Come scrivere un'e-mail di follow-up che ottiene una risposta: 7 suggerimenti per l'azione

Se solo le persone a cui hai inviato un'email rispondessero ogni volta. Sfortunatamente, molte delle tue email sono destinate a rimanere senza risposta. L'utente medio di posta elettronica riceve novantadue e-mail al giorno (diciassette delle quali probabilmente sono spam) e ne apre solo una su tre. Se vuoi farti sentire in un mondo digitale rumoroso, essere in grado di scrivere un'e-mail di follow-up avvincente è un'abilità essenziale.

Anche se un follow-up su una domanda di lavoro sembrerà molto diverso da quello che richiede una donazione di beneficenza, ecco sette suggerimenti che si applicano indipendentemente dal tipo di email che stai creando.

1 Prenditi del tempo per creare una riga dell'oggetto che attiri l'attenzione

La metà della battaglia quando si tratta di ottenere una risposta è aprire la tua email in primo luogo. Il tasso medio di apertura delle e-mail è del 34%. Sebbene le probabilità siano sommate contro la tua umile missiva digitale, puoi migliorarle investendo più tempo nella creazione di un'intestazione dell'oggetto che è difficile da ignorare. Sebbene ci siano eccezioni a ogni regola, queste strategie sono note per ottenere risultati:

• Tienilo corto . Il quaranta percento delle e-mail viene aperto su dispositivi mobili. È meno probabile che le righe dell'oggetto brevi vengano tagliate.
• Usa un linguaggio conciso . Indossa il tuo Hemingway interiore e non sprecare parole. Taglia parole e riempitivo donnola.
• Fai una domanda . Le e-mail con domande nell'oggetto possono spingere i lettori ad aprire il messaggio, sia per cercare la risposta che per fornirne una.
• Non fare le vendite . Crea interesse senza ricorrere all'iperbole. Vorresti aprire un'e-mail che sospettavi non fosse altro che un passo di vendita?
• Prova un analizzatore di titoli . Sebbene strumenti come Headline Analyzer di CoSchedule siano pensati per i titoli degli articoli, funzionano bene anche per controllare le righe dell'oggetto delle e-mail.

A proposito, è importante che la riga dell'oggetto rifletta l'obiettivo della tua email, il che ci porta al nostro prossimo suggerimento.

2 Conosci il tuo obiettivo, quindi attieniti all'argomento

Cosa stai cercando di ottenere con la tua email di follow-up? È importante avere in mente un risultato desiderato in modo da poter mantenere la tua e-mail concentrata sul raggiungerlo. Mi scrivi per chiedere un incontro? Vuoi un aggiornamento dello stato? Chiedere un favore? Dii grazie? Qualunque sia il tuo obiettivo, tutto, dalla riga dell'oggetto al corpo del messaggio fino all'approvazione, dovrebbe aiutarti a raggiungerlo.

Non allontanarti da nessuna tangente prima di aver ricevuto una risposta alla tua e-mail e aver intrapreso una conversazione, anche se, alla fine, la tua richiesta avrà molte parti mobili.

Ad esempio, supponiamo che tu stia seguendo una domanda di lavoro. Il tuo cervello potrebbe capovolgere tutti i tipi di problemi del quadro generale come i requisiti di stipendio o la disponibilità. Ma prima di poter parlare di una qualsiasi di queste cose devi realizzarne solo una: ottenere un colloquio. Ciò significa che la tua e-mail di follow-up dovrebbe essere focalizzata sul laser nel fornire solo le informazioni che convinceranno un potenziale datore di lavoro a offrirti un colloquio. Non inserire note a margine che confonderanno le acque.

3 Usa il saluto giusto

Quando scrivi a un potenziale datore di lavoro per dare seguito alla tua domanda, usa sempre:

In effetti, in qualsiasi tipo di e-mail formale è opportuno iniziare con "Gentile" anziché "Ciao". "Ehi" è probabilmente il saluto più informale di tutti, quindi salvalo per quando stai parlando con qualcuno che conosci e con cui hai una relazione amichevole.

4 Apri con un po' di contesto

Anche se l'e-mail di follow-up è in thread e contiene l'e-mail originale, è comunque buona norma includere una o due frasi di contesto.

Non è necessario ribadire tutto; evidenzia solo ciò che è cruciale. Chiediti: "Qual è il minimo indispensabile che il mio destinatario deve capire affinché il resto della mia email abbia un senso?"

5 Personalizzalo

Aggiungi un tocco personale alle tue e-mail ogni volta che puoi. Se hai incontrato il destinatario a una conferenza, dillo. Se leggi un articolo che hanno scritto, menziona il tuo takeaway preferito. Se hai fatto un colloquio con loro per un lavoro, fai riferimento a un momento saliente del colloquio.

La chiave è suonare amichevole ma non viscido. La personalizzazione non dovrebbe comportare l'eliminazione casuale del nome. Dovrebbe aiutarti a stabilire la tua connessione con il destinatario. Non forzarlo.

6 Non essere vago

La tua prima email potrebbe non aver ricevuto risposta perché non ne hai indicato chiaramente lo scopo. La tua email di follow-up ti offre la possibilità di correggerlo.

I giornalisti ricevono un sacco di e-mail di presentazione ogni giorno da rappresentanti delle pubbliche relazioni che vogliono che coprano una storia. Uno dei loro fastidi, e la cosa più probabile che li induca a cancellare un'e-mail, è non avere la più pallida idea di cosa si tratti effettivamente di quell'e-mail. Come ha scritto Matthew Hughes per The Next Web:

Le migliori proposte che ricevo sono quelle in cui posso capire il prodotto o la storia dopo aver letto un solo paragrafo. Abbandona il gergo e lo spaccone: mantienilo breve e semplice.

Che tu stia seguendo un discorso o una richiesta di incontro, sii specifico e dichiara chiaramente cosa vuoi che accada.

Ti piacerebbe cosa, adesso? Che cosa significa anche "prospettive di collaborazione"?

Ooh! Ora lo capiamo.

7 Includere un invito all'azione

Se vuoi che il destinatario risponda alla tua email, nella maggior parte dei casi dovrai richiederla. Tale richiesta è chiamata call to action.

Le CTA sono uno strumento di marketing, ma sono importanti anche nei follow-up delle e-mail. Puntano il destinatario verso il passaggio successivo, che a sua volta richiede una risposta. Ecco alcuni esempi.

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Dopo un colloquio di lavoro

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Mantenerlo semplice non è sempre semplice

Ora che hai imparato alcuni dei trucchi per scrivere un'e-mail di follow-up eccezionale, devi affrontare un'altra sfida: mantenerla breve e dolce. (Uno studio dell'app di posta elettronica Boomerang ha mostrato che le e-mail tra le settantacinque e le cento parole hanno i migliori tassi di risposta.)

Più concisa è la tua email di follow-up, più tempo impiegherai probabilmente a scriverla. Creare e-mail che aderiscano all'argomento, indichino chiaramente uno scopo e includano un invito all'azione convincente è più complicato di quanto sembri. La pratica rende perfetti! Investi tempo nella messa a punto delle tue e-mail di follow-up e sarai sicuro di guadagnare più risposte.