Come gestire il sovraccarico di posta elettronica al lavoro

Il sovraccarico di posta elettronica è un problema crescente per i knowledge worker di tutto il mondo, soprattutto perché sempre più aziende stanno passando al lavoro a distanza. Milioni di richieste rimangono senza risposta mentre lottiamo per affrontare la montagna quotidiana di nuovi messaggi. Fortunatamente qui ci sono modi in cui puoi gestire le tue e-mail in modo più efficace.

In questa guida, ci concentriamo su come gestire il sovraccarico della posta elettronica. Studiamo le prove per fornire dieci best practice per la gestione delle e-mail da adottare sul lavoro, comprese strategie e-mail collaudate per aiutarti a smettere di inviare troppe e-mail e far fronte alla raffica di messaggi che ricevi.

Che cos'è il sovraccarico di posta elettronica?

Il sovraccarico di posta elettronica è la sensazione di stress e ansia causata da una casella di posta elettronica senza risposta.

Il fenomeno del sovraccarico di posta elettronica non è nuovo. In effetti, già nel 2011, i ricercatori hanno messo in guardia sui pericoli dell'e-mail eccessiva. Gli accademici hanno scoperto che gran parte della comunicazione che ingombra le nostre caselle di posta non era "critica per il business". Per dirla in termini più semplici, era spazzatura.

Lottare con la tua casella di posta può creare intensi sentimenti negativi, hanno scoperto i ricercatori. In uno studio, è stato riscontrato che il sovraccarico di posta elettronica genera "livelli più elevati di burnout e basso coinvolgimento nel lavoro". I lavoratori hanno scoperto che il sovraccarico di posta elettronica li ha colpiti al di fuori del lavoro, creando pressione anche quando non venivamo pagati.

Poiché le e-mail si accumulano nelle nostre caselle di posta, può essere impossibile identificare quelle a cui devi rispondere immediatamente e quelle che possono aspettare. Perdiamo la prospettiva su ciò che è essenziale e ciò che può essere ignorato.

La situazione sta peggiorando con l'aumento del lavoro domestico e ibrido, afferma la ricercatrice Amy Zadow in The Conversation. Nella sua ricerca sulla comunicazione accademica, il 55% degli accademici ha inviato corrispondenza in un fine settimana. Più preoccupante, il 30% ha inviato e-mail durante il fine settimana e si aspettava una risposta lo stesso giorno.

Avverte che questa cultura della comunicazione 24 ore su 24, 7 giorni su 7, causata in molti casi dal sovraccarico di e-mail, è dannosa per la nostra salute fisica e mentale.

Come individuare i segni di sovraccarico della posta elettronica

Il segno più inequivocabile che stai lottando con il sovraccarico di e-mail è avere centinaia di e-mail senza risposta nella tua casella di posta. Come abbiamo visto, questo può avere un impatto psicologico e persino fisico su di noi.

La posta elettronica ci sta rendendo infelici, afferma Cal Newport sul New York Times. Secondo Newport, le e-mail senza risposta causano un livello di "ansia di fondo" che può seguirti sempre e ovunque.

In casi estremi, il sovraccarico di e-mail può generare segnali rivelatori di stress sul posto di lavoro, inclusa la sensazione di non essere in grado di farcela. Altri sintomi di stress sul posto di lavoro possono includere:

• sbalzi d'umore
• essere ritirato
• perdita di motivazione, impegno e fiducia
• aumento delle reazioni emotive: essere più lacrimosi, sensibili o aggressivi

Ti senti stressato o ogni email ti fa sentire più infelice? Ecco alcuni modi per gestire il sovraccarico della posta elettronica.

10 modi per affrontare il sovraccarico di posta elettronica

Ecco dieci strategie basate sull'evidenza per affrontare il sovraccarico di posta elettronica. Se l'email over sta ostacolando le tue prestazioni, consulta il nostro articolo sui 10 migliori suggerimenti per la produttività della posta elettronica.

Se stai vivendo un forte stress o ansia nel tuo lavoro, è fondamentale che parli con qualcuno e chieda aiuto. I suggerimenti e i consigli qui sono strategie per aiutare, ma non una soluzione a lungo termine. Se hai bisogno di aiuto, chiedilo.

