Elementi essenziali da includere in un comunicato stampa ufficiale

Le dichiarazioni ufficiali sono sempre un momento snervante per un'azienda, sia che le notizie siano buone o cattive.

Non si sa mai, nell'era delle notizie istantanee, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, se quell'affermazione si trasformerà in commenti negativi e sarcastici sui social media o in un entusiasmante trampolino di lancio che trasformerà il successo della tua azienda.

Ecco perché è fondamentale che la formulazione sia perfetta. In questa guida delineeremo gli elementi essenziali che devi includere nella tua dichiarazione ufficiale.

Il titolo della dichiarazione ufficiale

Non commettere l'errore di pensare che il titolo sia un'etichetta o un titolo quando scrivi dichiarazioni ufficiali.

Il titolo è il tuo primo tentativo di catturare l'interesse del lettore, quindi è fondamentale che tu lo capisca bene e lo tratti come faresti se fossi un giornalista che scrive un titolo di prima pagina.

Dovrebbe spiegare brevemente l'essenza della notizia e fornire suggerimenti che invoglino il lettore a esplorarla ulteriormente.

Rendi la tua intestazione chiara e nitida. Meno parole per condividere un messaggio funzionano sempre meglio delle buone maniere. Usa verbi d'azione e scegli aggettivi potenti che faranno alzare le sopracciglia.

Dovresti anche provare, se possibile, a condividere un senso di urgenza nel titolo.

La sottovoce

Se ti senti troppo limitato nelle parole del titolo, ecco perché esiste un sottotitolo. Rafforza il tuo titolo e fornisce informazioni più cruciali al tuo lettore.

Puoi usarlo come un gancio, un'affermazione allettante che dà al lettore un senso di urgenza per continuare a leggere l'affermazione completa. Dovrebbe anche fornire un po' di rinforzo al titolo.

Ad esempio, forse non potresti inserire dettagli come una data nel titolo, ma ritieni che siano informazioni vitali da comprendere per i lettori. In tal caso, aggiungerai tale informazione al sottotitolo.

Puoi anche includere altre informazioni, ad esempio le persone chiave coinvolte nella storia o una prova. Il sottotitolo gioca un ruolo essenziale nell'aiutare qualcuno a decidere se una notizia è adatta a lui, quindi rendila rilevante anche per il tuo pubblico.

Informazioni su data e posizione

Se non hai incluso alcuna informazione sulla data o sul luogo nel titolo o nel sottotitolo, dovresti includere queste informazioni successivamente nella tua dichiarazione ufficiale.

Crea un contesto per il lettore e lo rassicura sul fatto che non si è imbattuto accidentalmente in un comunicato stampa vecchio e obsoleto o irrilevante per la sua posizione.

Queste informazioni sono cruciali se hai una dichiarazione specifica su un luogo da fare, come un evento.

Il tempo sarà essenziale se si tratta di un evento urgente, come il lancio di un prodotto o lo sviluppo aziendale, in cui il pubblico potrebbe voler segnare i propri calendari.

La visualizzazione di queste informazioni nella parte superiore della tua dichiarazione crea urgenza.

Garantisce che il pubblico non lo metta da parte per una lettura successiva. Ricorda di includere l'ora e i minuti della tua dichiarazione se sono importanti, come l'ora di inizio di un evento. Altrimenti, attieniti alla data, al mese e all'anno.

La tua presentazione: un'opportunità per rispondere alle grandi domande

Usa la tua introduzione per attirare l'attenzione e rispondere ad alcune delle grandi domande che passeranno per la mente del tuo pubblico, in altre parole: chi, cosa, dove, perché, quando e come.

Questa sezione dovrebbe essere concisa nei dettagli, quindi non approfondire punti minori. Possono leggere dettagli più piccoli più avanti nella tua dichiarazione. Sii spietato nel valutare se l'informazione è abbastanza importante da giustificare un posto nel primo paragrafo introduttivo.

Ai giornalisti piace sempre conoscere le persone coinvolte, quindi rispondi sempre alla domanda "chi" nella tua introduzione. Se i nomi sono ben noti, ciò contribuirà ad aumentare l'interesse per la tua dichiarazione.

Potresti anche voler utilizzare questa introduzione per spiegare lo scopo o il motivo della tua dichiarazione ufficiale, rispondendo al "perché" più probabile che il tuo pubblico avrà dopo aver visto il tuo titolo.

Un'introduzione ben redatta dovrebbe fornire ai lettori informazioni sufficienti affinché, anche se scelgono di non leggere il resto della dichiarazione, otterranno comunque un contesto sufficiente per comprendere il tuo comunicato stampa.

Il corpo della tua dichiarazione ufficiale

Il corpo principale del comunicato stampa segue l'introduzione. Questa è la tua occasione per arricchire le informazioni che hai fornito in quell'introduzione.

Espandi le tue risposte ad alcune delle domande che hai affrontato nell'introduzione.

Aggiungi più profondità e contesto, ma rendilo comunque conciso e degno di nota. Discuti il ​​significato e le implicazioni della tua affermazione per la tua azienda, il tuo settore o il mondo in generale.

Il tuo flusso dovrebbe essere logico.

Le informazioni più importanti dovrebbero essere più in alto nel corpo, mentre quelle meno importanti dovrebbero essere più in basso. Anche la scrittura dovrebbe essere accessibile, evitando termini gergali, a meno che il tuo pubblico non sia altamente specializzato in un campo tecnico.

