25 regole e suggerimenti sull'etichetta e-mail che ogni professionista deve conoscere

Poiché l'e-mail richiede fino al 28% del tempo medio di un professionista, le persone spesso trascurano l'etichetta dell'e-mail in nome della produttività. Tuttavia, ci sono una serie di regole e suggerimenti da seguire nelle e-mail aziendali, non importa quanto tu sia impegnato. In effetti, una corretta etichetta e-mail non solo ti consentirà di mantenere la professionalità, ma può anche rendere la tua comunicazione più efficace e aiutare l'azienda a evitare costosi errori.

Quando avrai letto questo post sul blog, saprai che tutto ciò che devi sapere sull'etichetta e-mail può trasmettere ciò che hai appreso ai tuoi colleghi.

Cos'è l'etichetta e-mail?

Etichetta e-mail indica i principi che guidano il nostro comportamento durante l'invio e la ricezione di e-mail. Questo codice di condotta include linee guida relative a linguaggio, ortografia, grammatica e modi appropriati. L'etichetta corretta dipende da chi stai inviando un'e-mail. Sul posto di lavoro, è sempre più sicuro sbagliare sul lato formale di queste convenzioni.

Perché l'etichetta e-mail è importante?

Aderire all'etichetta e-mail ti aiuterà a stabilire professionalità, costruire relazioni più solide sul posto di lavoro e rappresentare bene il tuo datore di lavoro. Inoltre, renderà le comunicazioni più efficienti e impedirà a te e all'azienda di avere problemi. Familiarizzare con l'etichetta professionale e-mail ti aiuterà a comunicare rispettosamente con gli altri e ad avere successo nella tua carriera.

1. Scrivi una riga dell'oggetto chiara

Poiché molti di noi sono costantemente sepolti nelle nostre caselle di posta, la riga dell'oggetto può avere un impatto significativo sul fatto che la tua email venga aperta o meno.

Per aderire all'etichetta dell'e-mail Punta a un oggetto chiaro e breve che descriva di cosa tratta la tua e-mail in un paio di parole o in una frase concisa. Utilizza identificatori come "proposta" e "applicazione" che dicono immediatamente al destinatario in modo esplicito cosa aspettarsi dalla tua email. È più probabile che le righe dell'oggetto che forniscono utilità vengano lette, quindi mantienile pratiche.

Qualunque cosa tu faccia, non inviare mai un'e-mail senza una riga dell'oggetto. È una chiara violazione della corretta etichetta e-mail. Vedere "Nessun oggetto" garantisce quasi che il destinatario sposterà il tuo messaggio direttamente nel cestino poiché sembra sospetto.

2. Inizia con un saluto professionale

Il modo migliore per salutare una persona in un'e-mail dipende sempre dal tuo rapporto con loro e dall'oggetto. Il modo appropriato per iniziare un'e-mail in modo professionale varia da formale a informale, ma non dovresti mai imbatterti in informale.

Alcuni dei saluti più comuni includono:

• Gentile Signora/Sig.ra/Sig. <Cognome>,
• Ciao <Nome>,
• Ciao <Nome>,

L'elenco dei saluti informali che contano come una cattiva etichetta di posta elettronica varia da "Heya" e "Yo" al solo nome del destinatario - e fidati di noi, non vuoi commettere questo errore di etichetta e-mail.

3. Non dimenticare di presentarti

Non dovresti mai presumere che il destinatario sappia chi sei. Soprattutto se contatti qualcuno che non conosci per la prima volta, fa parte del galateo dell'e-mail iniziare il corpo dell'e-mail con una breve introduzione: una o due righe brevi che coprono le informazioni pertinenti andranno bene. Se conosci il destinatario ma non sei sicuro se il tuo nome gli suona un campanello, trova un modo per menzionare l'ultima volta che hai parlato o ricordagli come ti conosci.

4. Mantieni breve

Poiché un impiegato medio riceve oltre 100 e-mail al giorno, nessuno ha il tempo di leggere messaggi lunghi.

La cosa peggiore che puoi fare è far scorrere il destinatario attraverso l'intera email per scoprire di cosa tratta il tuo messaggio. Invece, dovresti essere in anticipo sullo scopo della tua e-mail affermandolo all'inizio. Esprimi il tuo punto velocemente, non essere prolisso e usa frasi brevi che si leggono bene. Idealmente, la tua email ha un solo obiettivo, ma se devi trattare argomenti diversi, considera di condensarli in punti elenco.

Quando pensi di aver finito, prenditi del tempo per modificare il tuo messaggio per assicurarti che sia chiaro ed eliminare tutte le parole non necessarie. Se pensi ancora che sia troppo lungo, valuta se esiste un canale migliore dell'e-mail per comunicare sull'argomento.

