Tono nelle e-mail: definizione e suggerimenti per ottenere un tono professionale

La posta elettronica è il modo principale in cui la maggior parte delle aziende e dei dipendenti comunica sul posto di lavoro. Sapere come scrivere un'e-mail efficace può portare a vantaggi come la creazione di buoni rapporti con il proprio manager, che può portare a promozioni, o il networking di successo, che può portare a un lavoro meglio retribuito. D'altra parte, non sapere come farlo potrebbe danneggiare la tua capacità di avere successo e, nella peggiore delle ipotesi, potrebbe portare i tuoi colleghi a giudicarti scortese e antipatico.

Le email possono essere più o meno efficaci semplicemente in base al loro tono. Adottare un tono educato e chiaro nelle e-mail può accelerare la tua carriera o trattenerti. Ecco come comprendere e utilizzare il tono nelle e-mail in modo da poterti presentare nella luce più professionale possibile.

Cos'è il tono nelle email?

Il tono di un'e-mail è il sentimento o l'atteggiamento trasmesso dall'e-mail. Il tono di un'e-mail può essere fiducioso, entusiasta, cupo, formale, diretto o altro, a seconda del contesto e dell'obiettivo del messaggio. Si differenzia dalla voce perché la voce nella scrittura non cambia in base al contesto o alla situazione. La voce di un marchio è ciò che distingue il suono dalle altre aziende.

Elementi che contribuiscono al tono

Il tono illustra il nucleo emotivo di un'e-mail. Nella comunicazione scritta, a differenza della comunicazione di persona, non puoi fare affidamento su elementi come i tratti del viso o i movimenti del corpo per mostrare cosa provi riguardo a qualcosa. Analogamente a come ci sono molti segnali fisici (braccia incrociate, sopracciglia aggrottate, ad esempio) per la comunicazione di persona, molti altri segnali contribuiscono a dare tono alle e-mail scritte. Questi includono:

Scelta delle parole

Alcune parole e frasi, come "per favore", "mi dispiace tanto" e "grazie", sono amichevoli ed educati, due attributi che vorresti sempre avere sul posto di lavoro. Queste parole fanno sentire il tuo lettore apprezzato e visto, il che rende più probabile che voglia lavorare con te.

Lunghezza della frase

Le e-mail composte esclusivamente da fatti in frasi brevi sembrano discontinue, il che può stonare l'orecchio del lettore o risultare inutilmente impegnativo. D'altra parte, frasi molto lunghe possono sembrare sconclusionate e disorganizzate, rendendo difficile per il lettore valutare i punti principali.

Punteggiatura

I punti alla fine di una frase terminano bruscamente la frase e possono sembrare scortesi. D'altro canto, i punti esclamativi denotano eccitazione, ma troppi punti in un'e-mail potrebbero farla sembrare poco professionale.

Firme

Le firme delle e-mail sono le ultime righe della tua e-mail e l'ultima possibilità di portare a casa il tuo tono. Le firme più formali includono "Saluti", "Cordiali saluti" e "Cordiali saluti". Quelli più casuali includono "Grazie!" "Ciao" e "Parla presto". Dovresti evitare i saluti che manderesti a un amico, come "Più tardi", "Ci vediamo" o "Baci e abbracci!" Altri segnali di approvazione da evitare includono "Spero che abbia senso" (potrebbe sembrare passivo aggressivo), "Ti auguro una buona giornata" (connota religione, che dovrebbe essere evitata sul posto di lavoro) e "Distinti saluti" (troppo intimo ).

Saluti

Alcuni saluti via email come "Buongiorno", "Buon lunedì!" e "Spero che tu abbia trascorso un fine settimana meraviglioso!" può far sentire il tuo lettore come se ti importasse di lui come persona intera. Iniziare le email con queste frasi può aiutare il lettore a inserirsi in una conversazione, piuttosto che lanciarsi semplicemente nel mondo degli affari, cosa che può sembrare improvvisa.

Emoji ed emoticon

Emoticon ed emoji trasmettono emozioni e possono essere utilizzati per alleggerire il testo in un'e-mail. Va bene usare una faccina sorridente se scrivi a colleghi che conosci, ma usarne troppe potrebbe sembrare eccessivamente casuale, soprattutto se scrivi al tuo manager o a un cliente.

Lunghezza dell'e-mail

Le email più lunghe con diversi punti chiave tendono ad essere serie e più formali. Le e-mail informali sono brevi perché in genere vengono scritte e inviate rapidamente.

Identificare i toni nelle email professionali

Un’e-mail professionale ha un tono leggermente più formale. Può anche essere assertivo, urgente, amichevole o polemico, a seconda del contesto e dell'obiettivo dell'e-mail. Inoltre, il tono di un’e-mail può e deve essere adattato ai diversi destinatari. Le e-mail destinate a un pubblico aziendale, come i dirigenti di una società finanziaria, sono generalmente più formali. Quelli scritti per un pubblico di designer di un settore creativo, come un'agenzia di produzione video, potrebbero essere leggermente più informali.

L'impatto degli errori di tono

Gli errori di tono si verificano perché il lettore del tuo messaggio pensa che tu provi una cosa, ma in realtà non ti sei sentito affatto così quando hai scritto la tua email. Quando ciò accade, è un fallimento da parte tua, lo scrittore.

Gli errori di tono più comuni includono le email che appaiono:

• ostile
• aggressivo
• esigente

Ciò può accadere a causa di piccoli errori, come l'utilizzo di molti punti alla fine delle frasi anziché altri segni di punteggiatura, o il dimenticare di rilasciare il tasto "Caps Lock" e di scrivere tutto in maiuscolo.

