10 esempi su come scrivere un'e-mail di follow-up a un cliente
Pubblicato: 2022-03-22Le email di follow-up a un cliente possono essere difficili da scrivere. Scopri come scrivere un'e-mail di follow-up a un cliente dopo aver inviato una proposta, dopo un preventivo, dopo aver ricevuto nessuna risposta o dopo una riunione.
L'e-mail è uno strumento di comunicazione essenziale per lavorare con i clienti, ma cosa succede quando non ricevi risposta? L'invio di un'e-mail di follow-up rapida ed educata a un cliente può ristabilire una connessione, riportando la tua relazione in carreggiata.
In questa guida su come scrivere un'e-mail di follow-up ai clienti, forniamo 10 esempi per mostrarti come farlo. Forniamo anche alcuni suggerimenti basati sull'evidenza per creare le e-mail di follow-up più efficaci che sono (quasi) garantite per ottenere una risposta.
Perché inviare un'e-mail di follow-up a un cliente?
Un'e-mail di follow-up professionale al cliente può fungere da gentile promemoria, riconnettendoti con un cliente esistente o potenziale.
Ci sono diversi motivi per cui potresti voler inviare un'e-mail di follow-up a un cliente, tra cui:
- Invio di un'e-mail di follow-up al cliente dopo il preventivo
- Un'e-mail di follow-up al cliente dopo l'invio di una proposta
- E-mail di follow-up al cliente per il pagamento
- E-mail di follow-up a un potenziale cliente
- Un'e-mail di follow-up dopo una riunione
In un mondo ideale, un'e-mail di follow-up non sarebbe necessaria. Tuttavia, i lavoratori stanno annegando nella corrispondenza digitale, il che significa che milioni di e-mail vengono ignorate ogni giorno. Uno studio YouGov del 2015 negli Stati Uniti ha rilevato che l'adulto medio ha 500 messaggi non letti nella propria casella di posta.
Alcune persone sono più brave di altre a rispondere alle e-mail. La ricerca ha rilevato che mentre il 70% delle e-mail riceve una risposta immediata, fino al 30% delle e-mail può rimanere senza risposta nelle caselle di posta.
Ignorare le e-mail di lavoro non è accettabile, afferma Adam Grant, editorialista e psicologo organizzativo del New York Times, ma è comprensibile, dice. Il problema è che la maggior parte di noi non ha tempo per rispondere alle centinaia di email che riceviamo ogni giorno.
La soluzione? Invio di un'e-mail di follow-up a un cliente. È uno strumento essenziale per rimettere le cose in carreggiata e portare avanti la tua attività.
Quando dovresti contattare un potenziale cliente?
Esistono due tipi di e-mail di follow-up: quelle a tempo limitato e quelle che non lo sono.
Se hai bisogno di un esempio entro una data specifica, ad esempio, dovresti inviare un'e-mail di follow-up ogni volta che ne hai bisogno.
Senza una risposta, non sei in grado di pianificare o fare progressi, quindi un'e-mail di follow-up è comprensibile. In casi urgenti, potrebbe essere necessario inviare un'e-mail lo stesso giorno e va bene.
Se la tua e-mail non ha limiti di tempo, ti consigliamo di attendere da due a tre giorni lavorativi prima di inviare un follow-up. Abbiamo trattato questo approccio in modo più approfondito nel nostro post sul blog su come scrivere un'e-mail di follow-up delle vendite. Molti di noi hanno strategie per gestire le e-mail non lette nelle nostre caselle di posta, come rispondere a una determinata ora, e questa lacuna dà loro il tempo di rispondere.
Un follow-up tre giorni dopo il primo contatto assicura che tu sia fresco nella loro mente. Prima o poi potresti sembrare disperato.
Come segui i clienti senza sembrare disperato?
Se la tua email viene ignorata, può creare sentimenti di ansia, affermano i ricercatori del Journal of Occupational Health Psychology. Molti di noi possono prendere sul personale la mancanza di risposta, ma non dovremmo.
