Come scrivere un'e-mail di follow-up – con campioni e modello

Se la tua e-mail è stata ignorata, un'e-mail di follow-up può aiutarti a riportare la conversazione in carreggiata. Tuttavia, come scrivere un'e-mail di follow-up dopo aver ricevuto alcuna risposta può essere complicato, poiché dovrai decidere sia cosa dire nell'e-mail di follow-up sia come scriverlo.

Non preoccuparti se stai lottando per trovare un modo professionale ed educato per ricordare a qualcuno di rispondere. In questa guida dettagliata, descriviamo come scrivere un'e-mail di follow-up senza risposta e forniamo alcuni esempi pratici che puoi utilizzare. Infine, ti presenteremo il nostro modello di e-mail di follow-up che ti consente di dare seguito a un'e-mail più velocemente che mai pur essendo educato.

Che cos'è un'e-mail di follow-up?

Un'e-mail di follow-up è un'e-mail inviata a un destinatario che hai già contattato una volta in precedenza.

Ci sono molti motivi per cui potresti voler inviare un'e-mail di follow-up, tra cui:

• Avvisa un destinatario di un'e-mail inviata in precedenza
• Richiedi informazioni, una risposta o una risposta
• Ricorda a qualcuno un'ora o una data importante (per un evento, ad esempio)

Lo scopo di un'e-mail di follow-up è fungere da promemoria o richiedere un'e-mail precedente che hai inviato. Non è per avviare una conversazione, ma per rinvigorirla e generare una risposta.

Le e-mail di follow-up più efficaci sono brevi, dolci, professionali e (soprattutto) al punto.

Non perdere tempo o parole; consigliare gli esperti: il team di ricercatori con sede negli Stati Uniti ha analizzato oltre 2 miliardi di e-mail e ha scoperto che i lettori tendono a sfogliare e-mail troppo lunghe.

Mentre hanno scoperto che la metà (50%) delle e-mail riceve una risposta entro un'ora, altre potrebbero essere lasciate per lunghi periodi. I peggiori delinquenti? Gli anziani impiegano più tempo per rispondere e scrivere le email più lunghe.

I ricercatori hanno anche scoperto che le e-mail inviate durante la mattina della settimana lavorativa avevano maggiori probabilità di ricevere una risposta. Tuttavia, quelli inviati nel pomeriggio e nei fine settimana avevano meno probabilità di ricevere una risposta. Come mai? I ricercatori potrebbero aver scoperto la risposta...

Perché le persone non rispondono alle e-mail?

Ti sei mai chiesto perché le persone non rispondono immediatamente alle tue e-mail?

Riceviamo così tante e-mail che le "triage", affermano i ricercatori. Ciò comporta un rapido controllo e quindi un rinvio fino al momento in cui possono essere gestiti in modo appropriato.

I destinatari possono contrassegnare o taggare le e-mail, archiviarle o semplicemente lasciarle non aperte nelle loro caselle di posta. I lavoratori trascorrono fino al 28% del loro tempo a leggere e rispondere alle e-mail, quindi sviluppiamo comprensibilmente strategie per accelerare il processo. Gli accademici hanno scoperto che il 16% di noi ha rimandato la risposta alle e-mail almeno una volta al giorno.

Che tipo di email stiamo ignorando? "Gli utenti sono più propensi a rinviare le e-mail quando la loro gestione implica rispondere, leggere attentamente o fare clic su collegamenti e allegati", affermano gli autori.

Il punto di apprendimento cruciale è: se la tua email è stata consegnata, è stata vista.

I ricercatori nello studio hanno identificato cinque motivi principali per cui le e-mail vengono ignorate:

1. Il tempo o lo sforzo necessari per gestire l'e-mail
2. L'identità del mittente;
3. Il numero di destinatari nel thread
4. Il carico di lavoro e il contesto dell'utente
5. L'urgenza del messaggio di posta elettronica

Prima di abbozzare una risposta, cerca di capire queste pressioni che devono affrontare il destinatario. Ad esempio, l'invio di un'e-mail di follow-up (per quanto educata) può esercitare ulteriore pressione sul destinatario, suggeriscono che Adaira Landry e Resa E. Lewiss scrivono sulla Harvard Business Review.

Il perfetto formato e-mail di follow-up

Quindi, abbiamo esplorato i motivi per cui potresti dover inviare un'e-mail di follow-up (e perché potresti non aver già ricevuto una risposta). È ora di entrare nei dettagli su come redigere un'e-mail di follow-up.

1. Oggetto dell'email
2. Saluto
3. Corpo
4. Chiusura
5. Approvazione/firma

Abbiamo spiegato come creare e-mail di richiesta aziendale professionale nei post precedenti del blog, quindi seguiremo i nostri consigli e manterremo focalizzata questa sezione.

