Thread di posta elettronica: definizione e 4 modi per gestirli

Nel mondo professionale, i thread di posta elettronica sono un dato di fatto. E questa è generalmente una buona cosa: quando hai una conversazione in corso con un collega, un piano di sviluppo o argomenti di conversazione ricorrenti che desideri tenere separati, un thread di posta elettronica è il modo per farlo.

Cos'è un thread di posta elettronica?

Un thread di posta elettronica è una serie di messaggi di posta elettronica che registrano tutte le risposte a un messaggio di posta elettronica originale. Pensa a un thread di posta elettronica come a una chat di gruppo: più persone ricevono ogni messaggio, indipendentemente dalla frequenza con cui partecipano alla conversazione, e ognuna può facilmente visualizzare l'avanzamento del thread in ordine cronologico.

Spesso, i thread di posta elettronica vengono visualizzati in un formato “nidificato” nelle caselle di posta dei destinatari, mostrando prima la risposta più recente quando il destinatario apre il thread e ogni risposta precedente in ordine dalla più recente alla più vecchia, terminando con il messaggio originale.

Non tutti i client di posta elettronica supportano i thread di posta elettronica e, tra quelli che lo fanno, non tutti li abilitano per impostazione predefinita. Inoltre, non sempre si riferiscono alla funzionalità comethreading: un esempio degno di nota è Gmail, che si riferisce al threading delle email comevisualizzazione di conversazione.

Potresti avere familiarità con il terminecatena di posta elettronicae ritrovarti a chiederti: "È un thread di posta elettronica o una catena di posta elettronica?" Una catena di email non è la stessa cosa di un thread di email. Una catena di email è una raccolta di email inoltrate o altrimenti collegate che non sono necessariamente collegate per argomento.

Come funzionano le righe dell'oggetto,ccebccnei thread di posta elettronica?

Righe oggetto

In un thread di posta elettronica, ogni risposta ha lo stesso oggetto dell'email originale, preceduto daRE:. RE:è un'abbreviazione diriguardanteoin riferimento ae significa che un'e-mail è una risposta a un'e-mail precedente. Ecco un esempio di riga dell'oggetto per una risposta email all'interno di un thread:

RE: Festa festiva giovedì 14 dicembre

Quando scegli una riga dell'oggetto per il tuo thread di posta elettronica, segui le stesse linee guida che seguiresti per qualsiasi altra riga dell'oggetto. Dovrebbe essere conciso e comunicare chiaramente lo scopo dell'e-mail.

CceCcn

Molte persone si confondono tra le funzioni ccebccnell'e-mail, quindi ecco la differenza: Cc, ocopia carbone, aggiunge i destinatari all'e-mail senza renderli i destinatari principali dell'e-mail. In altre parole, quando aggiungi un indirizzo email al campocc, includi quella persona nel thread senza aspettarti che risponda alla tua email.Ccviene spesso utilizzato per garantire che un individuo, ad esempio il supervisore del destinatario, abbia una registrazione del messaggio a cui può fare riferimento quando necessario. Quando mettiin copiauna persona in un'e-mail, non è necessario indirizzarla nel messaggio di saluto dell'e-mail.

Tutti i destinatari di un'e-mail possono vedere gli indirizzicc'ed nell'e-mail. Quando è necessario che i destinatari possano vedere queste informazioni, ad esempio negli scenari in cui potrebbero dover discutere tra loro l'argomento dell'e-mail, scegliereccanzichébcc.

Bcc, ocopia carbone nascosta, funziona in modo simile accma con una differenza fondamentale: i destinatari dell'e-mail non possono vedere gli indirizzi che sonoin Ccnnell'e-mail. Inoltre, qualsiasi indirizzo e-mailcc'ed obcc'ed non può vedere gli indirizzibcc'ed nell'e-mail. Ciò rendeCcnun'ottima scelta quando invii e-mail che devono raggiungere più destinatari ma non vuoi che sappiano chi altro ha ricevuto il messaggio. Ad esempio, quando chiarisci una politica sul posto di lavoro con il tuo supervisore, potrestiinserire in copiaHR nell'e-mail.

Pro dei thread di posta elettronica

I thread di posta elettronica sono utili in vari modi. Raggruppando insieme tutte le email in una conversazione, i thread di posta elettronica:

• Riduci il disordine nelle caselle di posta.
• Semplifica il monitoraggio dell'avanzamento di una conversazione, il che può essere utile per le email di follow-up.
• Mantieni tutti i partecipanti informati sull'argomento senza dover inviare più e-mail.