5. Astenersi dall'umorismo

Senza il tono e l'espressione giusti per accompagnarli, anche le battute più esilaranti possono atterrare a miglia di distanza dal loro obiettivo.

Ecco perché spesso l'umorismo si perde nella traduzione di un'e-mail. Il sarcasmo è particolarmente pericoloso in formato scritto, poiché il lettore può letteralmente interpretarti nel senso opposto a quello che hai appena detto. A meno che tu non sia molto stretto con il destinatario, dovresti evitare di scherzare in un'e-mail professionale.

Non si tratta nemmeno del rischio di essere frainteso: ciò che trovi divertente non è necessariamente divertente per il destinatario.

6. Strutturare correttamente l'e-mail

Un'e-mail professionale dovrebbe includere una riga dell'oggetto, un saluto, un corpo, un segno di approvazione e una firma. L'allontanamento da questa struttura può essere considerato una violazione dell'etichetta e-mail. Dovresti sempre separare queste parti con interruzioni di paragrafo per rendere il tuo messaggio facilmente digeribile.

Cerca di recapitare il tuo messaggio in modo che il corpo dell'e-mail non superi i tre paragrafi. Poiché le persone tendono a "scansionare" le e-mail alla ricerca di qualcosa di interessante in cui immergersi invece di leggerle parola per parola, inizia ogni paragrafo evidenziando la cosa più importante. Ricorda inoltre di lasciare una riga vuota tra i paragrafi per migliorare la leggibilità.

Nel caso in cui ritieni il rischio di un sovraccarico di informazioni, considera l'utilizzo di elenchi puntati o numerati per dare più struttura alla tua scrittura, suddividi sezioni prolisse. Se usi il grassetto per evidenziare ciò che è più importante, non usarlo mai per più di una parola o frase per email.

7. Usa il caso della frase

Usare una maiuscola significa mettere in maiuscolo la prima lettera della prima parola in una frase e tutti i nomi propri.

a

[email protected]

Ciao Pete,

È stato bello parlare con te. Non vedo l'ora di saperne di più sui piani tariffari di Corpod.

L'uso delle lettere maiuscole in modo convenzionale fa parte dell'etichetta dell'e-mail aziendale, quindi non dovresti incursioni da esso. Ricorda che anche scrivere in maiuscolo al lavoro è considerato un passo falso.

8. Guarda il tuo tono

Non è solo quello che dici, ma come lo dici.

Sii intenzionale con le tue scelte di parole e considera sempre come il destinatario potrebbe interpretarle. Poiché non puoi fare affidamento sulle espressioni facciali e sull'intonazione per trasmettere il messaggio, fai uno sforzo in più per sembrare positivo.

Oltre ad astenerti dall'umorismo, non usare parole e aggettivi negativi che possono farti sembrare più emotivo di quello che sei in realtà.

9. Scrivi come se niente fosse riservato

Evita di discutere di argomenti sensibili o informazioni riservate tramite e-mail poiché possono finire nelle mani sbagliate notoriamente facilmente. Non importa chi sia il destinatario, non dovresti fidarti che sono l'unica persona che vedrà la tua email come una perdita può essere solo una questione di inoltro accidentale o CC. È sempre meglio prevenire che curare, quindi una buona linea guida per l'etichetta e-mail aziendale non è scrivere un'e-mail che non vorresti che il mondo intero leggesse.

10. Risparmia i punti esclamativi!!!

Sicuramente non urli così spesso al lavoro, giusto? Ecco perché dovresti prestare attenzione quando usi i punti esclamativi nelle e-mail aziendali. L'unico vero motivo per usarne uno è esprimere entusiasmo, e ciò non richiede mai più di un punto esclamativo. Usarne più di una per e-mail può farti sembrare poco professionale, per non parlare della fine di una frase con un certo numero di esse.

11. Sii consapevole delle differenze culturali

I problemi di comunicazione possono facilmente verificarsi a causa delle differenze culturali.

Il rischio è ancora maggiore nelle parole scritte in quanto non c'è il linguaggio del corpo per accompagnare il messaggio. Ecco perché dovresti provare a familiarizzare con la cultura del destinatario quando invii un'e-mail a qualcuno all'estero. Soddisfare le loro preferenze ti aiuterà a costruire relazioni più forti con loro.

In alcuni paesi si preferisce andare dritti al punto. Al contrario, in altri, è consuetudine conoscere prima il nuovo socio in affari. Puoi iniziare a padroneggiare queste sfumature dell'etichetta e-mail aziendale leggendo questo articolo della BBC.