Linea tematica

Mantenere l'oggetto breve, dolce e semplice è essenziale, consiglia Rebecca Zucker nell'Harvard Business Review. Suggerisce che il 47% di tutte le e-mail viene scartato a causa di righe dell'oggetto scadenti. Non fare questo errore!

Dovresti inoltrare l'e-mail originale? Ti consigliamo di non farlo.

Saluto

Nel mondo professionale, concentrati sulla formalità. Ciò significa usare sempre saluti professionali a meno che tu non sia in contatto con il destinatario. Vuoi imparare come avviare un'e-mail in modo professionale e adeguato? Dai un'occhiata alla nostra funzione su come avviare un'e-mail.

Corpo

Un'e-mail di promemoria è un modo rapido e formale per aumentare la consapevolezza di un'e-mail che hai inviato in precedenza.

Devi fornire un contesto con la riga di apertura della tua e-mail, qualcosa che affrontiamo nella nostra sezione su come avviare un'e-mail di follow-up.

Daremo per scontato che l'e-mail precedente contenesse informazioni importanti che vuoi che il destinatario veda.

Ci sono diversi modi in cui puoi avvicinarti a questo:

• Inoltra l'e-mail originale (vedi sopra i motivi per cui non è una buona idea)
• Fornisci l'e-mail iniziale (come allegato o incollata sotto l'e-mail di follow-up)
• Fornire un promemoria dei punti cruciali (i dettagli dell'incontro, ad esempio)
• Fornire un collegamento esterno alle informazioni essenziali (un sito Web di un evento o un invito)

La scelta di come inoltrare l'e-mail o le informazioni spetta a te. Il modo in cui scegli di farlo influenzerà la struttura, il focus e la lunghezza della tua email.

Chiusura

Hai gentilmente richiesto una risposta, ma dovresti anche far sapere alla persona come utilizzerai le informazioni e cosa farai se non arriva alcuna risposta.

Se ad esempio stai richiedendo la loro partecipazione a una riunione, li contatterai al telefono o è l'ultima corrispondenza che avrai?

In un altro esempio, se stai chiedendo a qualcuno di rispondere a una richiesta di fattura, ad esempio, intraprenderai ulteriori azioni se non ricevi risposta?

Non lasciare che il tuo lettore si confonda sui tuoi prossimi passi.

Approvazione/firma

Un'approvazione educata e professionale è essenziale. Non sai come terminare correttamente un'e-mail? Si prega di leggere la nostra guida su come terminare un'e-mail.

Come avviare un'e-mail di follow-up

La frase di apertura è probabilmente una delle parti più essenziali della tua email. Quindi diamo un'occhiata ad alcuni dei più comuni apri e-mail e vediamo se sono adatti o meno:

Linee introduttive e-mail formali:

• Vorrei dare seguito alla mia precedente email.
• Vorrei dare seguito alla mia richiesta di incontro.

Questi sono approcci dal suono formale. Daremo per scontato che tu non conosca la persona e che scrivi in ​​un contesto professionale. Si tratta di linee standard adatte a tutti i contesti (promemoria di risposta e-mail, promemoria riunione e così via).

Righe introduttive e-mail informali:

• volevo seguire...
• sto solo seguendo...

Questi sono approcci meno formali e suggeriscono di conoscere la persona a cui stai scrivendo. Mettiamo in guardia dall'utilizzarli quando contatti qualcuno che non hai mai incontrato o con cui non hai mai parlato.

Righe introduttive adatte quando includi l'e-mail:

• Sto seguendo l'e-mail qui sotto.
• Sto seguendo la mia email precedente.

Questi esempi sono adatti per richiedere una risposta dopo aver fornito la corrispondenza originale, inoltrando la risposta, incollandola sotto una nuova e-mail o come allegato. Cerchi frasi di apertura e-mail più creative per la tua posta di follow-up? Troverai altri dieci esempi nella nostra funzione delle 100 migliori righe di apertura delle email.

Come scrivere una riga dell'oggetto dell'e-mail di follow-up

Come scrivere una riga dell'oggetto e-mail di follow-up che ottenga risultati è impegnativo. Se seguiamo il consiglio in precedenza, dovremmo mirare (ove possibile) a contenerlo a cinque parole e meno. Il motivo è che il 56% delle e-mail viene letto su un dispositivo mobile, dove meno parole, meglio è.

Puoi essere esplicito sulla tua richiesta o meno. Di seguito sono riportati alcuni esempi di riga dell'oggetto dell'e-mail di follow-up:

• Follow-up: Email inviata su XXX – Questa è una riga dell'oggetto super formale per un'e-mail seria.
• Risposta richiesta: Email inviata XXX

Ancora una volta, una riga dell'oggetto seria per un'e-mail seria.

