19 regole di etichetta via email da sapere

L'etichetta e-mail è l'insieme di linee guida sociali che governano la comunicazione e-mail educata e produttiva. Come per l'etichetta offline, l'etichetta e-mail serve a rendere le conversazioni confortevoli, premurose e professionali.

Cos'è l'etichetta e-mail?

Le regole dell’etichetta e-mail sul posto di lavoro possono variare a seconda dei settori e delle culture, sia a livello professionale che globale. Può anche variare da una generazione all’altra poiché l’etichetta della posta elettronica, come le regole per altre forme di comunicazione, si evolve nel tempo. Tuttavia, nella maggior parte delle comunicazioni e-mail si applicano alcune linee guida generali, come l'utilizzo di un tono professionale e la correzione di bozze di ogni e-mail prima di inviarla.

Mantenere una buona etichetta email è importante perché comunica rispetto per le persone a cui invii email. Fondamentalmente, l’etichetta rappresenta la considerazione per gli altri. Attraverso l'etichetta e-mail, comunichi la tua professionalità così come quella della tua azienda, se applicabile. Nella casella di posta di un destinatario, questo può far risaltare positivamente te e la tua azienda. L'etichetta e-mail consente inoltre di inviare e rispondere alle e-mail in modo più efficiente. Di seguito sono riportate 19 linee guida sull'etichetta e-mail che possono aiutarti a scrivere e-mail più chiare e professionali che portano a risultati più produttivi.

19 suggerimenti sull'etichetta della posta elettronica

1 Correggere, correggere, correggere

Niente mina la tua professionalità come un errore grammaticale o un errore di ortografia nel nome del destinatario. Prima di inviare un'e-mail, rileggila attentamente o utilizza Grammarly per assicurarti che non contenga errori di grammatica, ortografia e punteggiatura. Inoltre, ricontrolla che tutti i dettagli, inclusa l'ortografia del nome del destinatario, siano corretti.

2 Scrivi righe di oggetto dettagliate

Un buon oggetto è un'anteprima dell'e-mail. Invece di un oggetto vago come "Ciao" o "Check-in", indirizza direttamente il tuo messaggio. In questo modo il destinatario sa immediatamente di cosa tratta l'e-mail e può rispondere in modo appropriato.

3 Includere un saluto

Inizia ogni email con un saluto appropriato. Esempi di saluti e-mail appropriati includono questi:

• Gentile [nome del destinatario]
• Ciao [nome del destinatario]

4 Includere una firma

La tua email dovrebbe iniziare con un saluto appropriato e terminare con una conclusione appropriata. Le firme e-mail professionali includono queste:

• Saluti
• Migliore
• Sinceramente
• Grazie
• Saluti

Dopo la firma, includi il tuo nome.

5 Sii conciso

La concisione è un principio fondamentale di tutta la comunicazione professionale. Non sprecare il tempo del destinatario con dettagli estranei né racchiudere più conversazioni in un'unica email. Mantienilo concentrato in modo che possano leggerlo rapidamente e rispondere se necessario.

6 Sii esaustivo

Detto questo, non lesinare sulle informazioni necessarie per mantenere la tua email concisa. Una parte importante della concisione è menzionare ogni informazione rilevante in una singola email. Mentre rileggi la tua email, leggi attentamente per assicurarti di non aver tralasciato alcuna informazione importante. Dover inviare una seconda email per menzionare i dettagli che hai dimenticato di includere nella prima può essere scomodo e imbarazzante. Può anche sembrare poco professionale.

7 Attendere 24 ore per i follow-up

Una volta inviata un'e-mail, concedi al destinatario il tempo di rispondere. Il periodo di attesa appropriato spesso dipende da fattori quali il rapporto con il destinatario e l'urgenza del messaggio. Ma in genere è meglio attenderealmeno24 ore prima di procedere.

C'è un'altra regola delle 24 ore nell'etichetta della posta elettronica: rispondi a ogni email che ricevi entro 24 ore. Questa regola si estende alle telefonate e ad altre forme di comunicazione. Rispondendo tempestivamente, dimostri al destinatario che apprezzi il suo tempo.

8 Utilizza una risposta automatica quando sei assente

Prima di partire per le vacanze, imposta la tua risposta automatica via email. Si tratta di una risposta automatica a ogni email che ricevi che informa il mittente che sei assente e che non puoi leggere le email. Nella risposta automatica, menziona le date in cui sarai fuori ufficio e un collega che il mittente potrebbe contattare per questioni urgenti.

9 UtilizzareCcnin modo appropriato

Bcc sta percopia carbone nascosta. Con Ccn puoi inviare un'e-mail a un vasto gruppo di persone senza mostrare gli indirizzi e-mail dei singoli destinatari. In questo modo nessuno dei destinatari potrà vedere chi altro ha ricevuto l'e-mail. Inoltre, non possono scambiarsi e-mail tramite Rispondi a tutti, il che rende Ccn uno strumento utile per evitare caselle di posta ingombre.

10 Utilizzareccin modo appropriato

A differenza di Ccn, le persone che sono in copia carbone in un'e-mail possono vedere chi altro l'ha ricevuta. Lo scopo di cc è includere più destinatari in un'e-mail comunicando che non ti aspetti necessariamente una risposta da tutti. Ad esempio, puoi inviare un'e-mail a un collega in un dipartimento diverso e inviare in copia al tuo manager in modo che sia a conoscenza dell'avanzamento della conversazione.