1. Comprendi come usi la posta elettronica

Prima di approfondire i suggerimenti, pensa a come usi la posta elettronica. Il modo in cui gestisci la tua casella di posta riflette la tua personalità, affermano Shana Lebowitz e Allana Akhtar in Business Insider.

Hanno diviso i lavoratori del mondo in tre tipi:

1. Filer/eliminatori di email (coloro che rispondono immediatamente)
2. E-mail saver (rispondono rapidamente, ma non eliminano mai le e-mail)
3. Ignoratore (coloro che non leggono o non rispondono mai alle e-mail)

Sei una persona che deve rispondere a ogni e-mail e sta lottando per farcela? O ignori le email e le memorizzi?

Riconoscendo come usi la posta elettronica, puoi identificare le strategie con le maggiori possibilità di successo.

Il modo in cui utilizziamo la posta elettronica potrebbe anche spiegare perché è improbabile che le tue attuali strategie per gestire la posta elettronica funzionino. In effetti, molte delle nostre abitudini radicate nella gestione della posta elettronica, come la disattivazione degli avvisi, possono avere un impatto negativo su di noi, avverte la dott.ssa Emma Russell.

Riconoscere che c'è un problema nella gestione della posta elettronica è il primo passo per apportare un cambiamento positivo.

2. Riserva del tempo per rispondere alle e-mail

Rispondere alle e-mail è una parte fondamentale del tuo ruolo e dovrebbe essere trattato come tale. Dedica un po' di tempo regolarmente per rispondere alle e-mail.

Potrebbe essere una mattina, un pomeriggio o qualsiasi momento adatto a te. Aggiungi questo al tuo calendario e consideralo un compito importante. Non lasciare le e-mail di risposta la sera e nei fine settimana. Non solo lavorare durante il tempo libero è inaccettabile, ma è anche probabile che sia inefficiente. Potrebbe causare più stress di quello che risolve.

Avere tempo da parte per le e-mail ti consente di prepararti mentalmente. I manager e i leader che siamo in grado di preparare in anticipo per il loro lavoro "hanno sperimentato stati d'animo più positivi e concentrazione sul lavoro e questo a sua volta ha permesso loro di avere più successo durante il giorno", hanno scoperto i ricercatori della Portland State University.

Quando rispondi alle e-mail, fallo e nient'altro. Gli scienziati hanno scoperto che manipolare più compiti non è pratico. Dedica del tempo a rispondere alle e-mail e concentrati esclusivamente sull'attività per ottenere i migliori risultati.

3. E-mail di valutazione

Il sovraccarico di e-mail è un sintomo della mancata archiviazione e della priorità delle e-mail in modo efficace. Il triage della tua e-mail è una strategia che puoi utilizzare per far fronte a montagne di corrispondenza.

Sebbene tu possa ricevere centinaia (o addirittura migliaia) di e-mail al giorno, Amy Gallow nell'Harvard Business Review consiglia che ci sono solo tre modi per gestire ogni e-mail:

1. Elimina: puoi vedere rapidamente quelle e-mail che non devi leggere o a cui non devi rispondere. Ciò potrebbe includere inviti, posta indesiderata e pubblicità. Eliminali il prima possibile per risparmiare spazio e ridurre lo stress.
2. Rispondi: le email urgenti salteranno fuori e dovresti rispondere immediatamente. Ciò include la corrispondenza business-critical, come i messaggi del tuo capo.
3. File: Se non puoi rispondere immediatamente, archivia i messaggi in modo sicuro dove possono essere gestiti quando il tempo lo consente (durante il tuo tempo protetto, ad esempio).

I pacchetti di posta elettronica più diffusi come Outlook e Gmail ti consentono di identificare rapidamente i messaggi di posta elettronica importanti (ad esempio, contrassegnati in rosso o contrassegnati da speciali). Questo può fornire un modo semplice per identificare e-mail urgenti e importanti.

Ti consigliamo di dedicare un po' di tempo per capire come funziona il tuo programma di posta elettronica e vedere se ci sono modi in cui potresti usarlo in modo più efficace.