Le ripercussioni di tali errori possono essere gravi, soprattutto se sul posto di lavoro si pone l’accento sulla comunicazione scritta. Se i tuoi colleghi si lamentano della tua etichetta email, potresti essere considerato un idiota dell'ufficio. Avrai più difficoltà a generare fiducia, a raggiungere i tuoi obiettivi e a fare amicizia con il lavoro. In uno scenario estremo, un manager o un cliente importante potrebbe giudicarti insubordinato, il che potrebbe costarti il ​​lavoro.

8 consigli per ottenere il tono giusto

Scrivere in modo efficace per essere percepiti bene non è così semplice come sapere di non accigliarsi o sgridare qualcuno di persona se si vuole essere nelle sue grazie. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a ottenere il tono giusto ogni volta che scrivi email professionali:

1 Determinare il pubblico

Il tono che scegli dipende principalmente dalla persona o dalle persone che leggeranno il tuo messaggio. Con i colleghi più stretti puoi essere più disinvolto e informale, ma con i manager o i clienti assumi un tono rispettoso e formale. Se non sei sicuro del tono migliore da usare, imita il tono delle loro email, poiché ciò offrirà l'indizio migliore su come percepiscono le email che ricevono.

2 Considera il contesto

Il tono dovrebbe essere adattato a diversi scenari. Ad esempio, se stai scrivendo un'e-mail per rimproverare qualcuno per un lavoro consegnato in ritardo, sii diretto e formale anziché giocoso e amichevole. Se ti stai congratulando con la tua squadra per una recente grande vittoria, usa un tono entusiasta e informale.

3 Non usare mai un linguaggio offensivo

Come per tutta la comunicazione scritta sul posto di lavoro, non usare mai un linguaggio provocatorio o discriminatorio, anche se stai criticando un'iniziativa. Non scrivere tutto in maiuscolo perché potrebbe essere interpretato come aggressivo.

4 Non divagare

Scrivere e-mail basate sul flusso di coscienza ti fa sembrare distratto e distratto. Le e-mail divaganti e che vanno avanti troppo a lungo suggeriscono anche che non rispetti il ​​tempo del tuo lettore. Per evitare ciò, mantieni le e-mail concise ed evidenzia alcuni punti chiave che vorresti che il lettore apprendesse.

5 Sii diretto

Nessuno vuole districarsi tra montagne di testo per arrivare al punto principale. Evita un linguaggio troppo fiorito che offuschi il punto che vuoi sottolineare. Dì quello che intendi e fallo in modo chiaro e conciso.

6 Limita i punti esclamativi e le emoticon

Questi elementi possono far sembrare un’e-mail troppo casuale. Completa e includi solo un punto esclamativo e un'emoticon (e se ti senti obbligato a fare quest'ultima, mantieni una faccina sorridente).

7 Correggere e rivedere le email

Prima di inviare un'e-mail, assicurati di rileggerla e poi di leggerla ad alta voce per verificare che il tono sia quello che intendi trasmettere. Rivedi tutto ciò che può creare confusione nel lettore. Per le e-mail importanti, come quelle inviate a un gruppo numeroso, dirigenti o clienti, è utile che un amico o collega imparziale le legga e serva da secondo paio di occhi prima di premere Invia.

8 Rimani positivo ed educato

In caso di dubbio, questo è il tono migliore da adottare quando si scrivono e-mail professionali. Anche in situazioni difficili, come essere in disaccordo con un collega o offrire un feedback negativo a un subordinato diretto, è importante essere educati, esprimere ringraziamenti per il loro contributo ed esprimere rispettosamente la propria opinione. Se stai rispondendo a qualcosa per la quinta volta, è comunque utile optare per un promemoria diretto e gentile.

Approfondimenti chiave

• Quando scrivi un'e-mail professionale, usa parole che suggeriscono positività, rispetto ed entusiasmo.
• È importante comprendere il tono delle e-mail perché gli errori nel tono delle e-mail possono danneggiare i rapporti di lavoro e rendere più difficile l'eccellenza sul posto di lavoro.
• Un modo per ottenere un tono professionale è imitare il tono delle e-mail degli altri sul posto di lavoro. Il modo in cui scrivono rifletterà la cultura generale del posto di lavoro.
• Scrivi più email. Più ti eserciti, più diventerai bravo a comunicare e più facile diventerà padroneggiare l'arte di dare il tono giusto alle email. La grammatica può aiutare.

Tono nelle domande frequenti via e-mail

Come posso determinare il tono appropriato per un'e-mail professionale?

Il tono appropriato per un'e-mail professionale dipende dal pubblico e dallo scopo dell'e-mail. Le e-mail a manager e clienti dovrebbero avere un tono più formale e rispettoso. Quelli inviati a colleghi più stretti o ad altri membri del tuo team possono avere un tono più informale.

Quali sono alcuni esempi di interpretazione errata del tono nelle e-mail?

Esempi di interpretazioni errate nelle e-mail includono: "Hai già finito il rapporto?" Questo risulta scortese e scortese. Un altro è "L'incontro della prossima settimana si svolgerà venerdì alle 14:00!!!" connotando sovreccitazione e urgenza.

Il tono di una email può influenzare i rapporti commerciali?

Sì, il tono di un'e-mail può avere un impatto negativo sui rapporti commerciali facendoti apparire scortese, aggressivo o poco professionale, anche se questa potrebbe non essere la tua intenzione.

Ci sono frasi o parole specifiche da evitare per mantenere un tono professionale?

Per mantenere un tono professionale, non usare parolacce e slang colloquiale. Inoltre, evita frasi e parole che diano l’impressione di urgenza, come “proprio in questo momento” o “immediatamente”. Infine, non usare frasi che comunicano emozioni estreme, come "estremamente deluso" o "selvaggiamente eccitato".