Tutto quello che c'è da sapere sulla scrittura aziendale

Pubblicato: 2022-12-04

Se lavori in un'azienda e scrivi a colleghi e clienti, sei uno scrittore di affari. In questo post, ti diciamo tutto ciò che devi sapere sulla scrittura aziendale .

La scrittura aziendale descrive qualsiasi parola scritta che entra (o esce) da un'azienda.

Tutti gli scrittori dovrebbero conoscere i dettagli della scrittura aziendale, anche se non si considerano scrittori aziendali o aziendali tradizionali. Molti scrittori utilizzano già la "scrittura aziendale", ogni volta che contattano un cliente o propongono la loro scrittura.

Quando gestisci la tua scrittura come azienda, avrai bisogno di una scrittura aziendale. Quando scrivi di affari, o all'interno di un'azienda, o per un'azienda, è la scrittura aziendale che utilizzerai.

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Tutto quello che c'è da sapere sulla scrittura per il business

Ecco una guida chiara e completa che copre tutto ciò che uno scrittore dovrebbe sapere sulla scrittura aziendale e altro ancora.

Cos'è la scrittura aziendale?

La scrittura aziendale utilizza una voce formale e una struttura rigida. È ufficiale. È breve e va al punto. Viaggia attraverso pubblicazioni aziendali, e-mail ufficiali , contenuti di siti Web e altre parole scritte che devono essere lette da persone che possiedono, gestiscono o gestiscono attività commerciali.

La definizione di "scrittura aziendale" è vasta, ma lo saprai quando lo vedrai.

Esiste per trasmettere le cose da un capo all'altro quando si tratta di fare affari, ma esiste anche per creare una registrazione ufficiale e scritta delle cose che accadono durante la gestione dell'attività o dell'impresa .

(Alcuni) tipi di scrittura aziendale

Questo può includere (sebbene non sia limitato a):

  1. Annunci
  2. Agende
  3. I post del blog
  4. Piani aziendali
  5. Lettere commerciali
  6. Storie di affari
  7. Casi studio
  8. Profili aziendali
  9. Contratti
  10. Lettere di accompagnamento
  11. CV
  12. E-mail
  13. Memo
  14. Minuti
  15. Avvisi
  16. comunicati stampa
  17. Rapporti
  18. Post sui social
  19. Contenuto del sito web

Perché impararlo?

Scrivere che viene venduto, lanciato o pagato significa che sei diventato più di uno scrittore. Ora sei un imprenditore e affari è tutto ciò che scrivi d'ora in poi.

Anche se scrivi narrativa o giornalismo puramente brevi, dovrai comunque vendere questo pezzo di scrittura. Questa è la scrittura aziendale, ed è per questo che può essere utile per tutti gli scrittori familiarizzarsi con essa.

Può anche includere contratti e altre forme di scrittura aziendale legale.

Chi legge la scrittura aziendale?

Questa scrittura è:

  1. per le imprese;
  2. o sulle imprese.

Trasmette statistiche, trasmette fatti, ottiene punti, informa la "scala aziendale" o si connette con clienti e altre aziende.

Di solito è pensato per i lettori che non hanno molto tempo, ma che potrebbero dover assorbire molte informazioni cruciali.

Non dovrebbe mai contenere errori. Dovrebbe rifuggire dal linguaggio colloquiale o informale, evitare sempre caratteri fantasiosi e dire ciò che deve essere detto.

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Una breve guida su come scrivere per il business

Che tu stia lavorando a un comunicato stampa, a un post sul blog o a un avviso aziendale, il tono generale è lo stesso (e chi scrive deve tenere a mente molte delle stesse cose). Ecco una guida rapida ad alcune delle cose che uno scrittore di affari dovrebbe sempre ricordare quando prepara la punta delle dita per scrivere.

1. Regno Unito, Stati Uniti, SA o AUS

Imposta il tuo elaboratore di testi su una lingua standard e assicurati che sia impostato in questo modo in tutto il documento. (Seleziona tutto > Strumenti > Lingua) Puoi scegliere inglese britannico o inglese americano. Basta essere coerenti nella scelta. La tua azienda potrebbe avere una guida di stile che richiede una determinata impostazione. Controllalo prima di iniziare a scrivere.

