamento sul mezzo per il nostro lavoro.
Ben Silverman è stato in precedenza editorialista di notizie economiche per il New York Post e fondatore/editore di DotcomScoop.com.
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