10 suggerimenti sulla produttività della posta elettronica per fare di più ogni giorno

La maggior parte di noi non pensa due volte a come utilizziamo la posta elettronica. I messaggi continuano ad arrivare ogni giorno e continuiamo a rispondere mentre andiamo senza ottenere molto durante il giorno. Può sembrare un ciclo infinito. Quasi come se fossi uno schiavo della tua casella di posta.

Ma non deve essere così.

In effetti, è facile razionalizzare il tuo modo di gestire la posta elettronica se ci metti la mente. Alcune semplici linee guida, un paio di regole di base e uno o due hack di produttività possono ridurre le ore del tuo regime di gestione settimanale della posta elettronica. ‍

Non ci credi? Leggi questi suggerimenti sulla produttività della posta elettronica per avere la possibilità di essere smentito.

1. Controlla la posta elettronica solo due volte al giorno

Controllare le e-mail 50 volte al giorno? Probabilmente non dovresti.

Gestire e rispondere alle tue e-mail una volta al mattino prima di iniziare qualsiasi attività che richiede una concentrazione profonda. E poi ancora nel pomeriggio quando hai bisogno di una pausa dagli altri compiti.

Questo lascerà il resto della giornata per un lavoro più produttivo. Assicurati di disattivare le notifiche delle e-mail in arrivo in modo da non sentire il bisogno di controllarle più spesso.

2. Usa le regole 1 clic e 3 frasi

Questi hack per la produttività potrebbero funzionare o meno a seconda del flusso di lavoro, ma vale sicuramente la pena provare.

• Regola in 1 clic: impegnarsi a toccare un'e-mail solo una volta. Puoi eseguire più azioni quando è aperto, ma la regola afferma che devi fare qualcosa una volta aperta l'e-mail. Puoi archiviarlo, rispondere o aggiungerlo all'elenco delle attività.
• Regola delle 3 frasi: tutte le risposte devono essere tre frasi o meno. È così semplice. Risposte più brevi equivalgono a meno tempo speso per le e-mail. Puoi modificarlo in 2-5 frasi, ma il punto principale rimane lo stesso: non perdere ore del tuo tempo a creare una risposta raffinata.

Se 3 frasi ti sembrano ancora troppo lunghe, perché non provi a scrivere solo 3 punti elenco con Flowrite? Dichiarazione di non responsabilità: il nostro strumento di scrittura basato sull'intelligenza artificiale li trasformerà in un'e-mail a tutti gli effetti.

3. Annullamento continuo dell'iscrizione

È inevitabile. Ad un certo punto, quelle e-mail e newsletter di massa si sommano e iniziano a ingombrare la tua casella di posta. La soluzione: ogni volta che ricevi un'e-mail indesiderata, premi il pulsante di annullamento dell'iscrizione nella parte inferiore del messaggio.

La costanza paga: dopo una o due settimane, avrai annullato l'iscrizione all'80-90% delle email non necessarie.

Oppure, se non vuoi perdere tempo a farlo manualmente, ci sono servizi come Unroll.me che eseguono il processo di cancellazione per te.

4. Impara le scorciatoie da tastiera

PSA: Non è necessario utilizzare Superhuman per beneficiare delle scorciatoie da tastiera. Prendiamo Gmail come esempio.

Innanzitutto, controlla dalle impostazioni di Gmail che le scorciatoie da tastiera siano effettivamente attivate: Impostazioni → Generali → Scelte rapide da tastiera attivate → Salva modifiche.

Quindi si tratta solo di memorizzare le scorciatoie più preziose (quelle seguenti sono per macOS):

• Su e giù = Spostati nella tua casella di posta. Premi Invio per aprire una conversazione. Premi X per selezionare una conversazione.
• P/N = Seleziona un messaggio precedente o successivo all'interno di una conversazione. Premi Invio per aprire un messaggio.
• Maiusc + C = Componi in una nuova finestra
• Maiusc + 3 = Quando viene selezionata una conversazione, la sposta nel cestino.
• S = Avvia una conversazione
  

Per ulteriori informazioni, consulta questo articolo sulle scorciatoie da tastiera per Gmail.

5. Prova la regola dei 2 minuti

Imposta una regola per i messaggi che sono veloci da gestire. Se ci vogliono meno di 2 minuti per rispondere, fallo subito.