4. Costruisci alcuni modelli standard

La verità è che la maggior parte di noi affronta ogni giorno compiti e richieste uguali o simili. Le e-mail che riceviamo e le risposte che creiamo sono in gran parte le stesse, naturalmente seguendo le regole di una buona etichetta e-mail. La creazione di una serie di modelli di richiesta e risposta standard scritti e preformattati in modo professionale può far risparmiare molto tempo.

Archiviati in un luogo accessibile, possiamo richiamare questi modelli quando necessario, tagliandoli e incollandoli quando necessario.

In effetti, dovrai comunque modificarli, correggerli e personalizzarli, il che non è l'ideale.

Bisogno di aiuto? Abbiamo creato una serie di articoli di approfondimento con modelli incentrati su tutti gli aspetti della comunicazione aziendale professionale, tra cui:

• Come scrivere un'e-mail formale
• Come scrivere un'e-mail di follow-up
• Come scrivere un'e-mail di richiesta commerciale
  

Meglio ancora, leggi il prossimo suggerimento per vedere come noi di Flowrite abbiamo portato avanti il ​​concetto di modelli di posta elettronica non solo uno, ma piuttosto cento passi avanti con l'aiuto dell'intelligenza artificiale.

5. Usa l'intelligenza artificiale e la tecnologia per trasformare la posta elettronica

I modelli possono farti risparmiare tempo, ma possono sembrare scortesi e impersonali. Copiare, incollare e riempire manualmente gli spazi vuoti nei modelli richiede ancora tempo. Fortunatamente, una nuova entusiasmante tecnologia che sfrutta la potenza dell'IA sta trasformando il modo in cui scriviamo le email. In pochi secondi puoi creare e-mail mirate, professionali ed efficaci che ottengono risultati.

Lo strumento di produttività della scrittura basato sull'intelligenza artificiale di Flowrite può aiutare chiunque a risparmiare tempo creando messaggi e-mail personalizzati con incredibile precisione. Se sei bloccato in una carreggiata o stai lottando per il tempo, il nostro prodotto può aiutarti ad aggiornare e perfezionare le tue e-mail, traducendo le tue idee e pensieri in corrispondenza professionale che ottiene i giusti risultati.

E non è solo la scrittura di intelligenza artificiale; ci sono tutta una serie di nuove soluzioni e strumenti tecnologici che possono aumentare la produttività sul posto di lavoro e aiutarti a combattere il carico di posta elettronica.

6. Elimina, blocca, annulla l'iscrizione

Posta indesiderata, posta indesiderata, spam. Qualunque cosa tu voglia chiamarlo, riceviamo tutti montagne di e-mail che non vogliamo o di cui non abbiamo bisogno. Ogni giorno vengono inviati un incredibile (o spaventoso) 320 miliardi di e-mail di spam. Si tratta di oltre l'80% di tutte le e-mail inviate ogni giorno.

Se hai un account di posta elettronica, avrai ricevuto almeno un messaggio non richiesto. Ma potresti riceverne fino a migliaia ogni mese, in particolare se il tuo indirizzo email è pubblicamente disponibile su Internet.

La prima fase del recupero della posta in arrivo consiste nell'eliminare ed eliminare sistematicamente qualsiasi posta indesiderata. Ma devi anche annullare l'iscrizione per evitare di ricevere email future.

In fondo a ogni email, dovresti trovare un link che ti permette di cancellarti da una mailing list. È un requisito legale negli Stati Uniti e in Europa, anche se alcuni e-mail senza scrupoli possono trovare il modo di nasconderlo. Se la posta continua ad arrivare, blocca il mittente.

In futuro, non iscriverti mai per qualcosa che non desideri o di cui non hai bisogno. Ad esempio, se ricevi e-mail non richieste da una mailing list, fai sempre clic su Annulla iscrizione immediatamente.

7. Considera di chiamare

Il ping-pong dei messaggi può aumentare rapidamente il numero di email nella tua casella di posta, ma è il modo migliore per comunicare?

Secondo gli psicologi, a volte una chiamata può essere più efficace (o "ottimale") nel creare una connessione e comunicare. Tendiamo a scrivere e-mail quando possiamo comunicare in modo più efficace di persona, al telefono o faccia a faccia, cercando di evitare imbarazzo.

Hanno concluso che "le interazioni tra cui la voce (telefono, chat video e chat vocale) hanno creato legami sociali più forti e nessun aumento dell'imbarazzo, rispetto alle interazioni tra cui il testo (e-mail, chat di testo)".

