6 suggerimenti per scrivere un'e-mail di follow-up di successo

Nel mondo professionale, le conversazioni spesso implicano email di follow-up. Potrebbe essere necessario rivisitare l'argomento di una riunione, ricordare a un collega un progetto su cui stai lavorando o contattare un potenziale cliente interagendo con lui più volte.

Che cos'è un'e-mail di follow-up?

Un'e-mail di follow-up è un'e-mail inviata per mantenere coinvolto il destinatario. Puoi scrivere un'e-mail di follow-up in quasi tutti gli scenari in cui è necessario riportare una conversazione all'attenzione del destinatario. Ecco alcuni esempi:

• Seguire un lavoro dopo un colloquio
• Seguire una domanda che hai inviato
• Dare seguito a una richiesta o domanda che hai posto
• Controllare lo stato di un progetto

Nella maggior parte dei casi, un'e-mail di follow-up dovrebbe essere diretta, concisa e utilizzare un tono professionale.

È inoltre possibile inviare e-mail di follow-up per coinvolgere nuovamente una persona dopo una telefonata, un messaggio o una conversazione di persona. Non è raro inviare un'e-mail di follow-up dopo una conversazione parlata per documentarne gli argomenti per iscritto.

Qual è lo scopo di un'e-mail di follow-up?

A volte, le e-mail scivolano attraverso le fessure e rimangono senza risposta. In altri casi, è necessario continuare una conversazione verbale tramite e-mail. In entrambi gli scenari, un'e-mail di follow-up ben scritta e sicura mantiene l'argomento in primo piano.

Le email di follow-up hanno diversi scopi, inclusi questi:

• Aumento dei tassi di conversione
• Coinvolgere i potenziali clienti
• Pianificazione chiamate e riunioni
• Gestire progetti

Formato email di follow-up

Riga dell'oggetto

La riga dell'oggetto di un'e-mail è la breve riga di testo che un destinatario vede nella propria casella di posta prima di aprire l'e-mail. Ecco perché deve essere conciso e accattivante.

Apertura

L'apertura di un'e-mail è la sua prima sezione. Ha due componenti:

• Il saluto
• Il primo paragrafo

Il saluto di un'e-mail è la parte che si rivolge al destinatario. Abbina il loro nome a un saluto:

• Ciao [Nome]
• Caro [Nome]
• Ciao [Nome]

In genere, iniziare un'e-mail solo con il nome di una persona è considerato casuale o, in alcuni casi, scortese. Quando non sei sicuro del saluto da usare, la soluzione migliore è restare con "Caro" o "Ciao".

Il prossimo è un breve paragrafo introduttivo, che potrebbe essere una frase o due. Ricorda rapidamente al destinatario l'argomento in questione e mantienilo abbastanza interessato da leggere il testo che segue.

Corpo

Qui è dove fornisci ulteriori informazioni sul tuo follow-up. Ad esempio, potresti ricordare a un potenziale cliente perché la tua offerta è un ottimo affare o ricapitolare rapidamente la riunione di cui stai seguendo.

CTA

L'invito all'azione (CTA) è la parte della tua email di follow-up che dice al destinatario cosa fare dopo. Ecco alcuni esempi di inviti all'azione:

• Richiamami
• Fammi sapere se sei interessato
• Pianifica una riunione
• Conferma che un'attività è stata completata

Chiusura

La chiusura della tua email è la parte che ribadisce il motivo per cui hai dato seguito e include il tuo CTA.

Assicurati di includere anche il tuo nome e tutte le informazioni di contatto di cui il destinatario potrebbe aver bisogno, come il tuo numero di telefono.

Scrivere un'e-mail di follow-up: 6 suggerimenti e trucchi

1 Determinare l’obiettivo (avere un intento chiaro)

Il compito di un'e-mail di follow-up è suscitare una risposta. Prima di scrivere la tua email, determina quale vuoi che sia la risposta. Ecco alcuni esempi:

• Pianificazione di una chiamata o di una riunione
• Acquistare un prodotto o un servizio
• Rispondere a una domanda

Con un obiettivo in mente, è più facile per te scrivere un'e-mail di follow-up che comunichi chiaramente ciò di cui hai bisogno.

2 Scrivi un oggetto che attiri l'attenzione

Anche se non dovrebbero essere clickbait, le righe dell'oggetto devono attirare l'attenzione dei destinatari e spingerli a fare clic. Le persone ricevono tantissime email ogni giorno, quindi l'oggetto deve essere abbastanza forte da evitare di perdersi nel rumore.

In generale, mantieni le righe dell'oggetto a sessanta caratteri o meno.

3 Fornire il contesto nella riga di apertura

In un'e-mail di follow-up, la riga di apertura dovrebbe spiegare rapidamente al destinatario il motivo per cui stai rispondendo. Ricorda, le persone ricevono molte email ogni giorno, quindi il tuo destinatario potrebbe utilizzare un promemoria.

4 Aggiungi valore al messaggio: cosa ci guadagnano?

La tua email di follow-up dovrebbe offrire un motivo per cui il destinatario dovrebbe risponderti. Ad esempio, in un follow-up con un potenziale potenziale cliente, potresti menzionare un'offerta a tempo limitato che perderà se non acquista entro un determinato periodo di tempo.

5 Termina con un invito all'azione

L’invito all’azione dovrebbe essere chiaro e diretto. Evita linguaggio di copertura e dettagli o opzioni non necessari. Ad esempio, invece di "sentiti libero di chiamarmi o inviarmi un'e-mail quando ne hai la possibilità", scrivi "per favore chiamami al più presto possibile". Con un linguaggio chiaro e diretto, è improbabile che il destinatario fraintenda il tuo messaggio.

6 Correggi le bozze prima di premere Invia

Una volta che hai finito di scrivere l'e-mail di follow-up, leggila attentamente per assicurarti che non contenga errori, come parole errate o scelte di parole poco chiare.

Esempi di email di follow-up

Caro Johan,

È stato fantastico parlare con te giovedì scorso. Vorrei proseguire la nostra discussione sulla tua presentazione al mio corso di Economia 200 il mese prossimo.

Per favore, fammi sapere se sei ancora disponibile per parlare. Sono libero di chattare di più tutti i giorni questa settimana tra le 14:00 e le 16:00

Migliore,

Marissa

Ciao Lei Anne,

Mancano solo pochi giorni alla nostra promozione di aprile, quindi voglio assicurarmi di non perdertela!

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Domande frequenti via e-mail di follow-up

Che cos'è un'e-mail di follow-up?

Un'e-mail di follow-up è un'e-mail inviata per coinvolgere nuovamente qualcuno dopo una conversazione precedente.

Qual è lo scopo di un'e-mail di follow-up?

Lo scopo di un'e-mail di follow-up è riportare un argomento all'attenzione del destinatario. Potrebbe trattarsi di continuare una conversazione iniziata in precedenza, ricordare loro una domanda o richiesta o chiedere la loro risposta a qualcosa che hai inviato in precedenza, come una domanda o un colloquio.

Come posso ottenere una risposta a un'e-mail di follow-up?

Ecco due modi per aumentare la probabilità di ricevere una risposta alla tua email di follow-up:

• Rendi chiara la tua richiesta
• Spiega al destinatario perché è nel suo interesse rispondere