Naturalmente, questo suggerimento per la produttività della posta elettronica non significa che dovresti tenere la tua casella di posta aperta tutto il giorno e reagire ogni volta che arrivano nuovi messaggi!

Piuttosto, quando prenoti del tempo per la gestione della posta elettronica, occupati prima delle cose veloci.

Ha funzionato per te? Ci piacerebbe sapere.

6. Imposta filtri e alias

I filtri sono regole di automazione che reindirizzano la tua e-mail alle cartelle corrette quando raggiungono la tua casella di posta. Ti fanno risparmiare lo sforzo di ordinare i messaggi manualmente.

Ad esempio, puoi creare regole basate sull'indirizzo del mittente, la riga dell'oggetto, le parole incluse nel corpo del testo, la dimensione, la data e così via. Per saperne di più, consulta questa guida per l'impostazione dei filtri in Gmail.

Gli alias sono una funzione utile che semplifica il filtraggio delle e-mail. Gmail ti consente di impostare alias utilizzando segni più e punti nel tuo indirizzo email.

Ad esempio, supponiamo che tu abbia un indirizzo email chiamato [email protected]. Vuoi iscriverti alla newsletter di Flowrite e filtrare le newsletter in arrivo in una cartella dedicata. Puoi quindi iscriverti utilizzando l'indirizzo [email protected] e i problemi della newsletter arriveranno comunque alla tua casella di posta. È quindi possibile creare una regola di filtro che indirizza tutte le e-mail a quell'indirizzo in una cartella "Newsletter".

7. Usa lo schermo intero

Questo suggerimento per la produttività della posta elettronica è semplicissimo, ma efficace.

Se hai 50 schede aperte contemporaneamente, è quasi garantito che ci sarà una notifica che interrompe la tua attenzione. Oppure decidi semplicemente che ora è il momento migliore per controllare il tuo feed Twitter e quel meme crittografico di ieri.

Elimina le possibilità di distrarti. Imposta la finestra del browser a schermo intero e rendi invisibili le altre schede.

• Windows: premere F11
• macOS: premi CMD + Maiusc + F

Ci può ringraziare in seguito.

8. Pianifica le e-mail da inviare in seguito

A volte è pratico ed educato inviare e-mail a un'ora predeterminata anziché al momento presente. Il tempo di invio può anche influenzare il tasso di apertura.

Gmail lo rende facile. Basta fare clic sulla freccia accanto al pulsante "Invia" durante la composizione di un'e-mail e selezionare una data e un'ora. Così facile! La maggior parte dei client di posta elettronica ha funzionalità simili e ci sono molte estensioni utili che possono farlo per te se sei sfortunato.

9. Usa la posta elettronica per prendere appunti sulla riunione

Questo è un hack di produttività strabiliante (eppure così semplice). Ogni volta che in una riunione Zoom o Teams, apri un modello di email vuoto e inizia a prendere appunti.

Scrivi punti elenco veloci durante la riunione.

Termina la riunione con 5-10 minuti di anticipo e rifinisci rapidamente le note per una migliore leggibilità.

Quindi, inviali a chiunque sia interessato.

E il gioco è fatto: sei pronto per il tuo prossimo compito o incontro senza spendere 30 minuti per scrivere il promemoria.

10. Elimina le tue email

Non tutti, ovviamente! Usa Eisenhower Matrix per separare le tue e-mail in quattro categorie. È possibile creare una cartella per ciascuna categoria per un'elaborazione più semplice.

• Urgente e importante = Partecipa subito a queste e-mail. Ma non prima di aver ordinato il resto delle tue e-mail.
• Urgente e non importante =Se possibile, gestisci questi messaggi subito dopo aver gestito i messaggi della categoria 1. In caso contrario, prenota un po' di tempo dalla fine della stessa giornata.
• Non urgenti e importanti = Puoi affrontarli in un secondo momento, ma ricorda di riservare loro del tempo, quindi inevitabilmente verranno affrontati.
• Non urgente e non importante =Elimina o ignora questi messaggi.
  

Era così, gente! Tutto quello che ti resta da fare è applicare alcuni di questi suggerimenti sulla produttività della posta elettronica al tuo flusso di lavoro e vedere quante ore puoi risparmiare la prossima settimana.