• Promemoria per la registrazione a XXX – Questo è un educato promemoria e-mail per un evento.
• Sii felice di sentirti - Questo è un approccio rilassato e informale che dovresti usare solo con qualcuno che conosci.
• Promemoria evento di rete... Un altro educato seguito su un evento.
• Grazie per il nostro incontro – Questo è un modo diverso di seguire una persona che hai già incontrato. Non stai chiedendo una risposta ma stai creando una connessione.

Non utilizzare il titolo che hai fatto in precedenza quando hai deciso l'intestazione dell'oggetto per un'e-mail di follow-up. Potrebbe esserci un motivo per cui il destinatario ha perso (o ignorato) la tua email precedente. L'invio di nuovo della stessa riga dell'oggetto potrebbe comportare che venga nuovamente ignorata.

Può essere imbarazzante inviare un'e-mail di follow-up, ma evita di essere divertente nel titolo dell'oggetto per un'e-mail di follow-up. Alcune persone potrebbero non condividere il tuo senso dell'umorismo o addirittura trovarlo offensivo.

Alcuni esempi di argomenti e-mail di follow-up errati includono:

• Perché non hai risposto?
• Hai ricevuto la mia ultima email?
• Sto aspettando la tua risposta…
• So che sei impegnato, ma...
• Sto solo effettuando il check-in...

Quando inviare un'e-mail di follow-up?

Prima di descrivere come scrivere un'e-mail di follow-up, quanto tempo dovresti inviare un'e-mail di follow-up?

Una considerazione cruciale è se la risposta e-mail è sensibile al tempo. Prendi, per esempio; stai invitando qualcuno a un evento. Potresti avere una scadenza per una risposta. In questo caso, potrebbe essere necessario inviare rapidamente un'e-mail di follow-up educata, il che è accettabile.

Se conosci la persona professionalmente, hai maggiore libertà nel dare seguito a un'e-mail. Puoi scegliere di inviare rapidamente una richiesta professionale, con la consapevolezza che ciò non danneggerà la tua reputazione o la tua relazione.

Supponi di inviare una mail di follow-up a qualcuno che non hai mai incontrato o con cui non hai rapporti professionali. In tal caso, si consiglia di attendere circa cinque giorni (una settimana lavorativa).

Anche se può essere frustrante attendere una risposta, considera ciò che abbiamo appreso sul triage e-mail e sii paziente.

Esempi di e-mail di follow-up

Abbiamo fornito la struttura per come dare seguito a un'e-mail; ora è il momento di metterlo in pratica. Di seguito, forniamo alcuni esempi su come creare un'e-mail di follow-up educata, un'e-mail di follow-up delicata e una richiesta di risposta più formale.

Questi esempi illustrano le migliori pratiche, ma dovrebbero essere usati come base per le tue comunicazioni. Se stai lottando per trovare le parole giuste, Flowrite può aiutarti a creare e-mail educate e professionali che garantiranno una risposta tempestiva ogni volta.

Esempio di email di follow-up educato

Ecco un esempio di e-mail di follow-up educato che puoi inviare dopo non aver ricevuto una risposta. Quando decidi come seguire educatamente l'e-mail, pensa alla persona e capisci perché potrebbe non aver letto la tua e-mail. In questo educato esempio di e-mail di follow-up, abbiamo riconosciuto il motivo per cui qualcuno potrebbe non aver risposto a un'e-mail: "Capisco che sei occupato".

Esempio di email di follow-up dopo nessuna risposta

Ecco un esempio di un'e-mail di follow-up inviata dopo aver ricevuto nessuna risposta. Non gira intorno al cespuglio ma va dritto al punto. Questa email non è indirizzata a qualcuno che conosci, ma a un indirizzo email generico oa un destinatario senza nome.

Esempio di email di follow-up gentile

Se stai cercando un esempio di email di follow-up delicato, eccone uno. Questo è molto meno formale dei precedenti.

Modello e-mail di follow-up: il modo Flowrite

Flowrite è uno strumento di scrittura AI che trasforma brevi istruzioni in e-mail e messaggi pronti per l'invio. Tuttavia, per e-mail come follow-up dopo nessuna risposta, può scrivere l'intera e-mail per te. Dai un'occhiata all'esempio qui sotto per vedere come seguire un'e-mail con un clic del pulsante grazie al nostro modello di e-mail di follow-up.

Ti senti più sicuro di come dare seguito a un'e-mail dopo aver letto il post del blog? Ci auguriamo di sì. La prossima volta che devi scrivere un'e-mail di follow-up senza ricevere risposta, ricorda semplicemente le migliori pratiche che abbiamo trattato in questa guida o consulta i nostri esempi di e-mail di follow-up. Meglio ancora, prova Flowrite e il nostro modello di email di follow-up.