2. Controllo ortografico (e controllo e controllo)

Gli errori di ortografia e grammatica possono sembrare imprudenti o poco professionali. Controlla accuratamente l'ortografia e la grammatica , quindi ricontrolla tutti i nomi propri (come i nomi di persone e aziende). Leggi: una lista di controllo indispensabile per migliorare la tua scrittura

3. Un indirizzo formale

La scrittura aziendale è meglio scritta in un tono formale. Dovresti utilizzare un indirizzo formale all'inizio se stai parlando con qualsiasi destinatario diretto come per un'e-mail. "Caro" è meglio di "Ciao". Leggi: 25 suggerimenti sull'etichetta e-mail

4. Parole d'ordine e gergo aziendale

Le aziende utilizzano parole d'ordine specifiche e talvolta termini ancora più specifici relativi al tipo di attività. Usiamo parole come "dividendi", parole come "interruzione", parole come "sinergia" e parole come "after market" o "antibloccaggio dei freni" se il settore è, ad esempio, quello automobilistico. Usali solo se stai scrivendo per addetti ai lavori in quel mercato. Altrimenti, attenersi a un linguaggio semplice .

5. Linguaggio aziendale generale

I toni diretti e formali sono i migliori per gli affari. (Ci sono pochissime eccezioni a questo.) Usa un linguaggio ufficiale e formale. Dovrebbe essere quello che useresti quando parli con persone in posizioni autorevoli rispetto al tipo di linguaggio che useresti per parlare con amici o familiari.

6. Mantieni le cose brevi

La lunghezza della scrittura dipende da cosa stai scrivendo. Le lettere sono più brevi dei comunicati stampa, per esempio. Ma in generale, la scrittura aziendale dovrebbe essere sempre concisa e pertinente. Usa The Elevator Pitch e The Inverted Pyramid per aiutarti a farlo. Chiedi sempre: "Posso dirlo in meno parole?" I lettori business non hanno molto tempo da perdere. Suggerimento: evitare licenziamenti e accorciare le pene.

7. Presunta NDA

Quando scrivi documenti interni o corrispondenza per affari, dai sempre per scontato che lo stai facendo in base a un accordo di non divulgazione, che spesso può essere implicito. I professionisti non parlano fuori dalla sala riunioni.

8. Mantieni le risorse

Salva tutte le risorse relative al business (come interviste e file di risorse grezze) con il pezzo di scrittura. A volte, potresti dover fare riferimento a una precedente intervista o persona di contatto e vorrai sapere esattamente dove trovare queste risorse in seguito.

9. Fai bozze

Una volta che hai finito di scrivere, quella è la prima bozza. È probabile (leggi: molto probabile) che la prima bozza si trasformi in una seconda e la seconda si trasformi in una terza. Modifica, rifinisci e perfeziona sempre quando pensi di aver quasi finito.

10. Impara la formattazione

Anche la formattazione è fondamentale. Leggi questi post per suggerimenti:

  1. Suggerimenti per la formattazione per scrittori professionisti
  2. 10 consigli di formattazione per rendere il tuo testo online più user-friendly
  3. Perché hai bisogno di uno spazio bianco quando scrivi (e 5 modi per crearlo)

11. Impara la grammatica di base

I nostri post su punteggiatura e parti del discorso sono ideali per tutti gli scrittori di affari:

  1. Punteggiatura per principianti
  2. Tutto sulle parti del discorso

12. Includi un invito all'azione

Utilizziamo un invito all'azione per suscitare una risposta o incoraggiare una vendita. Leggi: Come scrivere frasi di invito all'azione che convertono

13. Usa la scrittura persuasiva

La scrittura persuasiva convince il pubblico ad ascoltare o ad agire. I grandi scrittori di affari usano la scrittura persuasiva ogni giorno.

  1. 3 pilastri della scrittura persuasiva: ethos, logos, pathos
  2. Modello di brainstorming di scrittura persuasiva
  3. 7 suggerimenti per scrivere un brillante articolo di opinione
  4. Scrittura persuasiva: parole emotive vs intellettuali
  5. Lista di controllo per la scrittura persuasiva

Errori di scrittura di grandi affari

Ok, ora sai di più su questo tipo di scrittura e su come farlo.

E come non farlo?

Ecco alcuni dei più grandi errori nella moderna scrittura aziendale.

1. Affrettare un documento

Devi pensare a cosa vuoi dire e come vuoi dirlo, prima di iniziare a scrivere il documento. Leggi: 9 cose che devi fare prima di scrivere un documento commerciale

2. Nessun phon di fantasia

Ti fideresti della tua banca se scrivessero tutte le loro e-mail usando solo Comic Sans nei colori dell'arcobaleno di dimensioni alternate? Non utilizzare caratteri fantasiosi nella scrittura aziendale. Nessun professionista lo fa. (Lo stesso vale per bordi, colori e grafica fantasiosa e non necessaria.)

3. Niente pettegolezzi, voci o umorismo personale

Ehi, non sarebbe davvero divertente...? NO. Tieni sempre lontani pettegolezzi, pettegolezzi e umorismo. (Lasciarlo in genere porta a imbarazzi, cause legali e udienze disciplinari.)