Contro dei thread di posta elettronica

Sebbene ci siano molti vantaggi nei thread di posta elettronica, ci sono anche alcuni inconvenienti. Questi includono:

• Ricezione di email irrilevanti: se ti trovi ai margini della conversazione del thread di posta elettronica, è possibile che riceverai email che non richiedono la tua attenzione.
• Possono essere lunghi. Più risposte riceve un thread, più tempo impiega, rendendo difficile trovare messaggi specifici all'interno del thread quando ne hai bisogno.

4 suggerimenti per utilizzare i thread di posta elettronica in modo efficace

I thread di posta elettronica possono essere uno strumento utile, ma è possibile commettere errori. Saperli utilizzare in modo efficace è una parte fondamentale della comunicazione professionale. Ecco alcuni suggerimenti per utilizzare i thread di posta elettronica in modo appropriato ed efficace:

1 Aspettatevi risposte brevi

Salva risposte brevi di una sola parola (e le domande a cui possono rispondere adeguatamente) per messaggi di testo e app di chat come Slack. Queste brevi interazioni, soprattutto quando non sono rilevanti per qualcuno nel thread di posta elettronica diverso dalla persona a cui stai chiedendo o a cui stai rispondendo, non garantiscono un'email. Infatti, inviarli in un thread di posta elettronica occupa inutilmente spazio nella casella di posta dei destinatari e invia notifiche, il che può essere fastidioso e inadeguato all'etichetta della posta elettronica.

2 Sapere quando utilizzarela rispostaanzichéla risposta a tutti

Quando fai clic su Rispondia un'e-mail, la tua risposta arriva solo al mittente. Non importa se il mittente era la persona che ha avviato il thread di posta elettronica o uno dei risponditori:la rispostaè una risposta diretta a un individuo.Rispondi a tutti, invece, risponde atuttinel thread di posta elettronica, compresi quelli inclusi tramiteccebcc. Se sei inCcnin una discussione, facendo clic suRispondi a tuttirivelerai il tuo indirizzo email a ogni partecipante.

3 Determina se la tua risposta è necessaria

Se non partecipi attivamente alla discussione o al progetto, potresti non dover rispondere o esprimere i tuoi pensieri. Aggiungere inutilmente la tua voce aumenterà la lunghezza del thread, quindi assicurati che ciò che hai da dire sia utile prima di rispondere.

4 Resta in tema

Potresti essere tentato di includere domande, commenti o approfondimenti su argomenti indirettamente correlati, ma che non coinvolgono direttamente, l'argomento centrale nel thread. Fare domande estranee può rendere ingombrante un thread di posta elettronica e seppellire informazioni critiche che altri devono trovare. Se vuoi sollevare un altro argomento, anche se simile, invia una nuova email con un nuovo oggetto.

Esempio di thread di posta elettronica

Oggetto:Piani di viaggio per GrammarCon, 20/10–22/10

Ciao a tutti,

Utilizza il seguente link per prenotare il tuo volo per GrammarCon: www.exampletravel.link.

Se avete domande, contattatemi il prima possibile, poiché domani e mercoledì sarò fuori ufficio.

Meglio, Miriam

Oggetto: RE: Piani di viaggio per GrammarCon, 20/10–22/10

Ciao Miriam,

Pensavo che il GrammarCon non ci fosse fino a dicembre? Si prega di avvisare.

Grazie,

Marco

Oggetto:RE: Piani di viaggio per GrammarCon, 20/10–22/10

Ciao Marco,

Era dicembre dell'anno scorso. Ma quest'anno l'hanno spostato in alto.

Spero che questo aiuti!

Meglio, Etan

Domande frequenti sui thread di posta elettronica

Cosa sono i thread di posta elettronica?

I thread di posta elettronica sono gruppi nidificati di messaggi di posta elettronica che rappresentano le risposte a un singolo messaggio originale.

Come funzionano?

I thread di posta elettronica raggruppano i messaggi di posta elettronica nella posta in arrivo di un destinatario, visualizzando il thread come se fosse un unico messaggio di posta elettronica. Quando apri il thread, in genere viene visualizzato il messaggio più recente e le versioni compresse delle risposte precedenti.

Quali sono i tre suggerimenti per utilizzare in modo efficace i thread di posta elettronica?

Tre suggerimenti per utilizzare i thread di posta elettronica in modo efficace includono:

• Evita di trattare il thread di posta elettronica come un messaggio di testo. Salva brevi interazioni individuali per altre piattaforme.
• Scegli un oggetto conciso che comunichi lo scopo dell'e-mail
• UtilizzaRispondi a tuttisolo quando hai veramente bisogno di inviare il tuo messaggio a tutte le persone nel thread. Per rispondere a un solo partecipante, utilizzare la risposta.