Ci sono molte ragioni per cui qualcuno potrebbe non aver risposto alla tua email. Potrebbero essere stati in congedo, aver avuto una malattia o semplicemente essere stati troppo occupati. Se sei interessato a saperne di più, la giornalista di Forbes Amy Morin ha una visione affascinante del motivo per cui le tue e-mail non ricevono sempre risposta.
Devi avere fiducia nell'importanza del tuo messaggio. Per assicurarti che la tua email non sembri disperata, devi dare il tono giusto. Lo illustriamo di seguito nei nostri esempi. Naturalmente, devi anche inviarlo al momento giusto.
Le e-mail inviate alle 10:00 e alle 13:00 hanno le tariffe di apertura più alte, afferma Hubspot, quindi essere intelligenti con la tua e-mail può avere i migliori risultati. E non inviare mai e-mail al di fuori della giornata lavorativa, affermano i ricercatori.
Abbiamo spiegato sopra perché la tua e-mail potrebbe essere stata persa, ma dovresti inviare una seconda e-mail di follow-up? Si, dovresti.
Ma come? Diamo un'occhiata più da vicino.
5 suggerimenti per scrivere e-mail di follow-up efficaci ai clienti
- Sii breve: si stima che l'81% delle e-mail venga letto su un dispositivo mobile, quindi mantienilo breve e arriva rapidamente al punto.
- Il tempismo conta: Invialo al momento giusto durante il giorno, mai nei fine settimana o fuori orario. Attendi due o tre giorni prima di inviare un'e-mail di follow-up (a meno che tu non abbia bisogno di una risposta prima).
- Sii personale: sebbene i modelli di follow-up delle e-mail, come quelli forniti di seguito, siano un ottimo punto di partenza, dovresti personalizzare le tue e-mail per creare una connessione più forte.
- Includo tempi: se hai bisogno di una risposta, sii esplicito su date e orari. Se stai richiedendo informazioni al tuo cliente, digli esattamente di cosa hai bisogno e quando. Non dimenticare di dire loro cosa farai con i dati.
- Concentrarsi sul futuro: non c'è bisogno di chiedere una spiegazione per nessuna risposta; concentrarsi sulla relazione futura.
Questi suggerimenti forniscono alcuni suggerimenti di buon senso per creare e-mail di follow-up migliori. Non entreremo nei fondamenti della scrittura di e-mail professionali o su aspetti specifici, come come avviare un'e-mail o i modi migliori per terminare un'e-mail come li abbiamo trattati nei post precedenti.
Esempi di e-mail di follow-up ai clienti
Nella sezione successiva, forniamo ai clienti 10 campioni di e-mail di follow-up, dove puoi vederci mettere in pratica questo.
Esempio di e-mail di follow-up al cliente dopo l'invio di una proposta
Dopo aver inviato una proposta, un'e-mail di follow-up a un cliente è una cortesia comune che dovresti sempre estendere. È consigliabile inviare un'e-mail di follow-up su una proposta a un cliente circa due-tre giorni dopo l'invio della proposta. Tuttavia, è possibile inviare un'e-mail di follow-up al cliente dopo aver inviato la proposta prima se l'invio è limitato nel tempo).
Ecco un esempio di email di follow-up a un cliente dopo una proposta.
Email di follow-up al cliente dopo il preventivo
Un'e-mail di follow-up a un cliente dopo il preventivo è simile all'esempio di e-mail descritto sopra. Tuttavia, è probabile che si concentri maggiormente sul costo del lavoro, non sul contenuto o sul contesto. In alcuni casi, potresti voler offrire uno sconto o condizioni di pagamento flessibili nell'e-mail di follow-up a un cliente dopo aver inviato un preventivo.
Ecco un'e-mail di follow-up a un cliente dopo un esempio di preventivo.
Email di follow-up del pagamento al cliente
Se un cliente o un cliente non è riuscito a saldare una fattura, un'e-mail di follow-up educata a un cliente per il pagamento dovrebbe essere la tua prima opzione. Potrebbero esserci molte ragioni per cui qualcuno non ha pagato una fattura, quindi ti consigliamo di mantenere qualsiasi e-mail di follow-up molto chiara e diretta. Non è necessario entrare nei dettagli, è sufficiente esprimere le proprie richieste e non scusarsi.