4. Nessun linguaggio volgare

Se studi esempi di scrittura relativa al business, noterai una completa assenza di f-bomb e altre parole di quattro lettere. Un linguaggio volgare (e un tono irascibile) è meglio lasciarli fuori dalla scrittura o dalla corrispondenza relativa agli affari.

5. Nessun linguaggio inutilmente elaborato

Abbiamo bisogno di fatti diretti. Evita di usare un linguaggio inutilmente elaborato, similitudini, paragoni o un linguaggio colorito che distragga dal punto del pezzo. Perché usare 2.000 parole per un'e-mail quando si può dire in 200? Semplifica la tua scrittura .

6. (Tutte le) piccole cose

Uno dei peggiori errori di scrittura aziendale è anche uno dei più piccoli. Sono tutte quelle piccole cose che l'occhio (e alcuni correttori ortografici) potrebbero perdere prima di premere invio o pubblicare. Spesso si tratta di elementi come virgole mancanti, nomi con errori di ortografia e lettere finali con "ritardati gentili". Cerca sempre le piccole cose. [Se vuoi migliorare la tua scrittura aziendale, acquista The Complete Grammar Workbook .]

7. Nessun passo falso nell'inoltro

Quando rispondi alle e-mail (o invii e-mail con più destinatari), controlla le righe A e CC per assicurarti di rispondere alla persona corretta e non a tutti quelli copiati nel thread. Questo è uno degli errori di scrittura aziendale più comuni ed è meglio evitarlo semplicemente controllando.

8. Usare troppe nominalizzazioni

Anche sostantivo come 'sostantivo', si verifica una nominalizzazione quando cambiamo un verbo o un'altra parte del discorso in un sostantivo. Quando scriviamo in modo chiaro, cerchiamo di evitare le nominalizzazioni, perché ingombrano le nostre frasi e le rendono poco chiare . Leggi: Perché dovresti evitare le nominalizzazioni quando scrivi

9. Usare troppa voce passiva

In un post precedente, spieghiamo: 'A Writers Write, preferiamo leggere narrativa con un contenuto passivo inferiore al 5% e saggistica, inclusa la scrittura aziendale, con un contenuto passivo inferiore al 10%. Se usiamo eccessivamente la voce passiva, la nostra scrittura diventa meno user-friendly e le nostre statistiche di leggibilità diminuiscono. Questo vanifica il nostro scopo, che è quello di comunicare.' Leggi: Dalla voce passiva alla voce attiva: come individuarla e come cambiarla

10. Statistiche di scarsa leggibilità

Se vogliamo comunicare, dobbiamo usare uno stile a misura di lettore. L'esecuzione di statistiche sulla leggibilità è un modo eccellente per verificare se stai scrivendo in modo chiaro.

Guide dettagliate per scrittori di affari

Hai bisogno di aiuto per essere uno scrittore di business migliore? Writers Write ha tutto il tuo toolkit in un unico posto, dal motivo per cui è importante mettere le cose per iscritto fino alle seguenti guide:

  1. Una guida passo passo per aiutarti a formattare le tue e-mail
  2. Una guida passo passo per aiutarti a scrivere un CV
  3. Una guida passo passo per aiutarti a scrivere gli ordini del giorno
  4. Una guida passo passo per aiutarti a scrivere memo
  5. Una guida passo passo per aiutarti a scrivere verbali
  6. Una guida passo passo per aiutarti a scrivere avvisi
  7. Una guida passo passo per aiutarti a scrivere lettere commerciali

Abbiamo anche un post su:

  1. Come scrivere un profilo aziendale efficace
  2. Come scrivere un case study in 3 semplici passaggi
  3. La guida in 10 passaggi per prendere appunti
  4. La serie completa di discorsi

Guide di stile

La maggior parte delle aziende ha una guida di stile che gli scrittori devono seguire. Questo definisce il modo in cui la direzione vuole che i propri dipendenti scrivano.

  1. Che cos'è una guida di stile e perché ne ho bisogno?
  2. 4 modi in cui una guida di stile rivoluzionerà la scrittura della tua organizzazione
  3. 10 cose che non dovresti escludere dalla guida di stile della tua azienda
  4. Crea una guida di stile per la tua azienda in 10 passaggi

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Di Alex J. Coyne. Alex è uno scrittore, correttore di bozze e un normale giocatore di carte. I suoi articoli su carte, bridge e gioco di carte sono apparsi su Great Bridge Links, Gifts for Card Players, Bridge Canada Magazine e Caribbean Compass. Mettiti in contatto con alexcoyneofficial.com.

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