8 Suggerimenti e-mail per giovani professionisti

Se sei nuovo nel mondo del lavoro, l'e-mail può essere difficile. Da un lato, è necessario rimanere in contatto con i colleghi e portare a termine le cose. D'altra parte, ci sono molte regole non scritte che possono farti inciampare e rallentarti.

Fattori come il tuo settore, la cultura aziendale e il lavoro da casa influiscono sul modo in cui utilizzi la posta elettronica. È importante farlo bene.

“È la comunicazione aziendale fondamentale. È il modo in cui le persone spesso incontrano le persone per la prima volta. . . è assolutamente fondamentale, è una delle abilità più importanti che puoi coltivare”, afferma Dan Post-Senning, esperto di etichetta presso l'Emily Post Institute.

L'e-mail può sembrare solo fatti e cifre, ma in realtà si tratta di costruire relazioni. Ma come nuovo lavoratore, quando si tratta di etichetta e-mail, non sai cosa non sai. Per aiutarti a ottenere un vantaggio sul tuo stato di nuovo dipendente (e segnare punti con il tuo manager), ecco otto suggerimenti per e-mail con cui vivere:

1 Sappi quello che vuoi e chiedilo.

Ogni e-mail che invii dovrebbe avere uno scopo chiaramente definito. Lunghe catene di posta elettronica, domande senza risposta e richieste poco chiare possono trasformare la posta elettronica da un utile strumento di lavoro in un ostacolo alla produttività. I dipendenti alle prime armi possono distinguersi e mantenere i compiti in movimento, terminando le e-mail con un invito all'azione e una scadenza. Più puoi essere specifico, meglio è. Ad esempio, dire "Mi piacerebbe il tuo feedback alle pagine da 16 a 20 del mio rapporto di EOD Friday" è molto meglio di "fammi sapere cosa ne pensi".

2 Leggi la stanza.

Trovare un tono casual mantenendolo professionale può essere complicato. Il modo migliore per affrontare questo problema è prendere spunto dalle persone intorno a te. Ad esempio, probabilmente non vuoi essere eccessivamente formale se la persona con cui stai parlando è un collega, specialmente se lavori in un settore più creativo o rilassato. Come osserva Post-Senning, ciò può introdurre una distanza che potrebbe avere un impatto negativo sul tuo rapporto di lavoro nella vita reale.

È anche importante aderire alle migliori pratiche specifiche dell'azienda. Ad esempio, se è standard includere una frase TL;DR (troppo lunga, non letta) all'inizio di e-mail lunghe, dimenticare di scriverne una può creare confusione o tempi di risposta più lunghi. Chiedi consiglio a professionisti più esperti o persone che hanno lavorato in azienda per alcuni anni che possono aiutarti a inserirti nello spazio di lavoro.

"Comunichiamo tutti in modi diversi, e se pensi solo a come preferisci comunicare e non a come preferisce comunicare il tuo destinatario, probabilmente avrai una conversazione piuttosto unilaterale", afferma Kat Boogaard, un Wisconsin- scrittore freelance basato.

3 Chiedi un secondo parere.

Non vuoi mai che le tue e-mail contengano errori di battitura o frasi imbarazzanti. Non solo possono ostacolare la comunicazione, ma possono anche farti sembrare meno professionale. Ma piccoli errori possono essere difficili da individuare quando modifichi il tuo lavoro. Ecco perché è utile convincere qualcun altro a leggere la tua bozza, in particolare per le email importanti, per segnalare eventuali problemi prima di premere invia. Oppure, se preferisci, prendi una pagina da Kiera Wright-Ruiz, social media manager di Google Local Guides, e usa un lettore di sintesi vocale per ascoltare facilmente gli errori.

4 Controlla la negatività alla porta.

La comunicazione scritta può risultare più negativa del previsto. E se hai sentimenti negativi riguardo all'e-mail o stai affrontando un argomento difficile, trovare il giusto equilibrio può essere difficile, soprattutto come nuovo lavoratore.

"Potresti essere più emotivamente incline a rispondere a qualcuno quando sei arrabbiato, o non sai nemmeno che stai suonando passivo aggressivo in una e-mail", dice Wright-Ruiz. “[Chiediti] se questo è stato condiviso con il tuo manager, è qualcosa con cui ti senti totalmente a tuo agio? E se la risposta è sì, allora stai andando bene”.

5 Sii tempestivo.

Tra orientamento, familiarizzare con l'ufficio e aggiornarsi sul tuo nuovo concerto, può essere allettante lasciare scorrere le e-mail. Per la maggior parte delle email, cerca di mantenere un tempo di risposta di 24 ore. Se hai bisogno di più tempo, invia una rapida nota di ringraziamento e fagli sapere quando sarai in grado di fornire tutto ciò di cui hanno bisogno. Detto questo, non devi rispondere a tutte le e-mail, in particolare se non richieste.

6 Tieni a mente le immagini.

"Nessuno vuole incontrare un gigantesco muro di testo simile a Guerra e Pace", afferma lo scrittore freelance Boogaard. Ma ci saranno momenti in cui le email più lunghe saranno inevitabili. Avrai maggiori probabilità di ottenere la risposta che stai cercando se ti concentri sulla scrittura di paragrafi brevi, sull'uso di elenchi puntati e su informazioni chiave in grassetto. Più lunga è l'e-mail, più importante è renderla scremabile.

7 Sii intelligente riguardo ai follow-up.

È perfettamente accettabile inviare un rapido promemoria quando hai bisogno di una risposta da qualcuno. Ma il contesto determina quanto tempo dovresti aspettare per inviare un'e-mail di follow-up. Se stai aspettando qualcosa da un collega, è ragionevole avere una finestra da 24 a 48 ore per i follow-up. Al contrario, se stai inviando un'e-mail a qualcuno freddo, è meglio aspettare una o due settimane prima di tornare indietro per evitare di infastidire il destinatario. E alcune persone non rispondono affatto alle e-mail. Se possibile, chiedi il loro metodo di comunicazione preferito e imposta le aspettative in anticipo.

8 Concediti una pausa.

L'e-mail è un ottimo strumento di comunicazione, ma l'obiettivo non è la perfezione. Si tratta di costruire relazioni e portare a termine le cose. Ci vorrà del tempo per sviluppare le tue competenze e-mail. Come dice lo scrittore freelance Boogaard, "Probabilmente l'e-mail non ti ucciderà, quindi fai un respiro profondo. Andrà tutto bene".