Come l'introduzione, la scrittura qui dovrebbe essere avvincente. Un'affermazione che cattura l'attenzione del lettore è un'affermazione di successo.

Offri alcune citazioni

Le citazioni attirano l'attenzione e apportano un elemento umano alla tua dichiarazione ufficiale. Forniscono anche una certa credibilità. Scegli le parti interessate o gli esperti e chiedi loro di fornire una breve dichiarazione offrendo il loro punto di vista sulla notizia.

Una buona citazione è rilevante e ha un impatto sul lettore. Forniscono anche un punto di vista critico, quindi potresti preferire includerne due o tre se devi coprire punti di vista diversi.

Una citazione è anche l'occasione perfetta per connettersi emotivamente con il lettore, quindi assicurati autenticità e riconoscibilità nelle citazioni finali scelte. La citazione deve anche aggiungere valore alla storia, quindi evita tutto ciò che sembra irrilevante rispetto al messaggio principale.

Includi alcuni dati

Una dichiarazione piena di opinioni e pensieri non avrà lo stesso impatto di una che offre fatti. Ma i fatti hanno un certo peso solo quando sono forniti di prove.

Includi dati, ove possibile, nel tuo comunicato stampa per sostenere ciò che stai dicendo. Potrebbero essere alcune informazioni finanziarie o statistiche, come i risultati di una ricerca che hai svolto.

Influirà sugli scettici del tuo pubblico. Ad esempio, se rilasci una dichiarazione ufficiale su una joint venture, fornisci i numeri che dimostrano perché si tratta di un piano finanziariamente solido.

Controlla attentamente che le tue fonti di informazione siano affidabili prima di includerle. Altrimenti, potresti vedere le tue affermazioni contestate da un giornalista attento ai dettagli.

Fornire informazioni di base sull'azienda

Non dare per scontato che il tuo lettore sappia di te e della tua azienda. Devi offrire alcune informazioni di base per aiutare il tuo pubblico a comprendere la dichiarazione che stai per rilasciare.

Tuttavia, sii breve. Offri informazioni rilevanti come la storia della tua azienda, i risultati chiave e i dettagli del personale chiave come il tuo CEO.

Potresti anche voler includere alcune affermazioni positive sulla tua crescita e sui tuoi risultati, anche se non dovrebbero essere eccessivamente promozionali. Le informazioni sono lì per aggiungere credibilità e rilevanza alla tua dichiarazione ufficiale.

Fornire informazioni di contatto

Dopo che un giornalista ha letto la tua dichiarazione ufficiale, potrebbe voler farla seguire da alcune domande o da un'intervista. Per ottenere il massimo dal tuo comunicato stampa, devi includere punti di contatto con i media designati.

Dovresti farlo, anche se non hai un ruolo ufficiale di PR nella tua organizzazione.

Scegli la persona che è nella posizione migliore per rispondere a qualsiasi domanda di follow-up da parte dei media. Aggiungi il loro nome, numero di telefono, indirizzo email e informazioni sul loro ruolo.

Formattalo in modo che sia facile da scansionare anche per un lettore. Potresti anche voler aggiungere una nota per dire se sei aperto o meno alle richieste di interviste dei giornalisti.

Aggiungi un boilerplate

I boilerplate fanno parte delle migliori pratiche di PR.

Un boilerplate è una sezione distinta e riconoscibile di qualsiasi comunicato stampa che offre una descrizione standard dell'azienda. Di solito viene aggiunto alla fine della dichiarazione e formattato in modo che sia facile per i media scansionarlo e individuarlo.

È un paragrafo conciso con informazioni aziendali obiettive piuttosto che un pesante giro di marketing.

Dovrebbe anche essere coerente con l'identità del tuo marchio in modo che appaia allineato con le informazioni sul tuo sito web. Includi alcune nozioni di base sulla missione, sulla storia e su eventuali risultati degni di nota della tua azienda.

Chiamare all'azione

Ogni volta che distribuisci un comunicato stampa, speri che il lettore faccia qualcosa con le informazioni. Un invito all'azione è una dichiarazione specifica per guidare il lettore verso ciò che vuoi che faccia dopo.

Con una dichiarazione ufficiale, ciò dipenderà dal contesto. Potrebbe essere visitare un sito Web, contattare il contatto PR o annotare un evento nel calendario. Un invito all’azione dovrebbe essere chiaro, conciso e convincente.

Multimedia, collegamenti e immagini

Potresti voler aggiungere qualche altra informazione al tuo comunicato stampa, che può aiutarti ad aggiungere ulteriore profondità e interesse alla tua dichiarazione. I comunicati stampa efficaci includono, ad esempio, una foto degna di nota.

Potresti anche voler includere collegamenti ad altre risorse, come ricerche come prova di un reclamo o una pagina di prodotto sul tuo sito web per un lancio imminente.

Fare impatto con una dichiarazione ufficiale

Hai un'opportunità per far valere la tua dichiarazione ufficiale. Non sprecare questa occasione. Usa questa guida per modellare e scrivere la tua dichiarazione e dargli una seconda o terza bozza per renderla perfetta.

Successivamente, è il momento di contattare eReleases per assicurarsi che la tua dichiarazione arrivi alle persone giuste. Con il nostro vasto database nazionale e la comprovata esperienza, puoi contare su di noi per garantire che la tua dichiarazione abbia l'impatto che desideri.