17 Regole dell'etichetta e-mail da conoscere e praticare

Sin dai primi giorni di AOL ("Hai la posta!"), ho trascorso innumerevoli ore nelle trincee della posta elettronica lavorando in lavori che andavano dal rappresentante del servizio clienti al manager della comunità online, dal caporedattore al rappresentante delle pubbliche relazioni. Ho fatto i conti e, anche stimando un ultra-conservatore dieci e-mail al giorno in vent'anni, ho inviato almeno 73.000 e-mail. Quelle esperienze, buone e cattive, mi hanno insegnato cosa fare e cosa non fare. In questi giorni sono un esperto e-mailer che ha inviato campagne e-mail in blocco con tassi di risposta del 55%. (Nel caso ve lo stiate chiedendo, è dannatamente buono.)

Nella mia esperienza, ci sono cinque violazioni dell'etichetta e-mail così eclatanti da appartenere alla categoria Bad Email Hall of Shame. Cominciamo con loro.

I cinque peggiori errori di etichetta e-mail

E-mail passo falso: li abbiamo creati tutti. A volte siamo consapevoli una frazione di secondo dopo aver premuto Invia e gridare "No!" sperando che potessimo riprenderlo.

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Ecco i falli più flagranti dell'etichetta e-mail.

1 Utilizzo di CC per e-mail di massa

Quando ho lavorato come giornalista di videogiochi, c'era un rappresentante di pubbliche relazioni che è diventato famoso per aver inviato un'e-mail di PR a un enorme elenco di giornalisti che utilizzavano CC, che ha rivelato tutti gli indirizzi e-mail accuratamente custoditi di quei giornalisti. I giornalisti hanno quindi utilizzato allegramente Reply All per ospitare una conversazione thread che lo scherniva senza pietà.

Non utilizzare CC per e-mail di massa. Fidati di me. Non hai davvero bisogno di quel tipo di notorietà.

2 Premi Rispondi a tutti quando dovresti premere Rispondi

Rispondi a tutti è una funzione utile quando ci sono più di due persone che devono essere coinvolte in una conversazione, ma fai attenzione. Sono stato coinvolto in un'e-mail di gruppo in cui un membro ha risposto, pensando che stesse scrivendo solo a me, per ammettere che aveva una cotta per un altro membro del gruppo di posta elettronica. Ha accidentalmente usato Rispondi a tutti. In questo caso, il soggetto della cotta era lusingato. Ma . . . la tua risposta accidentale a tutti potrebbe non portare a un finale da favola.

3 Presupponendo che l'e-mail sia privata e confidenziale

Tutto ciò che scrivi in ​​un'e-mail può essere condiviso, intenzionalmente o accidentalmente. (Vedi sopra.) Non dire cose in un'e-mail, specialmente in ufficio, che non diresti pubblicamente. E soprattutto non scrivere nulla che possa tornare a perseguitarti. Le e-mail possono anche essere ammissibili in tribunale.

4 Inviare e-mail quando si è arrabbiati

A volte vuoi solo sgridare qualcuno. Ci siamo stati tutti. E può essere molto più facile mettere per iscritto quei sentimenti piuttosto che avere una difficile conversazione faccia a faccia. Ma resisti all'impulso. Le e-mail arrabbiate aumentano le difese del destinatario e questo non è produttivo.

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Se devi scrivere un'e-mail arrabbiata, non aggiungere un destinatario nel campo A: o scrivilo nel tuo elaboratore di testi, dove non sarai tentato di premere Invia. Quindi lascia riposare la bozza per ventiquattro ore. Le probabilità sono buone che ti sarai calmato quando tornerai e sarai in grado di offrire feedback lucidi piuttosto che invettive vesciche.

5 Non arrivare al punto

Non so quante volte ho letto un'e-mail sconclusionata solo per finire per pensare: "Va bene, ma cosa vuole questa persona da me?" Per l'amore di tutto ciò che è elettronico, non usare la posta elettronica come mezzo per fare una discarica di cervelli. Invece, fai il tuo brainstorming prima di scrivere l'e-mail. Quindi, decidi qual è il tuo obiettivo: cosa speri che accada come risultato dell'invio di questa e-mail? Scrivi un messaggio breve e chiaro con questo in mente. Se l'obiettivo della tua e-mail è persuadere, configuralo come un passo dell'ascensore.

Dodici consigli sull'etichetta e-mail da usare

Ora che abbiamo affrontato i reati più oltraggiosi delle e-mail, diamo un'occhiata ad alcune linee guida per l'etichetta e-mail che ti faranno sembrare sempre un professionista raffinato.