12. Non usare emoji

Anche se gli emoji svolgono un ruolo importante nelle nostre comunicazioni quotidiane quando si tratta di messaggistica istantanea, non appartengono alle e-mail professionali. Perché potresti chiedere? La ricerca ha scoperto che l'uso delle faccine può farti sembrare meno competente, per non parlare del fatto che ognuno le interpreta in modo diverso. A meno che il destinatario non abbia utilizzato gli emoji mentre ti ha inviato un'e-mail in precedenza, dovresti evitarli

13. Accorciare gli URL

Incollare URL lunghi nella tua e-mail è un modo infallibile per farla sembrare disordinata. Oltre a rendere il tuo messaggio più difficile da leggere, occupano un prezioso patrimonio immobiliare. Quello che dovresti fare è usare un abbreviatore di URL come bit.ly o inserire invece un collegamento ipertestuale.

a

[email protected]

Ciao Pete,

È stato bello parlare con te. Non vedo l'ora di saperne di più sui piani tariffari di Corpod.

PS Dai un'occhiata: https://www.flowrite.com/blog/how-to-introduce-two-people-over-email

14. Attenersi ai caratteri standard

Vuoi sempre che le tue email siano facili da leggere, giusto? Tutto inizia con un carattere pulito. Come regola cardinale, usa il carattere standard del tuo client di posta elettronica.

Alcuni dei migliori caratteri per e-mail includono:

• Ariale
• Helvetica
• Calibrì
• Corriere
• Times New Roman
  

Quando si tratta del colore del carattere, il nero è l'unica scelta. La dimensione giusta è di 10 o 12 punti, a seconda della lunghezza della tua email. Nel caso in cui copi e incolli del testo nella tua email, ricorda di cancellare la formattazione, altrimenti potrebbe apparire diverso dal resto del messaggio.

15. Utilizzare un'approvazione professionale‍

‍ Il modo migliore per firmare un'e-mail dipende sempre dal tuo rapporto con il destinatario e dallo scopo dell'e-mail. Dovresti abbinare la firma con il saluto e il resto del messaggio per mantenere un tono coerente. Vuoi essere sempre educato, ma vuoi scrivere un'e-mail formale o sembrare amichevole?

Alcune delle chiusure e-mail professionali più popolari includono:

• Cordiali saluti,
• Cordiali saluti,
• Saluti,
• Migliore,
• Grazie,
  

È importante ottenere la firma giusta. È l'ultima cosa che il destinatario legge e può lasciare un'impressione duratura simile alla conclusione di un incontro o alla fine di una telefonata.

16. Includere una firma

Less is more quando si tratta di firme e-mail.

La firma professionale include il nome completo, il titolo, il nome dell'azienda, il sito Web dell'azienda e il numero di telefono per contattarti. Puoi considerare di inserire LinkedIn e gli indirizzi stradali dell'azienda se questi svolgono un ruolo nella tua attività. Anche il logo dell'azienda o la tua foto supera l'etichetta dell'e-mail aziendale. Tuttavia, assicurati che il design sia reattivo.

Includi automaticamente una firma alla fine di ogni e-mail: è più facile eliminarla da un messaggio che aggiungerla manualmente.

17. Ricontrolla sempre il nome del destinatario

Niente fa una prima impressione come l'errore di ortografia del nome di una persona o l'indirizzamento con il nome sbagliato del tutto.

Ci vorranno letteralmente secondi e non hai scuse per sbagliare. Oltre a evitare questi errori negligenti, assicurati di non abbreviare il nome a meno che tu non sia sicuro che Robert dell'ufficio legale preferisca davvero chiamarsi "Rob".

Se ci sono dubbi su questo argomento, guarda come hanno firmato le loro precedenti e-mail, controlla il loro profilo LinkedIn o i canali di comunicazione interna.

Non ci sono scuse: sbagliare il nome del destinatario dell'e-mail è uno dei peggiori errori di etichetta dell'e-mail.

18. Non inviare mai un'e-mail senza averla corretta

Questo suggerimento sull'etichetta e-mail non può essere sottolineato abbastanza come errori di ortografia e gli errori grammaticali inevitabilmente si rifletteranno male su di te. Dopo aver finito di scrivere, esamina il corpo dell'e-mail e la riga dell'oggetto almeno due volte per individuare eventuali errori. Puoi anche provare a leggere la tua e-mail ad alta voce per notare errori che i tuoi occhi non hanno colto.