11 Sapere quando utilizzare Rispondi a tutti

Quando più persone vengono copiate in un'e-mail, puoi premere Rispondi a tutti per inviare la tua risposta a tutti loro. A meno che non ci sia un motivo per farlo, ad esempio condividere informazioni critiche che tutti devono sapere, non premere Rispondi a tutti. Invece, rispondi individualmente al mittente dell'e-mail in modo da non spammare la casella di posta degli altri con una conversazione che non li coinvolge direttamente.

12 Sii consapevole del tuo tono

Usa un tono professionale nelle tue e-mail aziendali e accademiche. Un tono informale può minare la tua professionalità, mentre un tono brusco può inviare il messaggio sbagliato. Sii educato e caloroso, ma mantieni anche un'aria professionale evitando slang, saluti casuali e tangenti.

13 Fai attenzione alle emoji

Allo stesso modo, in genere è meglio stare lontani dalle emoji nelle e-mail professionali. In alcuni casi, un'emoji può essere appropriata, come l'emoji che batte le mani per celebrare il successo di una squadra. Quando si tratta di emoji nelle e-mail sul posto di lavoro, segui l'esempio del tuo manager per determinare se le emoji sono appropriate e, in tal caso, quali.

14 Descrivere eventuali allegati e-mail

Se hai un allegato da condividere, spiega al destinatario di cosa si tratta e come vorresti che interagisse con esso, leggendo, commentando, firmando, ecc. L'invio di un allegato senza una descrizione potrebbe lasciare il destinatario perplesso o addirittura sospetto di un tentativo di phishing.

15 Ripetere le conversazioni di persona e telefoniche

Dopo un incontro di persona o una conversazione telefonica, è spesso utile inviare un'e-mail di follow-up che ribadisca gli argomenti discussi. Ciò raggiunge alcuni obiettivi:

• Mantiene la discussione in primo piano per tutte le persone coinvolte.
• Crea una "traccia cartacea" a cui puoi fare riferimento nelle discussioni future.
• Può prevenire malintesi e problemi di comunicazione dando ai partecipanti l'opportunità di porre domande o chiarire le loro dichiarazioni.

16 Scrivi al tuo pubblico

Sebbene ogni destinatario di posta elettronica debba essere trattato con rispetto e considerazione, potrebbe essere necessario adattare il linguaggio e il livello di dettaglio in base a chi stai inviando l'email. Ad esempio, quando invii un'e-mail a un collega, puoi utilizzare lo stesso gergo e il gergo interno che utilizzi nelle riunioni. Tuttavia, qualcuno esterno alla tua organizzazione potrebbe non conoscere questa terminologia, quindi è meglio attenersi a un linguaggio semplice che possa comprendere. Allo stesso modo, anche se puoi spesso usare un linguaggio familiare con i tuoi compagni di classe e colleghi, mantieni un tono professionale con professori, amministratori e vertici aziendali.

17 Utilizzare la punteggiatura in modo corretto e appropriato

Hai senza dubbio ricevuto e-mail che contengono troppi punti esclamativi o puntini di sospensione che conferiscono al messaggio un'atmosfera minacciosa. I loro scrittori probabilmente non intendevano sembrare sovraeccitati o inquietanti, ma ciononostante la loro punteggiatura trasmetteva questi stati d'animo.

Nelle e-mail, segui le stesse regole di punteggiatura che seguiresti in qualsiasi altro testo di scrittura professionale. Salva i punti esclamativi per i rari casi che li giustificano, termina le frasi con punti e, prima di premere Invia, ricontrolla gli errori di punteggiatura.

18 Non inviare nulla che non vorresti fosse letto ad alta voce

Quando sei arrabbiato, è facile lasciare che le tue emozioni colorino la tua scrittura. Può anche essere forte la tentazione di condividere un succoso pettegolezzo d'ufficio con i tuoi amici di lavoro. Ma ricorda che l'e-mail non è mai privata. Tutto ciò che invii in un'e-mail può essere intercettato, catturato in screenshot, scaricato o stampato, quindi assicurati che ogni e-mail che invii sia appropriata per essere condivisa.

19 Utilizzare caratteri e formattazione standard

Esistono molti ottimi modi per rendere le tue e-mail memorabili. Il Comic Sans non è uno di questi. Attieniti a un carattere standard, come Arial, Helvetica o Times New Roman. Questi caratteri comunicano professionalità e puoi star certo che verranno visualizzati correttamente in qualsiasi browser o dispositivo.

La maggior parte delle email professionali segue lo stesso formato:

• Saluto
• Sezione di apertura
• Una o due sezioni del corpo
• Sezione di chiusura
• Cancella la sottoscrizione

Quando qualcuno riceve un'e-mail in un formato inaspettato, può creare confusione. Anche il messaggio del mittente può perdersi nella formattazione. Attieniti a un formato standard e prevedibile per garantire che il tuo messaggio venga compreso.

Domande frequenti sull'etichetta e-mail

Cos'è l'etichetta e-mail?

L'etichetta e-mail è l'insieme di linee guida sociali che governano la comunicazione e-mail educata e produttiva.

Quali sono le 3 regole del galateo della posta elettronica?

• Attendi 24 ore prima di procedere.
• Rileggi sempre le bozze prima di inviare.
• Mantieni un tono professionale.

Quali sono i 3 errori di etichetta della posta elettronica?

• Seleziona Rispondi a tutti quando intendi rispondere solo al mittente dell'e-mail.
• Usando un oggetto vago.
• Scrivere un'e-mail lunga e tortuosa anziché concisa.