1 Utilizzare un oggetto descrittivo

Salva la tua aria di mistero coltivata per vaguebooking su Facebook. (Okay, non dovresti farlo nemmeno tu.) Supponi che tutti quelli a cui scrivi abbiano una casella di posta inondata e usa la riga dell'oggetto per descrivere il contenuto della tua e-mail in modo che il destinatario sappia in anticipo perché la tua e-mail dovrebbe essere un priorità.

2 Non digitare tutto maiuscolo

In termini di Internet, digitare tutto in maiuscolo sembra urlare. Hai bisogno di ulteriori incentivi per licenziare il blocco delle maiuscole? Potresti attivare filtri antispam.

3 Eliminare i punti esclamativi

So che sei eccitato! Sul serio!!! Ma puoi trasmettere eccitazione senza punti esclamativi. (Accidenti! Salva quelli per quando stai davvero esclamando.) La mania del punto esclamativo è un altro trigger del filtro antispam, quindi usali con parsimonia e mai, mai due o più alla fine di una frase. A meno che tu non sia un preadolescente. Allora fallo.

4 Mantieni la semplicità

L'e-mail ideale è breve e va direttamente al punto. Scrivi email del genere e tutti ti ameranno e sarai super popolare. (Ok, forse no. Ma almeno nessuno si lamenterà delle tue fastidiose abitudini di posta elettronica.) Se il tuo messaggio è complesso, con molte parti mobili, considera di scrivere un brief dettagliato e di allegarlo come documento Google o pdf. Ma . . .

5 Chiedi prima di inviare allegati

Al giorno d'oggi, siamo tutti cauti nell'aprire allegati di posta elettronica, anche da fonti note. E abbiamo buone ragioni per esserlo. Se devi inviare un allegato, avvisa il destinatario per fargli sapere che sta arrivando.

6 Utilizzare il risponditore automatico con moderazione

I risponditori automatici per le vacanze vanno bene. (Solo non dimenticare di farli spegnere "automagicamente" o di spegnerli manualmente quando torni in ufficio.) Ma i risponditori automatici dicono cose come "Ehi, ho ricevuto la tua email. Tornerò presto da te!” sono inutili. Potrebbero anche far sapere agli spammer che hanno raggiunto un indirizzo email valido: doppio problema!

7 Usa saluti dal suono professionale

A meno che tu non conosca molto bene il destinatario, e questo è uno stile a cui entrambi siete abituati, non iniziare le email professionali con saluti come "hey" o "yo". "Ciao" o "Ciao" di solito vanno bene. Usa "caro" nella corrispondenza commerciale formale.

8 Usa segni di approvazione dal suono professionale

Mantieni la classe. Ecco alcune buone pratiche.

9 Usa l'umorismo con cautela

Un po' di umorismo tempestivo può rendere memorabile un'e-mail. Può anche affondarlo come il Titanic. Potresti pensare di aver servito una battuta intelligente, ma il tuo ingegno potrebbe essere perso nella traduzione. Salva le cose divertenti per le persone che conosci bene: ti prendono.

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10 Non essere fastidioso con i follow-up

Evita di inviare una raffica di e-mail di follow-up. Se un contatto non risponde e hai davvero bisogno di una risposta, considera di fare una telefonata, se possibile. In tutte le altre questioni, se il tuo follow-up accuratamente predisposto non riceve una risposta dopo uno o due tentativi, supponi che il destinatario non sia interessato.

11 Fai attenzione a ciò che trasmetti

Ci sono casi in cui va bene inoltrare un'e-mail, ad esempio se il mittente ha raggiunto il contatto sbagliato o se è necessario aggiungere qualcuno alla conversazione. Ma non inoltrare e-mail sensibili o riservate. Se hai dei dubbi sul fatto che il mittente vorrebbe che la conversazione fosse condivisa, chiedi il permesso prima di coinvolgere qualcun altro.

12 Correzione di bozze

In un sondaggio Grammarly, il 67% ha risposto che gli errori di battitura nelle e-mail di lavoro sono vietati. Per evitare di sembrare che manchi di attenzione ai dettagli, rileggi accuratamente le bozze prima di premere Invia. Nessuno si è mai pentito di aver speso un po' di tempo in più per rifinire la propria scrittura.

Hai fatto qualche imbarazzante passo falso e-mail? Hai qualche lamentela sull'etichetta e-mail? Condividi un commento qui sotto.