Anche se non è sempre possibile incontrarsi faccia a faccia, valuta se potrebbe essere più veloce chiamare qualcuno prima di inviare un'e-mail. Una breve conversazione telefonica potrebbe richiedere meno tempo rispetto alla gestione della raffica di e-mail che spesso possono arrivare quando si tratta di dettagli.

8. Investire in strumenti di comunicazione interna

I servizi di messaggistica istantanea come Slack facilitano uno scambio più rapido tra colleghi, clienti e clienti. Supponiamo di poter superare gli ostacoli all'implementazione; in tal caso, la messaggistica istantanea può essere un'ottima strategia per eliminare il sovraccarico di posta elettronica sul lavoro.

In una guida pratica per l'implementazione della messaggistica istantanea, l'Harvard Business Review consiglia di utilizzare le tecnologie del personale e di stabilire regole di base. Notano che la messaggistica istantanea è già una parte fondamentale dei team tecnologici. Slack, ad esempio, supporta il rapido scambio di informazioni di cui i team hanno bisogno per collaborare e crescere per diventare uno strumento fondamentale per aziende di tutte le dimensioni.

Ovviamente, la semplice sostituzione della posta elettronica con la messaggistica istantanea potrebbe portare a un problema completamente nuovo di sovraccarico della messaggistica. Tuttavia, le strategie sopra delineate sono tutte ancora rilevanti. La necessità di rispettare l'equilibrio tra lavoro e vita privata è altrettanto importante, afferma l'HBR.

9. Archivia i documenti nel cloud

Quante e-mail sono le richieste di documenti e quanti sono gli allegati mancanti?

La condivisione e l'archiviazione dei documenti stanno cambiando, con molte più aziende che passano al cloud. Abbracciando le soluzioni cloud e fornendo un accesso adeguato, potresti rimuovere quantità significative di traffico e-mail.

Tutti i documenti possono essere archiviati e resi accessibili a chiunque, ovunque e in qualsiasi momento. In un mondo di lavoro post-covid, i servizi cloud potrebbero fornire l'incremento di produttività di cui abbiamo bisogno, sostiene William Smith in Technology Magazine.

Non devi più inviare un'e-mail e attendere una risposta (o inviare una risposta se sei dall'altra parte. Puoi presumere che tutti possano accedere ai documenti di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno.

10. Fai una pausa

Può sembrare controproducente, ma prendersi una pausa dalla posta elettronica (una vacanza via e-mail) può ridurre lo stress e aumentare la concentrazione, hanno scoperto i ricercatori.

Nei test, gli scienziati hanno scoperto che coloro che leggono immediatamente le e-mail erano in uno stato di "allerta alta" costante, con frequenze cardiache più costanti. Al contrario, i lavoratori rimossi dal rispondere alle e-mail per cinque giorni "hanno sperimentato una frequenza cardiaca più naturale e variabile".

Ora, non è pratico disattivare le e-mail durante la settimana lavorativa. Ma limitare la risposta alle e-mail alla giornata lavorativa e lo spegnimento durante la sera e nei fine settimana può ridurre lo stress e la sensazione di sovraccarico di e-mail.

Pensi che questo influenzerà le tue prospettive di lavoro? Stabilire i confini è un'abilità fondamentale per i leader, afferma Jenn Lofgren su Forbes. Stabilire chiaramente cosa è e cosa non va bene, inclusa la risposta alle e-mail durante il fine settimana, invia un messaggio forte.

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I suggerimenti qui dovrebbero fornire alcuni modi su come gestire il sovraccarico di posta elettronica. Sfortunatamente, il problema delle troppe email non scomparirà. La verità è che è probabile che il sovraccarico di posta elettronica diventi un rischio maggiore poiché lavoriamo più da remoto e trascorriamo ancora più tempo online anche durante il nostro tempo libero.

Se stai lottando con troppa posta elettronica, è essenziale sviluppare strategie di gestione della posta elettronica che funzionino per te. Prendi in considerazione l'utilizzo di nuove tecnologie come gli assistenti di posta elettronica AI, la messaggistica istantanea e l'implementazione delle migliori pratiche di gestione della posta elettronica sul lavoro.