Dal saluto alla firma: come scrivere un'e-mail formale efficace

Nella maggior parte dei casi, le e-mail professionali sono e-mail formali. Un'e-mail formale è un'e-mail tra professionisti o accademici che contiene informazioni relative al loro lavoro. Le e-mail formali utilizzano un linguaggio professionale e aderiscono a uno specifico formato e-mail formale.

Che cos'è un'e-mail formale?

Un'e-mail formale è un'e-mail che utilizza un linguaggio professionale e comunica un messaggio professionale o accademico.

Nel corso del tempo, potresti sentirti abbastanza a tuo agio con i tuoi colleghi o compagni di classe da inviare e-mail più casuali. Questo dipende dalle tue relazioni con loro e dal tuo settore, campo o cultura aziendale. Nella maggior parte dei casi, le e-mail inviate a nuove connessioni, superiori e persone esterne all'organizzazione sono e-mail formali.

Quando scrivere un'e-mail formale

Le e-mail formali vengono utilizzate per le seguenti situazioni:

• Richieste di affari
• Dimissioni
• Offerte di lavoro
• Piazzole di vendita
• Terminazioni
• Scuse
• Presentazioni professionali
• Discussioni professionali e accademiche
• Seguiti

Come è strutturata un'e-mail formale?

Il formato e-mail formale è una struttura coerente che incontrerai in quasi tutte le e-mail formali che invii e ricevi. Sebbene possano esserci piccole variazioni da e-mail a e-mail, il formato di posta elettronica formale standard include questi elementi:

• Linea tematica
• Saluto
• Corpo
• Chiusura
• Firma

6 passaggi per scrivere un'e-mail formale

1 Scrivi un oggetto diretto

Una riga dell'oggetto forte cattura l'attenzione del destinatario e gli fa venire voglia di leggere di più. Per un'e-mail formale, una riga dell'oggetto indica con precisione l'argomento dell'e-mail e tutti i dettagli rilevanti come date, orari o esigenze. Ad esempio, una riga dell'oggetto per un'e-mail che richiede di pianificare una chiamata potrebbe essere simile a questa:

• Hai quindici minuti per una chiamata questo giovedì?

2 Saluta e rivolgiti al/i destinatario/i

Inizia la tua e-mail rivolgendoti correttamente ai destinatari. Se ti rivolgi a una sola persona, usa il nome completo o il cognome con l'appropriato titolo onorifico. Se stai inviando un'e-mail a un gruppo di persone, usa un saluto come "Gentile squadra".

Poiché un tono professionale è fondamentale per qualsiasi e-mail formale, attieniti a saluti professionali. I saluti e-mail formali appropriati includono quanto segue:

• Caro
• Ciao
• CIAO

3 Chiarisci il tuo punto di vista

Nel paragrafo di apertura della tua email, indica chiaramente il tuo scopo. Ad esempio, se stai chiedendo informazioni su un annuncio di lavoro, menziona la posizione e dove hai trovato l'annuncio nelle prime righe. Se si tratta di un'e-mail di dimissioni, chiariscilo nel primo paragrafo.

4 Sii conciso

Concentrati su un argomento in ogni email. In questo modo, riduci la probabilità di qualsiasi malinteso da parte del destinatario.

5 Mantenere un tono professionale

In un'e-mail formale, usa sempre un tono professionale. Evita il linguaggio casuale, le frasi ripetitive e la grammatica non standard.

6 Termina con una chiusura professionale

Proprio come hai iniziato la tua e-mail formale con un saluto professionale, termina la tua e-mail con una chiusura professionale. Questi includono le seguenti approvazioni:

• Cordiali saluti
• Distinti saluti
• Migliore
• Grazie

Segui la chiusura con la tua firma professionale: questo potrebbe essere il tuo nome, titolo e informazioni di contatto, oppure potrebbe essere un blocco della firma che include i tuoi collegamenti ai social media, il logo dell'azienda e una citazione ispiratrice. La maggior parte delle firme e-mail rientra tra queste; il punto è fornire al destinatario tutte le informazioni di cui ha bisogno per creare la sua risposta.

Cosanonincludere in un'e-mail formale

Quando scrivi un'e-mail formale, evita qualsiasi linguaggio o terminologia potenzialmente confusa, come il gergo del settore se il destinatario non è nel tuo campo di lavoro.

Altre cose da evitare includono quanto segue:

• Soprannome
• Saluti informali ("Ehi", "Come va", ecc.)
• Emoticon
• Frasi indirette
• Gergo
• Informazioni sensibili come password e numeri di account (l'e-mail non è un mezzo di comunicazione sicuro)

E, naturalmente, evita errori di ortografia e grammatica. Questo è il motivo per cui è così importante correggere ogni e-mail prima di inviarla: un semplice errore di battitura può compromettere il tuo messaggio.

Esempi di email formali

Caro signor Handler,

Grazie mille per la nostra intervista di ieri. Apprezzo che tu abbia dedicato del tempo per incontrarmi e darmi uno sguardo trasparente alle operazioni quotidiane di Keyloxxi.

Spero che mi considererai per la posizione. Con il mio background nella sicurezza informatica, so che sarò perfetto per Keyloxxi. Se hai altre domande da farmi, non esitare a contattarci.

Migliore, Natalia Cordone (555) 555-5555

Ciao Squadra,

Ho deciso di lasciare la mia posizione di CFO. Non è stata una scelta facile da fare, ma in questo momento devo dare la priorità alla mia salute e al mio benessere.

Non abbiamo ancora identificato il mio successore, ma state tranquilli, è in corso una ricerca. Sarai il primo a saperlo una volta selezionato un candidato.

Grazie per essere una squadra così fantastica con cui lavorare. Questi ultimi dieci anni sono stati fantastici e non vedo l'ora di vedere cosa ci aspetta per l'azienda.

Cordiali saluti, Francesco Cederholm

Hai bisogno di aiuto per avviare la tua email formale? Puoi utilizzare i prompt di Grammarly per generare qualsiasi tipo di email. Provalo con suggerimenti come "Scrivi un'e-mail introduttiva coinvolgente" o "Condividi un aggiornamento aziendale". Grammarly può aiutarti a scrivere un'e-mail personalizzabile in modo da poter inviare il messaggio perfetto.

FAQ e-mail formali

Che cos'è un'e-mail formale?

Un'e-mail formale è un'e-mail tra professionisti o accademici che contiene informazioni relative al loro lavoro. Le e-mail formali dovrebbero essere dirette e succinte e utilizzare un linguaggio formale. Dovrebbero evitare il linguaggio informale, lo slang e il gergo.

Quanto dovrebbe essere lunga un'e-mail formale?

In generale, le e-mail formali dovrebbero essere di 200 parole o meno.

Cosa dovresti includere in un'e-mail formale?

• Un oggetto diretto
• Un saluto appropriato
• Uno o due paragrafi del corpo concisi e mirati
• Una chiusura garbata
• Una firma