Email di follow-up al cliente dopo nessuna risposta
A volte i clienti possono raffreddarsi e non rispondere alle e-mail. La domanda su come convincere un cliente che non risponde a rispondere è impegnativa. Ogni cliente, individuo e organizzazione è diverso, quindi prenditi del tempo per personalizzare questa e-mail di follow-up per i clienti che non rispondono prima di inviarla.
Esempio di email di follow-up a un potenziale cliente
L'invio di un'e-mail di follow-up a un potenziale cliente richiede attenzione e sensibilità. Vuoi che il cliente sappia che fai sul serio, ma non vuoi apparire disperato. Si tratta di trovare il giusto tono di voce, qualcosa di cui abbiamo scritto in precedenza.
Questa email di follow-up a un modello di potenziale cliente fornisce un semplice promemoria a qualcuno che non ha risposto.
Controlla l'e-mail di follow-up al potenziale campione del cliente.
Email di follow-up al cliente dopo la riunione
Un'email amichevole di follow-up a un cliente dopo una riunione è una pratica commerciale standard. Le regole sull'invio di e-mail ai client dopo le riunioni non sono stabilite come alcuni degli altri esempi qui. Puoi portare un po' di personalità se vuoi costruire sulle connessioni che hai creato durante la riunione.
Ecco un esempio di e-mail di follow-up a un cliente dopo la riunione che puoi utilizzare.
Email di follow-up al cliente dopo una telefonata
Un'e-mail di follow-up a un cliente dopo una telefonata è simile all'esempio di e-mail sopra. Hai già parlato con la persona, quindi si tratta di ricordarle quella connessione e spingere per ulteriori contatti. È essenziale inviare un'e-mail di follow-up a un cliente subito dopo la telefonata. In alcuni casi, può essere opportuno inviare un'e-mail pochi minuti dopo aver spento il telefono, se lo ritieni necessario.
Email di follow-up al cliente per i documenti
Se un cliente ha promesso di inviarti alcune informazioni ma non l'ha fatto, un'e-mail di follow-up mirata a un cliente per i documenti dovrebbe fornirti ciò di cui hai bisogno. Non mettere in imbarazzo o turbare il destinatario, quindi attieniti ai fatti e concentrati sul futuro.
Email di follow-up ai vecchi clienti
Un'e-mail di follow-up ben scritta e mirata ai vecchi clienti può aiutare a ristabilire una relazione con un ex cliente. Spesso è più facile riconnettersi con un vecchio cliente che trovarne uno nuovo.
Non hai nulla da perdere inviando un'e-mail. Ecco un esempio di un'e-mail di follow-up ai vecchi clienti.
Seconda email di follow-up al cliente
Se non ricevi risposta a un primo follow-up, considera l'invio di una seconda e-mail di follow-up al cliente. Questo esempio è simile al precedente. Tuttavia, riconosce che li hai già contattati e stai aspettando una risposta.
Modello e-mail di follow-up al cliente
Scrivere un'e-mail di follow-up a un cliente non è difficile se segui le nostre migliori pratiche ed esempi. Gli esempi su X introdotti in questo post del blog forniscono un quadro che dovrebbe essere sempre personalizzato per riflettere il cliente e l'occasione. Tuttavia, c'è un modo ancora più semplice. Flowrite è uno strumento di scrittura basato sull'intelligenza artificiale che trasforma le tue istruzioni in e-mail pronte per l'invio e messaggi personalizzati. Guarda l'esempio seguente su come diamo energia al futuro delle comunicazioni.
Sei ancora titubante su come scrivere un'e-mail di follow-up a un cliente? Speriamo di no. La prossima volta che devi inviare un'e-mail di follow-up al cliente dopo un preventivo, l'invio di una proposta, un incontro, una telefonata, non ricevere una risposta o per pagamento, proposta, documenti, tieni a mente i nostri esempi o prendi Flowrite e usa il nostro modello di email per scrivere un follow-up a un cliente.