5 modi in cui la grammatica ti aiuta a porre fine al sovraccarico delle email

È facile sentirsi sopraffatti dal flusso costante di e-mail e messaggi durante la giornata lavorativa. Con i team distribuiti e una maggiore quantità di lavoro remoto, ci sono meno conversazioni rapide alla scrivania e più messaggi di chat ed e-mail avanti e indietro. Una ricerca condotta dall'Harris Poll mostra che i professionisti trascorrono quasi il 25% della loro settimana lavorativa semplicemente rispondendo a e-mail e messaggi di chat. Questo sovraccarico di messaggi impedisce loro di trovare il tempo necessario per svolgere il proprio lavoro, quindi non c'è da meravigliarsi che i professionisti siano più stressati che mai.

La posta elettronica non dovrebbe essere considerata un killer della produttività, ma piuttosto dovrebbe essere uno strumento che aiuta i professionisti a portare avanti il ​​lavoro. Ecco perché Grammarly si è concentrato sulla creazione di diverse funzionalità che aiutano i professionisti a scorrere rapidamente e con sicurezza le loro e-mail e i messaggi quotidiani. Continua a leggere per scoprire come Grammarly può aiutarti a creare email che facciano capire il tuo punto di vista la prima volta.

Assicurati che la tua email sia facilmente comprensibile la prima volta

Il sovraccarico di posta elettronica è spesso un sintomo di problemi di comunicazione. L’indagine Harris Poll ha inoltre rivelato che il 100% dei lavoratori della conoscenza sperimenta problemi di comunicazione almeno una volta alla settimana, con uno su quattro che segnala problemi di comunicazione più volte al giorno. Pensaci: se invii un'e-mail confusa, puoi ricevere rapidamente cinque e-mail aggiuntive in cui devi chiarire il tuo messaggio.

Grammarly può ridurre questo inutile avanti e indietro riscrivendo rapidamente interi paragrafi della tua email. Quando Grammarly identifica opportunità per migliorare il tuo paragrafo, apparirà una barra laterale rossa a sinistra della tua scrittura. Puoi passare il mouse sopra la barra laterale per accettare una nuova versione del tuo paragrafo che sia lucida e chiara.

Lucida i tuoi messaggi in un istante

Rileggere e modificare ogni messaggio richiede tempo. E quando ti fermi per correggere un errore di battitura o correggere un errore grammaticale , la tua concentrazione viene interrotta. Immagina invece se potessi perfezionare la tua scrittura durante la digitazione. Con la soluzione rapida, puoi affinare le frasi premendo un solo tasto. Le tue dita non lasciano mai la tastiera e i tuoi errori vengono corretti immediatamente mentre scrivi.

Rispondi alle e-mail più velocemente che mai

Uno dei modi più semplici per gestire il sovraccarico della posta in arrivo è rispondere immediatamente alle e-mail. Se riesci a farlo in pochi minuti, puoi evitare che le email diventino un elemento dell'elenco di cose da fare più grande. Tuttavia, rispondere rapidamente può essere difficile perché hai bisogno di tempo per leggere l'e-mail, considerare come rispondere al meglio e poi scriverla effettivamente.

La grammatica aiuta ad accelerare questo processo con risposte rapide. Grammarly ti offre una panoramica di un'e-mail riassumendo il messaggio e il tono del mittente, permettendoti di decidere rapidamente come rispondere. Grammarly suggerisce inoltre istantaneamente le opzioni per una risposta ponderata in base al contesto del thread di posta elettronica.

Riduci i follow-up includendo le informazioni giuste

Includere tutte le informazioni chiave aiuta a evitare inutili comunicazioni avanti e indietro. Questo non solo ti aiuta ad avvicinarti alla casella di posta zero, ma significa anche che il tuo team si allinea più velocemente. Ma capire cosa sarà avvincente o influente può essere una sfida.

I suggerimenti strategici di Grammarly possono aiutarti ad anticipare le domande e le preoccupazioni dei tuoi lettori. Ora puoi identificare e colmare queste lacune in anticipo, fornendo contesto e dati appena sufficienti, aggiungendo una scadenza mancante, condividendo il "e allora" o offrendo soluzioni a un problema.

Rimani aggiornato senza passare da una scheda all'altra

Anche se l'invio di un'e-mail di follow-up a una riunione sembra abbastanza semplice, può rapidamente diventare un processo composto da più passaggi e più app. Potresti comporre l'e-mail in Outlook e allo stesso tempo passare a Microsoft 365 per collegarti al documento corretto, accedere a Calendly per fornire un collegamento per una riunione di follow-up o accedere allo strumento di gestione dei progetti per collegarti a un'attività. Il passaggio da uno strumento all'altro può far sì che una rapida e-mail si trasformi in un'attività di 30 minuti.

Con le azioni delle app puoi accedere alle app principali mentre scrivi la tua email o il messaggio di chat. Invece di interrompere la concentrazione passando a Calendy, Asana o Google Drive, puoi aprire Grammarly ovunque tu stia scrivendo e selezionare l'azione dell'app integrata necessaria per compiere il passaggio successivo nel flusso di lavoro in cui stai già scrivendo.

Termina il sovraccarico di posta elettronica con Grammarly

I messaggi di posta elettronica e di chat saranno sempre canali importanti per comunicare e fare progressi sul lavoro. Ma questo non significa che la posta elettronica debba prendere il sopravvento sulla tua giornata. Con Grammarly al tuo fianco, puoi facilmente scorrere i tuoi messaggi in modo da poter tornare al lavoro che conta di più.