8 Suggerimenti e-mail per introversi

Secondo la Myers-Briggs Foundation, sei un introverso se ti senti più a tuo agio nel concentrarti sul "tuo mondo interiore". Le attività del mondo esterno, come parlare con le persone direttamente o al telefono, si rivelano impegnative. Sebbene l'invio di e-mail possa sembrare meno intenso, ha anche le sue sfide. Questi otto suggerimenti sono appositamente progettati per rendere l'invio di e-mail il più indolore possibile per gli introversi.

1 Ridurre al minimo i follow-up essendo scrupolosi.

Se invii un'e-mail, l'ultima cosa che vuoi è lasciare le domande senza risposta. Le persone risponderanno per avere chiarimenti o, peggio ancora, vorranno parlare di persona. Il modo migliore per evitare questa situazione imbarazzante è coprire tutti i dettagli in un unico comunicato. Diamo un'occhiata a un esempio buono e cattivo.

Il secondo esempio risponde (ed evita) possibili conversazioni di follow-up. Incoraggia le persone a rispondere via e-mail invece di far cadere i materiali nel tuo ufficio. Ecco alcune delle domande a cui risponde: Perché hai bisogno della fotografia? Che misura? deve essere professionale? Puoi anche fare uno sforzo in più allegando esempi di ciò che vuoi che i tuoi colleghi inviino.

2 Mantienilo breve e dolce.

È necessario essere scrupolosi; essere prolisso non lo è. Più lunga è la tua email, più difficile sarà per i lettori arrivare al punto. I colleghi impegnati potrebbero perdere i punti più importanti se la tua e-mail è un saggio di cinque paragrafi. Utilizzare invece i punti elenco o includere un riepilogo all'inizio del messaggio. Puoi anche aggiungere collegamenti a informazioni rilevanti senza esplicitarle nel corpo del testo.

3 Fai risplendere la tua personalità.

L'e-mail è il mezzo perfetto per mostrare i tuoi talenti nascosti e i tratti della tua personalità. Ad esempio, probabilmente non verresti sorpreso a chiacchierare al refrigeratore d'acqua. Tuttavia, potresti essere piuttosto divertente con i tuoi amici intimi. Vai avanti e sii comico nelle tue e-mail e nelle chat di gruppo. Se anche uno scherzo virtuale sembra troppo spaventoso, metti al lavoro gli emoji! Questi simpatici personaggi possono rotolarsi sul pavimento ridendo o fare l'occhiolino sfacciato per te. (Prendi in considerazione la cultura del tuo posto di lavoro. Se è molto formale, le emoticon potrebbero essere inappropriate.) Puoi anche usare le e-mail per elogiare gli altri, condividere messaggi con un grande gruppo o prendere l'iniziativa. Non devi essere limitato dalla timidezza se hai un computer e una tastiera.

4 Pratica il controllo della folla.

I gruppi virtuali sono cattivi quasi quanto le loro controparti nella vita reale. Per evitarli, limita l'uso di CC e BCC. (CC significa "copia per conoscenza". BCC è una copia per conoscenza nascosta. Si utilizzano queste funzioni per inviare e-mail a più destinatari.) Nella maggior parte dei casi, è meglio inviare a ciascuno un'e-mail personalizzata. Se devi avviare un thread, includi solo le persone essenziali per l'attività in questione. Altrimenti, potresti iniziare un incubo "rispondi a tutti". Scopri di più su come eseguire saggiamente in CC in questo articolo sulle abitudini di posta elettronica.

5 Rispondi subito.

Sei colpevole di procrastinazione? Molti introversi temono l'interazione, quindi rimandano le situazioni che li mettono in contatto con gli altri. Non lasciare che questa tendenza si insinui nelle tue abitudini di posta elettronica. Gestisci la maggior parte delle tue email con la regola 2-2-2. Controlla le tue email almeno due volte al giorno, all'inizio e verso la fine della giornata lavorativa. Rispondi immediatamente a tutte le email che impiegheranno meno di due minuti per essere gestite. Aggiungi a Speciali i messaggi rimanenti o contrassegnali come non letti. Metti da parte due ore alla settimana per affrontare questi follow-up più lunghi.

6 Alcune email sono retoriche.

Come le domande, non tutte le email hanno bisogno di una risposta. Invece di stressarti per rispondere a ogni e-mail, chiediti se il mittente si aspetta una risposta. Ad esempio, puoi tranquillamente ignorare inoltri, newsletter e sondaggi volontari. Prendi in considerazione l'impostazione di una regola nella posta in arrivo che inoltrerà automaticamente messaggi come questi in una cartella separata. D'altra parte, assicurati di rispondere prontamente agli inviti e alle email dirette. Se sei il mittente, non c'è niente di sbagliato nel dire che non è richiesta alcuna risposta a meno che non abbiano domande.

7 Salta l'e-mail.

Alcune situazioni, come chiedere una promozione o esprimere simpatia, sono gestibili meglio di persona. L'e-mail è spesso un mezzo inadeguato per trasmettere un'emozione complessa o per affrontare problemi seri. Anche se parlare faccia a faccia può sembrare difficile, è preferibile creare inavvertitamente confusione o offesa con un'e-mail mal formulata. Inoltre, non discutere mai di questioni private in un'e-mail. Se ti senti a disagio con le informazioni che vengono inoltrate o condivise, non appartengono a un messaggio. Se l'e-mail è inevitabile, prenditi il ​​tuo tempo. Prima di inviarlo, leggilo nella prospettiva del destinatario. Sembri un essere umano? Hai trasmesso il tono giusto?

8 Chiudete la chiusura.

Nella vita reale, potresti ritrovarti ad allontanarti lentamente dalla persona nel tentativo di portare a termine una discussione. Perché è così difficile terminare una conversazione? Prima di tutto, potresti voler omettere una firma e-mail. Dopotutto, non vuoi che rispondano via email? Se includi il tuo numero di telefono o il tuo indirizzo, stai inviando il segnale che accetti telefonate e visite. Sai che non vuoi farlo! Invece, avvolgi il messaggio con una semplice chiusura di posta elettronica. Non dovrebbero essere stravaganti. In caso di dubbio, "grazie" è quasi sempre appropriato.

Quale di questi otto punti proverai per primo? Se riesci a padroneggiare l'arte delle e-mail efficaci, puoi coltivare relazioni migliori con gli altri riducendo allo stesso tempo la quantità di interazione fisica che hai con loro. Quale introverso potrebbe chiedere di più?