7 abilità essenziali di gestione del tempo che miglioreranno la tua vita

Il tempo è il grande equalizzatore: tutti ricevono le stesse ventiquattro ore ogni giorno. Fare un uso produttivo di quel tempo può fare la differenza tra portare a termine le cose e lottare per tenere il passo. Questi suggerimenti per la gestione del tempo ti aiuteranno a semplificare la tua giornata e a lavorare in modo più intelligente.

1 Fai un controllo del tempo.

Arrivi alla fine di ogni giornata lavorativa e ti chiedi dove sia finito il tempo? Forse ti chiedi perché non sei riuscito a realizzare quanto speravi. Potresti perdere più tempo di quanto pensi. Potrebbe esserci una discrepanza tra come pensi di trascorrere il tuo tempo e come lo spendi effettivamente. Un controllo del tempo può aprire gli occhi!

Ecco un metodo semplice per condurre un controllo del tempo.

• Procurati una sorta di timer che puoi impostare in modo che si spenga ogni trenta minuti. (L'app di allarme sul tuo telefono potrebbe fare il trucco.)
• Inizia il timer e vai avanti per la tua giornata. Cerca di non pensare al timer, lascialo funzionare tranquillamente in background.
• Quando il timer suona, scrivi cosa stai facendo in quel preciso momento. Essere onesti! Se stai controllando Facebook o inviando al tuo migliore amico un messaggio divertente, ammettilo.
• Imposta il timer per altri trenta minuti e ripeti il ​​processo fino alla fine della giornata.
• Rivedi come hai trascorso il tuo tempo. Quante volte sei stato sorpreso a fare qualcosa che non era produttivo?

Prova a condurre un audit ogni giorno per una settimana per avere una buona panoramica di come stai trascorrendo il tuo tempo. (Puoi variare il tempo tra i check-in in modo da non iniziare ad anticipare che la sveglia suona ogni trenta minuti.) Se ritieni di aver passato troppo tempo a controllare la tua posta, scorrendo il feed dei social media , o chattando con i colleghi, saprai esattamente dove devi apportare modifiche.

2 Blocca le distrazioni

Ora che hai un'idea migliore di cosa ti distrae, è ora di bloccare quella cosa. Se i social media sono la tua rovina, ad esempio, prova un'app di produttività che blocca le distrazioni online. FocusMe, Cold Turkey e SelfControl sono alcune opzioni disponibili. Se stai lavorando a un progetto di scrittura, prova ad entrare in modalità a schermo intero per impedirti di aprire schede o rispondere alle notifiche del desktop.

A proposito di notifiche, disattivale. A meno che non sia fondamentale per il tuo lavoro, le probabilità sono buone, non devi essere avvisato ogni volta che arriva una nuova email o qualcuno interagisce con te sui social media.

3 Pianifica te stesso

Preoccuparsi di come inserire tutte le tue attività nella giornata lavorativa media può mettere a dura prova la tua produttività. Quando siamo stressati, facciamo fatica a rimanere produttivi, il che può portarci a lavorare più ore per rispettare le scadenze. Chi ne ha bisogno?

Le liste di cose da fare possono diventare opprimenti se hai molto da realizzare. Invece, usa il tuo strumento calendario preferito (o anche un buon datario vecchio stile) per programmarti. Potresti dedicare un'ora per rispondere alle e-mail, due per ricercare e delineare quell'importante rapporto per l'incontro della prossima settimana, uno per un appuntamento a pranzo con un collega e così via. Se hai un calendario aziendale condiviso, tanto meglio. Puoi ricordare ai tuoi colleghi di interromperti solo quando è assolutamente necessario se hai tempo bloccato per compiti importanti. (Vedi il suggerimento cinque!)

Sarai sorpreso di ciò che il blocco del tempo farà per la tua produttività. Ad esempio, se hai l'abitudine di rispondere alle e-mail non appena arrivano, potresti interrompere il tuo flusso di lavoro per farlo. Ciò significa che dopo aver abbandonato tutto per rispondere a quell'e-mail, dovrai dedicare del tempo extra per riorientarti verso l'attività su cui stavi lavorando prima che arrivasse. La pianificazione ti consente di stabilire le tue priorità in anticipo e evitare di essere distratti da questioni meno importanti.

4 Evita il multitasking

Potresti pensare di essere bravo nel multitasking, ma è probabile che ti sbagli. Quando dividi la tua attenzione tra le attività, stai effettivamente distogliendo l'attenzione da un'attività all'altra e utilizzando più larghezza di banda del cervello. Otterrai prestazioni migliori se presterai tutta la tua attenzione a un'attività alla volta.

Raggruppare attività simili può anche mantenerti nella giusta mentalità. Ad esempio, potresti raggruppare le tue attività di scrittura e svolgerle durante un particolare periodo di tempo. Le attività amministrative possono rientrare in un altro blocco temporale. Hai bisogno di essere attivo sui social media? Freddo. Blocca il tempo per utilizzare uno scheduler come Buffer per mettere in coda i tuoi post per la giornata in modo da non sentire il costante bisogno di fare il check-in.

5 Insisti affinché gli altri rispettino il tuo tempo.

Sai quella riunione a cui ti è stato chiesto di partecipare che non aveva quasi alcuna rilevanza per te? Quello in cui non avevi nulla da contribuire? È un'ora del tuo tempo che non tornerai mai indietro. Esci da quegli incontri senza fare niente. Ogni riunione dovrebbe giustificarne l'esistenza e ogni organizzatore di riunioni dovrebbe giustificare la tua partecipazione richiesta, soprattutto se non partecipare alla riunione alla fine ti renderebbe più produttivo.

Lo stesso vale per i colleghi loquaci. Hai il diritto di lavorare senza interruzioni inutili, quindi chiedilo. Potresti dire qualcosa del tipo: "A volte ho molti problemi a concentrarmi e le interruzioni mi portano fuori dal flusso quando lavoro. Possiamo salvare le chiacchiere per quando siamo fuori orario?

6 Tieni a mente il tuo "invito all'azione".

Cosa vuoi ottenere da quella telefonata che stai per fare o da quella riunione che stai per programmare? Devi sapere cosa stai chiedendo, o almeno cosa speri di ottenere, prima di immergerti. Altrimenti, finirai per perdere tempo in conversazioni e riunioni che alla fine non sono produttive.

Prenditi qualche minuto dopo le riunioni e le telefonate per riflettere se hai raggiunto il risultato sperato. Se non l'hai fatto, pianifica i tuoi prossimi passi in modo da poterlo raggiungere. Sarai più preparato quando si ripresenterà l'opportunità di affrontare il problema.

7 Prenditi abbastanza tempo libero e riposati.

Prendersi una pausa quando è il momento critico può sembrare controproducente, ma uno studio ha scoperto che la mancanza di sonno costa alla forza lavoro statunitense 411 miliardi di dollari all'anno. Non sei al meglio quando sei privato del sonno.

E non esitare a prenderti il ​​tuo tempo di vacanza. Saltare le vacanze fa davvero male alla salute. Non solo, ma prendersi del tempo per rilassarsi può renderti più produttivo. Quando sei ben riposato e riposato, è molto più probabile che affronti i tuoi compiti con concentrazione ed entusiasmo.

Ora, vai là fuori e fai le cose!