19. Sii consapevole degli attaccamenti

Una delle regole più importanti sull'etichetta e-mail per quanto riguarda gli allegati è che non dovresti allegare file di grandi dimensioni alle tue e-mail. Il modo migliore per inviare, ad esempio, una presentazione o un video è caricare il file su un servizio cloud come Google Drive o Dropbox e fornire al destinatario un collegamento che consenta loro di accedervi. Se ciò non è possibile, assicurati di comprimere il file prima di allegarlo in modo che occupi meno spazio nella posta in arrivo. Ricorda anche di menzionare l'allegato nel corpo dell'e-mail per assicurarti che il destinatario lo noti.

20. BCC in modo appropriato

BCC sta per blind carbon copy e consente di nascondere la persona o le persone inserite nel campo BCC agli altri destinatari.

L'uso di BCC è una buona etichetta e-mail quando invii e-mail a più persone che non si conoscono poiché ti consente di proteggere la loro privacy. Viene anche utilizzato per rimuovere educatamente qualcuno da un thread, ad esempio, dopo che ti ha presentato qualcun altro tramite e-mail. Può anche tornare utile quando devi confermare a qualcuno che hai inviato un'e-mail importante senza includere la persona nel thread seguente.

La copia carbone cieca può anche essere abusata e usarla per i motivi sbagliati è considerata ingannevole e cattiva educazione.

21. Dare risposte tempestive

L'e-mail può essere un enorme spreco di tempo per qualsiasi professionista, ma rispondere prontamente alle tue e-mail aiuta a mantenere il lavoro di tutti nei tempi previsti.

La finestra di risposta appropriata dipende dal mittente e dall'oggetto. Come regola generale, dovresti rispondere ai tuoi compagni di squadra durante lo stesso giorno, agli altri colleghi entro 24 ore e alle persone esterne alla tua organizzazione entro la fine della settimana lavorativa, a meno che non sia urgente.

Soprattutto se lavori in un ruolo rivolto al cliente, dovresti sapere che il tuo lungo tempo di risposta può inviare un messaggio involontario poiché quasi un terzo delle persone si aspetta che le aziende rispondano alle e-mail in un'ora o meno.

22. Usa "Rispondi a tutti" solo quando necessario

Dato che un impiegato medio riceve circa 121 e-mail al giorno, non devi disturbare le persone con nulla di non necessario. Quindi, la prossima volta che stai per premere "Rispondi a tutti" fermati a considerare se tutti nella catena di posta elettronica devono ricevere la tua risposta. Se la risposta è no, usa "Rispondi" e salva le vittime dall'ennesima notifica fastidiosa.

23. Rispondi a tutte le tue email

Nonostante l'inondazione della posta in arrivo e il programma frenetico, è buona norma rispondere a tutte le e-mail indirizzate a te. Ignorare un'e-mail da qualcuno all'interno della tua organizzazione o socio in affari è scortese e probabilmente avrà conseguenze. Se qualcuno freddo ti invia un'e-mail, risparmia un secondo per dargli una risposta anche se sarebbe un educato "no", poiché lascerà una buona impressione. In caso contrario, probabilmente ti porterà a ricevere una serie di e-mail di follow-up. Se non sono stati abbastanza premurosi da fare i compiti, non sentirti obbligato a rispondere.

24. Pensaci due volte prima di inoltrare

Ricordi cosa abbiamo scritto in precedenza su argomenti sensibili e informazioni riservate quando si tratta di etichetta e-mail? Dovresti sempre considerare se l'e-mail è destinata a essere inoltrata e procedere con cautela. Inoltre, considera se il messaggio crea effettivamente un valore per il destinatario. Quando decidi di inoltrare un'e-mail, è importante riassumere ciò che è stato discusso e far sapere al destinatario cosa è necessario da loro. Dovresti anche modificare tutto ciò che non è necessario dall'e-mail, come segnali di inoltro, altri indirizzi e-mail, righe dell'oggetto e commenti precedenti.

25. Ricordarsi di impostare le risposte fuori sede

Se non sei disponibile a rispondere alle tue e-mail per lunghi periodi di tempo, dovresti impostare un messaggio automatico fuori sede che informi le persone che non puoi rispondere. Situazioni tipiche includono vacanze e conferenze. È importante includere una data specifica in cui tornerai in modo che possano procedere di conseguenza. Dovresti anche fornire le informazioni di contatto di una persona che il mittente può contattare se la sua questione è urgente. È buona norma includere l'identificatore "Fuori sede" o "identificatore nella riga dell'oggetto insieme alla data del tuo ritorno.

Ci auguriamo che tu abbia trovato utile questo post sul blog sull'etichetta e-mail. Crediamo sinceramente che, conoscendo le regole più importanti del galateo delle email aziendali, ogni professionista sia in grado di rendere più efficaci le comunicazioni sul posto di lavoro. Se pensi che ci siamo persi un consiglio importante, faccelo sapere!